Lotus Notes是什么軟件？
Lotus Notes介紹 Lotus Notes/Domino 是一個世界領先的企業級通訊、協同工作及Internet/Intranet平臺；具有完善的工作流控制、數據庫復制技術和完善可靠的安全機制；尤其適合于處理各種非結構化與半結構化的文檔數據、建立工作流應用、建立各類基于Web的應用。它全面實現了對非結構化信息的管理和共享，內含強大的電子郵件功能及工作流軟件開發環境，是實現群組協同工作、辦公自動化的最佳開發環境。 工作流自動化是信息技術嶄新的應用領域，也是克服信息技術局限的突破口。許多諸如協同工作、網絡環境下的辦公自動化等傳統信息技術無從著手解決的問題，在Notes中迎刃而解。Notes 是基于文檔型的、分布式的數據庫應用，是一種公文流轉系統。公文流轉系統是日常辦公事務中重要的一環。將一個單位內的公文流轉處理過程由計算機來完成，并有服務于某種目的的人機信息交互系統，可提高工作效率、監督處理過程、又可大量減少不必要的浪費及人為的失誤。辦公自動化系統的內容包括文件處理，檔案處理，電子郵件，數據處理，信息處理，決策支持等各個方面。與之對應的Notes提供了強大的實現運行辦公自動化的平臺；包括工作流自動化和群件系統，電子郵件系統，知識管理系統（人工智能首次由實驗室走向應用）等功能。在此基礎上，Lotus Notes 提供即時準確的信息，保證信息安全，幫助群組協同工作。 Lotus Domino/Notes是目前最為流行的文檔數據庫系統之一，作為群件系統，它利用自身強大的功能使其在企業、政府辦公自動化方面的應用越來越廣。筆者在此總結了一些Notes開發和管理的常見問題，希望對大家有所幫助。 Notes是實現和運行辦公自動化的平臺 辦公自動化（OA）因其明顯推動企事業單位信息化的進程而備受重視，一直是IT建設的重點；同時，由于辦公自動化具有涉及崗位、人員眾多，處理流程煩瑣、多變等特點，而成為IT建設的難點之一。網絡化和Notes平臺的出現使上述問題迎刃而解。許多成功的案例確立了Notes在辦公自動化方面事實上的標準地位。需要指出的是Notes不僅模擬了辦公過程，而且支持人們通過模擬而改革辦公流程。顯然，這是傳統的辦公自動化工具（如傳真機、復印機）等無法勝任的。 Notes是工作流自動化和群件標準 許多基于網絡的應用和辦公自動化一樣，具有群組協同工作的特征，如信貸審批、客戶服務。項目管理、質量跟蹤。銷售管等。不論在企業級廣域網還是在工作組，Notes以其獨特的RADD（快速的應用開發和實施）技術為開發人員提供了最為便捷的環境，因此將其視為典型的群件產品。 Notes是內聯網 由于Domino是標準的web服務器：較其它廠家的產品相比較，Domino安全性高、易于管理理、和企業其它信息系統聯結能力強。重要的是，Domino提供了豐富的開發工具（實際上是一個Web應用服務器），支持企業網對應用的要求，因此，Domino/Notes適合作為建設內聯網的需要，在標準內聯網BWD（Browr/Web rver/Data rver三層應用模式）中處于中間層的地位。 Notes是電子郵件系統 Domino/Notes提供了基于client/rver結構的電于郵件服務，在目錄服務、存轉、安全性和易用性方面具有相當的領先優勢；除此之外Domino/Notes還具備對郵件應用的定制和開發。 Notes是知識管理系統 lotus率先將知識管理(KM)從教科書和實驗室中推到了市場。Domino/Notes家族提供了完整的KM解決框架，從網上文檔管理，到遠程學習，到實時知識應用等。將把企業網絡應用推到新的階段。 Notes實現了BPR（業務流程優化） ERP（企業資源規劃）系統在制造業信息化過程中扮演著重要角色，但是復雜的模型和設置使得EPR系統對于各類作業流程的調整和變化適應能力較差。Domino/Notes可以與系統密切集成實現SFA（銷售管理）和CRM（客戶關系管理）等應用。 [編輯本段]Notes是電子商務的基礎 較電子交易（eCommerce）相比電子商務（eBusiness）包含更多的內客。由于在事務處理方面的局限性，Domino/Notes不適合實現聯機交易，但是這并不妨礙在電子商務工程中的基礎地位正如IBM總裁郭士納所說Domino/Notes是電子商務皇冠上的明珠。 其他關于Notes 實際上除了上述答案以外，Domino/Notes的許多特性，如文檔數據庫、全文檢索、復制、集成開發環境（IDE）和七層安全機制等，都會為自己帶來形形色色的定義。 Notes不是萬能的。例如：Notes不能（或不適合）實現關系數據庫擅長的基于數據的聯機事務處理（OLTP）如帳務處理、庫存、儲蓄等。 