管理信息系統論文

管理信息系統在現代化管理中的作用

摘要：當21世紀信息化的浪潮席卷全球的時候，信息化的腳步

正以它前所未有的滲透力深入到社會生活的每個角落，信息技術

也成為當今最活躍、發展最迅速、影響最廣泛、滲透力最強的科

學技術領域之一。管理信息系統在這種大趨勢下，越來越受到人

們的關注。它是企業現代化的重要標志，是企業發展的一條必由

之路，在管理現代化中起著舉足輕重的作用。本文在介紹管理信

息系統在現代化的應用的同時介紹了沃爾瑪電子數據交換技術

應用。

關鍵詞：現代管理方法信息系統EDI

現代管理方法是指企業運用現代自然科學和社會科學的

研究成果，使管理適應現代科學技術的發展水平。現代化管理符

合現代化大生產的要求，主要包括以下幾方面內容：

1.在管理思想和人們的精神狀態上也要適應現代的要求，從產品

經濟觀念和自然經濟觀念向商品經濟觀念和市場經濟觀念轉變，

樹立人本思想、民主管理思想、現代經營思想、公開競爭思想、

信息系統的高度敏感等。

2.在管理技術和方法方面適應大生產發展的需要，采用各種科學

的管理方法和信息系統管理手段。

3.在組織機構方面，要適應現代大生產的要求，采用符合生產發

展要求的組織形式和信息控制系統。

因此，現代管理方法是繼個性化管理之后的普遍性管理，

而很多管理信息系統是借鑒現代化管理方法而開發出來的.，因

此，現代管理方法是充分發揮信息系統作用的關鍵因素之一。全

球經濟一體化,市場競爭的日趨激烈,以及內、外環境的重重壓

力都將迫使我國企業不得不充分利用信息技術和現代管理方法,

對企業的組織結構、業務流程和管理方式進行調整、重組和變革,

以提升企業的應變能力、創新能力和競爭能力,所以企業管理信

息系統的應用越來越廣泛。

一，管理信息系統的功能

管理信息系統是為了適應現代化管理的需要，在管理科

學、系統科學、信息科學和計算機科學等學科的基礎上形成

的一門科學，它研究管理系統中信息處理和決策的整個過程，

并探討計算機的實現方法。管理信息系統是一個以人為主導，

利用計算機硬軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息

收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護，以提高效率為目的，支

持企業高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統。一

個完整的管理信息系統應包括：輔助決策系統、工業控制系統、

辦公自動化系統以及數據庫、模型庫、方法庫、知識庫和與上級

機關及外界交換信息的接口。

管理信息系統具有多種功能，各種功能之間又有多種信息聯

系，構成了一個有機結合的整體。其功能主要是：數據處理，即

數據的收集、輸入、傳輸、存儲、加工處理和輸出；預測功能，

即運用數學、統計或模擬等方法，根據過去的數據預測未來的情

況；計劃功能，即合理安排各職能部門的工作，并按照不同的管

理層提供相應的計劃報告；控制功能，即對計劃的執行情況進行

監測、檢查，比較執行情況與計劃的差異，并分析其中原因，輔

助管理人員及時用各種方法加以控制；輔助決策功能，即運用數

學模型，及時推導出有關問題的最優解，輔助各級管理人員進行

決策。信息技術是組織改革的有效技術基礎，信息系統的開發應

用是組織規范管理、提高效率的契機。

二，管理信息系統在企業管理中的重要作用

管理信息系統能為企業的管理提供科學的計劃決策。計劃是

管理的首要職能，是從現在通向未來的橋梁。管理信息系統可以

從多方面快速地為計劃提供科學、準確的數據，并實現計劃編制

自動化，提高管理效率。管理信息系統擁有強大的統計分析功能，

可以反映企業管理經營活動的成效、彼此的內在聯系、發展趨勢

和存在的問題。管理信息系統的使用，不但能使企業各部門之間

的溝通、員工與員工之間的溝通更加容易，而且能使客戶的產品

需求信息、競爭對手的信息和其他市場信息的搜集工作變得更輕

松。

管理信息系統能夠優化企業管理的組織職能。管理信息系統

本身是一種先進管理思想的載體，它要求企業必須進行相應的組

織機構調整或業務流程重組，將幫助企業進行“業務再造”和“管

理重塑”。目前，縱橫交錯的計算機網絡改變了信息傳遞的方式，

與信息傳遞方式緊密相連的管理組織結構也就從尖頂的金字塔

形變成扁平的矩陣形。高層決策者與基層作業者直接聯系的方式

增多，基層作業者根據實際情況及時參與決策的機會增多。

管理信息系統可以促進領導職能的發揮。管理信息系統正在

成為企業管理的重要戰略手段和企業文化的一部分。通過計算機

