采購管理

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公司采購管理制度

第一章總則

第一條建立公司內部采購管理制度,規范物資供應申報及采購操作流程，

嚴格控制成本，杜絕管理漏洞，降低企業風險，嚴明采購紀律，特制訂本管理

制度.

第二條本制度適用于公司內部所需各類資產（含非資產類）、生產研發類、

設施設備類及非設備類(行政類、銷售類）物資、材料設備采購，包括年度采購、

單項采購及緊急采購。

第三條物資供應部為公司采購、招投標、物品驗收、質量保證的責任單

位。

第二章采購原則

第三條嚴格遵守“誰使用、誰申購、誰保管”的原則。

第四條嚴格遵守公司物資供應部統一詢價定標的原則。

第五條嚴格遵守“三個三”原則.

1、選購三原則：

（1)一種物品采購由各部(參與部門或人員）共同提供三家商戶（三家聯合

詢價）；

（2）一種物品提供三家商戶進行報價（三家報價）；

（3）一種物品最后定一～三家（三家定價）。

2、定購三原則：

（1）同類物品質量最優；

（2）同類物品、同等質量、同等參數價格最低；

（3）同類物品的供應商服務最好。

3、驗收三原則：

（1）由公司招標物資供應部、使用部門、儲運部等部門共同參與驗收；

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（2)參與驗收的各部門代表簽字后方能視為有效；

(3）發現假冒偽劣產品，一票否決，堅決退換。

第三章年度采購

第六條年度采購的定義

年度采購是指對有計劃、有持續需求的物資采購。

第七條年度采購的范圍

1、辦公耗材(行政類）等物料用品(含非資產類)：辦公耗材、辦公文具、

低值易耗品、保潔物料、行政類印刷制品、行政類廣告制品、常態化及標準化

行政材料設備、銷售類相關日常物品、活動類物品、生產及研發所需儀器、設

施設備及原料供給、包裝類、廣告宣傳類等相關物品。

2、物資采購標的金額5萬元以上（>5萬)，必須以年度采購形式進行采買,

簽訂年度合同.

3、根據其采購主體性質界定，大宗類商品及年度使用常規物品必須以年度

采購形式進行采買,建立公司戰略合作單位品牌庫,進行固定供貨,長期合作。

第八條由需求部門確定所申購物資的數量、規格、產品檔次及其他相關

要求。

第九條立項申請

申購部門填寫《立項報告審批表》，按權限逐級審批后，交由公司物資供應

部進行招標采購工作。需求部門在填寫立項審批表時，須明確提出招標單位資

質等要求、招標項目及招標內容、數量、詳細的規格參數技術要求和方案等。

物資供應部按領導簽批后日期進行相關采購工作.根據物資采購項目的內容，主

要分為以下三大類內容：

第一類,行政類，相關立項應包括相關采購物品名稱、使用用途、規格型號、

配置、物品的技術參數、數量、顏色、檔次、到位時間等具體要求.

第二類，銷售類，相關立項應包括相關活動或采購物品名稱、活動方案、

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具體實施清單內容、使用周期、使用部位、規格型號、配置、具體物品的技術

參數、數量、顏色、檔次、進場時間、樣品樣板等具體要求。

第三類，生產研發類，相關立項包括需采購項目或材料設備的名稱、招標

采購項目的具體內容、使用部位、規格型號、配置、資質要求、具體圖紙要求

的技術參數、數量、顏色、檔次、進場時間和樣品樣板等具體要求。

所提供需求方案須經需求部門負責人簽字確認。立項完成時間以具體簽批

時間為準。對于需求部門的需求計劃，需求部門須在每月的25號之前提供經審

批后的次月的采購項目計劃，并提報至物資供應部.