對于一個初級開發者來講，首先要明白，notes是一個半成品，我們是在它的平臺上開發應用，一個應用包括一個或多個數據庫，notes的應用包括五種類別：workflow(工作流),broadcast（廣播）,reference（參考）,tracking（跟蹤）,discussion（討論）。 Notes的主要設計元素 數據庫：在notes中存儲文檔的單元，文檔是用來保存數據的，數據庫里保存了若干個文檔。 表單:是用來定義文檔的格式和布局，每個表單包含域、靜態文本、圖形和按鈕。 文檔：是按照表單的格式保存數據的單元，實際上表單是文檔的一個模子。 視圖：是幫助用戶很容易的找到你想要的文檔。視圖可以為數據庫內容提供概述報告 導航器：提供一個數據庫內容的可視索引。 文件夾：類似于視圖，但可以將視圖中的文檔拖到文件夾，反之則不行。 域：是包含單獨類型信息的表單的命名區域，類似于關系型數據庫的字段。 子表單：類似表單功能，但它不能用來創建文檔，它是用來插入到表單中，這樣主要用于一些多個表單用到同一內容，我們不必一個一個的拷貝，可以插入子表單就可以了。 代理：是在數據庫中執行特定任務的單機程序：如修改域值，發送郵件 公式：是一段代碼，具有類似編程的屬性，它附加在數據庫元素上，當這個對象被激活時執行編程任務；如：數據庫元素+一段代碼=執行任務 LotusScript Lotus提供的另一個編程接口，可以進行復雜的控制。
lotus notes是干什么的？
Lotus Notes/Domino 是一個世界領先的企業級通訊、協同工作及Internet/Intranet平臺；具有完善的工作流控制、數據庫復制技術和完善可靠的安全機制；尤其適合于處理各種非結構化與半結構化的文檔數據、建立工作流應用、建立各類基于Web的應用。它全面實現了對非結構化信息的管理和共享，內含強大的電子郵件功能及工作流軟件開發環境，是實現群組協同工作、辦公自動化的最佳開發環境。
IBM Lotus Notes是一個協作客戶端-服務器平臺的客戶端。IBM Lotus Domino是此應用程序的服務器端。2012年11月, IBM宣布將要放棄Lotus品牌，轉而使用IBM品牌來識別包括Notes和Domino這樣的產品。
Lotus Notes提供了集成協作功能，包括電子郵件、日歷、聯系人管理、任務跟蹤、即時通信、一個辦公生產力套件（IBM Lotus Symphony）以及訪問其他Lotus Domino應用程序和數據庫的能力。Lotus Notes還可以集成額外的協作能力，包括音視頻會議、在線會議、討論組、論壇、博客、文件共享、微博以及用戶目錄。除了這些標準的應用程序，組織還可以使用IBM Lotus Domino Designer開發環境以及其他工具來開發額外的集成應用程序，如請求批準/工作流以及文檔管理。
Lotus notes 是什么意思? 誰熟悉這個!
Lotus是一家被IBM收購的OA系統平臺軟件公司。Notes是Lotus品牌旗下的郵件服務系統，我用的是Lotus
notes
R5客戶端,許多企業內部都用這款軟件來收發郵件及公函等。
如何配置lotus notes
由于這是第一次運行 Lotus Notes，因此會啟動“Lotus Notes 客戶機配置向導”。單擊“下一步”。在“歡迎使用”頁上，單擊“下一步”。 出現提示時，鍵入為 Exchange - Lotus Notes 連接器用戶 ID 設置的名稱，并輸入用戶的主/郵件 Domino 服務器名稱。選擇“連接到 Domino 服務器”。單擊“下一步”。在“您想要如何連接到 Domino 服務器”頁上，選擇“設置與局域網 (LAN) 的連接”，然后單擊“下一步”。 在“Domino 服務器網絡信息”頁上的“Domino 服務器名稱”文本框中，鍵入要作為 Exchange Server 2003 和 Lotus Domino 之間的橋頭的 Lotus Domino 服務器的名稱。在“請提供特定的網絡信息以定位此服務器”對話框中，選擇 TCP/IP。在“服務器地址”字段中，鍵入上面列出的 Domino 服務器的主機名或 IP 地址，然后單擊“下一步”。此服務器必須是您先前配置的服務器。 當系統詢問是否要“將用戶標識符文件拷貝到數據目錄”時，單擊“是”。 鍵入用戶 ID 文件的密碼。如果提示安裝即時消息，請清除“設置即時消息”復選框，然后單擊“下一步”。 在“其他服務”頁上，單擊“下一步”。 您將收一條消息，指示“已完成 Notes 設置”。單擊“確定”。驗證選擇的位置是否已設置為“辦公室”（應在 Notes 客戶端的右下角顯示）。如果未設置為“辦公室”，則選擇顯示的名稱，再選擇“辦公室”位置。
如何利用 Lotus Notes 提高工作效率