網絡和一些系統軟件，企業可以高效、便捷地管理跨地域的分公

司。公司總經理坐在計算機前就可以快速對外地分公司下達指

令、及時了解分公司當天的運營情況。公司能更加容易地控制分

公司的業務活動，分公司的不透明性因素會逐漸減少、決策失誤

也會逐漸減少。通過管理信息系統的使用，企業可以加強信息溝

通，掌握內外動態，及時處理、解決問題，最大限度地發揮領導

職能。

管理信息系統可以支持企業管理控制職能的實現。控制職能

是指按照既定的目標、計劃和標準，對組織活動各方面的實際情

況進行檢查和考察，發現差距，分析原因，采取措施，予以糾正，

使工作能按原計劃進行。控制職能與計劃職能密不可分。計劃是

控制的前提，是控制的開始；控制是實現計劃的手段，控制活動

可以為計劃的實現提供保證。信息的充分、準確和及時傳遞對實

現控制職能起著舉足輕重的作用，企業管理中的一些較為重要的

控制活動都必須在管理信息系統的協助下才能得以完成。

三，沃爾瑪電子數據交換技術（EDI-ElectronicDataInterchange）

的應用

沃爾瑪的全球采購戰略、配送系統、商品管理、電子數據

系統、天天平價戰略在業界都是可圈可點的經典案例。可以說，

所有的成功都是建立在沃爾瑪利用信息技術整合優勢資源，信息

技術戰略與零售業整合的基礎之上。在信息技術的支持下，沃爾

瑪能夠以最低的成本、最優質的服務、最快速的管理反應進行全

球運作。

電子數據交換系統是企業與企業、企業與管理機構之間，利

用電子通信來傳遞數據信息，產生托運單、訂單和發票，通過供

應商、配送者和客戶的信息系統，得知最新的訂單、存貨和配送

狀況，使得數據傳輸的準備性與速度大幅提高，減少了紙張在商

業交易過程中所扮演的角色，進而實現“無紙化貿易”。EDI具

有自動化、省力化、及時化和正確化的特點，《財富》雜志評出

的全球500強企業絕大多數都已應用EDI與其主要顧客和供應商

交換商業信息，應用EDI的總體效率為：

（1）商業文件傳送速度提高81%

(2)文件成本降低44%

(3)由差錯造成的商業損失減少40%

(4)文件處理成本降低38%

(5)競爭能力提高34%

(6)EDI的間接效益可達到全部貿易額的3%~5%，這些效益

主要來源于將原來分散和業務加以整合的整體規模經濟效益。

1990年，沃爾瑪就已與其5000多家供應商中的1800多家

實現了電子數據交換，通過計算機聯網進行數據傳遞和訂貨等交

易活動，不需要人工的直接介入，EDI處理單證有四大類：

1)運輸單證：包括海洋提單、托運單、多式聯運單、陸運單、空

運單、裝箱清單、集裝箱單、到貨通知單等；

2)商業單證：包括訂單、發票、裝箱單、重量單、尺碼單和裝

船通知單等；

3)海關單證：包括進出口貨物報關單、海關轉運報關單、船舶進

出港貨物報關單、海關發票等；

4)商檢單證：包括出入境通關單、各種檢驗檢疫證書等。

企業通過EDI運作，不僅加快了通關、報檢速度，而且減少

了電話、傳真等方面的費用，避免因人工抄寫文件而造成的差錯，

可及時利用運輸資源降低運費和減少運輸時間。通過EDI，制作

業減少了待料時間和生產成本，零售業、配送業提高了訂單和發

票的傳輸速度，減少庫存量與空架率，加快了資金周轉，有利于

建立產供銷一體化的供應鏈。

沃爾瑪利用更先進的快速反應和聯機系統代替采購指令，

真正實現了自動訂貨，主些系統利用條形碼掃描和衛星通信系

統，與供應商每日交換產品銷售、運輸和訂貨信息，包括商品規

格、款式、顏色等，從發出訂單、生產到將貨物送到門店，最快

的時候甚至不超過10天。

由于訂單處理周期的縮短，沃爾瑪在產品賣給最終客戶之

后的結算非常迅速，這種物流信息的連動，提高了沃爾瑪供應鏈

的工作質量與效率，同時為沃爾瑪的客戶創造了巨大的價值。

信息系統在管理各項事務中有著普遍的應用，促進了企業管

理工作的提升。管理信息系統是為管理服務的，它的開發和建立

使企業擺脫落后的管理方式，實現管理現代化的有效途徑。管理

信息系統將管理工作統一化、規范化、現代化，極大地提高了管

理的效率，使現代化管理形成統一、高效的系統。在現代化管理

中，計算機管理信息系統已經成為企業管理不可缺少的幫手，它

的廣泛應用已經成為管理現代化的重要標志。在企業管理現代化

中，組織、方法、控制的現代化離不開管理手段的現代化。隨著

科學技術的發展，尤其是信息技術和通訊技術的發展，使計算機

和網絡逐漸應用于現代管理之中。面對越來越多的信息資源和越

來越復雜的企業內外部環境，企業有必要建立高效、實用的管理

信息系統，為企業管理決策和控制提供保障，這是實現管理現代

化的必然趨勢。