檔案管理

檔案管理辦法

一、目的

為加強檔案管理，保證檔案的系統性與完整性，使檔案管

理達到規范化、合理化、標準化，更好地為各項工作服務，結

合公司實際情況，特制定本辦法。

二、范圍

本辦法適用于公司及所屬各單位的檔案管理。

歸檔文件材料包括各類臺賬、原始記錄、各類標準、招投

標文件、合同（協議）和項目類資料以及各種設備等資料、圖

片。

三、管理部門

3.1各單位綜合管理部為檔案管理的職能部門，負責公司

各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。

3.2各部門根據工作需要配備兼職檔案管理人員，負責檔

案進室前的收集、整理和保管工作。

3.3各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔

范圍，定期向綜合管理部移交檔案，確因工作需要繼續使用的

文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。

3.4檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完

整與安全。

四、檔案的分類

在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據各單位實際

情形,將所觸及的檔案分別為以下幾大類:

（一）行政管理類：會議、行政事務、法律事務、審計、

辦理投保、企業形象宣傳、資產管理、變亂處理等材料；

（二）人事管理類：員工個人檔案、人員需求申請及審批

材料、備用人才及后備干部資料、培訓材料；

（三）財會檔案類：商業銀行往來、會議材料、重要的貸

款保單、與政府、機關單位往來的重要資料；

（四）出產經營管理類：出產材料、能源管理、標準計量、

環保材料、經營決策、產品銷售、物資管理、打算統計等；

（五）裝備類：出產、化驗、安全、環保裝備、儀器外表、

辦公裝備；

（六）產權類：知識產權、權證、認證材料等；

（七）基建檔案類：新、改、擴建工程文件，設計、施工

形成的材料，工程預算、決算、重大變更材料，安評、環評資

料；

（八）實物檔案類：電子檔案（含存有嚴重事件、重要活

動、重要文件材料的軟盤、光盤、錄像帶、硬盤等），物品材

料（獎狀、錦旗、獎章、獎品譽證書、牌匾、獎杯、贈品)；

（九）外來文件類：與內部的當局、機關、企事業單位等

往來值得保留的重要文件及重要外來息。

五、歸檔要求

5.1歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存

的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加

以說明。

5.2卷內文件應按問題或文件形成的時間體系地排列，按

順序編號，填寫“卷內目次”。目次各項必須填寫清楚(一概使

用黑色中性筆填寫)，字跡工整、模糊，裝訂整齊。

5.3文件歸檔份數:普通歸檔1份，重要的和經常使用的文

件歸檔2份或3份。

5.4歸檔時間:部分或責任人應于相關工作結束后立刻(最

遲一周內)將應歸檔的文件整理，與綜合管理部一起向本單位

檔案管理室移交歸檔。

六、保管要求

檔案的保管期限一般分為永久、長期、短期三種。永久為

無限期保存，長期為5年至10年，短期為2年以下。檔案保

管期限除特殊情況經由單位領導批準外，可由立卷人根據以下

基本原則確定。

6.1永久保管

凡是記述和反映主要職能活動和基本歷史面貌，并具有長

遠查考利用價值的檔案，定為長久保存。具體包括以下范圍:

（一）重要會議形成的重要文件、重要發文、會議紀要；

（二）有關經營方針、事業規劃、領導人任免，集團及下

屬單位年度工作計劃、總結、統計表；

（三）發至公司內部機構的指示及命令；

（四）各種預、決算材料；

（五）重要的權利、財產的得失保全及其變更的情況；

（六）重要契約、合同的締結、解除及其他變更材料；

（七）向官方提請的文件及官方批復文件。

6.2長期保管

凡是反映一般性工作活動，并在較長時間內對工作具有查

考價值的檔案，定為長期保存。具體包括以下范圍:

（一）一般性的會議發文、通知、報告、會議紀要、請示

與批復；

（二）內部機構人事任免(干部聘用、職工錄用、工作調

動、轉正、定級、調資、離退休、死亡、職稱評聘、落實政策

等文件材料)；

（三）簽訂的重要的合同、協議；

（四）物業管理、車輛管理等文件材料；

（五）制定的各種規章制度。

6.3短期保管

在較短時間內對工作有查考利用價值的檔案，定為短期保

存。具體包括以下范圍:

（一）普發性貫徹執行的文件、通知、調查報告，有參考

價值的文件材料；

（二）一般的調查報告、一般的工作通知，有參考價值的

文件材料；

（三）工作總結、計劃、統計報表。

7、查閱和借閱

7.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查

閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，

閱后及時歸還。

7.2查閱檔案材料時普通不得對其進行復制。確有特殊情

形必須復制的，應填寫檔案材料復制申請單，經所在部分經理

簽署意見前方可復制。

7.3原則上內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須

由所在部分出具借閱申請并由部分經理簽名認可。借出檔案時

應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應

做到以下幾點:

（一）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開

檔案柜翻閱查找；

（二）按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不

能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱；

（三）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉

借他人；

（四）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更

改、涂寫；

（五）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理

員和借閱者當面查對清楚；

（六）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責

任；

（七）調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件前

方可辦理調離手續。

八、檔案的銷毀

8.1任何個人或部門非經允許和批準不得銷毀檔案資料。

8.2每年保管期限已滿的檔案由綜合管理部編制紙質和電

子的《檔案銷毀審批表》，報單位負責人審核批準，并指定其

監銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀審批表》需注明:銷毀檔

案目錄、單位負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時

間。

8.3銷毀前，按照清冊清點，銷后，在清冊上簽名蓋章，

并將監銷情形報告本單位負責人。《檔案銷毀審批表》需永久

保管，一式兩份綜合管理部及申請部分各留存一份。

8.4在銷毀公司檔案資料時，必須由綜合管理部指定專人

監督銷毀。

8.5保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列三種:

（一）未結清的債權債務；

（二）未了事項；

（三）正在工程建設期間的建設單位、經審定仍有保存參

考價值者。

應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。

9、附則

9.1本舉措由公司綜合管理部負責解釋與修訂。