Notes 85 中更是增加了一些新的人性化的功能。本文主要介紹 Notes 常用的一些技巧以及常見問題的解決，幫助您更好的利用 Notes 來管理日常工作，提高工作效率。利用Notes 更好的管理您的日常郵件郵件是我們每天工作必不可少的工具，掌握 Notes 郵件使用技巧可以幫助您高效地的得到關鍵的郵件信息，有目的的進行郵件處理。設置郵件規則打開郵件數據庫，如 圖1，選擇 More - Mail Rules。然后點擊 New Rule，如 圖2，您可以在這里設置各種規則來管理郵件。根據發送者、標題、重要程度等做相應的處理，把不同的郵件放到不同的文件夾，對不需要的郵件也可以直接過濾成垃圾郵件。圖1. 設置郵件規則（查看大圖）圖2. 新建郵件規則（查看大圖）設置重要郵件提醒打開File-Preference-Mail(如 圖3)，可以給您關心的人發送的郵件設置背景和字體顏色。這樣只要這些人發送的郵件，就能很容易的被注意到了。圖3. 設置郵件背景和字體顏色（查看大圖）備份郵件當郵件容量超過指定的郵件服務器的容量時，會受到警告信息。選擇 Archive-Settings 可以設置郵件備份的規則，把郵箱里的部分郵件轉移到本地的另一個指定文件夾（如 圖4）。當您需要做郵件備份的時候，就可以選定一條規則進行備份。您也可以在 Archive-Settings 里設置 schedule 來定時啟動備份操作。對于備份好的郵件，可以在視圖 Archive 下面方便的找到您備份的這部分郵件。圖4. 備份郵件（查看大圖）設置郵件回執如果對某些重要郵件，您很想確認對方是否收到郵件。可以在新建一封郵件的時候，點擊"Delivery Options"，在這里勾上"Return receipt"。這樣如果對方收了郵件，您就可以收到一封回執。圖5. 設置郵件回執（查看大圖）設置Out of Office當您休假的時候您可以在郵件里設置 Out of Office。這樣在您休假的這段時間里，您的郵箱就會自動給發信的人回復"Out of Office"的信息，以免耽誤重要事宜。圖6. 設置 Out of Office（查看大圖）保存Stationery如果您需要經常發一封標題、格式、收件人都基本不變的郵件，您可以利用 Notes 的 Save as Stationery 功能。新建一封郵件，輸入您所需的信息、收件人、標題、郵件內容等等 ，選擇"More-Save as Stationery"（如 圖7）。這樣以后如果再要發送內容相似的郵件，就可以去郵箱的 Tools-Stationery（如 圖8）找到保存的信件，基于這個模板，稍作修改就可以發送了，而不必要再去找回原來的郵件拷貝和粘貼了。圖7. Save as Stationery（查看大圖）圖8. Tools-Stationery（查看大圖）利用Notes 更好的管理文檔數據庫Notes 提供了強大的文檔數據庫的功能，巧用 Notes 來便捷的管理數據資料能夠大大提高工作效率。創建Bookmark通過創建 Bookmark，可以把您經常用到的文檔和數據庫添加到 Favourite bookmark 或者其他 Bookmark 里，便于查找（圖9）。圖9. 創建 Bookmark（查看大圖）快速查找 Workspace 里的數據庫方法一：通過建立多個 workspace 頁面來分類管理不用的工作，例如 work,、study、test... 把相關的一些數據庫放在一個頁面去，可以便于查找數據庫（如 圖10）。圖10. 設置 workspace 頁面方法二：當 workspace 里有很多數據庫的時候，可以通過在 OpenList 里輸入您要查找的數據庫的關鍵字，這樣就會在 OpenList 里把所有含有這個關鍵字的數據庫都列出來（如 圖11）。圖11. 在 OpenList 里查找數據庫方法三：在 workspace 頁面上通過 Ctrl+F 來搜索關鍵字也可以查找數據庫，Ctrl+F 不局限于 workspace 的當前頁，而是會遍歷 workspace 上的所有數據庫名。創建私有試圖有時候一個數據庫里現有的視圖滿足不了您的需求。您可以在 Create 菜單里，通過創建私有視圖來定制您想要的視圖。比較簡單的做法是基于現有的一個視圖拷貝它的設計，點擊"Save and Customize"（圖12）。然后在 Design 界面上根據自己的需要定義選擇條件，增加列或者調整列。這種簡單的私有視圖的設計，不需要熟悉 Lotus 腳本語言就能夠很方便的制作。對于高級用戶，還可以通過公式以及 Lotus 腳本語言來創建所需視圖。圖12. 創建私有試圖Replication當我們在家辦公的時候，經常會覺得打開一個數據庫或文檔的速度非常慢。對于這種情況，我們可以把常用的數據庫通過 Replication 復制到本地，打開 File - Replication - New Replicate，得到 圖13 的對話框。這樣在網絡不好或者斷網的情況下，我們可以先在本地的數據庫里工作，等到連上網了再把本地的數據復制到服務器上。