excel使用(excel使用什么來定義一個(gè)區(qū)域)

很多人都會(huì)使用Excel表格程序，用于記錄工作數(shù)據(jù)。大家學(xué)習(xí)Excel的方式包括了通過專門的課程，其他同事朋友教學(xué)和自學(xué)等，但是我觀看了很多相關(guān)的Excel基礎(chǔ)教程視頻和書籍，大部分都是只教學(xué)了基礎(chǔ)概念和操作方法，但是沒有講解在實(shí)際使用中提高效率的技巧，因此很多人使用Excel并不能真正的將其辦公效果最大化。這里就通過我的經(jīng)驗(yàn)分享幾條正確使用Excel表格的方式供大家參考。

規(guī)范化命名工作簿

按照自己的需要結(jié)構(gòu)化命名工作簿，要求能夠方便排序和查詢，比如工作簿名稱要有基本信息，如標(biāo)題，涉及的時(shí)間地點(diǎn)部門員工等。如果要多次修改更新數(shù)據(jù)，則要添加版本修改日期或者版本號(hào)等。

工作簿命名

比如示例工作簿為銷售數(shù)據(jù)，所以開頭命名為銷售數(shù)據(jù)，這樣方便排序相同類型連續(xù)分組，之后數(shù)據(jù)的日期，可以降序升序排序，還包含數(shù)據(jù)記錄人名稱，所在部門等信息，最后是括號(hào)中為更新的日期。

規(guī)范化命名工作表

默認(rèn)一個(gè)工作簿中工作表名稱為sheet1,sheet2,sheet3等，需要將工作表命名為有意義名稱。

工作表命名

做好備份

任何更新后的文件，都需要做好備份方便回溯

同一份文件多次修改后注意在修改前將當(dāng)前版本文件備份，并標(biāo)記版本號(hào)或版本日期

備份

使用標(biāo)題

記錄數(shù)據(jù)時(shí)數(shù)據(jù)的上方或者左側(cè)添加標(biāo)題，就是表頭，表示數(shù)據(jù)名稱，也可以包含單位等，如銷售額（萬元）

表頭標(biāo)題

添加注釋

使用單元格添加批注功能，對(duì)數(shù)據(jù)說明，如添加到標(biāo)題對(duì)數(shù)據(jù)詳細(xì)說明

批注注釋

少用手動(dòng)修改

比如某客戶名稱為張明，修改為張小明，如果有十幾個(gè)名稱需要修改，手動(dòng)修改就容易出現(xiàn)輸入錯(cuò)誤，寫成張小名，張明明，張小等或者有遺漏的情況，建議使用查找替換的方式，可以逐個(gè)查找并替換保證不會(huì)出錯(cuò)。

替換

用顏色區(qū)分

不同模塊可以使用顏色來區(qū)分方便查詢數(shù)據(jù)

未添加顏色

按模塊添加顏色

統(tǒng)一模塊不同部分可以采用統(tǒng)一色系深淺不同來表示

數(shù)值和單位分開

涉及到數(shù)值類型的數(shù)據(jù)如果包含單位，都需要將單位提取出來，另外設(shè)置單位或者在表頭中說明數(shù)據(jù)的單位

數(shù)值和文本分開

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的工作表有時(shí)候大家為了方便統(tǒng)計(jì)直接在數(shù)據(jù)的末端添加了匯總統(tǒng)計(jì)，這樣雖然查看方便，但是如果經(jīng)過更改數(shù)據(jù)，移動(dòng)位置，添加刪除數(shù)據(jù)等都有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，也不方便其他表引用數(shù)據(jù)，所以建議在錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的表中不添加統(tǒng)計(jì)匯總數(shù)據(jù)，而是建立數(shù)據(jù)透視表的方式來查看統(tǒng)計(jì)匯總的數(shù)據(jù)，即方便快捷，也能夠隨時(shí)調(diào)整更新數(shù)據(jù)。

匯總統(tǒng)計(jì)

記錄添加序號(hào)

如果了解過關(guān)系型數(shù)據(jù)的知識(shí)，對(duì)于記錄數(shù)據(jù)一般是需要建立一個(gè)主鍵字段，主鍵字段保證數(shù)據(jù)的唯一性。對(duì)于Excel表格中雖然沒有嚴(yán)格約束要求，但如果是多條數(shù)據(jù)記錄，沒有表示唯一性或者主屬性的列，建議添加一個(gè)序號(hào)列，也方便之后能夠通過序號(hào)快速找到指定的數(shù)據(jù)。

序號(hào)

引用其他表

如果一個(gè)數(shù)據(jù)涉及函數(shù)公式等其中的數(shù)據(jù)來源是其他表中的數(shù)據(jù)，一定是通過引用的方式來獲得數(shù)據(jù)，而不是直接復(fù)制粘貼或手動(dòng)輸入數(shù)字，這樣原數(shù)據(jù)更新時(shí)才能保證涉及引用的單元格數(shù)據(jù)不會(huì)出錯(cuò)，重新計(jì)算更新數(shù)據(jù)。

抽查數(shù)據(jù)

大家在使用公式計(jì)算數(shù)據(jù)時(shí)，如果涉及的公式函數(shù)較復(fù)雜，數(shù)據(jù)計(jì)算完成后是通過拖動(dòng)填充的方式添加到多個(gè)單元格中，為了保證正確性，建議隨機(jī)抽取幾個(gè)數(shù)據(jù)，再手動(dòng)計(jì)算一遍，以保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，以免由計(jì)算錯(cuò)誤導(dǎo)致?lián)p失。

以上就是根據(jù)我日常工作經(jīng)驗(yàn)分享的關(guān)于Excel表格使用方式上的一些建議，大家可以參考，并且如果大家需要批量執(zhí)行以上某些操作，如添加序號(hào)，標(biāo)記顏色，重命名工作簿工作表等，要處理的表格較多，有幾百甚至幾千個(gè)，逐個(gè)操作實(shí)在太累太麻煩了，可以使用我編寫的Excel批處理辦公程序，一鍵實(shí)現(xiàn)以上功能。