（一）對(duì)寫作者的要求
行政公文有鮮明的政治性，鮮明的政治性決定了公文寫作的莊重性。因此，撰寫者要以認(rèn)真嚴(yán)肅的態(tài)度對(duì)待公文寫作，必須正確理解、掌握黨和國(guó)家的方針政策，能審時(shí)度勢(shì)，所制發(fā)的公文符合國(guó)情國(guó)策，發(fā)生偏差；同時(shí)，必須熟悉部門工作，有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，懂得公文的運(yùn)作機(jī)制和寫作格式，所制發(fā)的公文符合有關(guān)規(guī)定、規(guī)則，符合格式要求。
（二）文種要求
每種公文都有自己的名稱，如命令、公告、報(bào)告、請(qǐng)示等，它們統(tǒng)稱為文種。這些公文名稱，是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的，各有各的用途。不同的公文名稱，體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限范圍和行文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，反映了不同的辦文目的和要求。因此，在擬寫公文時(shí)，應(yīng)報(bào)據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)、所處的地位與發(fā)文的內(nèi)容和目的，以及與受文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，恰當(dāng)選擇文種．不能亂用。否則．就會(huì)妨礙收文機(jī)關(guān)對(duì)公文意圖的準(zhǔn)確理解，影響對(duì)公文及時(shí)、妥善的處理。
（三）格式要求
公文格式是在長(zhǎng)期使用過(guò)程中形成的一套比較穩(wěn)定的規(guī)格式樣，又叫“程式”。公文的格式是公文的形式標(biāo)志．它不僅可以區(qū)別于其他文體，而且也表示出公文的法規(guī)性。公文的格式可分為文面格式和寫作格式兩類�！掇k法》規(guī)定了公文的文面格式為：文頭（眉首）部分、行文部分、文尾（版記）部分，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、印章、主題詞等部分組成，秘密等級(jí)、緊急程度、附件、抄送機(jī)關(guān)則視具體情況而定。公文的格式是規(guī)范化的，它們都有相應(yīng)的規(guī)定，如文面格式中文頭的制作、界欄線的使用、印章的蓋法等等，都是不能隨意的；寫作格式也有多項(xiàng)內(nèi)容，如寫作中必須由事由寫到事項(xiàng)，再由事項(xiàng)寫到執(zhí)行要求，而不能像其他文體一樣，事由正敘倒敘或先寫后寫都無(wú)一定的具體要求；又如題目中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用，內(nèi)文中數(shù)字的用法，批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)兩術(shù)語(yǔ)的使用等等，也都是不能隨意的。總之，行政公文寫作必須嚴(yán)格符合公文的格式要求。
（四）語(yǔ)體要求
公文主要是用于公務(wù)活動(dòng)，注重辦事效率和可操作性，這就決定了公文語(yǔ)體的相對(duì)獨(dú)立性。能否運(yùn)用好公文的語(yǔ)體，對(duì)寫好公文有舉足輕重的作用，因?yàn)?ldquo;一字人公文，九牛拔不出”。這種語(yǔ)體，強(qiáng)調(diào)對(duì)客觀事實(shí)作如實(shí)的說(shuō)明，表達(dá)意圖不追求藝術(shù)化，不允許任何的夸張和想像，也不需要激發(fā)人的情感；在用詞煉句時(shí)，力求準(zhǔn)確貼切、樸實(shí)明白、簡(jiǎn)潔精練、固定規(guī)范，因而在寫作要求上限制頗多。另外，公文術(shù)語(yǔ)的運(yùn)用也極其講究。公文術(shù)語(yǔ)是指那些在公文中出現(xiàn)次數(shù)較多、使用頻率較高、具有相對(duì)固定位置的詞語(yǔ)。它們是在長(zhǎng)期的公文寫作實(shí)踐中逐漸形成的專門用語(yǔ)，如稱謂語(yǔ)、起首語(yǔ)、引述語(yǔ)、經(jīng)辦語(yǔ)、祈請(qǐng)語(yǔ)等等，在使用時(shí)都有嚴(yán)格的規(guī)定和要求。
（五）行文要求
行文即公文的運(yùn)轉(zhuǎn)。從行文關(guān)系分，公文分上行文、平行文、下行文。行文關(guān)系是指機(jī)關(guān)之間文件的授受關(guān)系，它是根據(jù)機(jī)關(guān)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來(lái)確定的。
上行文指下級(jí)被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如請(qǐng)示、報(bào)告等；下行文指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如命令、決定、公告、通告、通知、批復(fù)等；平行文指平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，如函等。
不同的行文關(guān)系要用相應(yīng)的行文語(yǔ)氣。行文語(yǔ)氣是指組織文字、表達(dá)意思時(shí)用的語(yǔ)氣。上行文體現(xiàn)本機(jī)關(guān)請(qǐng)求和接受上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，要用請(qǐng)求的語(yǔ)氣；平行文體現(xiàn)平行機(jī)關(guān)之間的互相協(xié)商與工作聯(lián)系，語(yǔ)氣要謙虛；下行文休現(xiàn)本機(jī)關(guān)對(duì)下屬機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，可用比較嚴(yán)肅、莊重的語(yǔ)氣，但也不能盛氣凌人。