在做 replication 的時候還可以有很多設置，比如可以選擇單向復制，只復制某一些視圖或文檔以減小空間，點擊對話框的“More Settings”就進入到了配置頁面（如 圖14）。圖13. 創建一個 Replication圖14. Replication 設置Homepage設置好 Homepage 也可以給工作帶來方便。Notes 默認的 Homepage 上只是提供了 Mail/Calendar/Contacts 等幾個啟動鍵。如 圖15 所示。點擊“Click here for Home Page options”旁邊的這個箭頭就可以看到一個下拉單，在這個下拉單里提供了多種 Homepage 的樣式。在這里比較常用的一種是"My work"（如 圖16）。您可以把您經常用到的數據庫都設置在 My work Homepage 上，比如郵箱、日歷、Teamroom、甚至網頁，等等。點擊 My work Homepage 右上角的“Edit this page（圖17）”，就會出現對話框“Page Options”，在這里您就可以在“My Work”這個模版下設計您想要的 Homepage。圖18 就是設置好的一種 My work Homepage ，這樣您大部分的工作都可以在 Home Page 上完成了。當然您也可以不依賴于已存的這些模版，建立一個新的 Home Page 完全根據您自己的想法來設計 Home Page。圖15. Notes 默認的 Homepage圖16. 選擇 Homepage（查看大圖）圖17. 設置 Homepage（查看大圖）圖18. My work Homepage（查看大圖）共享Domino 服務器的連接信息打開Contacts 數據庫，選擇 Advanced-Connections， 通過 File Import/Export 就可以共享 Domino 服務器的連接信息。對于新來的員工，老員工往往會把他的連接信息導出到一個文件，新員工只要 Import 這個文件就可以得到相關的服務器的連接信息。如果您有多臺電腦，也可以通過這個方法來復制連接信息。圖19. 導入導出連接（查看大圖）用Ctrl 來切換視圖當您選中一篇文檔，按住 ctrl 鍵，再切換視圖 ( 比如從 By Author 切換到 By Category)，切換后的視圖焦點還會在您選中的文檔上。比較 圖20 和圖21，可以看到切換前后，視圖焦點一直在“test3”這篇文檔上。圖20. 用 Ctrl 來切換視圖——切換前的視圖（查看大圖）圖21. 用 Ctrl 來切換視圖——切換后的視圖（查看大圖）數據庫壓縮很多人可能有這個苦惱，明明已經將自己的郵件數據庫清除干凈了，系統還是提示沒有足夠的空間。這是由于 lotus 數據庫是典型的文檔型數據庫，長期使用后會占用較大硬盤空間，為此我們需要經常對數據庫進行壓縮。常用的壓縮方法是用鼠標點擊 File-Application-Properties（圖 22），點擊對話框中的第二個屬性按鈕，并單擊"Compact"按鈕就可以完成。大家可以看一下自己的數據庫屬性，如果使用率低于 70% 就可以壓縮了。這里的“%ud”的意思是在您現有數據庫空間有多少被利用，而不是全部空間您利用了多少，所以這里的百分比是越高越好，不是越低越好。圖22. 數據庫壓縮（查看大圖）利用Notes 的托拽功能Notes 一直支持文檔和數據庫鏈接的托拽，從 85 開始又支持了文本域以及 Name 域的托拽，利用托拽可以方便的將 sametime 聯系人托動到收件人列表中，也可以把收發件人通過托拽加入 sametime 聯系人列表中（圖 23）。圖23. 托拽 samtime 聯系人作為收件人（查看大圖）巧用Preferences 設置打開File - Preferences，可以看到有很多功能都可以在這里設置。
設置Basic Notes Client Configuration1）設置 Auto Save在Basic Notes Clientconfiguration 頁面上，勾上 AutoSave 這一項。Notes 就會每隔一定時間自動保存文檔，這樣就可以避免在編輯文檔時候 Notes 意外退出，而丟失未保存的數據。圖24. Basic Notes Client Configuration- AutoSave2) 給選定的郵件設上標記勾上"Show check marks in margin for lected documents"，如 圖24 所示。這樣用空格選定的郵件，就會標記上“√”，可以非常方便的選擇多個郵件。如 圖25。圖25. 標記郵件設置Windows and Themes1 ) 使用 Group documents 模式如果打開的文檔和數據庫太多，可以選擇用 Group documents 模式將同一個數據庫的文檔歸為一個 tab（如 圖26）。