采購過程

第一章貨品采購

一、采購進貨流程

1、對品種及供應商進行初步洽談。

2、確定進貨品種及供應商。

3、向供貨商索取相關資質文件，轉交質管部審核。

4、協助質管部對供應商的業務員進行合法資格的審查。

5、采購合同簽訂。

（1）確定采購進貨明細,包括進貨品種及數量，采購計劃報出后的到貨時間；

（2）確定相應的優惠政策；

（3）確認結款方式及帶票與否；

①帶票月結

②帶票現款

③帶票實銷實結

（財務打款轉賬的及時性）

6、做出計劃，通知發貨并跟進到貨情況.

采購已經上報的計劃需保存,留做入庫依據。

二、采購進貨分類

1、常規商品進貨

保證日常銷售采購的商品，對于這類商品的采購流程規范如下：

(1)低于庫存下限品種的收集途徑:

①采購部自查

②門店斷貨品種報采購

③配送中心斷貨報采購部

(2)采購品種的篩選,結合日常門店總銷售量,進行采購貨品的確定。

(3)采購人員通過電話聯系或者其他方式直接與廠家訂貨.

(4)采購過程中如遇特殊情況需通知門店斷貨原因.

2、新品采購

新品采購包括：替代品采購、顧客訂購品種采購及常規新品采購三大類。

(1)替代品的采購，功效類似、比現有銷售商品有優勢的商品采購。

替換商品產生的原因如下：

①格過高,貨比三家,處于劣勢。

②廠家新品替代老化品種。

③毛利低，市場淘汰.

（2）顧客訂購品種的采購，顧客必須在門店交訂金，采購部專門為其采購的品

種。

①采購確定到貨時間，超過約定時間導致門店不能銷售的由采購負責。（特殊

情況除外）

②這類商品采購數量極少，專訂專銷，采購做好登記，到貨入庫后及時送至訂

貨門店。

③這類商品不得退貨，到貨后兩個月內未售出由店長負責

（3）常規新品的引進，是為滿足公司發展的需要引進的新品。

①結合本公司實際情況,對現有品類進行規劃,確定新品引進。

②門店部及采購部每周一次對當地市場進行了解。

第二章到貨入庫跟進

一、落實到貨情況

1、查當日到貨入庫記錄

(1）核對到貨的準確性,指所到品種與采購計劃的一致性。若廠家發了未計劃貨

品，退單處理。

(2)核對到貨入庫正確性，包括廠家、帶票與否及結款方式等；

（3)倉儲部收到貨后嚴格按照要求驗收，差異必須在到貨的第二個工作日內準確

上報采購部。

2、審核當日入庫人員登記的：新品本、漲價本及效期本。

（1)查看到貨新品，跟進新品到貨情況.

①門店定購新品,到貨入庫后,及時通知開單員配至門店；

②常規新品采購，入庫后,在最短時間內（最遲不超過入庫后第三天)鋪貨至門

店銷售并跟進。

③按照要求對新品的零售價、毛利屬性進行核定；

(2）查看貨品漲價情況

①了解核對廠家（供應商)通知漲價與實際到貨價是否一致

②核查計劃時答應給的返點及贈品是否一致;

(3）查看效期本情況

配合配送中心把握好效期商品流入庫中，當天內與廠家聯系，做出退貨或者

承諾換貨處理;

二、追蹤未到商品

1、廠家不再生產或銷售商品的追蹤

（1）拓寬渠道，從其他廠家進貨;

（2）考慮功效相似替代品的進貨;

2、廠家有貨但未發商品追蹤

（1）當天與廠家聯系，詢問未發貨原因。

①暫時斷貨不能發貨的,及時追蹤,最短時間內保證商品到庫；

②提價而暫不發貨的，與廠家談協議，爭取最后一批不漲價貨品；

（2)考慮一個品種多渠道進貨。

①貨比三家，選取最低價進貨;

②充分保證貨源。

三、關注銷售過程，積極爭取廠家資源,做商品促銷活動。

第三章業務洽談

一、廠家合作協議的簽訂

1、合作協議的分類：

（1）年度協議:

①雙方約定進貨量、返點；

②指定供貨渠道：保證貨源及價格統一。

（2）臨時協議：短期的促銷獎勵

2、合作協議包括的主要內容:參照采購合同。

3、對于長期合作的廠家，應在原有合作的基礎上，為公司爭取最大優惠政策。

（1）精減供貨商的數量，加大深度合作;

（2）把握最佳進貨時機，結合公司銷量,爭取最大優惠政策。

二、返點的管理

1、協議好的返點嚴格做好登記.

2、依據簽訂的合作協議在規定時間內追蹤廠家返點;

（1）確定返點金額,確定兌換返點金額商品；

（2）確定返點商品到貨時間；

3、返點商品到貨入庫

（1）返點商品的入庫按照“不帶票”“月結”開單，且入庫單價金額為0，并在

備注注明“XX月份返點"，便于核查；

（2）返點商品要求配送入庫時在《漲價本》上做詳細登記，注明返點商品名稱

及數量;

（3）采購審核《漲價本》后，對返點商品做采購退補價、勾賬，系統里恢復進

貨金額。

①退補后的價格是采購下次計劃價格參考

②退補后的價格是開單入庫價格參考。

（4)現金返點,采購做好登記，做進系統，由返點方直接上交財務部,財務部收款

后開據收據，進行勾賬。

4、對于不按時按量返點的廠家，依據《合作協議》條款作出相應的處理。

三、新業務到訪：

新品：有意向品種按進貨流程進貨。

四、老業務到訪：

（1）流向查詢;

(2）查詢進銷存;

（3)臨時促銷；

要求廠商提前做好方案，與門店部負責人溝通.

(4）配合廠家統一調整商品零售價；

①廠家必須提供統一的調價函

②下發通知由門店部具體落實后反饋價格，再進行調整。

（5）效期及不動銷退換貨跟進

第四章退貨及維修

一、公司統一要求效期、質量問題的退貨

1、退貨通知內容.

①通知退貨的對象（門店、門店經理和開單退貨）；

②退貨商品明細；

③商品有批號效期的限制

④退貨時間段;

2、通知途徑。

①騰訊通；

②手機短信的方式（騰訊通斷網時）。

3、退貨要求：

①退貨通知統一由采購部在每個周二、周四十二點前下發到有關部門.

②采購部在發退貨通知時,門店必須在規定的時間內嚴格按照退貨要求完成退

貨；

④退貨打單員收到退貨后，在供應商要求的退貨時間內完成,并反饋采購部.

二、門店及倉庫自查，發現效期及質量問題的商品,上報采購部，采購部確認可

以處理的，整理下發退貨通知。

三、配送中心驗收時拒收商品退貨

1、破損,批號效期不明商品退貨：

2、資質不全，不合格商品退貨；

3、近效期商品退貨，效期已超過半的商品拒絕收貨；

四、返修商品處理

1、門店發現有質量問題及顧客返回的商品，先報采購部確認處理方式；

2、門店憑采購部提供的處理方式退回配送中心；

3、配送中心收到商品進行登記;

4、退貨開單員在《維修記錄本》登記，由采購確認簽字，發回廠家維修;

5、維修返回后由退貨開單員返回門店。