提升辦公室秘書公文寫作能力的途徑

公文寫作是辦公室秘書的主要工作之一，如何提升公文的寫作能力是作為秘書

應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考和研究的問題。本文從公文寫作的基本步驟談一些提高公文寫作能力

的體會(huì)。

辦公室秘書在日常工作中需要接觸大量的公文寫作任務(wù)，如講話稿、工作總結(jié)、

主持詞、年中（終）工作報(bào)告等等，這些文稿往往具有業(yè)務(wù)范圍廣、主題內(nèi)容雜、

領(lǐng)導(dǎo)要求高、起草難度大等特點(diǎn)。因此，如何寫出既符合要求又能給人以美感的公

文材料，是一個(gè)優(yōu)秀秘書的必備技能。除了需要大量的知識(shí)積累和長期的寫作錘煉

外，也可以通過掌握其思路和流程以提升公文寫作能力。下面就從公文寫作的基本

步驟中如何提升寫作能力介紹一下自己的體會(huì)。

第一步：接受擬稿任務(wù)

這是公文寫作的起點(diǎn)。在這一步中必須明確幾個(gè)問題：領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)的實(shí)質(zhì)是

什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重點(diǎn)放在哪里？這一步的關(guān)鍵是

要善于揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意圖。因?yàn)楣膶懽魇且环N指令性寫作，只要把領(lǐng)導(dǎo)的意圖吃透

并充分表達(dá)出來，材料就是基本成功的。揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法是聽、記、消化。聽

就是在接受任務(wù)時(shí)集中精力聽領(lǐng)導(dǎo)講意圖；記就是把領(lǐng)導(dǎo)講的東西盡可能原原本本

地記下來，以備寫作時(shí)查閱；消化就是在聽和記的基礎(chǔ)上，充分理解領(lǐng)導(dǎo)提出的問

題和觀點(diǎn)。既要站在全局上去理解，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)交付的任務(wù)不可能講得很細(xì)致、很全

面，大都是要點(diǎn)式的；又要參照領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)的一貫思想去理解，一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)提

出的問題都是經(jīng)過長時(shí)間的實(shí)踐和思考得出的結(jié)論。

第二步：廣泛收集材料

第三步：擬定寫作方案

這是公文寫作成功與否的關(guān)鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達(dá)次序、各

部分內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系。

主題思想的確定是以“解決什么問題”作為主線拓展思路，以“傳遞什么信息”作

為主線提煉主題，以“受眾需求心理”作為導(dǎo)向確立主題。具體來講包含五個(gè)方面：

一是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該講什么？二是文件起草部門希望領(lǐng)導(dǎo)講什么？即有關(guān)部門對于這項(xiàng)工

作希望通過領(lǐng)導(dǎo)講話傳遞出的工作信號(hào)。三是受眾希望聽到什么？受眾對領(lǐng)導(dǎo)的講

話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表揚(yáng)，或是明確思路等。四是領(lǐng)導(dǎo)

本人希望講什么？每位領(lǐng)導(dǎo)講話都有一貫的思路、風(fēng)格及近期關(guān)注的重點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)的

要點(diǎn)等。五是上級(jí)希望領(lǐng)導(dǎo)講什么？每項(xiàng)工作都應(yīng)該按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的部署和要

求開展，講話中需要科學(xué)地傳遞上級(jí)的要求。

表達(dá)次序是公文寫作布局合理性的重要體現(xiàn)：一是善于提綱挈領(lǐng)，按照公文主

題搭建提綱，擬定框架，反復(fù)斟酌布局結(jié)構(gòu)的合理性。二是善于歸納整合，在把握

公文整體結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，按照訴求重要性科學(xué)合理劃分文章層級(jí)，使受眾能通過標(biāo)

題基本判斷行文邏輯。

各部分內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系通過素材的平衡、恰當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)折和流暢的過渡來