圖26. Windows and Themes（查看大圖）2）繼承操作系統的主題如果您希望 Notes 也能擁有操作系統里個性的外表，可以改變 Theme 一項，設置成 Operation System Theme。這樣就可以根據個人喜愛給 Notes 換上華麗的外表，可以是綠色，藍色，粉色，.. 這個功能是 Notes 在 8.5 版本中新加的一個功能，在這里建議大家給操作系統和 Notes 換上綠色的皮膚，有助于緩解視疲勞。圖27 就是設置了“Group document”模式以及繼承操作系統外表后的 Notes。圖27 Windows and Themes（查看大圖）設置Fonts and Colors在Fonts and Colors 一頁里，可以設置字體大小，比如把字體設得更大一些，讓人看得更舒服一點。也可以設置未讀郵件的字體和顏色。默認的設置當中，未讀郵件是以加粗的黑體顏色來顯示，如果有人覺得這樣看著不顯著，在這里可以把未讀郵件設成紅色以引起注意。這兩個功能也是 Notes 85 的新功能。圖28. Fonts and Colors巧用Notes 快捷鍵Notes 中有很多方便使用但可能被人忽略的快捷鍵，在這里著重列舉一些。Ctrl+Arrow在一個表格中選中一行或者多行，按住 Ctrl 鍵，再按 Arrow 的向上或者向下鍵就可以方便的移動表格中行的順序。Tab如果您想在一個數據庫視圖中快速的瀏覽未讀的文檔，只需按 Tab 鍵就可以跳到下一個未讀文檔上。Alt+EnterAlt+Enter 用來調用數據庫 / 文檔 / 文本等的屬性。InrtInrt 鍵用來改變文檔的未讀 / 已讀狀態。F2F2 和 Shift+F2 是分別用來增大和減小字體。F8F8 和 Shift+F8 分別用來增進和縮減段落。F9F9 不僅可以用來刷新視圖，在最新的 Notes 里還可以用 F9 來刷新文檔。Ctrl+F8當您的 Notes 打開很多窗口的時候，按 Ctrl+F8 可以方便的切換 Tab。Ctrl+Shift+LCtrl+Shift+L 可以得到大部分的快捷鍵 (圖29)。圖29. 列舉快捷鍵（查看大圖）常見問題列表為什么我不能刪除表格中的行或列？當表格中有合并的單元格時，刪除行或者列就會出錯，這個時候需要先拆分一下單元格再做刪除操作。單擊鼠標右鍵，選擇 Split Cell。在使用過程中，當 Notes 異常退出時，如何才能再次運行 Notes ？殺死Notes 相關的進程。Notes 在 Windows,Linux 和 MAC 平臺上分別有如下主要進程：Windows: notes2.exe, nlnotes.exe, ntaskldr.exe, nsd.exe Linux: notes2, lnotes , taskldr, fileret, nsd.sh, nsdexec, watchscreensave ,sametime_idlemo MAC: Notes, notesmm 為什么有些菜單我找不著？檢查一下 View-Advanced Menu 是否已經勾上。圖30. Advanced Menu（查看大圖）為什么我給一個郵件組回復郵件的時候會發不出去？因為你回復的這個郵件組是在服務器的 names.nsf 上，你需要把這個郵件組的地址信息拷貝到本地的 names.nsf 上才能使用。我要在另外一個臺機器上重裝 Notes，哪些重要數據需要保存呢？需要保存以下數據：文件目錄用途bookmark.nsf Notes\Data 保存bookmark 和 Home Page 的數據 desktop8.ndk Notes\Data 保存workspace 里的所有數據 names.nsf Notes\Data 保存聯系人，網絡連接以及位置信息 notes.ini Notes\ 保存Preference 的設置 ur.dic Notes\Data 用戶自定義的字典 id Notes\Data 您的id，有 id 才能使用 Notes 另外，如果您自己創建的數據庫包括備份郵件以及 replication 的數據庫也放在了 Notes\Data 下面，也要記得保存一下。但是通常我們建議那些數據庫存不要存放在 C 盤。結束語本文主要從郵件管理、文檔數據庫管理、Preference 設置以及快捷鍵使用這幾個方面來介紹 Notes 中一些常用的功能和小技巧，以幫助您提高工作效率。
如何利用 Lotus Notes 提高工作效率
利用 Notes 更好的管理您的日常郵件
郵件是我們每天工作必不可少的工具，掌握 Notes 郵件使用技巧可以幫助您高效地的得到關鍵的郵件信息，有目的的進行郵件處理。
設置郵件規則
