管理文件

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文件管理制度（通用5篇）

隨著社會不斷地進步，各種制度頻頻出現，制度是一種

要求大家共同遵守的規章或準則。那么相關的制度到底是怎

么制定的呢？下面是精心整理的文件管理制度，歡迎大家分

享。

文件管理制度篇1

第一章：總則

一、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使

內務管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實際情景，

特制訂本制度。

二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。

三、切合公司實際，根據不一樣的制度資料編寫相應的

規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，

保證公司的辦公事務有效開展。

四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，

做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。

第二章：職責范圍

一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領導，在直屬

主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。

二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書

的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會

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議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。

四、協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展供

給相應的服務。

五、負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好

來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指

令，及時做出整理，當好領導參謀。

七、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如:

名片印制、收發傳真等。

第三章：工作規范

一、辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言

語規范、行為規范，相關規定按照員工守則細則執行。

二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展

工作。

第四章：辦公室事務管理

一、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自我的

職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。

本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部

一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上構成的，檔案是文書的

延續。現把文件、文書、檔案統歸于文書管理，并對文書管

理制度做以下規定。

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(一)文件管理制度

第一條：管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高

辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作

用。

2、文件管理的范圍包括:上級下發文件、公司各類制度

文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一

頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、

時間、發文部門、資料等信息；措辭規范，表達無歧義。

4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據

編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條：制度規范

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等

由辦公室人員負責執行。

2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事

部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，

總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負

責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，

打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經

理蓋章，簽發。

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4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好

相應記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一

般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部

門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行

借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總

經理批準后方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱情景進行登記，做好借

閱記錄并限期清退。

8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整

理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一

小清，年終一大清。

9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需

上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

第三條：文件管理流程設計

1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽

發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔

→清退→文件存檔→文件銷毀

3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退

→文件存檔→文件銷毀

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(二)文書管理制度

第一條：管理要點

1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證

公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作

的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意

見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、

各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的

重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標

有頁眉頁腳，文本資料可根據文書具體資料進行調整。

4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔

整理，堅持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

第二條：制度規范

1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開

文書，張貼公示學習。

2、按照文書管理范圍，行政人事部的發文根據需要填

寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；

閱讀者需認真學習并簽名備注。

4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸

檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

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5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整

理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。

6、辦公室負責人為第一職責人，若發現文書丟失，辦

公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原

因，則由辦公室負責承擔。

7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

第三條：流程設計

起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更

新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

(三)檔案管理制度

第一條管理要點

1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更

科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提

高檔案管理質量與效率。

2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、

其他應存檔的信息資料。

3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相

應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

第二條：制度規范

1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數

齊全，包括附件、批復、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順

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序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔

結合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，

審核經過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。

5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，

異常是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔

案安全與完整。

6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好

記錄。

第三條：流程設計

根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，

編制編目→存檔→借閱→清退

二、辦公用品管理制度

第一條：管理要點

1、為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程

序，節儉辦公經費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，

權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終

查存統計”原則。

4、辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和

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質量，擇優選用，合理開支。

第二條：制度規范

1、公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入

庫登記由行政辦公室全權負責。

2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部

門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需

求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做

出采購計劃，經部門主管批準，財務部簽字后方可采購。對

急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部

門主管批準。

3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登

記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬

物相符。

4、各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記

錄；因特殊情景急需領用未填表登記，事后須及時補填。

5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私

自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用

品。

7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總

普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證

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出入庫等量。

第三條管理流程設計

編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發放

編制需求計劃統計申購情景月末清算匯總出庫登記

三、圖書管理制度

第一條：管理要點

1、為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手

續，規范圖書管理工作。

2、圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務

到位，保證借還流程有序進行。

3、根據圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以

備員工查閱。

第二條：制度規范

1、各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。

2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負

責采購圖書1-2次。

3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽并編號登

記，注明購進日期、、出版社及其他有必要的項目。

4、按照規定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未

按時辦理續借手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。

5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、

涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖

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書者全額賠償。

6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，

查明原因，報部門主管，按指示行事。

第三條：管理流程設計

1、申購流程:填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記

2、借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽

字→圖書借閱→續借圖書，再次填寫圖書借閱單

四、會議管理制度

第一條：管理要點

1、為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動本事，

進而規范會議管理。

2、根據公司實際及具體的情景，確定會議召開的必要

性。

3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，

講究高效原則。

4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的

界限；提高會議主持人控制會議進程的本事與水平，保證會

議實效。

5、按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加

會議，并遵守會議紀律。

6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準

備工作。

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第二條：制度規范

1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，

擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

2、會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，

行政專員負責做好相應的會議記錄。

3、行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及

時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。

4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資

料同步整理并歸檔。

5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外

泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。

第三條：管理流程設計

會前:確定議題、會上所需資料準備、通知→會中:進取

參與，做好會議記錄→會后:整理會議記錄→張貼→歸檔整理

五、清潔衛生管理制度

第一條：管理要點

1、為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保

證清潔衛生管理工作順利進行。

2、按照規定，清潔人員完成所有規定項目，并到達相

應潔凈標準。

3、辦公室管理人員為第一職責人，管理所有清潔項目

并不定時對衛生進行堅持與維護。

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第二條：制度規范

1、清潔區域包括:辦公區域、衛生間、會議室、地板及

其他納入在內的區域。

2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負

責衛生檢查工作。

3、清潔衛生實行衛生職責制，辦公室管理人員負責管

理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好所有的

清潔，監督者及時做好相應的督察。

4、由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證

地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。

5、值日生在規定時間內做好所有清潔項目，填寫《清

潔衛生值日表》，監督員認真核實，并填寫《清潔衛生監督

表》。

6、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。

第三條：流程設計

安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查

→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處

理

六、日常事務管理

(一)接待管理

第一條來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待

工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的

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要求。

第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大

方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自我要求，做到言行、

禮儀規范。

第三條接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人

員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。

第四條流程設計:接待來訪人員→詢問來意，需要找的人

→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走

后清潔

(二)報刊收發整理

第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，

做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。

第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置

在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得

帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。

第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。

第四條：報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。

第五條：流程設計:收發報刊→整理→放置資料架→定期

清理

(三)后勤管理

第一條：為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調

動員工的進取性和主動性，根據實際嚴格制度。

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第二條：后勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯

總管理工作。

第三條：辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，

及時提醒值日生和監督者做好相應工作。

第四條：根據外出工作人員情景，及時督促其按時填寫

外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。

第五條：辦公室人員每周進行一次外出工作時間統計，

每兩周進行一次考勤匯總統計，月末根據外出工作時間登記

進行總的考勤匯總。

第六條：流程設計:監督→如實審核→匯總登記→報表

(四)文化宣傳管理

第一條：負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同

時負責公司外部的宣傳維護工作。

第二條：根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信

息傳遞工作。

第三條：關注國家政策法規，及時記錄政策動向，制作

簡報以供學習。

第四條：收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識

面，附上簽閱單進行進度跟蹤。

第五條：流程設計:獲取信息來源→修改整理→張貼→學

習→存檔

(五)其他事務

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第一條：名片制作、收發傳真等其他事務。

第二條：負責公司文書的打印復印工作。

第三條：負責樹木花卉的養護工作。

第四條：協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。

附則

第一條：本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。

第二條：本辦法由總經理核準后實施，修改時亦同。

文件管理制度篇2

第一條：為提高我局規范性文件的質量，確保規范性文

件的合法性，保護行政管理相對人的合法權益，根據《行政

許可法》的規定，結合本局實際，制定本辦法。

第二條：本局依法制定，涉及管理相對人權利、義務，

具有普遍約束力并可反復適用的規定、辦法、細則、決定、

通告等文件的起草、審查、備案、登記、公布，適用本辦法。

下列文件不適用本辦法：

（一）部署工作，規范本機關、本系統內部工作的文件；

（二）會議紀要。

第三條：規范性文件資料應貼合下列規定：

（一）貼合法律、法規、規章的規定；

（二）貼合職權法定原則；

（三）與WTO原則或其他規范性文件相協調，無地方

保護和行業保護的規定。

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第四條：規范性文件不得創設下列事項：

（一）行政許可；

（二）行政事業性收費；

（三）行政處罰；

（四）行政強制措施；

（五）限制或者處分公民、法人或者其他組織的法定權

益；

（六）法律、法規、規章規定之外的義務。

第五條：法制辦負責對規范性文件進行監督和管理（包

括規范性文件的制定、審查、廢止、備案、清理、匯編等）。

第六條：規范性文件原則上由業務工作機構指定專人負

責起草。需報市政府或市人大批準的規范性文件，應由業務

工作機構組織起草小組進行起草。起草小組能夠吸納有關部

門的人員、有關專業人員或社會團體的代表參加。

第七條：規范性文件初稿構成后，應由負責起草的業務

工作機構將以下材料提交法制辦審查：

（一）規范性文件文本；

（二）制定規范性文件的說明，包括必要性、可行性和

主要解決的問題；

（三）制定規范性文件的依據文本。

規范性文件資料與其他行政機關職責相關聯的，還應供

給與其他行政機關協商情景的說明。

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第八條：法制辦應當在收到送審材料之日起7個工作日

內提出審查意見。遇特殊情景，可再延長7個工作日。

第九條：法制辦按照本辦法第三條、第四條的規定，對

規范性文件進行審查并按下列規定處理：

（一）貼合本辦法第三條、第四條規定的，簽署同意意

見后轉局辦公室進行文字把關；

（二）送審材料不貼合本辦法第三條、第四條規定的，

將送審材料退回負責起草的業務工作機構，并書面說明理

由；

（三）送審材料只存在立法技術問題的，予以修改并簽

署同意意見后轉局辦公室進行文字把關。

第十條：凡資料涉及本辦法第四條規定事項之一的規范

性文件，經局辦公會議討論決定或局長批準后，由法制辦負

責提交以下材料送市政府法制辦公室，由市政府法制辦公室

按照有關規定進行登記審查：

（一）規范性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；

（二）制定規范性文件的說明，包括必要性、可行性和

主要解決的問題；

（三）制定規范性文件的依據文本；

（四）本部門法制工作機構的書面意見。

規范性文件資料與其他行政機關職責相關聯的，還應供

給與其他行政機關協商情景的說明。

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第十一條：凡資料不涉及本辦法第四條規定事項之一的

規范性文件，由主管局領導審核經局長批準后簽發，并應自

發布之日起7個工作日內由法制辦將下列材料送市政府法制

辦公室進行備案審查：

（一）規范性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；

（二）制定規范性文件的說明，包括必要性、可行性和

主要解決的問題；

（三）制定規范性文件的依據文本；

（四）本部門法制工作機構的書面意見。

負責起草規范性文件的業務工作機構應當在規范性文

件發布后3日內將第一款第（一）、（二）、（三）項材料交法

制辦。

第十二條：規范性文件除按本辦法第九條、第十條規定

交市政府法制辦進行登記審查和備案審查以外，還應在發布

之日起3日內由負責起草的業務工作機構將規范性文件文本

一式五份交法制辦，由法制辦統一送市政府法制辦、市人大、

上級質監局等部門備案。

第十三條：規范性文件應當自發布之日起30日內在本

局網站上公開，亦可同時采取其他方式公開。規范性文件在

本局網站的公開程序按照本局政務公開的有關規定執行。

第十四條：規范性文件應自發布之日起30日后施行。

確因特殊情景，不立即施行將有礙于規范性文件正確施行

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的，可自發布之日起施行。

第十五條：規范性文件目錄由法制辦按年編印發布，規

范性文件按政府每屆任期匯編一本。

第十六條：對違反本辦法的職責追究，按照《儀征市規

范性文件制定與備案審查辦法》規定處理。

第十七條：本辦法由揚州市儀征質量技術監督局法制機

構負責解釋。

第十八條：本辦法自發布之日起施行。

文件管理制度篇3

機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較

高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。

一、辦理程序

(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，

送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導

簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。

(二)按領導簽批的范圍進行傳閱。

(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。

(四)歸檔，交上級部門。

二、傳閱

(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續，按照文件閱讀范圍

進行傳閱。

(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中

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途積壓、漏傳、橫傳。

(三)對局領導閱后所作的批示，要及時通知有關科室辦

理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。

三、保密

(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規定，

做到不該說的不說。

(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。

(三)借閱機密、秘密級文件，需經辦公室主任批準；絕

密級文件一般不外借，確需借閱，需經分管領導批準。

(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密文

件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

(五)涉密文件，不得復制或摘抄。

四、歸檔

(一)傳閱和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整

理，堅持整潔、清潔。

(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應

及時送交機要室登記歸檔。

(三)干部出差、調動工作或離退休時必須將自我使用或

傳閱的機要文件全部退回機要室。

(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

文件管理制度篇4

一、總則

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1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續

發展并在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文

件屬于公司所有。

2、為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的.正

確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等

相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特

制訂本制度。

3、適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、

技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括:

1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計

劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段:原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機

械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程

手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品

調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使

用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等必須貼合國家相關標

