檔案管理辦法

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檔案管理辦法

第一章?總則

第1條為加強(qiáng)公司檔案管理，保證檔案管理的有效性、規(guī)范性，理順工作程序，

明確工作職責(zé)，使檔案工作更好地為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)，特制訂本辦法。

第2條本辦法適用于集團(tuán)總部及區(qū)域公司檔案管理工作，財(cái)務(wù)檔案管理須參照

財(cái)務(wù)有關(guān)制度實(shí)行。

第3條本辦法所稱檔案是指集團(tuán)各中心、區(qū)域公司在各個(gè)歷史時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)

中形成的全部檔案的總和。包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、

實(shí)物檔案等都是企業(yè)檔案的有機(jī)組成部分，應(yīng)根據(jù)其自身特點(diǎn)妥善管理，統(tǒng)一歸

檔。公司全體員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第4條主要職責(zé)。

1.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)

施工作；負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的收集、整理、歸檔、保管等管理工作。

2.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)本中心檔案的收集、整理、存檔與借閱審批等工作；指導(dǎo)、

督促、檢查各區(qū)域公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作。

3.區(qū)域公司：負(fù)責(zé)做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作；接受

集團(tuán)行政管理中心的統(tǒng)一指導(dǎo)與監(jiān)督，并定期向行政管理中心匯報(bào)檔案管理工作

情況。

第二章?管理體制

第5條公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管

理，即集團(tuán)公司收文、發(fā)文及經(jīng)營活動(dòng)中形成的資料由集團(tuán)公司檔案室歸檔；區(qū)

域公司的職能部門形成的文件材料按規(guī)定移交各區(qū)域公司檔案室。

第6條集團(tuán)行政管理中心設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，并對(duì)各

中心/區(qū)域公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第7條每個(gè)中心/區(qū)域公司指定專人（兼職）負(fù)責(zé)本中心/區(qū)域公司的資料的收

集和整理，檔案資料收集、整理的第一責(zé)任人為各中心/區(qū)域公司指定的檔案負(fù)

責(zé)人，第二責(zé)任人為中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人。

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第8條日常管理工作中形成的文件材料應(yīng)由具體承辦人負(fù)責(zé)積累、整理，并移

交給行政管理中心檔案管理員。

第9條集團(tuán)行政管理中心檔案管理具體職責(zé)。

1.負(fù)責(zé)集團(tuán)的檔案管理工作，定期或不定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查，及時(shí)協(xié)調(diào)

解決檔案管理工作中的問題，確保集團(tuán)檔案管理相關(guān)制度的貫徹、執(zhí)行和檔案管

理工作的有序開展。

2.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作。

3.統(tǒng)一管理集團(tuán)的檔案資料，做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和開發(fā)

利用工作。

4.定期進(jìn)行檔案的檢查核對(duì)工作，保證公司檔案妥善管理、有序存放和檔案的完

整、安全。

5.及時(shí)對(duì)超期保管的檔案提出處理意見，做好檔案的銷毀工作。

6.參與集團(tuán)及區(qū)域公司企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置工作。

7.及時(shí)總結(jié)檔案管理工作情況，向集團(tuán)匯報(bào)檔案管理工作，提出檔案管理工作的

意見和建議。

8.協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)總部各中心、區(qū)域公司相關(guān)人員按照歸檔要求完成文件

的整理和歸檔工作。

9.組織對(duì)區(qū)域公司檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)對(duì)區(qū)域公司檔案管理工作情

況進(jìn)行檢查和考核。

第10條區(qū)域公司檔案管理具體職責(zé)。

1.區(qū)域公司要指定專門的機(jī)構(gòu)或檔案管理工作人員，認(rèn)真做好本公司檔案的積

累、收集、整理、保管和利用工作，并對(duì)公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.區(qū)域公司所屬項(xiàng)目工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)結(jié)束后，工程、技術(shù)部門將有關(guān)資料