打開郵件數據庫，如 圖 1，選擇 More - Mail Rules。然后點擊 New Rule，如 圖 2，您可以在這里設置各種規則來管理郵件。根據發送者、標題、重要程度等做相應的處理，把不同的郵件放到不同的文件夾，對不需要的郵件也可以直接過濾成垃圾郵件。
圖 1. 設置郵件規則（查看大圖）
圖 2. 新建郵件規則（查看大圖）
設置重要郵件提醒
打開 File-Preference-Mail( 如 圖 3)，可以給您關心的人發送的郵件設置背景和字體顏色。這樣只要這些人發送的郵件，就能很容易的被注意到了。
圖 3. 設置郵件背景和字體顏色（查看大圖）
備份郵件
當郵件容量超過指定的郵件服務器的容量時，會受到警告信息。選擇 Archive-Settings 可以設置郵件備份的規則，把郵箱里的部分郵件轉移到本地的另一個指定文件夾（如 圖 4）。當您需要做郵件備份的時候，就可以選定一條規則進行備份。您也可以在 Archive-Settings 里設置 schedule 來定時啟動備份操作。對于備份好的郵件，可以在視圖 Archive 下面方便的找到您備份的這部分郵件。
圖 4. 備份郵件（查看大圖）
設置郵件回執
如果對某些重要郵件，您很想確認對方是否收到郵件。可以在新建一封郵件的時候，點擊"Delivery Options"，在這里勾上"Return receipt"。這樣如果對方收了郵件，您就可以收到一封回執。
圖 5. 設置郵件回執（查看大圖）
設置 Out of Office
當您休假的時候您可以在郵件里設置 Out of Office。這樣在您休假的這段時間里，您的郵箱就會自動給發信的人回復"Out of Office"的信息，以免耽誤重要事宜。
圖 6. 設置 Out of Office（查看大圖）
保存 Stationery
如果您需要經常發一封標題、格式、收件人都基本不變的郵件，您可以利用 Notes 的 Save as Stationery 功能。新建一封郵件，輸入您所需的信息、收件人、標題、郵件內容等等 ，選擇"More-Save as Stationery"（如 圖 7）。這樣以后如果再要發送內容相似的郵件，就可以去郵箱的 Tools-Stationery（如 圖 8）找到保存的信件，基于這個模板，稍作修改就可以發送了，而不必要再去找回原來的郵件拷貝和粘貼了。
圖 7. Save as Stationery（查看大圖）
圖 8. Tools-Stationery（查看大圖）
回頁首
利用 Notes 更好的管理文檔數據庫
Notes 提供了強大的文檔數據庫的功能，巧用 Notes 來便捷的管理數據資料能夠大大提高工作效率。
創建 Bookmark
通過創建 Bookmark，可以把您經常用到的文檔和數據庫添加到 Favourite bookmark 或者其他 Bookmark 里，便于查找（圖 9）。
圖 9. 創建 Bookmark（查看大圖）
快速查找 Workspace 里的數據庫
方法一：通過建立多個 workspace 頁面來分類管理不用的工作，例如 work,、study、test... 把相關的一些數據庫放在一個頁面去，可以便于查找數據庫（如 圖 10）。
圖 10. 設置 workspace 頁面
方法二：當 workspace 里有很多數據庫的時候，可以通過在 OpenList 里輸入您要查找的數據庫的關鍵字，這樣就會在 OpenList 里把所有含有這個關鍵字的數據庫都列出來（如 圖 11）。
圖 11. 在 OpenList 里查找數據庫
方法三：在 workspace 頁面上通過 Ctrl+F 來搜索關鍵字也可以查找數據庫，Ctrl+F 不局限于 workspace 的當前頁，而是會遍歷 workspace 上的所有數據庫名。
創建私有試圖
有時候一個數據庫里現有的視圖滿足不了您的需求。您可以在 Create 菜單里，通過創建私有視圖來定制您想要的視圖。比較簡單的做法是基于現有的一個視圖拷貝它的設計，點擊"Save and Customize"（圖 12）。然后在 Design 界面上根據自己的需要定義選擇條件，增加列或者調整列。這種簡單的私有視圖的設計，不需要熟悉 Lotus 腳本語言就能夠很方便的制作。對于高級用戶，還可以通過公式以及 Lotus 腳本語言來創建所需視圖。
圖 12. 創建私有試圖
Replication
當我們在家辦公的時候，經常會覺得打開一個數據庫或文檔的速度非常慢。對于這種情況，我們可以把常用的數據庫通過 Replication 復制到本地，打開 File - Replication - New Replicate，得到 圖 13 的對話框。這樣在網絡不好或者斷網的情況下，我們可以先在本地的數據庫里工作，等到連上網了再把本地的數據復制到服務器上。在做 replication 的時候還可以有很多設置，比如可以選擇單向復制，只復制某一些視圖或文檔以減小空間，點擊對話框的“More Settings”就進入到了配置頁面（如 圖 14）。