第十條物資采購的審批權限及審批流程（月度及年度類）

1、行政類申購：

（1）月度：申購/需求部門于每月25日前根據上月月度使用量提報次月需

求量并填寫《物料采購需求月度計劃表》→部門負責人提報→分管領導審核→

人事行政經理審批→行政資產管理員匯總并填寫《物料采購匯總申請表》→人

事行政經理簽字確認→存檔→資產管理員填寫《物料采購（行政類）審批表》

→人事行政經理審核→人事行政總監審批→人事行政部按年度合同實施采購、

驗收并按季度辦理相關結算手續→物品登記、領用、發放。

(2）年度：人事行政部根據上年度物資使用情況,預估使用量及出具預算金

額,按《招投標管理制度》及流程執行操作。

人事行政部由經辦人/行政資產管理員填寫《立項報告審批表》→部門負責

人提報→人事行政總監確認簽字→總經理審批→人事行政部接收。

2、銷售類申購

(1）月度:銷售部/相關需求部門經辦人填寫《資產購置審批表》→部門負

責人提報→分管領導確認簽字→總經理審批→物資供應部接收。

（2）年度：按《招投標管理制度》及流程執行操作。

銷售部填寫《立項報告審批表》并提供已確定標準的銷售活動方案及材料

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清單→部門負責人提報→分管領導審核簽字→物資供應部確認簽字→總經理審

批→物資供應部接收。

3、生產研發類申購

（1）月度:生產部、研發部經辦人填寫《資產購置審批表》→部門負責人

簽字提報→分管領導審核簽字→總經理審批→物資供應部接收。

（2）年度：按《招投標管理制度》及流程執行操作。

生產部(車間）及研發部填寫《立項報告審批表》并提供已確定標準物品、

設備、原料清單及詳細參數明細和相關要求→部門負責人提報→分管領導審核

→物資供應部確認簽字→總經理審批→物資供應部接收。

第十一條物資采購立項時間完成要求

1、行政類（行政部門申購立項)

緊急類(立項簽收完成時間至少在需求時間的提前2天完成）

加急類（立項簽收完成時間至少在需求時間的提前5天完成）

常規類（立項簽收完成時間至少在需求時間的提前7天完成）

2、銷售類（銷售部門申購立項）

緊急類（立項完成時間至少在需求時間的提前3天完成）

加急類(立項完成時間至少在需求時間的提前5天完成）

常規類（立項完成時間至少在需求時間的提前7天完成)

3、生產研發類（生產部門/研發部門申購立項)

緊急類（立項完成時間至少在需求時間的提前5天完成）

加急類(立項完成時間至少在需求時間的提前10天完成）

常規類（立項完成時間至少在需求時間的提前15天完成）

第十二條物資采購屬性劃分

固定資產與低值物資的界定:

1、單件本值（原值)金額在5000元以上為固定資產；單件本值（原值）金

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額在5000元以下為低值易耗品。

2、可循環使用,且物品使用生命周期為一年（含)以上的為固定資產；不可

循環使用,且物品使用生命周期一年以下的為低值易耗品。

第十三條供應商的考察、征召、資格審查和選擇、確定

1、供應商的資格要求：入選企業必須是行業或區域綜合實力較強、規模大、

企業資質及信譽度高。

2、供應商的征召：年度供應商的征召由需求部門、物資供應部、相關聯

部門人員按照‘背靠背’原則,分別通過電話黃頁、網絡搜索、人脈推薦等方式

搜索至少3家及以上單位.由物資供應部負責人聯合需求部門負責人、關聯部門

負責人共同對其搜索單位的資質、實力、企業信譽度、商務經營資料等進行調

查。

3、供應商的資格審查：

（1)根據聯系情況由需求部門及物資供應部確定須考察的單位,并組織由

征召小組部門人員所組成的考察小組，必要時邀請相關部門人員參加,對供應商

進行考察；考察小組考察完畢后對供應商進行篩選、優選，剔除不符合要求的

單位，物資供應部填寫《入選單位基本情況表》。

(2)物資供應部根據調查了解情況聯系確定須約見的單位，征召供貨商至公

司進行現場談判.

4、入圍供應商的最終確定：根據考察情況、供貨商資質、信譽度等方面,

由需求部門、物資供應部門聯合對所有入圍供貨商進行現場商談、報價，根據

‘質量、價格、服務’三方面對其標的進行競價評標。物資供應部填寫《采購

競價表（含緊急類)》，將最終談價定標結果報總經理審批執行或直接由董事長/

總經理根據實際情況指定供貨商.