收集齊全，整理完善，及時(shí)呈報(bào)集團(tuán)工程管理中心審核，并移交區(qū)域公司檔案管

理部門。

3.區(qū)域公司應(yīng)重視檔案管理工作，建立健全科學(xué)的檔案管理制度；為便于對(duì)檔案

的有效利用，應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù)，配備必要的設(shè)備設(shè)施，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代

化，以防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失，確保檔案的安全和完整。

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4.區(qū)域公司檔案管理工作人員應(yīng)積極參加集團(tuán)組織的檔案培訓(xùn)及其它有關(guān)檔案

管理工作的各項(xiàng)活動(dòng)，并定期向集團(tuán)行政管理中心匯報(bào)檔案管理工作情況。如檔

案管理工作人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)匯報(bào)。

第三章?文件材料的形成和歸檔

第11條檔案的收集。檔案資料是指過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門、員工從事業(yè)務(wù)

所形成的文件、會(huì)議資料、申報(bào)資料、經(jīng)營業(yè)務(wù)合同、科技技術(shù)資料、會(huì)議審計(jì)

資料等，形式可為光盤、照片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同的載體。集團(tuán)各中心、區(qū)

域公司及其他下級(jí)單位應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)行政管理中心移交有關(guān)檔案資料。

第12條歸檔時(shí)間：

1.黨群工作、行政管理、勞動(dòng)人事、生產(chǎn)經(jīng)營管理等方面的文件材料（包括電子

文件）在次年的1月份前歸檔。

2.財(cái)務(wù)類檔案五年一歸，期間由財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)檔案管理。

3.審計(jì)類檔案，由審計(jì)部門整理成冊(cè)（包括電子目錄），次年3月底前歸檔。

4.經(jīng)營管理檔案(包括電子文檔)在次年的1月底前將應(yīng)歸檔的文件材料整理成

冊(cè)向檔案室歸檔。

5.實(shí)物類證書如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、證書、營業(yè)執(zhí)照證件類都隨時(shí)歸檔。

6.載體類（報(bào)刊、照片、光碟），在次年的1月前將應(yīng)歸檔的電子文稿統(tǒng)一整理

打包向檔案室移交歸檔。

第13條歸檔要求：

1.歸檔的文件材料必須齊全完整，照片、錄音、錄像帶、電子文檔等必須同其詳

細(xì)的文字說明材料一起歸檔。

2.歸檔的文件材料必須是原件，必須易于長久保存，同時(shí)要保證圖像清晰、字跡

工整，審查簽字手續(xù)完備，禁用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。

3.凡與集團(tuán)公司產(chǎn)權(quán)、資產(chǎn)和重大活動(dòng)有關(guān)的檔案，由該發(fā)生直接關(guān)聯(lián)關(guān)系的分

子公司整理歸檔，同時(shí)報(bào)集團(tuán)行政管理中心檔案室備存。

4.歸檔的案卷由檔案管理員統(tǒng)一編制案卷目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案

管理員存檔，另一份由歸檔部門留存，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第14條歸檔范圍：各相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意收集各種門類和載體的文件材料，重點(diǎn)

收集資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)信譽(yù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同協(xié)議、客戶信息和企業(yè)文化等方面的

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文件材料。集團(tuán)公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定劃分密級(jí)和保管期限。公司文件材料的歸檔

范圍主要包括：

1.黨群工作形成的文件材料：包括黨務(wù)、工、青、婦，商會(huì)、協(xié)會(huì)等工作形成的

文件材料。

2.行政及企業(yè)管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)籌備期的可行性研究、申請(qǐng)、

批準(zhǔn)，企業(yè)章程，股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議，企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置及變更，行政

及法律事務(wù)，公證、審計(jì)，人事任免等工作形成的文件材料。

3.經(jīng)營管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)改革、經(jīng)營戰(zhàn)略決策，計(jì)劃與統(tǒng)計(jì)工

