行政專員工作內(nèi)容

行政專員的主要工作職責：

一行政管理工作

1.制度建立與完善：根據(jù)公司發(fā)展的實際情況，制定出合乎企業(yè)現(xiàn)狀的規(guī)章制度，知會各部

門及人員，收集合理化建議，并在企業(yè)發(fā)展中及時調(diào)整和完善，使制度更加規(guī)范和合理，提

高制度的可執(zhí)行性和有效性，切實可行地提高員工工作主動性和規(guī)范性。

2.部門溝通與人員協(xié)調(diào)：了解近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點及管理方面的思想。準確理解公司

領(lǐng)導意圖、做好上情下達的工作。以主動謙虛的態(tài)度與其他部門人員充分溝通，盡可能及時

了解各項業(yè)務(wù)的進展情況，并將信息及時整理反饋給公司領(lǐng)導，有效地協(xié)助上級推進工作。

在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，建立服務(wù)意識。

3.績效考核：全面了解，評估員工工作績效，發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，提高公司工作效率，考核范圍

為公司全體員工。考核原則是通過考核全面評價員工的各項工作表現(xiàn)，使員工了解自己的工

作表現(xiàn)與取得報酬、待遇的關(guān)系，獲得努力向上、改善工作的動力。使員工有機會參與公司

管理程序，發(fā)表自己的意見。考核目的、考核對象、考核時間、考核指標體系、考核形式應(yīng)

相匹配。以崗位職責為主要依據(jù)，堅持上下結(jié)合，左右結(jié)合，定性與定量考核相結(jié)合。考核

可采取上級評議、同級同事評議、自我鑒定、下級評議、外部客戶評議等。

二、日常行政事務(wù)處理

1.接聽電話接待來訪：接聽電話要使用文明用語，語言應(yīng)親切簡練、禮貌、和氣，公話嚴禁

私用，一律不得撥打信息臺；對來訪者要使用文明用語，熱情接待，要認真傾聽來訪者的敘

述。如未能及時有效地解決，應(yīng)做好相應(yīng)的記錄并跟進落實。

2.文件制發(fā)及檔案管理：文件制發(fā)后應(yīng)將文件內(nèi)容傳達到應(yīng)周知的相關(guān)部門和人員，并督導

落實。文件制發(fā)后，應(yīng)先分類整理再按要求進行歸檔，公司內(nèi)部綜合類檔案原則上以半年為

周期進行建檔。公司檔案管理的基本原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理；維護檔案的完整與安全；

便于公司和社會對檔案的有效利用。

3.例會組織與紀要：按要求安排好人員的座次及發(fā)言順序，發(fā)言要短小精悍，有效地利用時

間，討論實質(zhì)性的問題。與會人員均應(yīng)將手機設(shè)置為會議狀態(tài)。

4.車輛使用及管理：提高汽車使用率，合理使用，降低能耗。公務(wù)用車，公司領(lǐng)導人員在市

內(nèi)參加各種業(yè)務(wù)活動，派車接送；到外地出差，送到火車站或機場。公司其他員工遇有緊急、

重要公務(wù)或因路遠等必需用車的情況時可酌情批準派車。公司組織集體活動，酌情安排用車。

5.日常制度監(jiān)管：在現(xiàn)有的管理模式中，加大行政督導的執(zhí)行力度，有效地實施行政制度及

監(jiān)管，及時調(diào)整管理方式、方法，建立和諧的工作氛圍與高效運作的工作效率。

三、外部溝通

1.政府職能部門溝通：作為公司與政府部門溝通的窗口，我們應(yīng)以熱忱態(tài)度與政府部門建立

起真誠信任的關(guān)系，端正自己的位置，靈活處理。

2.合作伙伴溝通：要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準確理解對方的意圖、幫助進

行有效的溝通與傳達，但在處理事務(wù)時注意以公司利益為重。

3.注重禮尚往來：節(jié)日禮品、賀卡等，在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作

伙伴[客戶]的公司紀念日等），應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護與

合作伙伴的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒經(jīng)理并根據(jù)經(jīng)理要求為其安排與合作伙伴的

定期溝通活動或輕松的就餐，與合作伙伴建立經(jīng)常性的溝通。以促進彼此的了解與進一步的

合作。

行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、

不起眼的事務(wù)，但是行政工作在企業(yè)中的作用是不可小視的，所以也要求從事這個崗位工作

的人員要具備一定的職業(yè)素養(yǎng)。

從事行政專員所具備的素質(zhì)：

1.工作態(tài)度：必須對企業(yè)的背景、企業(yè)所在行業(yè)及市場的定位、企業(yè)行政管理系統(tǒng)及企業(yè)

文化有所了解。

2.工作技能：有電腦、外語、文筆、溝通技能、時間管理、壓力管理、情緒管理等方面的

能力。

3.業(yè)績方面：領(lǐng)悟上級主管的意圖，工作高效率，有服務(wù)意識，工作環(huán)節(jié)“零缺陷”。

愛實習網(wǎng)建議：

行政專員是每個公司所必須具備的崗位，以上所介紹的只是通常的工作內(nèi)容，當然具體事務(wù)

