在excel

Excel表格實用技巧大全

一、讓數據顯示不同顏色

在學生成績分析表中,如果想讓總分大于等于500分的分數以藍色顯示，小

于500分的分數以紅色顯示.操作的步驟如下：首先，選中總分所在列，執行“格

式→條件格式”,在彈出的“條件格式”對話框中，將第一個框中設為“單元格

數值”、第二個框中設為“大于或等于"，然后在第三個框中輸入500，單擊[格

式］按鈕，在“單元格格式”對話框中，將“字體"的顏色設置為藍色,然后再單

擊[添加]按鈕,并以同樣方法設置小于500,字體設置為紅色，最后單擊［確定]

按鈕。

這時候,只要你的總分大于或等于500分，就會以藍色數字顯示,否則以紅色顯

示。

二、將成績合理排序

如果需要將學生成績按著學生的總分進行從高到低排序，當遇到總分一樣的

則按姓氏排序.操作步驟如下:先選中所有的數據列，選擇“數據→排序”，然后

在彈出“排序”窗口的“主要關鍵字”下拉列表中選擇“總分”，并選中“遞

減”單選框,在“次要關鍵字"下拉列表中選擇“姓名”,最后單擊[確定］按鈕。

三。分數排行:

如果需要將學生成績按著學生的總分進行從高到低排序,當遇到總分一樣的則按

姓氏排序。操作步驟如下：先選中所有的數據列，選擇“數據→排序”,然后在

彈出“排序”窗口的“主要關鍵字”下拉列表中選擇“總分”，并選中“遞減"

單選框,在“次要關鍵字”下拉列表中選擇“姓名”,最后單擊［確定］按鈕

四、控制數據類型

在輸入工作表的時候，需要在單元格中只輸入整數而不能輸入小數，或者只能

輸入日期型的數據。幸好Excel2003具有自動判斷、即時分析并彈出警告的功

能。先選擇某些特定單元格,然后選擇“數據→有效性”，在“數據有效性"對話

框中，選擇“設置”選項卡，然后在“允許”框中選擇特定的數據類型，當然還

要給這個類型加上一些特定的要求，如整數必須是介于某一數之間等等。另外你

可以選擇“出錯警告"選項卡，設置輸入類型出錯后以什么方式出現警告提示信

息。如果不設置就會以默認的方式打開警告窗口。怎么樣，現在處處有提示了吧，

當你輸入信息類型錯誤或者不符合某些要求時就會警告了。

1、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符？

例如:在單位的人事資料，在excel中輸入后，由于上級要求在原來的職稱證

書的號碼全部再加兩位,即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數13,如果一個

一個改的話實在太麻煩了,那么我們可以用下面的辦法，省時又省力:

1）假設證書號在A列，在A列后點擊鼠標右鍵，插入一列，為B列;2)

在B2單元格寫入:="13"&A2后回車；3)看到結果為

13xxxxxxxxxxxxx了嗎？鼠標放到B2位置，單元格的下方不是有一個小方點嗎，

按著鼠標左鍵往下拖動直到結束。當你放開鼠標左鍵時就全部都改好了。

若是在原證書號后面加13則在B2單元格中寫入：=A2＆“13”后回車。

2、如何設置文件下拉窗口的最下面的最近運行的文件名個數？

打開“工具”,選“選項"，再選“常規”，在“最近使用的文件清單”下面的

文件個數輸入框中改變文件數目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名,則

將“最近使用的文件清單”前的復選框去掉即可。3、在EXCEL中輸入如“１-

１"、“１—２”之類的格式后它即變成１月１日，１月２日等日期形式，怎么

辦?

這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成，你只要點擊主菜單的“格式”菜

單，選“單元格”，再在“數字”菜單標簽下把該單元格的格式設成文本格式就

行了

4、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動定時保存文件?