第十四條合同的簽訂

1、公司采購的項目，由物資供應部根據總經理/董事長最終審批結果，按

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權限逐級報批合同。

2、由公司負責采購的生產原料中，屬于公司自用的原材料由公司直接與供

應商簽訂供貨合同,屬于供應給第三方的原料或由第三方代為購買的，必須簽訂

代購代扣代付的三方協議，包括：貨物驗收、結算辦理、各種單據的管理.

第四章單項采購

第十五條單項采購的定義

單項采購是指對單項（批次）申報物資的采購。單項采購包含但不限于:各

公司的辦公及生產設備、辦公軟件（管理ERP軟件）、大型家具、服裝、電器、

車輛、生產所需單件設備或單批原料等非標準化的生產研發材料等采購。

第十六條單項采購立項

1、單項采購立項同年度采購立項。

2、生產及研發原材料采購:

由生產、研發部經辦人填寫《資產購置審批表》并附上相關原材料明細→

生產、研發部負責人審核→主管/分管領導審核→總經理審批→物資供應部。

3、辦公家具、家電、公司設施設備類：

申購/需求部門每月10日前填寫《資產購置審批表》→申購部門經辦人提

報→申購部門負責人審核→分管領導審批→人事行政部復核→總經理審批→物

資供應部

4、固定資產:

1）5萬元以內（含5萬元）的固定資產審批流程

申購部門填寫《資產購置審批表》→分管領導審批→人事行政部意見→總

經理審批→物資供應部

2)5萬元以上的固定資產購置或其他非固資類物品采購以及所有車輛的購

置經總經理審批后還須報董事長審批。

第十七條單項采購工作流程

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1、詢價

（1）預算金額1萬元以下（含1萬元）的單項采購，由申購需求部門至少

一名員工、物資供應部一名專員（共計2名)分別提交至少3家供應商的最終報

價。

（2）預算金額1萬元—5萬元（含5萬元）的單項采購，由物資供應部2

名物資采購員（含部門負責人）協同需求部門兩名員工(含部門負責人）（共計4

名)按‘背靠背’原則，分別通過網絡、平面媒體等方式搜索5家以上合格單位

（特殊情況下搜尋至少不低于3家單位)，由四名相關詢價人員分別提交供應商

的最終報價，需求部門負責人及物資供應部負責人審核簽字后提交至總經理，

由總經理篩選出至少三家合格供應商后進行簽批.

2、定價

由物資供應部及需求部門負責人主持，1名物資采購員及需求部門2名員工，

共5人參與,嚴格按照‘公平、公正、公開’原則進行現場談判，比價、談價,

定標。由物資供應部制作填寫《單項（批次）項目定價審批表》，需求部門及物

資供應部共同出具評標意見，報總經理審批。

3、預算金額5萬元以上的單項采購，按年度采購方式進行。

4、對已經確定供貨商且標的總定價為5萬以下（含5萬)物資(IT產品及其他周

期時令產品除外)，一個月內再次申購的，經總經理審批后直接按前定標價格進行采購。

第十八條采購驗收

1、物資供應部、需求/立項部門、儲運部根據定標資料,進行合同簽訂、采

購、三方驗收并辦理相關結算手續。

2、原材料物資的驗收，按驗收三原則執行，生產及研發部原材料由生產部、研

發部、質量管理部三部門進行聯合驗收。

第十九條采購跟蹤

1、為確保供方交貨準時，物資供應部應及時關注貨品供給情況并跟催到位。

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2、采購物資因故不能或無法按時采購到貨時，物資供應部應及時通知各需

求部門,以便其及時采取其他應對措施。

第五章緊急采購

第十九條議標

由于特殊原因，事務緊急，為快速推進工作及時完成工作而不能按正常程

序實施詢價、評標、定標,需議標的項目須按下列程序進行：

1、議標審批適用范圍:因某種原因目前符合公司要求或可滿足物資采購需求

的供應商有且僅有一家（不滿足評標、招標條件），此類商品市場供貨商資源匱乏.

