商務信函寫作格式

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商務溝通信函格式

篇一：商務溝通函模板

XXXX市XXXXXXXX商貿有限公

司文件

致：XXX食品股份有限公司由：XXXX市XXXXX商貿有限

公司收件人：XXX食品股份有限公司發件人：XXX

頁數：2頁傳真：

主題：溝通函日期：20XX年5月3日

關于XXX區域市場XXX食品XXXXX竄貨問題的溝

通函

XXX食品股份有限公司：

我司與貴公司合作以來，一直非常順利，非常感謝貴公

司對我司的支持與信任。我司在終端市場也一直遵守著貴公司制定的市場規則，

努力地完成任務，共同創造XXX食品的

銷售氛圍和利潤空間，最終實現互利雙贏。

然而，隨著市場的逐步發展，竄貨問題日益突顯，嚴重的擾亂了市場秩序，

極大地傷害了合作的感情，挫傷了做市

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場的信心和積極性。5月1日，我司協同貴公司xxx駐地業

務xxx共同查出了xxx市xx鎮一起xxxxxx惡性竄貨事件，具體情況如下：

1、4月份期間，我司下轄的xxx市場xxxxxxx市場需求

量突然間飽和，引起了我司的警覺和懷疑；

2、經多方走訪、調查，4月28日獲悉，我司二批商xxx

市xxx鎮xxx冷食批發正依xxxx元/件的價格向外銷售

xxxxxx，此價格比我司從貴公司直接發出的到岸價xxxx元/

件的價格還要便宜，并且xx冷食批發已有近一個月未從我

司訂貨；

3、5月1日，我司工作人員攜貴公司業務xxxx進入xx

冷食批發倉庫內看到，xxxxxx約1000件，以xxxx和xxx居

多；

4、這些商品的外包裝箱上的滾碼顯示為1005，經查系

xx區域的貨（照片詳見附件）。

竄貨問題一直有，并大有愈演愈烈之勢。其他區域為了

沖量，不計后果的將該商品以超低價竄入xxx市場，不僅嚴

重擾亂了市場價盤，打破了正常的市場秩序，更大的傷害我司和其他二批商的

信心，并出現了對xxx品牌的質疑，一些

網點經銷商紛紛退貨，并揚言，今后不再做xxx了，價格太

亂了！致使近半年來我司花費大量的人力、物力剛建立起來的中小網點冷鏈市

場全部亂套，并嚴重影響了我司多年來積

累起來的信譽度，使我司損失特別慘重

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請貴公司盡快解決此事，以防時間愈長，惡劣影響俞遠再次感謝貴公司的

理解與支持。順祝商祺！

篇二：商務信函格式

商務信函格式

您的商務信函寫作能力直接影響到買家對您公司的評估。您給他的每一份

信函、郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實力，同

時，相信您也一定是用這種方式來評估和了解您的買家。所以，商務信函寫作

決定了您能否以專業的方式跟買家進行有效的溝通，在您的業務往來中占據著

舉足輕重的地位。

商務信函寫作前言

作為一家外貿出口企業，您必須經常跟您的國外客商打交道。因而，各種

商務信函的寫作成了您工作中的一個重要部分。您是否有這樣的感受，花費了

大量的時間和精力，對自己所寫的信件是否專業、是否符合通常的規范卻沒有

十足的把握。在本手冊里，我們將為您介紹商務信函寫作的基本知識和技巧，

相信對您的工作具有很高的參考價值。

商務信函的重要性

也許你會問“商務信函真的這么重要嗎”？

是的，答案是肯定的。

讓我們一起來看看以下的調查結果。

當買家和供應商從互相并不了解的基礎上開始進行業

務聯系時，買家通常是怎樣來評估跟他聯系的供應商的呢？

［參考全美最暢銷的貿易書籍

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“buildinganlmport-exportbusiness”］以下5個方面是買

家最關心的：

供應商如何回復買家的郵件？

供應商網上的簡介和/或目錄是否做得專業？

當買家詢問信息時，供應商是否完整答復所有問題？

供應商的信頭是否寫明了公司地址和傳真號碼？

供應商如何答復買家提出的要求？

供應商多久做出答復？

供應商是否愿意對產品進行修改？

買家詢問多個問題時，供應商是否答復所有的問題？

供應商的信用如何？

供應商的銀行信用記錄如何？

供應商銀行帳戶開立的年數？

大致的通常收支情況？

銀行給供應商的貸款額度？

銀行對供應商的帳戶情況是否滿意？

供應商貿易往來的信用如何？

合作者與該供應商的合作年數？

供應商可承受多大的定單？

交貨是否及時？

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是否能準確地完成定單？

供應商是否使用了標準質量管理認證體系？

比如Iso9000、Iso14,000（環境）、

hazardAnalysisatcriticalpoints

（適用于出口美國的海產品）

由此可見，您的商務信函寫作能力直接影響到買家對您

公司的評估。您給他的每一份信函、郵件或者傳真，都代表

著您公司的形象，顯示您公司的水平和實力，同時，相信您也一定是用這種方

式來評估和了

解您的買家。所以，商務信函寫作決定了您能否以專業

的方式跟買家進行有效的溝通，在您的業務往來中占據著舉

足輕重的地位。

商務信函的基本結構

傳統信件

這里我們介紹一種商務信函中最通用的格式一齊頭式。

主要特征就是每行均從左邊頂格寫，常常采用開放式的標點方式，即除了信文

部分，其它部分在必要時才使用標點。信中各段落之間均空一行。

1、信頭Theheading

信頭就是指書信中發信人的地址和發信的日期等。

通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包

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括發信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統信件時，直接使用這

種信箋紙就可以。

2、編號（寫信人的名字縮寫）和日期

Thendernameandthedate

這部分內容是為了方便今后查詢信件用的。

3、圭寸內地址Theinsideaddress

這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地

址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫出。另外，如果不

是完全公事化的書信往來，或者已經從公事的關系漸漸發展成為帶有私人性質

的友好信件往來，由于稱呼這一欄的內容已經說明了收信人的身份，所以可以

不必填寫封內地址。

4、事由Thesubjectheading

事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點，讓人不必讀完

全信才了解到信的內容。所以事由要寫得簡明扼要。

5、稱呼Thesalutation

指對收信人的一種稱呼。

較常使用的有Dearsirs,Dearmadam,,。稱呼后面的標點，一般

使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。

6、開頭語Theopenntences

開頭語沒有統一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，

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主題及簡單內容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要

求。開頭語一般與正文分開，自成一節，要求簡單明了。

7、正文Thebodyoftheletter

信的主體。一封信件的優劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在后面繼

續討論寫作商務信函的一些技巧、規則。

8、結尾語Thecomplimentaryclo

結尾語一般用來總結文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來

信來函定貨”，“答復詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束

后，另起一段寫結尾語。

9、結束語Thecomplimentaryclo

結束語是結束信函時的一種客套，應該與前面的稱呼相呼應。例如：

“sincerely,”“bestRegards,”or“YoursTruly,”.

結束語寫在結尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，后面加逗號。

10、簽名Thesignatrue

寫在結束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統的信件，寫信人最好

親筆簽上您的名字，因為用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通

函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發信人的職位。

11、附件enclosure