實(shí)現(xiàn)，確保各個(gè)層級(jí)緊密銜接，減少文章的突兀感和生硬感。

第四步：正式起草文稿

這是公文寫作的核心。在起草文稿過程中要把握以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

深度加工。把篩選所得的材料經(jīng)過加工處理，初步構(gòu)建公文文本，對照公文提

綱和框架結(jié)構(gòu)，通過對信息模塊的合并歸類和填充，實(shí)現(xiàn)公文“由骨到肉”的質(zhì)變。

注重事例。公文寫作要依事而論，在寫作技巧上可借用“以事實(shí)說話”的筆法。

如果全篇沒有涉及實(shí)情的“干貨”，那整篇文章就會(huì)淪為大話、空話、套話的堆砌，

導(dǎo)致讀者無趣、聽者鬧心。寫材料既要仰望天空，更要腳踏實(shí)地，如總結(jié)性公文可

以通過大量事例的直接引入增強(qiáng)文章說服力。這里要格外關(guān)注事例的典型性和真實(shí)

性，不當(dāng)?shù)氖吕贸３?huì)造成適得其反的效果。

善用數(shù)字。恰當(dāng)選取各種數(shù)據(jù)能夠增強(qiáng)公文的.信息含量和說服力。對數(shù)字的

選用要注意兩點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)的權(quán)威性，要使用權(quán)威部門發(fā)布的數(shù)據(jù)，非正式渠道搜

集的數(shù)據(jù)要經(jīng)過權(quán)威機(jī)構(gòu)核實(shí)方能使用；二是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，重要數(shù)據(jù)要以專業(yè)部

門統(tǒng)計(jì)口徑為準(zhǔn)。

做好會(huì)商。當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他部門職權(quán)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)協(xié)商，取得一致意

見后才能對外行文；如有分歧，應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)直至取得共識(shí)，以防政出多門。

強(qiáng)調(diào)升華。一般的材料只求四平八穩(wěn)，優(yōu)秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要

實(shí)現(xiàn)從“一般”到“優(yōu)秀”的飛躍，從“有形無神”到“形神兼?zhèn)?/span>”，一要于常規(guī)處尋亮點(diǎn)，

有效提煉出本單位工作的亮點(diǎn)和突出成就，以實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容震撼人心；二要于淺

顯處見真知，發(fā)散思維、升華思想、小中見大，把真知灼見融入到材料中；三要于

文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語言的生動(dòng)性和可讀性，如通過恰當(dāng)使

用排比對仗等句式增強(qiáng)文章的氣勢和韻律，或借用一些約定俗成的古典語言增強(qiáng)公

文的典雅和美感。

第五步：仔細(xì)加工修改

這是保證公文質(zhì)量的重要一環(huán)。對公文文稿的加工修改，切忌“眉毛胡子一把

抓”，要分清主次先后，按照從內(nèi)容到形式的修改順序。一是檢查主題質(zhì)量。主要

看文稿是否符合領(lǐng)導(dǎo)意圖，表達(dá)是否鮮明深刻，是否有新意，與上級(jí)部門的指示是

否吻合。二是檢查觀點(diǎn)表達(dá)。觀點(diǎn)與主題關(guān)系極為密切，主題是中心論點(diǎn)，觀點(diǎn)可

謂分論點(diǎn)，在保證公文主題準(zhǔn)確無誤的前提下，還要確保公文觀點(diǎn)經(jīng)得起推敲。三

是檢查材料應(yīng)用。對文稿中引用的數(shù)字、事例等認(rèn)真核實(shí)，避免材料之間相互沖突，

還要特別注意動(dòng)態(tài)信息的變化，不能使用過時(shí)的數(shù)據(jù)說明已經(jīng)變化的實(shí)際情況。四

是檢查文稿形式。主要考慮文稿結(jié)構(gòu)是否完整、嚴(yán)密、合理，重點(diǎn)內(nèi)容是否突出，

層次是否清楚，過渡轉(zhuǎn)折是否自然，以及語言表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡練，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否

正確、規(guī)范。

提升公文寫作能力是一個(gè)需要長期學(xué)習(xí)、思考和實(shí)踐的過程，以上五個(gè)步驟只

為辦公室秘書提供一個(gè)最基本的公文寫作思路或竅門，要想寫作有突破，更上一層

樓，仍需在工作之外多讀、多思、多寫。“讀書破萬卷，下筆如有神”，只有多讀，

才能胸有成竹，妙筆生花；只有多思，才能綱舉目張，得心應(yīng)手；只有多寫，才能

舉一反三，觸類旁通。