2、車輛采購由公司物資供應部負責人及人事行政部等相關人員共同到該品牌

的4S店或總代理詢價、議價,詢價范圍不局限于地區。

第二十條現金采購及聯合現場采買模式

原則上公司所有物資、物料、設備采購不允許進行現金采買，均采用‘到

送支票、商業承兌匯票、公對公轉賬、電匯’等方式進行支付。

現金采購只適用于公司緊急、重大事務或由董事長/總經理授權指定事務。

因緊急采購需用現金采購及現場采買的項目須填寫《現場采購詢價記錄表》并

按下列程序進行:

1、預算金額2000元以下（含2000元)緊急采購至少由申購需求部門一名

員工、物資供應部1名員工,2名以上人員進行現場聯合詢價，并取得不少于兩

家供應商的現場最終報價，‘同型號、同品牌、同質量者'，選取報價最低的供

應商進行購買。并將現場詢價的相關供貨商相關信息（單位名稱、聯系方式、

聯系電話、企業地址等）做好登記，由物資供應部負責人和需求部門負責人共

同對其真實性復核后，在《現場采購詢價記錄表》上由三方簽字確認(詢價人員、

物資供應部負責人、需求部門負責人).

2、預算金額2000元以上，5000元以下（含5000元）的現金采購，必須由

需求部門2人、物資供應部1人共同參與,原則上現場采買至少須在3家及以上

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供應商有效最低報價的基礎上形成統一意見后進行采購.采購后由三方（詢價人

員、物資供應部負責人、需求部門負責人）在《現場采購詢價記錄表》上簽字

確認.

3、預算金額5000元以上,10000元以下(含10000元）的現金采購,必須由需

求部門2人以上、物資供應部1人（其中1人必須為部門負責人）共同參與，原則

上現場采買至少須在3家及以上供應商有效最低報價的基礎上形成統一意見后

進行采購。采購后由三方（詢價人員、物資供應部負責人、需求部門負責人)在

《現場采購詢價記錄表》上簽字確認。

第六章采購紀律

第二十一條采購系統以外的任何人員不得干預采購工作.

第二十二條參與采購工作的各部門獨立運作，禁止相互串通、干預。

第二十三條所有參與采購工作的人員不得接受供應商的任何宴請、饋贈，

不得與供應商發生任何經濟往來。

第二十四條所有參與采購過程的人員須嚴格保守機密,應對有關采購信

息承擔保密責任，不得泄密、公開。

第二十五條相關采購人員必須注意保存并慎重地使用在履行工作職責時

所獲取的資料，嚴禁以此謀求任何個人利益，嚴禁以有損于公司利益的方式濫

用上述資料.

第二十六條凡違反采購紀律的，一經發現，將根據情節輕重給予相關當

事人人及主要負責人降職、降薪、免職、開除處理，情節嚴重者還將移交司法

機關追究其刑事法律責任。

第二十七條各類采購招標原始資料必須歸檔，同一記錄，按月度進行匯

總總計，建立臺賬，并存檔入庫。

第七章附則

第二十八條本制度自下發之日起執行。如有以往規定與本制度不一致的，

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以本制度為準.

第二十九條本制度由人事行政部及物資供應部負責解釋。

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二零一六年九月二十二日

附件1:《現場采購詢價記錄表》

附件2:《單項（批次）項目定價審批表》

附件3：采購競價表（含緊急類):。xlsx

附件4：入選單位基本情況表。xlsx

附件5：物料采購需求月度計劃表.xlsx

附件6：物料采購匯總申請表.xlsx

附件7:物料采購（行政類）審批表。xlsx

附件一：

現場采購詢價記錄表

排

序

單位

名稱

單位

地址

聯系人

（姓名、

電話）

首次

報價

最終

報價

企業情況簡報

（規模、業績）

備注

1

2

3

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4

5

需求部門負責人：物資供應部負責人：詢價人員：

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附件2：

《單項（批次）項目定價審批表》

制表日期：

序

號

采購項目

名稱

數量

單位名稱單位名稱單位名稱

備

注

聯系人及

聯系方式

聯系人及

聯系方式

聯系人及

聯系方式

金額（元)金額(元)金額(元）

1

2

3

4

5

擬建議中標單位

詢價人員(5名)

需求部門意見

物資供應部意見

總經理審批