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準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門

應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術

文件規范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的

完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交

設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重

大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器

中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照

提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上

進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準；技術文

件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度；明

確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設

計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術

文件不得用于歸檔。

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3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤

簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子

文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽

署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進

行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器

上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，

標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并

對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后

方可給予存檔。

五、技術文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法堅

持不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導

批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可經過獲得的授權從

公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露

借閱文件的秘密。

4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時，

須經相關領導批準。

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5、文件閱覽之后，須在相關人員的監督下徹底刪除借

閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺

失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予

罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究

法律職責的權利。

文件管理制度篇5

1.目的

為規范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收

發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業

有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

2.職責

2.1總經理負責公司所有對外發文審批。

2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負

責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本

部門對公司內部發文的審批，并負責定期將已處理完畢的文

件移交行政人事部。

2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，

用印管理、歸檔管理工作。

3.文件種類

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3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；

3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規

定；

3.3平行文:信函，會議紀要。

4.文件格式

4.1發文統一使用以上文件類別之一。

4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦

理速度，統一在文件的左上角位置加注。

4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和

有關事項的單位。

4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，

講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文

中闡述清楚:

4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅

持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用

標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；

4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該文

件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行

空兩格注明"附件:..."字樣；如果附件較多，還須編上序號；

文件無附件的，無須注明；

4.8落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理

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的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落

款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關于書信中具名

的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙

上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體

與正文相同。

4.9日期:

4.9.1一般應寫發文日期；

4.9.2制度或會議經過的文件應寫經過的日期；

4.9.3重要的文件寫簽發的日期；

5.文號

5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對

文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。

5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由

物業部統一管理；

5.3發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。

6.用印

6.1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生

效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進

行登記；

6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

7.文件管理

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7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理

等一系列工作:

7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本著

負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發

的，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫

出具體意見返還擬文人重新撰寫；

7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。

對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好

發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件

處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。

7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心

物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，

資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編

號、發文日期、份數、處理情景、備注等。

7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業

部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行

保管。

7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌

交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

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8.相關文檔

8.1文號編碼規則

8.2《文件編號使用登記表》

8.3《對外發文登記表》

8.4《對內發文登記表》

8.5《收文登記表》

8.6《文件處理單》

8.7《傳閱單》

8.8《用印登記表》

8.9對外發文格式

8.10對內發文格式

8.11報告總結格式

8.12會議紀要格式

8.13會議記錄格式

9.修訂及實施

9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。

9.2本規定修訂權在公司。

9.3本規定從二零零四年五月一日實行。