文件管理制度(辦公室文件管理制度)

文件管理制度

法律分析：目的為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對 公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程 和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件 管理的有效性和適應性。. 結合公司實際工作情況，特制定本制度適用范圍適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的 起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的 指導及監督。總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政 府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理

法律依據：《中華人民共和國地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》 第五十五條 行政規范性文件管理實行統一審查、統一登記和編號、統一公布制定行政規范性文件，應當按照調研起草、征求意見、協調論證、合法性審查、審議決定、簽署公布等程序進行。因突發公共事件、保障公共安全和重大公共利益、執行上級行政機關的緊急命令和決定等情況，需要立即制定行政規范性文件的，經合法性審查通過后，可以直接提請本機關主要負責人或者其委托的負責人決定和簽署公布。

文件收發管理制度

文件收發管理制度

　　在不斷進步的社會中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，下面是我精心整理的文件收發管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　 1、目的

　　為進一步加強公司各類文件資料的收發管理工作，使公司文件資料的收發管理工作更加規范化、制度化，提高工作效率，并明確職責;結合公司實際情況，制定本管理規范。

　　 2、適用范圍

　　公司所有文件資料，包括工程資料、圖紙、內外部文件、函件等。

　　 3、職責

　　公司所有文件資料，由公司各職能部門專人負責擬發、收集、整理后，統一交公司行政人事部檔案室歸檔保管，具體操作根據《檔案管理規定》標準執行;

　　 4、發文管理規定及流程

　　 4.1發文規定

　　4.1.1公司各類發文均由所屬部門負責擬稿排版及校對，分管部門領導審核，總經理簽發;

　　4.1.2所發文件必須由發文部門留存書面底稿、電子文本以作存檔，并由部門專人建立文件收發登記臺帳;

　　4.1.3所發文件必須履行文件呈批手續且要有相關擬稿人、審核人、簽發人的簽字方可發出，需加蓋公章的.文件另加填蓋章申請單;由總經理簽字后，財務部執行蓋章;

　　4.1.4所有發文文件必須定期統一歸檔到公司檔案室保管存檔。

　　 4.2發文字號編排

　　4.2.1以公司名義，加蓋公司印章的發文字號統一編排為以下格式：

　　公司簡稱的大寫英文縮寫(XDCJ)+發布年號(四位數)+順序號(三位數);

　　公司名義發文，統一由行政部負責擬文及編號，經相關部門領導審核，總經理批準后發出;

　　4.2.2以部門名義，加蓋公司印章的發文字號統一編排為以下格式：

　　 4.3文件分類

　　4.3.1制度、規定：根據公司經營管理的實際需要，由公司職能部門提出建立和完善的各類管理規章制度;

　　4.3.2決定：對重大事項做出的決定按排;

　　4.3.3通知：發布或公布公司各項制度，傳達相關部門、人員或單位需要周知的事項;

　　4.3.4通報：表彰先進，批評錯誤，借以教育員工;傳達重要精神或情況;

　　4.3.5通告：在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項;

　　4.3.6報告：下級向上級匯報工作，反映情況、提出建議意見或答復上級的詢問;

　　4.3.7請示：向上級部門請求請示、批準;

　　4.3.8批復：答復相關部門(單位)的請示;

　　4.3.9意見：對相關問題提出意見或處理辦法。

;

辦公室管理制度是什么？

辦公室管理制度是：

第一章總則

一、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實際情況，特制訂本制度。

二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。

三、切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。

四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。

第二章職責范圍

一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。

二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。

四、協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。

五、負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。

七、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印制、收發傳真等。

第三章工作規范

一、辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語規范、行為規范，相關規定按照員工守則細則執行。

二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。

第四章辦公室事務管理

一、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規定。

（一）文件管理制度

第一條管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規范，表達無歧義。

4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條制度規范

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

文件檔案管理制度

文書檔案歸檔文件整理制度
為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統一交到辦公室進行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發文首先是正文，然后是發文簽批單，最后是底稿；轉發文在前，被轉發文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度---保管期限---問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業務類。
5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要注明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限。
6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內容要填寫清楚完整，不得漏項，填寫歸檔文件日期單位數要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

