物資采購

物資采購管理制度

-、目的：

為加強采購計劃管理，規采購工作，保障公司生產經營活動所需物品的正常持續供

應，降低采購成本，特制定本制度。

二、適用圍

本制度適用于公司對外采購與生產經營有關的經營性固定資產、材料及非經營性固

定資產、亦公用品、勞保用品的采購〔以下統稱為采購物品〕。

三、職責權限

1、總經理負責采購管理制度的審批；

2、分管副總、財務負責人負責采購管理制度的審核；

3、人力資源行政部負責采購管理制度的制定。

4、經營性固定資產、材料、配件等物品〔物資〕的采購由采購部負責；非經營性

固定資產、亦公用品、勞保用品的采購由人力資源行政部負責。

四、采購原則

1、詢價比價原則

物品采購必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服

務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨

時性應急購買的物品除外。

2、一致性原則

采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件

不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時反饋信息供申請部門更改

請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致,經審核后，差值不得超過

請購量的5—10%。

3、低價搜索原則

采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態及最

低價格，實現最優化采購。

4、廉潔原則

〔1〕自覺維護企業利益，努力提高采購物品質量，降低采購成本。

.^

(2)廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。

(3)格按采購制度和程序亦事，自覺接受監督。

(4)加強學習，廣泛掌握與采購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。

(5)工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。

5、招標采購原則

凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或招標的形式，由采購、財務等相關部

門共同參與，定出一段時間(一年或半年)的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化采購

程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應

隨時掌握市場行情，調整采購價格。

6、審計監督原則：

采購人員要自覺接受財務部或公司領導對采購活動的監督和質詢。對采購人員在采

購過程中發生的違犯廉潔制度的行為，公司有權對相關人員依照公司《員工獎懲制度》等

進行處罰直至追究其法律責任。

五、采購流程

1、采購申請：

經營性物品采購，(物資)需求部門根據生產或經營的實際需要，由采購部負責采

購物品，非經營性物品采購，每月25日前由人力資源行政部負責采購物品。

每月25日前，需求部門提出采購申請，填寫《請購單》，請購單要求注明名稱、規

格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等，假設涉及技術指標的，須注明相關參數、

指標要求。按采購申請流程，由各相關部門審批，經總經理批準后交采購部門采購。各

審核環節對采購申請提出議異者，應于2個工作日將意見反饋給采購申請部門。

2、詢價比價議價：

(1)每一種物品(物資)原則上需三家以上的供應商進行報價。

(2)采購員接到報價單后，需進行比價、議價，并填寫《詢價記錄表》，按低價原則

進行采購。

(3)屬以下情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠

零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。

3、樣品提供和確認：

(1)假設須進行樣品提供和確認的，須確定送樣期，由采購人員負責追蹤，收到樣品

后，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。

(2)對于需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日后作收貨比較。

4、供應商選擇：

(1)具有合法經營主體者。

(2)品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。

(3)信譽良好者。

(4)客戶認可的供應商。

采購人員須建立供應商信息臺帳。

5、合同簽定：

(1)供應商經送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應商簽訂合同。

(2)交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。

6、進度跟催

(1)為確保準時交貨，采購人員應提前采用、或親自到供應商處跟催,以確保物

品(物資)能適時供應。

(2)假設采購物品(物資)無法在預定時間交貨的，采購人員須提前通知需求部門，

尋求解決亦法，并須重新和供應商確定新的交貨期，并知會需求部門。

7、驗收入庫：

采購物品(物資)到公司后，屬經營性固定資產、材料、配件等物品(物資)、非經營

性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收，亦公用品等常用品經庫管驗收合格后，

庫管開具《人庫單》，按流程亦理入庫手續。如驗收不合格的，由驗收部門通知采購部門，

2日亦理換(退)貨手續。

8、對帳付款：

采購物品(物資)亦理入庫后，由采購員憑《人庫單》按合同或約定的付

款式亦理付款手續。

9、采購流程圖：〔附后〕

六、考核

凡違反本制度的人員，依照公司相關管理制度進行處罰。

七、本制度解釋權歸人力資源行政部，自2013年1月1日起執行。

八、本制度附件:

1、《請購單》

2、《采購詢價記錄表》

采購流程

流程作業要求記錄表單責任單位/人

1、物資需求部門根據生產或經營實際需要填

寫請購單

請購單需求部門

米購申請

—

?

1F

1、接收已核準的請購單

請購單采購員

接收請購單

—

?

1T1、采購人員依需求緩急，參考采購歷史記錄

或供應商所提供的資料，至少、精選兩家以

上供應商進行比價和議價

詢價記錄表

采購員

詢價比價議價

—

?

1F

1、以滿足需求部門所提出的性能、指標、品

質為原則

申請單采購員樣品提供確認

—

?

1F

1、依優質低價原則進行選擇

詢價記錄表

需求部門/企管

部/采購員

供應商選擇

—

?

1

1、依據供需雙確定的條件簽訂合同

采購合同采購員

簽訂采購合同

—

?

1f1、依據合同或約定的交貨期進行跟蹤確認，

發生異常及時處理

采購合同采購員

進度跟催

—

?

1r

1、按采購需求進行驗收，亦理入庫手續

入庫單

庫管員

/需求部門

驗收入庫

—

?

F1、庫管員按已亦妥的請購單、送貨單整理匯

總

送貨單

發示

庫管員

采購員

對帳/整理付款

—

?

資料

2、采購員根據庫管員提供的相關資料進行對

帳，到財務部亦理付款

支付憑證

請購單

序號物品名稱廠家/品牌緩急程度規格型號單位需求數量用途需用日期庫存請購數量備注

經亦入：部門負責人：申請部門分管領導：

采購部〔人力資源行政部〕審核部門分管領導：

財務負責人：總經理：

庫管：

申請單位:申請日期：年月日編號:

采購詢價記錄表

編號:

序號物料名稱規格/質量標準付款及開票式單位數量

采購員：采購部門負責人：分管領導：

財務負責人：總經理：

單價合計報價單位報價人聯系式

擬定供應商

采購物品驗收單

編號:

序與品名規格型號單位數量驗收意見請購單號

驗收部門負責人：驗收經亦