書信格式模板正確格式

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關于書信的格式

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如意！

一、書信概述

我國歷史文化悠久，是有名的禮儀之邦，人們的

社會產交往和思想感情交流，大多通過一定的禮儀形

式和一定的文化活動方式來進行。在實際生活中，每

個人都經常使用到一系列的應用文，如傳統的書信、

名片、柬貼、啟事、題詩題詞、對對聯等，現代的如

電報、傳真、特快專遞、電子郵件等。這些應用寫作

包含著豐富的禮儀內容，具有中華民族濃厚的文化色

彩。

書信是一種向特定對象傳遞信息、交流思想感情

的應用文書。“信”在古文中有音訊、消息之義，如“陽

氣極於上，陰信萌乎下”（揚雄：《太玄經·應》）；另外，

“信”也有托人所傳之言可信的意思，不論是托人捎的

口信，還是通過郵差郵遞的書信，以及近年出現的郵

寄錄音帶、錄像帶、電子郵件等都具有這種含義。用

語言文字向特定對象傳遞信息和進行思想感情交流的

信，一是有運用文字述說事情原委和表達自己思想感

情的能力；二是具備相應的書寫工具；三是有人進行

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傳遞。親筆給親戚朋友寫信，不僅可以傳達自己的思

想感情，而且能給受信人以“見字如面”的親切感；科

技不斷進步，又相繼出現了電話、電報、郵寄錄音帶、

錄像帶、電子郵件等交流信息的手段，可以預見，未

來電子郵件這一新興的手段會被越來越多的人運用。

隨著社會的發展，人與社會的關系也在進行重新建構，

書信的運用除傳統用法，即公函私函之外，一個新的

發展動向便是原先私函類中因為個人需要而向政府機

構、企事業單位、知名學者等個人所發的事務性的信

件，這一類信件的使用量逐漸增多，值得注意。我們

將其稱為個人公文。

另外，在古代書信作為主要的通信來源，它不僅

僅傳達著國與國的文化交流，同時也傳遞著人們思想

的情懷（對家鄉父老、對愛人、對朋友...）。還起到了

報平安的深層含義。

二、書信的構成

書信由箋文及封文兩部分構成。

箋文即寫在信箋上的文字，也就是寄信人對收信

人的招呼、問候、對話、祝頌等等。箋文是書信內容

的主體，書信的繁簡、俗雅及至其他方面的風格特征，

幾乎都由內容主體決定。

封文即寫在信封上的文字，也就是收信人的地址、

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姓名和寄信人的地址、姓名等等。封文是寫給郵遞人

員看的，使郵遞人員知道信從哪里來，寄往哪里去；

萬一投遞找不到收信人，還能將信退給寄信人。完整

的書信應該是箋文封文俱全，并且將箋文裝入寫好封

文的信封內，然后將口封好付寄的。

三、書信的寫法

書信雖然是一種個人性很強的運用文，寫法上也

比較靈活，但書信還是應該遵循一定的要求，最基本

的可概括為以下二點：（—）必須合乎規范書信寫

作規范突出地表現為兩個方面，一是書寫格式的規范，

二是書信語言的禮儀規范，這兩種規范都必須嚴格遵

守，否則就會出亂子，鬧笑話。（二）言之有物，通情

達理“信”字本身含有信任之義，這要求書信不論寫給

誰看，所述之事都要實在，所表之情都要率真，所講

之理都要通達。

書信的格式

書信歷史悠久，其格式也幾經變化。今天，按通

行的習慣，書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、

結尾、署名和日期。

1．稱呼

也稱“起首語”，是對收信人的稱呼。稱呼要在信

紙第一行頂格寫起，后加“：”，冒號后不再寫字。稱

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呼和署名要對應，明確自己和收信人的關系。（具體可

參見第四編《應酬稱謂》）稱呼可用姓名、稱謂，還可

加修飾語或直接用修飾語作稱呼。這里簡要說明幾條

細則：

（1）給長輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫

名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等；親戚關系的，就

寫關系的稱謂，如“姨媽”、“姑媽”等。對非近親的長

輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。

（2）給平輩的信。夫妻或戀愛關系，可直接用對

方名字，愛稱加修飾語或直接用修飾語，如“麗”、“敏

華”、“親愛的”等；同學、同鄉、同事、朋友的信，可

直接用名字、昵稱或加上“同學”、“”，如“瑞生”、

“老紀”、“小鄒”、“三毛”等。

（3）給晚輩的信。一般直接寫名字，如“樂毅”、

“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上輩分稱謂，如“李

花侄女”等；亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒

子”等。

（4）給師長的信，通常只寫其性或其名，再加”

老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。

對于十分熟悉的師長，也可單稱“老師”、“師傅”。假

如連名帶姓，在信首直稱“孫松平老師”、“王達夫師

傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對于學有專長、德高

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望重的師長，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴

老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。為鄭重起

見，也有以職務相稱的，如“董教授”、“陳大夫”、“佟

工程師”等。

（5）給一個單位或幾個人的信，又不指定姓名的，

可寫“們”、“諸位先生”、“xx等”等。給機關

團體的信，可直接寫機關團體名稱。如“xx委員會”、

“xx公司”。致機關團體領導人的信，可直接用姓名，

加上“”、“先生”或職務作稱呼，亦可直接在機關

團體稱呼之后加上“領導”、“負責”、“總經

理”、“廠長”等。

如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應上下并

排在一起，也可一前一后，尊長者在前。

上述五種場合，有時還可按特殊對象，視情況加

上“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等形容詞，以表示

敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱“尊

敬的”，反而顯得見外，對無特殊關系的年輕女性貿然

稱呼“親愛的”，那就有失檢點了。

2．正文

正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行

為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人

的關心。問候語最常見的是“您好！”“近好！”依時令

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節氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節愉快！”

問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。

問候語之后，常有幾句啟始語。如“久未見面，別

來無恙。”“近來一切可好？”“久未通信，甚念！”之類。

問候語要注意簡潔、得體。

接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信

人要說的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭

謝、致賀、請托、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論

證等。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白

寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同

時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略

得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。

3．結尾

正文寫完后，都要寫上表示敬意、祝愿或勉勵的

話，作為書信的結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致

敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝愿的話可因人、

因具體情況選用適當的詞，不要亂用。（可參見下節《常

用書信用語》的“祝頌語”。）

結尾的習慣寫法有兩種：

（1）在正文寫完之后，緊接著寫“此致”，轉一行

頂格或空兩格寫“敬禮”。

（2）不寫“此致”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、

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“安好”、“健康”、“平安”等詞，一定要另起一行空兩

格，不得尾綴在正文之后。也可以在正文結尾下另起

一行寫“祝你”、“敬祝”，再空兩格寫上“安好”、“健康”

等。

4．署名和日期

在書信最后一行，署上寫信人的姓名。署名應寫

在正文結尾后的右方空半行的地方。如果是寫給的親

屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，

后邊寫名字，不必寫姓。如果是寫給組織的信，一定

要把姓與名全部寫上。而在署名之后，有時還視情加

上“恭呈”、“謹上”等，以示尊敬。上述自稱，都要和

信首的稱謂相互吻合。

日期一項，用以注明寫完信的時間，寫在署名之

后或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤

其是在旅途中寫的信，更應如此。

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