人事檔案管理制度

人事檔案管理制度

為加強(qiáng)公司人事檔案的規(guī)范管理，有效保護(hù)和利用人事檔案，充

分發(fā)揮檔案作用，結(jié)合公司整體實(shí)際情況，特制訂本制度。

1 適用范圍

1.1 本管理辦法適用于全體員工公司。

1.2 員工人事檔案是記載員工個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作

績(jī)效等內(nèi)容的文件材料，是全面考察了解和正確使用員工的重要依

據(jù)。

2 管理職責(zé)

2.1 綜合管理部是本制度的歸口管理部門，負(fù)責(zé)本制度的編制、修訂、

完善等工作， 并監(jiān)督執(zhí)行。

2.2 規(guī)范性。紙制檔案要求全員建檔率達(dá)到 100%，一人一冊(cè)統(tǒng)一編

號(hào)，要求目錄清楚、分類準(zhǔn)確、排列合理、標(biāo)題完整、字跡清楚。

2.3 及時(shí)性。員工學(xué)歷、學(xué)位、職稱、職業(yè)資格、員工晉升、工資調(diào)

整等資料的更新、變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)入檔；企業(yè)員工也應(yīng)及時(shí)向人事檔

案管理人員提供個(gè)人信息的變更， 以便工作人員及時(shí)填充檔案。并

登記《人事檔案接收登記臺(tái)賬》。

2.4 同步性。按照格式建立標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案，全員建檔率達(dá)到 100%，

如員工晉升、工資調(diào)整、調(diào)動(dòng)等文字資料歸檔后，應(yīng)同步更新至員工

人事檔案；每?jī)赡暌髥T工更新一次人事檔案，綜合管理部及時(shí)歸檔。

3 要求

3.1 公司經(jīng)營班子及職能部室各級(jí)員工人事檔案由綜合管理部統(tǒng)一管

理。

3.2 短期外派、借調(diào)人員人事檔案由原單位綜合管理部門管理。

3.3 公司員工人事檔案由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)管理；新增經(jīng)營班

子基本檔案（含個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘登記表、身份證復(fù)印件）須報(bào)能源股

份綜合管理部備份。

3.4 人事檔案材料書寫不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書

寫。

3.5 使用人事檔案封皮，檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、入職時(shí)間等。

3.6 歸檔資料要求做到真實(shí)、完整、齊全，不得缺損、順序合理、疊

放整齊，目錄清晰。

3.7 歸檔文件目錄置于卷首，材料排列順序與目錄相符，理齊檔案材

料，材料條件好的應(yīng)做到四邊整齊，條件較差的，以左邊和下邊兩邊

為齊。

3.8 將形成的檔案材料整理為案卷，裝入員工檔案盒或檔案袋中，填

寫姓名、檔案號(hào)。

3.9 人事檔案資料的建檔、歸檔

3.9.1 新進(jìn)員工檔案資料：個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘人員登記表（附面試、筆

試等資料、應(yīng)聘人員登記表貼照片）、體檢表、報(bào)到通知單、新員工

入職清單、與原單位解除勞動(dòng)合同證明書、身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、

職稱證及職業(yè)資格證等各類證書復(fù)印件；新進(jìn)員工入職培訓(xùn)資料；轉(zhuǎn)

正報(bào)告、轉(zhuǎn)正期考核資料全部歸檔。

3.9.2 員工檔案資料分類：履歷材料，自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料，

鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料，培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料，

政審材料，加入黨團(tuán)的材料， 獎(jiǎng)勵(lì)材料，違犯處分等材料，任免、

調(diào)動(dòng)、晉升、工資待遇調(diào)整材料，其他可供組織參考有保存價(jià)值的材

料等，詳見 6.1《人事檔案歸檔范圍》。

3.9.3 建立離職員工檔案：內(nèi)容包括（個(gè)人辭職報(bào)告、員工離職申請(qǐng)

