儲位管理(儲位管理的原則包括)

大家好，今天兌觀科技小編又為大家分享檔案管理干貨了，本篇分享主要內容為——檔案庫房管理現狀及應用RFID技術的優勢。

RFID技術又稱無線射頻識別，是Radio Frequency Identification的簡寫形式，是一種通信技術，可通過無線電訊號識別特定目標并讀寫相關數據，而無需識別系統與特定目標之間建立機械或光學接觸。

目前國內檔案館主要使用條形碼和檔號進行內部的排架和定位，并輔助利用電腦搜索功能，但你需要一份資料的時候，先在電腦上搜索，找到柜號，然后到庫房中調取出原始文件。近年來，隨著我國檔案事業迅猛發展，檔案的種類越來越多，檔案包涵的信息量迅速增加，傳統檔案庫房管理存在的問題如下。

1.1 手工編目，費時費力

傳統檔案庫房管理，檔案資料先需人工進行分類，通過整理、編目后手工撰寫檔案盒的相關信息，或依靠電腦打印出檔案目錄，在歸檔時將檔案和目錄一并裝封入檔案盒內。采取這樣方式的檔案編目與檔案盒標簽編寫，實際上是一種簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個歸檔流程繁瑣低效，這種操作方式也耗費大量人力和時間。常見到檔案館的桌面上堆放較多的文件資料，檔案資料不能及時入庫。原始紙質標簽在使用中經常磨損，時間久了要重新更換，又要重新編目，工作量相當大。

1.2 檔案查找利用依靠人工方式，效率低

目前檔案庫房常用的檢索方式有手工檢索和計算機檢索。手工檢索查閱時需根據編目信息類別進行搜索查找，依靠人工記憶識別手工編目。只有熟練記憶編目信息，查找起來才能得心應手。計算機檢索的方式，相對手工檢索，稍有進步，但對于存放時間很長的檔案，要更改目錄信息十分麻煩，既要修改原紙質編目信息，又要在電腦中修改檢索信息。無論以上哪種檢索方式，如出現人為存放錯誤，造成檔案無序，則查找起來相當困難。檔案庫房管理人員有時為找到一份資料而翻遍所有檔案柜，是工作中實際遇到的難解決的問題。

1.3 入庫方式不利用后續檔案更新或變動管理

由于入庫后的檔案材料都封裝在檔案盒內，且每個檔案盒內存放的檔案種類、數量不一定相同，如有需要增加或減少的資料，庫存的檔案盒數量眾多，傳統的入庫方式下，將要對庫存檔案重新編目入柜，那將是一項十分龐大的工程。另外超過有效期限的無利用價值檔案，需要及時進行銷毀，減少其占用有限的檔案庫存資源。管理人員只有對檔案的及時清點才能有效掌握檔案的有效期，而人工清點一次庫房的工作量非常巨大，導致傳統管理模式下不可能天天對庫房檔案進行盤點，失效檔案就不能被及時發現和處理，很多已過保存期限的舊檔案仍然陳列在檔案庫房內，形成大量多余檔案，增加檔案管理者的工作量。

隨著信息技術的高速發展，越來越多的信息技術被應用到各行業中，對于傳統的檔案管理，引入RFID技術，能提高檔案管理的效率，改變檔案管理的現狀，能實現檔案管理的自動化、智能化，RFID技術相較于傳統的管理方式有著無可比擬的優越性。

2.1 檔案編目簡單高效

利用RFID技術，通過對檔案盒中資料摘要信息編目，生成RFID標簽，將打印出來的RFID標簽貼到檔案盒上，同時將打印成功的數據保存到數據庫中，以檔案柜為單位分類保存，如有更換只需查找電腦保存的記錄重新打印即可，將每個存放擁有固定分類的檔案柜上附有可讀寫RFID標簽，利用PDA（便攜式手持讀寫器）對檔案柜數據記錄，相較于手寫標簽，節省了人力，提高了工作效率。RFID標簽可存儲的數據量遠比傳統的條形碼、磁卡可存儲的數據量要大得多，可達1K甚至更大的容量；在不損害標簽的功能的前提下，標簽的內容又可以反復被擦寫，能實現其它方式無法實現的標簽重復利用。

2.2 檔案查閱及時快速，提高工作效率

利用RFID技術查找檔案時，通過手持設備掃描，檔案盒內所裝檔案的具體內容、數量、檔案摘要等檔案位置信息將會顯示在電腦屏幕上，工作人員通過此信息，確認檔案盒所在檔案柜中的位置；也可以給每個檔案盒安裝電子標簽，通過標簽的微小芯片和天線，可以方便的跟蹤和記錄，并且反饋到電腦上，管理人員直接通過電腦查詢檔案所在的位置。標簽具有很強的穿透性，能夠穿透木材、紙張和塑料等非金屬或非透明的材質，能實現無障礙閱讀。相較于傳統掃描方式，RFID讀寫器可以同時從多個射頻標簽中快速讀取檔案內容摘要信息等多項相關數據信息，速度提高了近百倍，從而縮減了管理人員的作業環節，提高了工作效率。

2.3 檔案管理實現動態化管理

RFID技術的檔案自動化管理系統可建立幾大功能模塊，如儲位管理子系統、查詢子系統、銷毀管理子系統等模塊。儲位管理模塊通過建立儲位分配、儲位信息管理來實現檔案館儲位的可視化管理。查詢子系統應用在檔案需要被查閱時，通過計算機總線將查詢信號傳輸至檔案柜，由子系統提供檔案編目查詢、內容提要查詢等，并發出提示指令，使得檔案柜上的指示燈亮起，管理人員即可一下看到所查資料位置。銷毀管理子系統，管理人員可在子系統中搜索查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。或者通過在系統內設定每份檔案的保管期限，系統根據時間會自動提醒管理人員到保管期限檔案的相關信息，由管理人員根據實際情況作進一步處理。應用此項檔案自動化管理系統，從而有助于管理人員實施庫房檔案的動態化管理。

（本文作者 李宏敏）