檔案管理和查詢制度

檔案咨詢查閱制度

一、檔案保管員要嚴格履行批準登記手續，做好咨詢、

查閱記錄，認真履行職責。

二、本單位人員因工作需要，需借閱檔案資料的，借閱

人員應在檔案借閱登記簿上簽字，注明借閱時間、卷名稱，

方可借閱。借閱檔案原則上應于當天下班之前歸還檔案室，需

繼續使用的，應辦理續借手續。

三、檔案內容如需更改，須持所長批準的檔案勘誤表和

更改內容一并提交檔案室。

四、各級公安機關、紀檢監察機關、法院查閱檔案，應

持有公函，出示查詢人員有效證件，經分管領導批準后，方

可查閱；除各級公安機關、紀檢監察機關、法院外，其它任

何單位查閱檔案，應持有效證明和證件，經分管領導批準后

方可查閱；律師代理訴訟查閱檔案，查閱人員應出示法院立

案證明和律師資格證明，經分管領導批準后，方可查閱。

五、查閱檔案應當在調閱室內查閱，檔案資料不外借。

六、凡查閱檔案，不準對案卷涂改、污損、抽拆和標注、

添加、更換和擅自謫抄。損壞檔案的，應追究查閱者的責任。

七、對咨詢、查閱檔案的單位和個人，不得擅自復印和

拍照，因工作需要，經分管領導批準，方可復印、拍照。經

批準復印、拍照、抄錄的檔案資料，由檔案室核對無誤后，

到縣局信息中心加蓋攸縣工商行政管理局檔案查詢專用章，

以證明影印件與原件相符。

本所不出具任何有關個體工商、企業登記情況的文字證明。

八、外來人員查詢、復制企業登記檔案資料，查詢人應

當按省價字（2008）第56號文件規定交納查詢費、復制費。

司法、審計、紀檢監察等部門因公務查詢檔案資料不交查詢

費，只收工本費。

檔案保管制度

一、檔案室所存檔案應該分門別類、系統科學、排列整

齊。

二、檔案室未經管理人員許可，不得擅自進入檔案室。

三、檔案室必須具有防火、防盜、防塵、防漬、防曬、

防蟲、防霉、防有害氣體等防護措施和設備。

四、嚴禁在檔案室吸煙及禁放易燃易爆物品，嚴禁使用

電熱壺、電烤爐等電器產品。

五、檔案室要隨手關門，妥善保管鑰匙，下班前要檢查

門窗，切斷電源。

六、經常保持檔案室的整潔，室內禁放雜物和零亂文件

材料，每日打掃一次。

七、外借檔案要定期清理，對收回的檔案要進行檢查，

防止抽取或失散檔案，并及時放歸原處。

八、定期檢查檔案案卷保存情況，發現霉變、破損等情

況，立即報告所長并采取搶救措施。

九、檔案保管員調動工作時，要嚴格履行移交手續。

檔案保密制度

一、檔案保管員必須認真貫徹執行《保密法》規定，嚴

格執行黨和國家的保密制度。

二、非檔案工作人員不得隨便進入檔案室，不得隨便翻

閱檔案案卷。

三、檔案保管員不得借工作之便，私自將檔案材料帶出

庫房或無關人員傳閱。檔案保管員不得在公共場所和私人來

往信件中泄漏有關檔案機密。檔案保管員未經批準，不得擅

自提供、抄錄、拍照、公布檔案內容。

四、檔案一般不外借，確應工作需要借用檔案，要嚴格

執行制度，有關借閱人員應妥善保管，不得擅自擴大范圍，

用后及時歸還。

五、復印檔案應進行登記，嚴禁將檔案文件到營業場所

復印。

六、嚴禁向廢品收購部門出售檔案文件資料，銷毀檔案

必須嚴格遵守銷毀制度。

七、對故意或過失丟失檔案或泄密者，依法追究相關責

任。

檔案工作人員守則

一、認真做好檔案室內務管理，密集架排列有序、整齊

清潔、布局合理、分類明確、查方便。

二、認真做好檔案室防盜、防火、防漬、防蟲、防塵、

防霉、防有害氣體檢查工作，維護檔案安全，定期檢查案卷

保管情況，及時搶救破損檔案，發現檔案丟失等意外或特殊

情況及時向所長報告。

三、負責管理本所業務檔案，包括行政許可檔案、監督

管理檔案和行政執法案件檔案及其它有關檔案，維護檔案的

完整與安全，按規定為本所業務工作提供服務。

四、負責本所業務檔案的接收、整理、掃描、立卷、歸

檔、遷移。對檔案接收要認真做好清點交接工作，保證移交

目錄與實收檔案材料一致，檔案遷出經所長批準方可遷出，

對遷入檔案如發現未按規定密封或已開封、或卷內目錄與登

記材料不符合的，應即時封好，說明退檔理由，予以退回。

五、堅持查檔規定，建立查詢臺帳，做到有據可查。外

借檔案歸還要與借檔人當面檢查核對，發現異常及時報告所

長，以便明確責任。

六、嚴格按查詢條件、物價部門規定收費標準辦理查詢

事項。收費的同時開具發票，做到錢票相符。嚴禁收錢不給

票，收錢不給票視同貪污行為。

七、文明禮貌、熱情服務、樹立高效服務理念。態度和

藹、儀表端莊、著裝整潔、言語文明、做到咨詢服務一口清，

提高辦事效率。

八、遵守紀律、按時上下班、不擅離崗位。

九、不得私自將檔案帶出檔案室或外借他人。

十、不得私自復制、泄露有關檔案資料。

十一、不得對外泄露用戶名和密碼。

十二、不得私自利用本所名義、印章、設備、數據、電

子檔案對外提供有償服務。