公文附件格式要求

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公文和說明標注位置、格式及的處理

日常公文寫作過程中，公文是文秘人員經常碰到的問

題。筆者在教學工作中也發現，相關文獻中，對和說明所在

位置、標注格式以及所帶的如何處置，要么語焉不詳，要么

大而統之，孰是孰非，給工作實踐帶來諸多困惑。

一、公文本身所附的正確位置

"國家行政機關公文格式"〔下簡"格式"〕中提出：“公文

如有，在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標識“〞，

后標全角冒號和名稱。如有序號使用阿拉伯數碼(如“：1．×

××××〞)；名稱后不加標點符號。應與公文正文一起裝訂，并

在左上角第1行頂格標識“〞，有序號時標識序號；的序號

和名稱前后標識應一致。如與公文正文不能一起裝訂，應在

左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識(或帶

序號)〞。

上述表述中對的表述，實際上暗含兩個概念：一個是說

明，一個是本身。前半段實際上是講公文有時在正文下所標

注的說明的標注要求，總體來說還比擬明確；而后一段話，

主要講本身的標注問題，在講述本身的標注問題時，細分為

兩種情況：一種是本身與公文主件一起裝訂的情況，一種是

本身與公文主件不能一起裝訂的情況。后一種情況，實際上

就是一份獨立的文書，"格式"中對其標注的方法也是比擬明

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確的。關鍵是第一種情況，"格式"中要求“應與公文正文一

起裝訂〞，在這里“公文正文〞一詞容易引起一定歧義。因

為根據"國家行政機關公文處理方法"〔下簡"方法"〕及"格式"

中相關規定，公文的“正文〞是公文“主體〞的一個組成因

素，如果理解為“說明〞放在“公文正文〞之后是妥當的，

但如果本身放在公文正文之后，顯然不好操作。

也正因為以上的概念性模糊，在實踐中，本身與主件一

起裝訂的情況，本身所在的位置通常就能見到以下兩種：一

是本身附在公文的版記之后。二是本身附在公文生效標識印

公章之后〔有附注時在附注之后〕，且從下一頁頂行標識。

對這兩種位置的設定，不少著作中要么是"格式"中的原

文照抄，要么是見仁見智，自由發揮：有的認為二者皆可，

有的認為只能取第二種。因此很有必要查根問據，統一規X。

"方法"第十條規定，“公文一般由秘密等級和XX期限、緊急

程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、

正文、說明、成文日期、印章、附注、、主題詞、抄送機關、

印發機關和印發日期等局部組成〞，"格式"中也提出從公文

正文中抽出的應該是“放在公文生效標識印章之后〞。所以

從表述的邏輯順序上講，可以毫無疑義地判斷，本身必然放

在公文的主體之后，即“附注〞之后，至于是否另轉下頁開

場標識，不少人也很模糊，其實如果細讀"格式"中“應與公

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文正文一起裝訂，并在左上角第1行頂格標識‘’〞，這個

問題就昭然假設雪，理應轉下頁標識，而不是緊隨附注之后。

所以"公務員考試公文寫作答疑"中提出，“新"方法"十條

規定中，把‘’一詞置于‘附注’之后、‘主題詞’之前，

這種排列的本身就告訴我們一個應當注意的問題，即公文的

一般應與公文的主體一體裝訂，公文的版記要置于之后，以

保證公文正文與的完整一體性，不少機關或單位把公文的版

記即文尾置于公文正件之后、之前，形成主、附兩別離的做

法，是不正確的〞。這種說法應該是具有權威性的，也是符

合實際情況的。

那么，為何長期以來出現了本身標注位置的混亂，筆者

認為原因有二：一是"方法"和"格式"中的相關表述不太到位，

比方在"方法"中對“說明〞和“〞是分開解釋的，而"格式"中

那么將二者合在一起統放在“公文正文〞之后表述，這就容

易引起歧義，所以宜于按照其應在位置將“說明〞和“〞分

開表述；二是不少文秘工作者認為，如果將本身附在公文主

體之后，有時可能某一頁當中，正文只有一、兩行，加上“說

明〞和生效標識、簽發日期、附注等公文主體要素，下面留

白太多，于是便自作聰明，將公文的版記局部提前標注了。

二、及說明的標注格式需要規X

如前所述，的位置確定之后，但本身如何標注，因為缺

少明確規定，所以實踐中往往也是各行其是。"格式"中規定

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“在的左上角第1行頂格標識‘’，有序號時標識序號〞，

但這種規定過于原那么。標注時存在兩個需要規X的問題：

一是在標識模式上，是“‘’+冒號+名稱〞模式，還是“‘’