作，資產(chǎn)管理，知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，企業(yè)信用管理、形象宣傳，合同管理，財(cái)

務(wù)管理，物資管理，營銷管理，境外經(jīng)營管理以及招投標(biāo)項(xiàng)目管理等方面的文件

材料。

4.生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料：包括生產(chǎn)準(zhǔn)備、組織、調(diào)度工作，質(zhì)量管

理、檢測、控制工作，能源管理，企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，科技管理，生

產(chǎn)安全和消防工作，事故分析與處理，交通管理，環(huán)境保護(hù)、檢測與控制，危險(xiǎn)

源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)與控制，計(jì)量工作，標(biāo)準(zhǔn)化工作等方面的文件材料。

5.基本建設(shè)項(xiàng)目形成的文件材料：包括基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究、

立項(xiàng)、勘探、測繪、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)

優(yōu)、使用、維修、改擴(kuò)建等方面的文件材料。

6.工程管理形成的文件材料：包括工程招投標(biāo)形成的文件材料、開竣工報(bào)告、施

工許可證、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程定位記錄、地基驗(yàn)槽

記錄、樁基施工記錄、工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單、各原材料出廠證明、質(zhì)量報(bào)告、技

術(shù)復(fù)核記錄、沉降觀測記錄、結(jié)構(gòu)吊裝記錄、施工日記、砼施工日記、工程質(zhì)量

驗(yàn)收記錄、水電、暖通、消防、玻璃墓墻、電梯工程資料、竣工驗(yàn)收證明、竣工

圖紙。

7.設(shè)備儀器管理形成的文件材料：包括購置設(shè)備儀器的立項(xiàng)審批、購置合同，設(shè)

備儀器的開箱驗(yàn)收或接收、安裝調(diào)試、使用、維護(hù)和改造、報(bào)廢等方面的文件材

料。

8.會(huì)計(jì)工作形成的文件材料：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及報(bào)表等方面

的文件材料。

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9.人力資源管理形成的文件材料：包括員工基本信息、勞動(dòng)合同、職工履歷、工

資、考核、技能評(píng)定、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、社會(huì)保險(xiǎn)與公積金、培訓(xùn)等方面的文

件材料。

10.公司重大活動(dòng)、會(huì)議相關(guān)的策劃方案、發(fā)言人報(bào)告，以及相關(guān)的攝影、錄音、

錄像等各種形式的材料。

11.公司人員外出參與會(huì)議、講座、培訓(xùn)帶回的文件及資料。

12.其他對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。

第15條檔案的密級(jí)。檔案的保密等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和“內(nèi)

部”等四種。

1.“絕密”是保密內(nèi)容的核心部分，包括在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要絕對(duì)保密

的，一旦泄密會(huì)使公司遭受嚴(yán)重危害和重大損失。

2.“機(jī)密”是保密內(nèi)容的重要部分，包括在一定時(shí)期，一定范圍內(nèi)需要保密的，

一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。

3.“秘密”是保密內(nèi)容的一部分，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。

4.“內(nèi)部”是沒有對(duì)外的文件，只限于內(nèi)部有關(guān)人員使用。

第四章?檔案管理

第16條檔案的分類與編目。

1.檔案的分類是以公司全部檔案為對(duì)象，由行政管理中心組織所有部門對(duì)檔案進(jìn)

行分類，形成檔案分類大綱，并按檔案分類大綱進(jìn)行編號(hào)。

2.檔案管理員對(duì)接收的各類歸檔材料及檔案要及時(shí)地進(jìn)行登記，并編制案卷目

錄。

第17條檔案的保管。

1.檔案室必須有專門檔案庫房，配備專用的檔案柜架，并且具備防火、防盜、防

潮、防塵、防有害生物等安全措施。

2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)

應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。

第18條歸檔材料及檔案的移交。

1.檔案管理員接收歸檔材料及檔案時(shí)要認(rèn)真驗(yàn)收，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。檔案管理