圖 13. 創建一個 Replication
圖 14. Replication 設置
Homepage
設置好 Homepage 也可以給工作帶來方便。Notes 默認的 Homepage 上只是提供了 Mail/Calendar/Contacts 等幾個啟動鍵。如 圖 15 所示。點擊“Click here for Home Page options”旁邊的這個箭頭就可以看到一個下拉單，在這個下拉單里提供了多種 Homepage 的樣式。在這里比較常用的一種是"My work"（如 圖 16）。您可以把您經常用到的數據庫都設置在 My work Homepage 上，比如郵箱、日歷、Teamroom、甚至網頁，等等。點擊 My work Homepage 右上角的“Edit this page（圖 17）”，就會出現對話框“Page Options”，在這里您就可以在“My Work”這個模版下設計您想要的 Homepage。圖 18 就是設置好的一種 My work Homepage ，這樣您大部分的工作都可以在 Home Page 上完成了。當然您也可以不依賴于已存的這些模版，建立一個新的 Home Page 完全根據您自己的想法來設計 Home Page。
圖 15. Notes 默認的 Homepage
圖 16. 選擇 Homepage（查看大圖）
圖 17. 設置 Homepage（查看大圖）
圖 18. My work Homepage（查看大圖）
共享 Domino 服務器的連接信息
打開 Contacts 數據庫，選擇 Advanced-Connections， 通過 File Import/Export 就可以共享 Domino 服務器的連接信息。對于新來的員工，老員工往往會把他的連接信息導出到一個文件，新員工只要 Import 這個文件就可以得到相關的服務器的連接信息。如果您有多臺電腦，也可以通過這個方法來復制連接信息。
圖 19. 導入導出連接（查看大圖）
用 Ctrl 來切換視圖
當您選中一篇文檔，按住 ctrl 鍵，再切換視圖 ( 比如從 By Author 切換到 By Category)，切換后的視圖焦點還會在您選中的文檔上。比較 圖 20 和 圖 21，可以看到切換前后，視圖焦點一直在“test3”這篇文檔上。
圖 20. 用 Ctrl 來切換視圖——切換前的視圖（查看大圖）
圖 21. 用 Ctrl 來切換視圖——切換后的視圖（查看大圖）
數據庫壓縮
很多人可能有這個苦惱，明明已經將自己的郵件數據庫清除干凈了，系統還是提示沒有足夠的空間。這是由于 lotus 數據庫是典型的文檔型數據庫，長期使用后會占用較大硬盤空間，為此我們需要經常對數據庫進行壓縮。常用的壓縮方法是用鼠標點擊 File-Application-Properties（圖 22），點擊對話框中的第二個屬性按鈕，并單擊"Compact"按鈕就可以完成。大家可以看一下自己的數據庫屬性，如果使用率低于 70% 就可以壓縮了。這里的“%ud”的意思是在您現有數據庫空間有多少被利用，而不是全部空間您利用了多少，所以這里的百分比是越高越好，不是越低越好。
圖 22. 數據庫壓縮（查看大圖）
利用 Notes 的托拽功能
Notes 一直支持文檔和數據庫鏈接的托拽，從 85 開始又支持了文本域以及 Name 域的托拽，利用托拽可以方便的將 sametime 聯系人托動到收件人列表中，也可以把收發件人通過托拽加入 sametime 聯系人列表中（圖 23）。
圖 23. 托拽 samtime 聯系人作為收件人（查看大圖）
回頁首
巧用 Preferences 設置
打開 File - Preferences，可以看到有很多功能都可以在這里設置。
設置 Basic Notes Client Configuration
1）設置 Auto Save
在 Basic Notes Clientconfiguration 頁面上，勾上 AutoSave 這一項。Notes 就會每隔一定時間自動保存文檔，這樣就可以避免在編輯文檔時候 Notes 意外退出，而丟失未保存的數據。
圖 24. Basic Notes Client Configuration- AutoSave
2) 給選定的郵件設上標記
勾上"Show check marks in margin for lected documents"，如 圖 24 所示。這樣用空格選定的郵件，就會標記上“√”，可以非常方便的選擇多個郵件。如 圖 25。
圖 25. 標記郵件
設置 Windows and Themes
1 ) 使用 Group documents 模式