文件管理制度

　　編號：Q/LD-GL-TG-01

　　公司文件管理制度

　　擬 制：

　　審 核：

　　批 準：

　　1.目的
　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，結合公司實際工作情況，特制定本制度。
　　2.范圍
　　本制度適用于公司所有有效文件。
　　3.職責
　　3.1體系管理辦公室
　　3.1.1 負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改。
　　3.1.2 負責公司文件的下發及管理。
　　3.1.3 負責本制度的實施。
　　3.2 其它各部門
　　3.2.1負責擬制與本部門工作職責相關的文件。
　　3.2.2負責按本制度規定執行
　　4．程序內容
　　4.1公司文件的分類
　　4.1.1 公司文件進行以下分類：
　　A層文件：手 冊
　　B層文件：程序文件
　　C層文件：三級文件（包括管理制度、作業指導書、操作規程、相關記錄、標準化表格、外來文件等）。
　　4.1.2外來文件
　　（1）法律法規及相關政策要求；（2）技術標準。
　　4.2公司文件的管理
　　4.2.1公司文件管理歸口于體系管理辦公室，體系管理辦公室負責所有公司文件的下發管理，負責建立健全公司文件管理制度，加強公司文件的統一協調與管理，保證公司文件處理工作高效運轉。
　　4.2.2公司各類發文在有效期內均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執行的指導和安排公司工作的文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現執行無效文件的主要措施。對于公司以文本打印的形式下發的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內，簽收人不得復印，如因復印導致的執行非受控有效文件，造成的問題由執行人負責。
　　4.3文件編制與審批
　　4.3.1文件格式要求
　　（1）文件要有名稱、編號、版本、實施日期、擬制/審核/批準人等。
　　（2）文件的內容包括：目的、適用范圍、職責、程序內容、相關記錄等。
　　（3）文件應字跡清楚，標示明確。
　　4.3.2文件的編制與審批
　　各部門適用的文件由各部門根據相關程序的要求編制，部門領導或主管領導審核，經管理者代表批準，體系管理辦發放，保存相關記錄。
　　4.4文件編號
　　公司文件按照如下規則編號：
　　Q/LD-XX-XX-XX
　　文件順序號，按01、02等依次編號區分。
　　部門漢語拼音名稱縮寫。
　　代表公司管理文件類型縮寫。
　　代表公司內部文件。

　　各部門漢語拼音名稱縮寫為：
　　體系管理辦公室TG，行政綜合辦公室ZH，財務部CW，安全管理辦公室AG，質檢部ZJ，人力資源RL，市場部SC，設備部SB，電儀車間DY，甲醚分廠JM，DCB分廠DCB。
　　公司管理文件類型縮寫：
　　作業指導書ZD, 操作規程GC, 規范GF, 質量計劃JH, 標準BZ，管理制度GL。 4.5文件下發與簽收
　　4.5.1公司所有文件的下發，均需填寫《文件發放回收記錄》。
　　4.5.2新文件的下發如涉及到原有文件的作廢，應在新文件下發后立即廢止，且廢止的舊文件須按廢止的相關程序予以保管或銷毀。
　　4.5.3公司所有下發的文件，必須辦理簽收手續。由體系管理辦公室提供《文件發放回收記錄》，交相關收文人員簽收。
　　4.6文件的保存
　　4.6.1文件的保存形式：文件可以以書面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存時，應有備份。
　　4.6.2文件的原件由體系管理辦公室負責保存，副本由各部門負責保存。
　　4.6.3文件要分類保存，便于閱覽；查閱和借閱文件，需經文件管理部門同意并作好記錄，借閱文件的時間一般不得超過10天。
　　4.6.4當文件被毀壞、污染、脫色時，應重新領取新文件同時交還原文件；文件丟失時，向文件發放部門重新申請領取新文件。
　　4.6.5所有失效或作廢文件由相關部門及時從使用現場撤出，加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預期使用；對于作廢文件因保留信息等需要不能銷毀而需保存的，須經管理者代表批準，加蓋“作廢留存”印章，并在《文件、資料廢棄記錄表》上加以注明。
　　4.7文件的修改
　　文件的修改包括換版、更改、補充，由體系管理辦負責。
　　4.7.1 文件的持有者在使用過程中發現內容不適用時，由持有者提供更改申請，并填寫《文件更改申請表》送交體系管理辦。
　　4.7.2 文件更改的審批，應由原審批人進行，當原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批，但其應獲得審批所需要的有關背景資料。
　　4.7.3 文件經過多次更改或需修改內容超過原文的三分之一時，應由公司組織專業人員修訂換版，由體系管理辦在原《文件更改申請單》上注明，報管理者代表審批。
　　4.7.5 有關工藝、技術、程序的重要文件，應經必要的驗證后由原批準者審批。
　　4.8文件的廢棄與銷毀
　　4.8.1廢棄文件時，記錄作廢原因，經過有關部門的審核，得到有關文件最終認可者的認可后，通報給體系管理辦，原文件發放部門在作廢文件上加蓋“作廢”印章并收回。
　　4.8.2文件被作廢后，文件控制部門在《文件發放回收記錄》上作有關文件編號的刪除標識，登記在《文件、資料廢棄記錄表》上，并整理文件目錄。
　　4.8.3文件被作廢后，因特殊需要留存的，應在原文件上加蓋“作廢留存”印章，并與現行文件分開保存。
　　4.8.4文件的銷毀由各部門提出申請，經管理者代表批準，體系管理辦實施。
　　4.9 文件的復制
　　任何部門未經許可不準私自復印、拷貝文件，需要復制文件時，應向管理部提出申請，經原文件批準人核準后方可復制。
　　5．相關記錄
　　《文件發放回收記錄》
　　《文件借閱、復制記錄》
　　《文件、資料廢棄記錄表》
　　《文件更改申請單》
　　《文件銷毀申請》
　　《文件有效性檢查表》