員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完移交手續(xù)后方可離崗。

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2.各部門發(fā)生變動(dòng)、撤銷時(shí)，應(yīng)將原部門檔案移交公司檔案室保管。

第19條檔案的鑒定。

1.檔案管理員應(yīng)依據(jù)《檔案歸檔范圍和保管期限》（見附件1）劃定歸檔案卷的

保管期限。檔案保管期限分永久、30年、10年三種，凡介于兩種保管期限之間

的檔案一律從長。

2.公司要定期對(duì)檔案的密級(jí)、時(shí)限進(jìn)行鑒定，鑒定工作由集團(tuán)行政副總、部門主

任和檔案管理員參加的鑒定小組負(fù)責(zé)。

3.對(duì)歸檔文件必須在顯著位置（例如文件頁面的右上角）注明“歸檔”字樣，有

密級(jí)的還應(yīng)注明“密級(jí)”。

4.凡是已超過保管期限又確無保存價(jià)值的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》（見附件2）

上登記，并填寫《檔案銷毀清冊(cè)審批表》（見附件3）經(jīng)集團(tuán)總裁、董事長審批

后由專人監(jiān)銷，《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)立卷永久保存。

第20條檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收入、移出、保管、利用等情況

進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理員應(yīng)編制各種檔案檢索工具，以保證及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用

檔案信息。

第21條檔案借閱管理。檔案借閱可通過OA流程或填寫《檔案借閱審批表》（見

附件4）進(jìn)行申請(qǐng)。公司必須嚴(yán)格履行借閱絕密、機(jī)密檔案的批準(zhǔn)手續(xù)，填寫《絕

密、機(jī)密檔案審批表》（見附件5），未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意借閱。檔案

管理員編制《檔案借閱登記簿》（見附件6），并監(jiān)視借閱人員如實(shí)填寫借閱信

息。檔案借閱需遵守如下規(guī)則：

1.公司檔案不允許外單位人員查閱。

2.非財(cái)務(wù)、審計(jì)人員查閱會(huì)計(jì)、審計(jì)檔案，須經(jīng)總裁批準(zhǔn)，方可查閱。

3.公司內(nèi)部員工因工作需要，由所在部門負(fù)責(zé)人、行政管理中心批準(zhǔn)后可借閱工

作范圍內(nèi)的檔案。

4.具有保密要求的電子檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制、傳播等，

一般情況下不得通過聯(lián)網(wǎng)方式查閱利用，如遇特殊情況需聯(lián)網(wǎng)利用時(shí)，必須符合

企業(yè)有關(guān)保密規(guī)定，并有穩(wěn)妥的安全保密措施。

5.凡外出工作或調(diào)離本公司的員工，離開前必須歸還全部所借檔案。

第22條檔案借閱流程

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1.內(nèi)部、秘密檔案的借閱：員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批

→集團(tuán)業(yè)務(wù)對(duì)口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→集團(tuán)檔案

管理人員歸檔。

2.機(jī)密、絕密檔案的借閱：員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批

→集團(tuán)業(yè)務(wù)對(duì)口管理中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→集團(tuán)行政管理中心主任審批→行政副總

審批→總裁審批→集團(tuán)檔案管理人員歸檔。

第23條開發(fā)利用檔案信息應(yīng)遵守國家有關(guān)保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的法律、法

規(guī)，任何個(gè)人不得擅自公布檔案內(nèi)容，對(duì)涉及侵犯公司利益和第三者權(quán)益的行為，

應(yīng)追究責(zé)任人相應(yīng)的法律責(zé)任。

第五章?附則

第24條本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。

第25條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營班子會(huì)議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第26條附件：（1）檔案歸檔范圍和保管期限；（2）檔案銷毀清冊(cè)；（3）檔

案銷毀清冊(cè)審批表；（4）檔案借閱審批表；（5）絕密、機(jī)密檔案審批表；（6）

檔案借閱登記簿。

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