+冒號〞為一行，“名稱〞換行居中。二是“〞2字、名稱字

號、字體的問題，似乎在"格式"中均未做明確規定。

筆者認為，既然作為公文主體的一個組成局部，其標注

的格式除了明文規定之外，一是在字體、字號上應該遵循“正

文用3號仿宋字〞的規定，與“說明〞的標識字體、字號一

樣，而不應再生枝節，至于像有些教科書上講“〞2字用黑

體的說法，缺少權威支撐。二是標注時應該強調采用“+冒

號+名稱〞的格式，以與“說明〞的標注格式一樣，而不是

其他。

此外，當名稱較長需要回行時，應該參照“抄送機關〞

的標識方法，回行時與冒號后內容對齊，這一點在"格式"中

未加說明。同樣，說明的標注上，關于這一點也應該按照“抄

送機關〞的標識回行方法執行。

三、的處理方法

在實踐工作中，不少公文的正文也有，這個“〞應附于

何處、如何標注，也是困惑不少文秘工作者的一項工作。筆

者接觸到的處理方法主要有：一是參照公文主件與的位置關

系及標識方法進展安排。二是簡而化之，在的正文中用括號

標注為“略〞等。對于第二種方法，從公文的完整性上來說，

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是不符合要求的。而第一種方法帶來的結果是：公文主件的

如只有一件，那么此標注為“〞，而如本身所帶的為兩件，

那么按此方法必然標注為“1〞、“2〞，這樣在同一個文件

當中，就出現了“〞、“1〞、“2〞，這樣的標注既不規X，

同時也容易讓人摸不著頭腦，搞不清誰是誰的。試看一例：

×××教育局關于印發"×××市師X生考核方案"的通知

各縣〔市、區〕教育局：

現將"×××市師X生考核方案"印發給你們，請結合各地區

實際情況，貫徹執行。

："×××市師X生考核方案"

二○○八年二月八日

：×××市師X生考核方案

××××××××××××〔"方案"正文〕……。

1："×××市師X生入職考核細那么"

1：×××師X生入職考核細那么

×××××××××〔"細那么"正文〕……。

這種的標識給人的感覺眼花繚亂，不夠明晰。那么如何

處理這個問題，筆者認為可以通過兩個途徑來解決：一是效

仿國務院辦公廳所發公文實例，從的使用X圍來進展完善。

"格式"條文釋義規定：所附內容主要包括一些圖表、和規定

等。因此可以這樣理解：一般來說圖表和本身不帶，那么有

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可能本身帶有的只有“規定性公文〞，而“規定性公文〞通

常都是以轉發、印發、報送等名義發布的，此時公文的主件

僅僅是個包裝或外殼而已，而公文的實體就是這些“規定性

公文〞。試看一例：

國務院辦公廳關于轉發人力資源社會保障部財政部

城鎮企業職工根本養老保險關系轉移接續暫行方法的

通知

各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直

屬機構：

人力資源社會保障部、財政部"城鎮企業職工根本養老保

險關系轉移接續暫行方法"已經國務院同意，現轉發給你們，

請結合實際，認真貫徹執行。

二○○九年十二月二十八日

"城鎮企業職工根本養老保險關系轉移接續暫行方法"才

是此篇公文的主體和實質〔也有學者干脆就稱之為主件，當

然這種稱呼有待商榷〕，此公文的主件“人力資源社會保障

部、財政部"城鎮企業職工根本養老保險關系轉移接續暫行方

法"已經國務院同意，現轉發給你們，請結合實際，認真貫徹

執行。〞，僅僅是起到轉發的作用。這個觀點是站得住腳的。

如果這樣，的的標注問題就迎刃而解了。秘書學界有一個約

定俗成的習慣：但凡正文中已經提及名稱的，正文下面就不

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再加注“說明〞，以使整個公文更為簡潔。此等做法，國務

院、國務院辦公廳所發的公文均為如此，是有事實依據的。

因此，對于日常公文寫作過程中出現的的標注完全可以按此

方法來解決。諸如第一例，公文可以標注為：

×××教育局關于印發"×××市師X生考核方案"的通知

各縣〔市、區〕教育局：

現將"×××市師X生考核方案"印發給你們，請結合各地區

實際情況，貫徹執行。

×××市師X生考核方案

二○○八年二月八日

×××市師X生考核方案

××××××××××××〔"方案"正文〕

1："×××市師X生入職考核細那么"

1：×××師X生入職考核細那么

×××××××××〔"細那么"正文〕。

這樣就能有效防止兩重標識不準和關系混亂的現象，使

公文的主體與以及與的之間的關系更為明晰。

除此而外，筆者認為，可以根據的的重要性分而行文。

比方像上例中"×××市師X生考核方案"與"×××市師X生入職考

核細那么"，實那么是兩件均十分重要的事務文書，×××教育

局作為主管單位，完全可以以兩個通知的形式，分而行文，

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如果硬性采取這種層層嵌套的方式，必然是自縛手腳，同時

也是不盡規X的。

總之，的位置、規X標識以及特殊情況的處理除了需要

文秘工作者不斷總結完善并大力踐行之外，還期待于國家權

威部門對相關事項進展規X性解釋或法律化修訂，這樣更能

有利于公文寫作的安康開展，改變目前各行其是的現狀。