會(huì)議接待

會(huì)議接待工作流程

一、會(huì)前準(zhǔn)備工作

（一）會(huì)議確認(rèn)

1.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主題等，擬寫會(huì)議通知，制作邀

請(qǐng)函發(fā)參會(huì)人員并確認(rèn)。

2。確認(rèn)、落實(shí)會(huì)議日程及議程安排，擬寫會(huì)議接待方案。

3。召開會(huì)前動(dòng)員會(huì)，部署具體工作和責(zé)任人，并根據(jù)大家意見完善

接待方案。

4。確認(rèn)、訂購客人往返車（船、機(jī))票,并以短信或函件形式發(fā)對(duì)方確

認(rèn)。

5。根據(jù)會(huì)議需要,邀請(qǐng)相關(guān)媒體參會(huì).

(二)車輛準(zhǔn)備

根據(jù)會(huì)議日程安排，確認(rèn)參會(huì)人員的接送時(shí)間、地點(diǎn)、路線,準(zhǔn)備車（船、

機(jī)）牌，并告知綜合管理部.駕駛員提前做好車輛清潔，檢查車輛性能，接

待過程中注意言行舉止,做到安全、文明駕車。

（三)會(huì)議準(zhǔn)備

1.食宿安排

根據(jù)會(huì)議日程,安排參會(huì)人員住宿賓館、就餐地點(diǎn),并將信息反饋給對(duì)接

人員，業(yè)務(wù)招待需按照公司規(guī)定填寫《業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)單》.

業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)單

部門日期申請(qǐng)人

事由

費(fèi)用額度來客人數(shù)

招待物資

申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人意見綜合部意見

審批人

2。資料準(zhǔn)備

根據(jù)會(huì)議具體要求，由專人準(zhǔn)備宣傳冊、領(lǐng)導(dǎo)名片、歡迎PPT、匯報(bào)

PPT、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、嘉賓發(fā)言稿、導(dǎo)引牌、便簽紙、簽字筆及其他展示材

料.

3.資金準(zhǔn)備

根據(jù)簽報(bào)中費(fèi)用預(yù)算,專人領(lǐng)用，專人分配,專人報(bào)銷。

4.物資準(zhǔn)備

各部門提前告知綜合管理部所需領(lǐng)用的物資種類和數(shù)量。物資領(lǐng)用堅(jiān)

持合理、節(jié)約的原則.

物資領(lǐng)用清單

招待用煙招待用酒禮品

品名數(shù)量用途品名數(shù)量用途品名價(jià)格用途

5.會(huì)場布置

根據(jù)會(huì)議需要，準(zhǔn)備橫幅、水果、樣品、席卡、指引牌、會(huì)議簽到簿、

面巾紙、礦泉水、綠植、煙灰缸、會(huì)場音樂（以鋼琴曲、薩克斯、輕音樂

為佳）、X展架、試驗(yàn)演示裝置等,并在會(huì)前調(diào)試投影儀、音響、話筒、相機(jī)、

錄音設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)線，準(zhǔn)備必要足夠的電源插座，檢查照明設(shè)施是否完好.

會(huì)前清理會(huì)場衛(wèi)生，桌椅擺放整齊。會(huì)議布置工作應(yīng)在會(huì)議開始前半小時(shí)

完成，并提請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查。

6。會(huì)前預(yù)演

為確保會(huì)議成功舉辦，達(dá)到預(yù)期目標(biāo),大型會(huì)議、重要會(huì)議前應(yīng)排練主

要事項(xiàng)，并針對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)情況籌備應(yīng)急處理方案。

二、會(huì)中工作

1.入會(huì)導(dǎo)引

安排專人引導(dǎo)嘉賓入場.

2。會(huì)議簽到

根據(jù)需要,請(qǐng)參會(huì)人員在《會(huì)議簽到簿》上簽名。

3.引導(dǎo)就座

4.會(huì)場清潔

每間隔15-20分鐘續(xù)水一次，及時(shí)清理煙灰缸及果盤,保證會(huì)場清潔.

5.錄音錄像、拍照

6。根據(jù)會(huì)議進(jìn)程及時(shí)處理臨時(shí)性事務(wù)，并保持與場外服務(wù)人員對(duì)接。

三、會(huì)后工作

（一)會(huì)場整理

1。清潔會(huì)場

2.物品回收

3。整理會(huì)議資料

(二）安排就餐及返程

1。安排就餐

2。返程人員物資準(zhǔn)備

?禮品?會(huì)議材料

3.返程車輛安排

(三）根據(jù)需要，組織參會(huì)人員參觀、娛樂活動(dòng)

四、會(huì)務(wù)總結(jié)

1。擬寫總結(jié)簽報(bào)

2。召開會(huì)務(wù)總結(jié)會(huì)

3。擬寫新聞稿

4。資料整理

包括會(huì)議文件、照片、聲像、匯報(bào)材料等.