檔案室管理

檔案的管理制度

一、根據本單位編制的《檔案分類大綱、歸檔范圍和保管期限表》和檔案管

理工作制度中的歸檔范圍，積極收集齊全，及時歸檔。

二、定期做好對具有永久和長期保存價值的檔案向縣檔案館移交進館工作，

進館的檔案要分類科學，組卷合理，編目準確，檔號齊全，排列系統，裝訂合乎

質量要求。

三、接收檔案時，立檔單位編制的全宗介紹、案卷目錄(一式兩份)、全引目

錄、文號索引、專題目錄及其他與檔案有關的資料，應隨同檔案一起接收。

四、及時收集本單位在重要活動、重大事件中形成的檔案;接收各科室有代

表性具有永久、長期保存價值的檔案。

五、各科室在工作中形成的有保存價值的材料，應由科室兼職檔案管理人員

負責收集，加工整理歸檔后移交給檔案室，如不符合要求的，應及時整改，不得

拖延。專職檔案管理人員要做好接收前的各項準備工作，指導各科室檔案達到規

范化、標準化的要求。

六、根據國家檔案收集工作規定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，

將分散在各科室和個人手中，以及散失在其他地方的檔案，收集到檔案室集中保

管。

檔案整理制度

一、認真執行《歸檔文件整理規則》的規定，堅持以件為單位進行整理。

二、遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，使整理后的檔案便于

保管和利用。

三、注意區分檔案的不同價值，制定單位檔案保管期限表，使重要的檔案得

到重點保護。

四、按照“年度—機構”分類法編制單位檔案分類大綱。

五、歸檔文件要及時編目、裝盒，認真填寫盒脊項目與備考表。

六、檔號編制必須做到不重、不缺、不變、不繁。

檔案保管制度

一、檔案櫥具要規范排列，各種設備放置整齊、合理，櫥箱鑰匙統一編號，

集中存放，不準隨便攜帶。

二、堅持半年一次清點，核對室藏檔案，登記清點結果，做到帳物相符。

三、做好防盜、防火、防塵、防潮、防水、防蟲、防鼠、防強光工作，正確

使用電器，熟練操作各種設備，做到人走燈滅、機停;門窗及時關閉、上鎖。

四、保持庫內清潔，嚴禁存放有毒和易燃易爆物品。不準在庫內吸煙和放置

雜物、花草及可食物品。

五、按時做好庫內溫濕度測試、記錄，通過控制與調節，使溫度力爭達到

14-24οC，相對濕度達到45-60%的要求。

檔案保密制度

一、檔案管理人員要認真學習《保密法》，遵循保密工作制度，不準以任何

借口和形式向無關人員泄露和談論涉及國家和單位秘密事項的檔案文件內容。

二、劃分密級的檔案資料單獨組建保管單位，嚴格管理，控制使用，未經單

位領導批準，不得提供利用。

三、按照國家有關規定及時處理檔案降密、解密工作。

四、銷毀保密檔案材料，必須嚴格履行批準手續，防止銷毀過程中出現失泄

密現象。

五、檔案庫房為單位機要重地，非檔案管理人員未經檔案主管領導批準不得

進入。確需進入，需經批準和嚴格登記，并由檔案管理人員陪同。

縣機關事務管理局文書檔案制度

(一)嚴格文書檔案室管理制度，無關人員不得入內查閱、翻閱文件，隨手關

門，切忌將鑰匙掛在抽屜或門上。

(二)切實做好保密工作，各種有密級的文件、資料、會議記錄等保密材料閱

后及時收回，隨時入柜，不得放在辦公桌上過夜。保密廢紙統一到指定地點粉碎，

不得另行處理。

(三)負責各類發文的編號、登記、印發，做到準確、無誤。

(四)及時做好各種來文的登記，按規定程序分別送局領導、中層干部傳閱，

做到當日收文，當日傳閱，及時收回。

(五)按月做好各類文件、資料的收集整理工作，做到不漏、不缺、不破損、

不重復、不零亂，文件資料完整，查找方便。

(六)做好文件資料的歸檔工作。須在次年五月底前完成，按規定編寫序號、

目錄、頁碼，裝訂成冊，及時歸檔;因工作需要調閱檔案，須經局領導同意，閱

后及時歸還。

文件收發、傳閱、立卷歸檔管理制度

(一)發文：因工作需要應由局名義對外行文(函、通知、答復件、上報請示件

等)，先由有關科(室)提出要求，對于需要協調和解決的事項，事先進行協調，取

得一致意見。然后有關科(室)擬定行文稿件(包括發文稿紙上的有關項目)，送辦

公室審核認可，并在核稿上簽字后，報局領導簽發。再由辦公室登記編定發文號，

打印的稿件經有關科(室)校對無誤后，交辦公室司印、裝訂、留存、分送。

(二)收文：收文辦理包括簽收，登記、申核，擬辦、批辦、承辦、催辦等程

序。文件收發按照收文辦理的程序簽收登記后，送辦公室領導審核來文是否受理，

對應轉辦的文件要及時轉交，在此基礎上提出擬辦意見，分送領導及有關科(室)

閱讀或對應辦的事項作出批示。

(三)傳閱：根據領導的意見需傳閱的文件，由辦公室負責收發的依次送

有關科(室)和有關人員傳閱，傳閱文件一般做到當天送達，當天閱畢，簽名交回，

以提高傳閱時效。因需要而暫留的文件，要打好招呼。

(四)承辦：需要承辦的文件根據領導批示，由辦公室及時轉交給有關科(室)

或有關，按照要求及時辦理;超過時限的，由辦公室催促辦理。辦理結束后，

將辦理結果書面交辦公室，需要答復對方的，擬寫成初稿，由辦公室報請領導審

定后行文。由縣委辦、縣府辦轉給需提出擬辦意見的文件，辦公室應及時報送局

領導，簽署意見后，直接送交轉給有關部門。

(五)立卷：收發的文件一般按照收發序號一月整理一次，對缺少或殘缺的文

件，及時追查、彌補。次年五月底前分門別類，附上目錄，立成卷宗，保證文件、

資料的整齊、完整。

(六)歸檔：按照要求嚴格做好一年一次的歸檔工作，檔案要擺放整齊，便于

查找，同時落實防潮、防火.防蛀、防鼠等措施，保證檔案安全。調閱檔案須經

局領導同意，并由工作人員具體操作，檔案一般不外借。

(七)保密：切實按照文件密級要求做好保密工作。

督查反饋制度

(一)為認真落實局長辦公會議決定，局領導批示和上級交辦的任務，及時反

饋有關信息，特制定本制度。

(二)督查反饋的具體工作由辦公室負責。根據局領導意見對應辦未辦的事

項，由辦公室發出督查通知單，有關科(室)根據要求，立即辦理。做到急事不過

日，一般不過周，一些比較復雜、工作過程較長的任務，無法按時辦理的事項要

及時向局領導匯報。

(三)各科(室)對督查通知單辦理的情況，在規定時間內，應向辦公室作出反

饋，并根據需要答復對方當事單位或當事人，辦公室應及時將督查事項的辦理情

況向局領導匯報。

(四)各科(室)書面通過辦公室向局領導提出要求或請示的，由辦公室在三個

工作日內將領導批復或不能批復的原因及時作出反饋。

(五)督查通知單及辦理結果的反饋意見，必須言簡意明，內容準確。

(六)建立督查反饋登記簿，做好督查反饋登記，每月梳理，核對一次，做到

件件有著落，事事有回音。