要根據(jù)各個公司的具體情況而定，但不會差的很多。在這里我們愛實習網(wǎng)也給廣大的大學生

朋友們提供一些工作心得：

1.跟上公司的主旋律，注意公司的發(fā)展趨勢；

2.尋求晉升空間，行政工作不是你最終想要的，積累了一定的經(jīng)驗，可以設(shè)法讓自己能夠勝

任更重要的職位，讓老板賞識你；

3.及時充電，你喜歡什么想學什么，那就馬上行動，買些書或者去圖書館看些書，這對自己

是有百益而無一害；

4.學歷并不代表能力，要適當?shù)馗脑熳约骸Ｒ婚_始的形象有好有壞，你可以多問下別人的看

法，試著改變自己；

5.有責任心，了解公司的企業(yè)文化，有創(chuàng)新意識。責任心固然重要，但工作的效率也很重要，

所以時刻準備挑戰(zhàn)工作出現(xiàn)的難題，想問題要全面；

6.制定工作和學習計劃，規(guī)劃自己的人生；

7.了解各部門的特點和習慣，針對性地做好材料的準備和溝通工作，可以加速公司決策的進

度。行政專員對員工要盡量關(guān)心和幫助，同樣老板其實也是普通人，人總會有不適，人總會

有脾氣，我們應(yīng)該給予諒解。

行政助理

求助編輯百科名片

行政助理

行政助理就像是兢兢業(yè)業(yè)的管家，可以將企業(yè)這個大家庭中雜亂無章的事務(wù)管理得井然有序，在各種行政事務(wù)方面幫助

和服務(wù)于公司員工，通過安排主管日程、填寫計劃列表、處理信息需求、制作數(shù)據(jù)報告、安排會談會議、接待客戶來訪、

維護記錄管理，完成文件歸檔等各項工作，從多方面綜合性地完成高質(zhì)量的行政管理工作。盡管工作相對繁瑣，但其較

低的門檻無疑是想從事行政管理工作的求職者的普遍選擇，他們通過在此崗位上的鍛煉培養(yǎng)，有望在了解企業(yè)運營流程、

積累豐富工作經(jīng)驗、建立相應(yīng)人脈網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，獲得更為廣闊的發(fā)展空間。

目錄

?行政助理的職責和能力要求行政助理的職責:

?行政助理的能力要求:

行政助理的教育

行政助理的前景

具體工作

展開

編輯本段行政助理的職責和能力要求

行政助理的職責:

不同行業(yè)的行政助理有不同的職責，工業(yè)企業(yè)的行政助理的主要職責是：1、負責員工的考勤，于次

月第一個工作日提供考勤報表并存檔；2、負責員工檔案管理，包括原始檔案的收集、整理、歸檔、電子檔案的

建立；3、對一般文件的起草和行政人事文的管理；4、依據(jù)人力資源要求計劃，組織各種形式的招聘工作、收

集招聘信息，協(xié)助招聘工作；5、處理人事日常管理工作，負責請假、招聘、錄用、保險、合同等人事手續(xù)的辦

理；6、及時辦理相關(guān)證件的注冊、登記、變更、年檢等手續(xù)；協(xié)助做好公司人力工作的管理、培訓與指導；7、

組織公司各種活動的策劃；8、負責辦公用品采購計劃制定及物品領(lǐng)取管理。

行政助理的能力要求:

·行政助理必須能夠熟練地準備統(tǒng)計報表、書面報告以及做管理方面的演說。要求熟練掌握個人電腦技術(shù)、

MSWord、Excel和PowerPoint，以及創(chuàng)建多種專業(yè)文件的經(jīng)驗。·分析性思維很重要，因為他們經(jīng)常需

要對自己的工作進行輕重緩急的判斷，并且要對公司的發(fā)展和表現(xiàn)進行逐步地監(jiān)控。·行政助理們需要有

非常好的組織能力，傳播公司的正面形象并很好地反映在組織工作中，熟悉如何進行控制。

編輯本段行政助理的教育

·初級職位的最低要求一般是高中文憑和熟悉基本辦公技能。·很多職業(yè)技術(shù)機構(gòu)和社區(qū)學院都提供一

到二年的能對申請人有利的辦公管理課程。·公司可能提供現(xiàn)場培訓，尤其針對那些醫(yī)學或法學領(lǐng)域的專

業(yè)職位。

編輯本段行政助理的前景

·該職業(yè)的就業(yè)前景預計會以中等增長速度持續(xù)增長過2010年。1、協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務(wù)管

理；2、參與公司績效管理、考勤等工作；3、參與公司行政、采購事務(wù)管理．

編輯本段具體工作

在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工，例如負責訂機(車)票，聯(lián)系各種培訓事宜，聯(lián)系和管理公司交

通班車服務(wù)，食堂餐飲服務(wù)館管理，與外部物業(yè)管理聯(lián)絡(luò)督促其更好的服務(wù)于公司，聯(lián)系和協(xié)調(diào)各種集體活動

例如集體外出旅游，受訓，公司運動會，年會，晚會等。還包括管理和組織辦公室文具供應(yīng)，辦公設(shè)施的管理

等。具體工作如下：1，記載員工出勤情況；2，記載工作時間和加班時間；3，考核計

算扣假工資和加班工資等；4、處理和維護主管日程，準備和完成各類文件報表；5、閱讀和分析各

類信息，制定工作計劃，做好時間分配；6、協(xié)助審核、修訂行政管理規(guī)章制度，執(zhí)行日常行政工作；7、

傳達通知、分發(fā)文件；8、安排公司各種會務(wù)和組織員工各種活動；9、接待訪客并決定是否讓主管

或其他工作人員與之會談；10、對公司各種文件和檔案進行整理、歸檔；11、履行辦公日常職責，

如辦公用品采買、管理和分發(fā)，維護記錄管理系統(tǒng)和執(zhí)行基本的簿記工作等；12、辦理各種行政事務(wù)和手

續(xù)，比如填報報表、公司年檢、復印打印等。[1]