會(huì)議歡迎詞一般由四部分組成：標(biāo)題、題注、稱(chēng)謂、正文。
（一）標(biāo)題
會(huì)議歡迎詞標(biāo)題有兩種寫(xiě)法：
1．公文式標(biāo)題。
(1)單一式標(biāo)題，直接用文種（歡迎詞）做標(biāo)題，如《歡迎詞》。
(2)會(huì)議內(nèi)容和文種組成，如《宴會(huì)歡迎詞》。
2．新聞式標(biāo)題。
(1)由歡迎場(chǎng)合或?qū)ο蠹游姆N構(gòu)成，如《在校慶75周年紀(jì)念會(huì)上的歡迎詞》。
(2)由揭示會(huì)議主題或主要內(nèi)容的詞語(yǔ)組成主標(biāo)題，由歡迎場(chǎng)合或?qū)ο蠹游姆N組成副標(biāo)題，如《東方風(fēng)來(lái)滿眼春―在xx商會(huì)考察團(tuán)來(lái)xx考察歡迎會(huì)上的歡迎詞》。
（二）題注
會(huì)議歡迎詞題注有兩個(gè)內(nèi)容：
1．會(huì)議時(shí)間。寫(xiě)明發(fā)表會(huì)議歡迎詞的時(shí)間。
2．署名。用于講話的會(huì)議歡迎詞無(wú)需署名。若需刊載，則應(yīng)在標(biāo)題下面寫(xiě)明致歡迎詞者的姓名，有時(shí)還要加上職務(wù)。
（三）稱(chēng)謂
題注下左起頂格寫(xiě)明稱(chēng)謂對(duì)象并加冒號(hào)。由于是用于對(duì)外（本單位以外的賓客）交往，會(huì)議歡迎詞的稱(chēng)謂比開(kāi)幕詞、閉幕詞更具有感情色彩，更需熱情有禮。為表示尊重，要稱(chēng)呼全名，在姓名前或后面加上職銜或“先生”“女士”。或用“親愛(ài)的朋友”“尊敬的領(lǐng)導(dǎo)”“敬愛(ài)的老師”等敬語(yǔ)表示親切。
（四）正文
會(huì)議歡迎詞正文包括開(kāi)頭、主體和結(jié)語(yǔ)三部分內(nèi)容。
1．開(kāi)頭。用一句話或一段話表示歡迎的意思。如“新春伊始，萬(wàn)象更新，在這辭舊迎新的美好時(shí)刻，政協(xié)xx縣第七屆委員會(huì)第二次會(huì)議即將隆重開(kāi)幕。各位委員帶著全縣人民的期盼和囑托，歡聚xx，共商發(fā)展大計(jì)，共謀繁榮良策。在此，大會(huì)秘書(shū)處的全體工作人員向你們的到來(lái)表示最熱烈的歡迎！向政協(xié)xx 縣第七屆委員會(huì)第二次會(huì)議的隆重召開(kāi)表示最衷心的祝賀！
2．主體。會(huì)議歡迎詞的主體內(nèi)容有以下方面：
(1)說(shuō)明歡迎的情由。可敘述彼此的交往、情誼，說(shuō)明交往的意義。
3．結(jié)語(yǔ)。用敬語(yǔ)表示祝愿。如：
最后，祝本次＾PPEC中小企業(yè)工作組會(huì)議及相關(guān)活動(dòng)取得圓滿成功，祝與會(huì)的各位代表在中國(guó)期間心隋愉快，身體健康！