點擊“工具”菜單“自動保存”項，設置自動保存文件夾的間隔時間。如

果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項，那么執行“工具”菜單下“加載

宏.。.”選上“自動保存”,“確定”。然后進行設置即可。

5、用Excel做多頁的表格時，怎樣像Word的表格那樣做一個標題，即每頁的第

一行（或幾行）是一樣的。

但是不是用頁眉來完成？

在EXCEL的文件菜單－頁面設置－工作表－打印標題;可進行頂端或左端標題設

置，通過按下折疊對話框按鈕后，用鼠標劃定范圍即可。這樣Excel就會自動

在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。

6、在Excel中如何設置加權平均？

加權平均在財務核算和統計工作中經常用到，并不是一項很復雜的計算,關鍵是

要理解加權平均值其實就是總量值(如金額）除以總數量得出的單位平均值，而

不是簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到的那個單位值。在Excel中可設

置公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應的各

個數量之和,它的結果就是這些量值的加權平均值。

7、如果在一個Excel文件中含有多個工作表,如何將多個工作表一次設置成

同樣的頁眉和頁腳?如何才能一次打印多個工作表？

把鼠標移到工作表的名稱處（若你沒有特別設置的話，Excel自動設置的名稱是

“sheet1、sheet2、sheet3.....。。”），然后點右鍵，在彈出的菜單中選擇

“選擇全部工作表”的菜單項，這時你的所有操作都是針對全部工作表了,不管

是設置頁眉和頁腳還是打印你工作表。

8、EXCEL中有序號一欄,由于對表格進行調整，序號全亂了，可要是手動

一個一個改序號實在太慢太麻煩，用什么方法可以快速解決？

如果序號是不應隨著表格其他內容的調整而發生變化的話,那么在制作EXCEL表

格時就應將序號這一字段與其他字段分開，如在“總分”與“排名"之間空開一

列，為了不影響顯示美觀，可將這一空的列字段設為隱藏,這樣在調整表格（數

據清單）的內容時就不會影響序號了。

9、用Excel2000做成的工資表,只有第一個人有工資條的條頭（如編號、

姓名、崗位工資.。。。.。.）,想輸出成工資條的形式。

這個問題應該這樣解決:先復制一張工資表，然后在頁面設置中選中工作表選項,

設置打印工作表行標題，選好工資條的條頭，然后在每一個人之間插入行分頁符，

再把頁長設置成工資條的高度即可。

10、在Ｅxcel中小數點無法輸入,按小數點，顯示的卻是逗號,無論怎樣設置選

項都無濟于事,該怎么辦？

這是一個比較特殊的問題，我曾為此花了十幾個小時的時間，但說白了很

簡單。在Ｗindows的控制面板中，點擊“區域設置”圖標，在彈出的“區域設

置屬性"對話面板上在“區域設置”里選擇“中文（中國）”，在“區域設置屬

性”對話面板上在“數字”屬性里把小數點改為“。”（未改前是“，")，按“確

定”按鈕結束.這樣再打開Excel就一切都正常了。

11、如何快速選取特定區域？

使用F5鍵可以快速選取特定區域。例如,要選取A2：A1000，最簡便的方法是按

F5鍵，出現“定位”窗口，在“引用”欄內輸入需選取的區域A2：A1000。

12、如何快速返回選中區域？

按Ctr+BacksPae（即退格鍵).

13、如何快速定位到單元格？

方法一：按F5鍵,出現“定位”對話框,在引用欄中輸入欲跳到的單元格地

址，單市“確定”按鈕即可.

方法二:單擊編輯欄左側單元格地址框,輸入單元格地址即可.

14、“Ctrl＋＊”的特殊功用

一般來說，當處理一個工作表中有很多數據的表格時，通過選定表格中某

個單元格，然后按下Ctrl＋*鍵可選定整個表格。Ctfl＋＊選定的區域是這樣

決定的：根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有數據單元格的最大區域。

16、如何在不同單元格中快速輸入同一數內容?