如果打開的文檔和數據庫太多，可以選擇用 Group documents 模式將同一個數據庫的文檔歸為一個 tab（如 圖 26）。
圖 26. Windows and Themes（查看大圖）
2）繼承操作系統的主題
如果您希望 Notes 也能擁有操作系統里個性的外表，可以改變 Theme 一項，設置成 Operation System Theme。這樣就可以根據個人喜愛給 Notes 換上華麗的外表，可以是綠色，藍色，粉色，.. 這個功能是 Notes 在 8.5 版本中新加的一個功能，在這里建議大家給操作系統和 Notes 換上綠色的皮膚，有助于緩解視疲勞。圖 27 就是設置了“Group document”模式以及繼承操作系統外表后的 Notes。
圖 27 Windows and Themes（查看大圖）
設置 Fonts and Colors
在 Fonts and Colors 一頁里，可以設置字體大小，比如把字體設得更大一些，讓人看得更舒服一點。也可以設置未讀郵件的字體和顏色。默認的設置當中，未讀郵件是以加粗的黑體顏色來顯示，如果有人覺得這樣看著不顯著，在這里可以把未讀郵件設成紅色以引起注意。這兩個功能也是 Notes 85 的新功能。
圖 28. Fonts and Colors
回頁首
巧用 Notes 快捷鍵
Notes 中有很多方便使用但可能被人忽略的快捷鍵，在這里著重列舉一些。
Ctrl+Arrow
在一個表格中選中一行或者多行，按住 Ctrl 鍵，再按 Arrow 的向上或者向下鍵就可以方便的移動表格中行的順序。
Tab
如果您想在一個數據庫視圖中快速的瀏覽未讀的文檔，只需按 Tab 鍵就可以跳到下一個未讀文檔上。
Alt+Enter
Alt+Enter 用來調用數據庫 / 文檔 / 文本等的屬性。
Inrt
Inrt 鍵用來改變文檔的未讀 / 已讀狀態。
F2
F2 和 Shift+F2 是分別用來增大和減小字體。
F8
F8 和 Shift+F8 分別用來增進和縮減段落。
F9
F9 不僅可以用來刷新視圖，在最新的 Notes 里還可以用 F9 來刷新文檔。
Ctrl+F8
當您的 Notes 打開很多窗口的時候，按 Ctrl+F8 可以方便的切換 Tab。
Ctrl+Shift+L
Ctrl+Shift+L 可以得到大部分的快捷鍵 (圖 29) 。
圖 29. 列舉快捷鍵（查看大圖）
回頁首
常見問題列表
為什么我不能刪除表格中的行或列？
當表格中有合并的單元格時，刪除行或者列就會出錯，這個時候需要先拆分一下單元格再做刪除操作。單擊鼠標右鍵，選擇 Split Cell。
在使用過程中，當 Notes 異常退出時，如何才能再次運行 Notes ？
殺死 Notes 相關的進程。
Notes 在 Windows,Linux 和 MAC 平臺上分別有如下主要進程：
Windows: notes2.exe, nlnotes.exe, ntaskldr.exe, nsd.exe
Linux: notes2, lnotes , taskldr, fileret, nsd.sh, nsdexec, watchscreensave ,sametime_idlemo
MAC: Notes, notesmm
為什么有些菜單我找不著？
檢查一下 View-Advanced Menu 是否已經勾上。
圖 30. Advanced Menu（查看大圖）
為什么我給一個郵件組回復郵件的時候會發不出去？
因為你回復的這個郵件組是在服務器的 names.nsf 上，你需要把這個郵件組的地址信息拷貝到本地的 names.nsf 上才能使用。
我要在另外一個臺機器上重裝 Notes，哪些重要數據需要保存呢？
需要保存以下數據：
文件 目錄 用途
bookmark.nsf Notes\Data 保存 bookmark 和 Home Page 的數據
desktop8.ndk Notes\Data 保存 workspace 里的所有數據
names.nsf Notes\Data 保存聯系人，網絡連接以及位置信息
notes.ini Notes\ 保存 Preference 的設置
ur.dic Notes\Data 用戶自定義的字典
id Notes\Data 您的 id，有 id 才能使用 Notes
另外，如果您自己創建的數據庫包括備份郵件以及 replication 的數據庫也放在了 Notes\Data 下面，也要記得保存一下。但是通常我們建議那些數據庫存不要存放在 C 盤。
回頁首
結束語
本文主要從郵件管理、文檔數據庫管理、Preference 設置以及快捷鍵使用這幾個方面來介紹 Notes 中一些常用的功能和小技巧，以幫助您提高工作效率。Notes 功能強大，本文涉及之處非常有限，希望有更多的人一起來挖掘和分享 Notes 的使用技巧。