審批表、勞動(dòng)合同、工作交接清單、離職面談?dòng)涗洷怼?/span>《解除或終止

勞動(dòng)關(guān)系證明書》原件）等資料，由綜合管理部門進(jìn)行裝訂保存，保

存期為兩年。涉及到勞動(dòng)爭(zhēng)議的檔案，保存期限要到勞動(dòng)爭(zhēng)議處理結(jié)

束。

3.10 員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞

3.10.1 員工工作調(diào)動(dòng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞檔案：由調(diào)出單位填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞

通知單》與調(diào)動(dòng)手續(xù)一并及時(shí)轉(zhuǎn)遞至調(diào)入單位綜合管理部門，調(diào)入單

位收到員工檔案及《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》后，將簽字、蓋單后回執(zhí)

反饋至調(diào)出單位；轉(zhuǎn)正的檔案必須齊全， 符合歸檔要求。

3.10.2 離職員工轉(zhuǎn)出檔案：員工辦理勞動(dòng)關(guān)系解除或終止當(dāng)日，須辦

理個(gè)人檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，其中公司簽批的《應(yīng)聘登記表》、各年度績(jī)效

考核資料作為公司留存檔案， 員工不得自行提取；轉(zhuǎn)出檔案資料主

要為員工入職時(shí)提交的相關(guān)材料，對(duì)檔案進(jìn)行密封后轉(zhuǎn)交至員工本

人，由本人簽署《提取個(gè)人檔案證明》，并進(jìn)行臺(tái)帳登記。

3.10.3 人事檔案轉(zhuǎn)移要求：在辦理調(diào)動(dòng)員工或離職員工檔案轉(zhuǎn)移時(shí)，

必須將轉(zhuǎn)移檔案按要求包裝，密封，并加蓋公章，再進(jìn)行轉(zhuǎn)移手續(xù)的

辦理。

3.11 員工人事檔案的利用

3.11.1 因工作或辦理相關(guān)手續(xù)需要查閱人事檔案，須填寫《查閱員工

人事檔案審批單》，辦理審批手續(xù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部負(fù)責(zé)

人審批后，方可查閱。

3.11.2 員工人事檔案一般不外借。如有特殊情況必須借出使用時(shí)，需

要說明理由， 辦理外借手續(xù)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，借閱期限不得

超過一星期，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

3.11.3 借用、查閱檔案的單位或個(gè)人必須嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁涂改、圈劃、

抽取、撤換檔案材料；不得擅自摘抄、復(fù)制（拍攝）檔案內(nèi)容，因工

作需要從檔案中取證的， 必須經(jīng)人事檔案負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后才能摘抄或

復(fù)印，違反者應(yīng)視情況輕重，予以批評(píng)教育或處罰。

3.11.4 在進(jìn)行檔案的查閱、借用時(shí)，必須認(rèn)真填寫《員工人事檔案借

閱登記臺(tái)賬》由借檔人員簽字確認(rèn)，待檔案歸還后，應(yīng)及時(shí)記錄歸還

時(shí)間。

3.12 員工人事檔案的保管與安全保密

3.12.1 人事檔案一般要由專人負(fù)責(zé)保管，存放在專門的檔案柜內(nèi)，日

常要鎖緊。

3.12.2 檔案人員要樹立保密觀念，無關(guān)人員不得擅自拿取人事檔案材

料，任何人不得將人事檔案資料帶到公共場(chǎng)合。

3.12.3 檔案人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱規(guī)定，履行手續(xù)，不得隨意向外

界透露員工檔案資料、不得隨意將員工檔案借出。

3.12.4 人事檔案管理人員，在檢查核對(duì)人事檔案資料后，如發(fā)現(xiàn)問題，

應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維護(hù)、填充。

3.13 員工人事檔案的考核

3.13.1 考核時(shí)間：公司綜合管理部在每年例行的工作檢查中，將按照

此制度檢查員工人事檔案的建立及維護(hù)情況。

考核指標(biāo)：人事檔案建檔率達(dá)到 100％，檔案資料完整率達(dá)到 95％

以上。