選定單元格區域,輸入值，然后按Ctrl＋Ener鍵，即可實現在選定的單元

格區域中一次性輸入相同的值。

17、只記得函數的名稱，但記不清函數的參數了，怎么辦？

如果你知道所要使用函數的名字，但又記不清它的所有參數格式,那么可以

用鍵盤快捷鍵把參數粘貼到編輯欄內。

具體方法是：在編輯欄中輸入一個等號其后接函數名，然后按Ctr＋A

鍵,Excel則自動進入“函數指南—-步驟2之2”。當使用易于記憶的名字且具

有很長一串參數的函數時，上述方法顯得特別有用.

18、如何把選定的一個或多個單元格拖放至新的位置？

按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。

具體方法是：選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標指針至單元格邊緣，

直至出現拖放指針箭頭（空心箭頭），然后按住鼠標左鍵進行拖放操作。上下拖

拉時鼠標在單元格間邊界處會變為一個水平“工”狀標志，左右拖拉時會變為垂

直“工"狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后,選定的一個或多個單元格就被拖放至

新的位置。

19、如何讓屏幕上的工作空間變大？

可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel窗口，或者在“視圖"菜單

中選擇“全屏顯示”命令.

20、如何使用快顯菜單？

快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。

首先選定一個區域,然后單擊鼠標右健即可調出快顯菜單,根據操作需要選擇不

同命令.

21、如何使用快顯菜單?

快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作

效率.首先選定一個區域，然后單擊鼠標右健即可調出快顯菜單，根據操作需要

選擇不同命令。

22、如何防止Excel自動打開太多文件？

當Excel啟動時，它會自動打開Xlstart目錄下的所有文件。當該目錄下

的文件過多時，Excel加載太多文件不但費時而且還有可能出錯。解決方法是將

不該位于Xlstart目錄下的文件移走.另外，還要防止EXcel打開替補啟動目錄

下的文件:選擇“工具”＼“選項”＼“普通”，將“替補啟動目錄”一欄中的

所有內容刪除。

23、如何去掉網格線?

1）除去編輯窗口中的表格線

單擊“工具"菜單中的“選項”，再選中“視圖”，找到“網格線”，使之

失效；

2）除去打印時的未定義表格線

有時會出現這樣的情況：你在編輯時未定義的表格線(在編輯窗中看到的也

是淡灰色表格線）,一般情況下在打印時是不會打印出來的，可有時卻偏偏不聽

使喚給打印出來了，特別是一些所謂的“電腦”VCD中編輯的Excel表格更是這

樣。要除去這些表格線,只要在單擊“文件”、“頁面設置”、“工作表”菜單，

點擊一下“網格線”左邊的選擇框,取消選擇“網格線”就行了.

24、如何快速格式化報表？

為了制作出美觀的報表,需要對報表進行格式化。有快捷方法，即自動套用

Excel預設的表格樣式。方法是:選定操作區域，選取“格式"菜單中的“自動

套用格式”命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式,按“確定”按鈕

即可.要注意的是，格式列表框下面有包括“數字”、“邊框線”、“字體"等6

個“應用格式種類”選項，若某項前面的“x”不出現，則在套用表格樣式時就

不會用該項.

25、如何快速地復制單元格的格式?

要將某一格式化操作復制到另一部分數據上,可使用“格式刷”按鈕。選擇

含有所需源格式的單元格,單擊工具條上的“格式刷”按鈕，此時鼠標變成了刷

子形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。

26、如何為表格添加斜線？

一般我們習慣表格上有斜線,而工作表本身并沒有提供該功能。其實,我們可

以使用繪圖工具來實現:單擊“繪圖"按鈕，選取“直線”，鼠標變成十字型．將

其移至要添加斜線的開始位置，按住鼠標左鍵拖動至終止位置，釋放鼠標，斜線

就畫出來了.另外，使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字,但文

字周圍有邊框，要想取消它，可選中文字框，調出快顯菜單，選擇“對象格式”

＼“圖案"，選擇“無邊框"項即可.

