采購工作流程

通常來講，采購員的基本工作流程主要包括以下八大環(huán)節(jié)：

1.采購計劃

根據(jù)使用部門的需求計劃，在核實過采購計劃的準確性，并與相關計劃員或其它負責人溝通

確認無誤，并存單保存后，做出最終的采購計劃。

2.詢價和還盤

此環(huán)節(jié)主要工作有以下兩大塊：

1)發(fā)詢價函：了解好供應商后，需讓發(fā)詢價函，讓供應商對價格、交貨時間、付款方式、售

后服務等確認后加蓋公章回傳；

2)議價：綜合考慮價格、交貨的及時度、付款方式等方式找出二、三家，進一步商談，以達

到最能保障公司利益的企業(yè)進行合作；

需要注意的是：要求多家供方報價單盡可能做細致，能做到細節(jié)出處最好，起到知道所采購

物品來龍去脈的效果，并利用所有途徑去驗證，這樣后面還價也有理有據(jù)容易達到預期。

3.做采購訂單、合同

在詢價議價完成后，接下來要做的就是做訂單了。訂單做好后要與各供應商提供的書面報價、

比價表及先前做好的采購計劃、計劃確認單等等裝訂到一起。

接下來需要做另一個版本文件，即合同。合同版本基本是固定的，但要結合公司的要求以及

與供方談判的結果以及不同的材料不同的要求而變化。

4.跟蹤貨物

在此環(huán)節(jié)，要了解整個供應過程是否正常，了解接貨人的聯(lián)系方式、地址，并及時通知供應

商;另一方面，供應商發(fā)貨后，還要了解承運人的聯(lián)系方式等。這樣便于隨時跟蹤貨物在途

中的狀態(tài)。

5.組織倉儲接貨

這個環(huán)節(jié)主要是要注意通知庫管人員做好接貨準備，比如要了解貨物何時到貨、是否有隨貨

單據(jù)等等。很多企業(yè)采購對此會制訂出一個統(tǒng)一的走貨單版本，要求發(fā)貨方抄送到相關部門，

采購實時跟進。

6.組織質檢驗貨

這個環(huán)節(jié)主要需要做以下具體工作：合同簽訂后及時通知檢驗部門，讓其做好驗收準備，包

括儀器、實驗器材、試劑、驗收標準(其中入廠標準、國標、合同標準、部分物資按供應商

企業(yè)標準)，以便貨到后及時驗收并出具驗收合格單。

總之，做好前期檢驗、中期檢驗、后期檢驗。避免到貨才發(fā)現(xiàn)問題影響其他。

7.貨物達到要求后倉儲入庫

產(chǎn)品驗收合格后，根據(jù)驗收合格單，庫房開具入庫單，采購員需收集入庫單、檢斤單、質檢

報告單等做好付款準備。主要強調各環(huán)節(jié)資料轉接順暢，并互通知悉。

8.結算

付款前一定要把相關單據(jù)提前備好，以便按照合約及時付款，即“說到哪里做到哪里”“誠信”

是相互的，對你對他都重要。

付款準備的資料如下：付款申請單、發(fā)票、入庫單、質檢單、檢斤單、合同或訂單等。

采購員要起到公司財務和供方之間的橋梁，適時和供方提出有利于己方的結算方式