（一）通報的概念與特點
通報是“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”的公文，屬于下行文。通報具有典型性、教育性、告知性、真實性等特點。
（二）通報的種類
按內容性質分，通報可分為以下三種：
1.表彰性通報用于表彰先進、樹立榜樣、宣傳典型、總結經驗，在一定范圍內號召人們學習先進個人或先進集體的事跡。
2．批評性通報用于批評錯誤，通報事故，總結教訓，警示后人，引以為戒。
3.情況通報用于傳達情況，溝通信息，達到統一認識、協調一致的目的。
（三）通報的寫法
1．標題由“發文機關（可省略）＋事由十通報”組成。
2．正文不同種類的通報的正文寫法不盡相同，如：(1）表彰性通報，要用概括性的語言介紹被表彰對象的先進事跡，分析其行為品德或事件的意義，指出向先進典型學習的內容，對表彰對象進行何種獎勵，發出向先進典型學習的號召與希望。
(2）批評性通報，要簡明扼要地寫明被批評單位或個人的主要問題、事件經過，指出其錯誤的性質和原因，分清責任，陳述對所通報錯誤、問題或事故的處理意見和決定，提出從中吸取教訓，防止類似事件再次發生的告誡性要求。要選用經得起推敲的典型事實和具體數據來表現發文機關的觀點，側重于事實的陳述與分析評價，而且要“據事說理”，以理服人。
(3）情況通報，要交代清楚所通報的情況，對情況進行客觀分析，表明行文單位的意見。
（四）通報的寫作要求
1．客觀真實無論是表彰性通報還是批評性通報，通報的有關情況和做出的決定，事關當事人的名譽，必須客觀公正，慎重起見。因此，材料必須真實可靠，寫作時要對事實材料反復進行核實，務求準確反映，不能對事實夸大或縮小，更不能虛構，既使當事人感到處理得當，又對廣大群眾起到教育作用。
2．選取典型要選取新穎、典型的事例，使通報真正起到教育鼓勵或引起警戒的作用。
3．把握時機通報有很強的時效性，應抓住時機，及時宜傳推廣先進典型經驗，揭露批評反面典型，公布重要情況，以更好地發揮通報的教育性和指導性的功能。