27、如何快速地將數字作為文本輸入？

在輸入數字前加一個單引號“”’，可以強制地將數字作為文本輸入。

28、如何定義自己的函數？

用戶在Excel中可以自定義函數。切換至VisualBasic模塊，或插入一頁

新的模塊表（Module），在出現的空白程序窗口中鍵入自定義函數VBA程序，按

Enter確認后完成編寫工作，Excel將自動檢查其正確性。此后，在同一工作薄

內，你就可以與使用Exed內部函數一樣在工作表中使用自定義函數，如：

FunctionZm（a）

Ifa＜60Thenim＝‘不及格”

ElZm=“及格”

EndIf

EndFunction

29、如何在一個與自定義函數駐留工作簿不同的工作簿內的工作表公式中調

用自定義函數？

可在包含自定義函數的工作薄打開的前提下,采用鏈接的方法（也就是在調

用函數時加上該函數所在的工作簿名).假設上例中的自定義函數Zm所在工作薄

為，現要在另一不同工作簿中的工作表公式中調用Zm函數，應首先

確保被打開,然后使用下述鏈接的方法:=MYUDF。XLS！ZM(b2)

30、如何快速輸入數據序列?

如果你需要輸入諸如表格中的項目序號、日期序列等一些特殊的數據系列，

千萬別逐條輸入，為何不讓Excel自動填充呢?在第一個單元格內輸入起始數據，

在下一個單元格內輸入第二個數據，選定這兩個單元格，將光標指向單元格右下

方的填充柄，沿著要填充的方向拖動填充柄，拖過的單元格中會自動按Excel

內部規定的序列進行填充。如果能將自己經常要用到的某些有規律的數據（如辦

公室人員名單），定義成序列，以備日后自動填充,豈不一勞永逸!選擇“工具"

菜單中的“選項”命令,再選擇“自定義序列"標簽，在輸入框中輸入新序列，

注意在新序列各項2間要輸入半角符號的逗號加以分隔（例如:張三，李四，王

二……），單擊“增加"按鈕將輸入的序列保存起來。

31、使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄

上例中，介紹了使用鼠標左鍵拖動單元格填充柄自動填充數據序列的方法.

其實，使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內輸入數據，

按住鼠標右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄，將會出現包含下列各項的菜

單：復制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天數填充、以工

作日該充、以月該充、以年填充；序列……此時，你可以根據需要選擇一種填充

方式。

32．如果你的工作表中已有某個序列項，想把它定義成自動填充序列以備后

用，是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項？

不需要。有快捷方法:選定包含序列項的單元格區域,選擇“工具”＼“選

項"＼“自定義序列”，單擊“引入”按鈕將選定區域的序列項添加至“自定義

序列”對話框,按“確定"按鈕返回工作表，下次就可以用這個序列項了。

33、上例中，如果你已擁育的序列項中含有許多重復項，應如何處理使其沒有

重復項，以便使用“引入"的方法快速創建所需的自定義序列？

選定單元格區域,選擇“數據"＼“篩選"＼“高級篩選”,選定“不選重復

的記錄"選項，按“確定”按鈕即可。

34、如何對工作簿進行安全保護？

如果你不想別人打開或修改你的工作簿，那么想法加個密碼吧。打開工作

薄，選擇“文件”菜單中的“另存為"命令，選取“選項"，根據用戶的需要分別

輸入“打開文件口令”或“修改文件D令”，按“確定”退出.

工作簿（表)被保護之后，還可對工作表中某些單元格區域的重要數據進行

保護，起到雙重保護的功能，此時你可以這樣做：首先，選定需保護的單元格區

域，選取“格式"菜單中的“單元格"命令，選取“保護”,從對話框中選取“鎖

定”，單由“確定”按鈕退出.然后選取“工具”菜單中的“保護”命令，選取

“保護工作表"，根據提示兩次輸入口令后退出。

注意：不要忘記你設置有“口令”。

35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來？

對那些加了保護的單元格，還可以設置顏色和底紋，以便讓用戶一目了然，

從顏色上看出那些單元格加了保護不能修改，從而可增加數據輸入時的直觀感覺.

但卻帶來了問題，即在黑白打印時如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就

大打折扣。解決辦法是：選擇“文件”＼“頁面設置”＼“工作表”，在“打印”

欄內選擇“單元格單色打印”選項。之后,打印出來的表格就面目如初了。