文獻上標處理技巧

1. 以尾注的方式插入第一個參考文獻。

將光標定位于word文檔中將要插入參考文獻的位置，按“插入/引用/腳注

和尾注”。出現一菜單，選擇“尾注”，“文檔結尾”，編號格式為“1,2,3”。

按“插入”按鈕，就在該處就插入了一個上標“1”，而光標自動跳到文檔最后，

一個上標“1”的地方，這就是輸入第一個參考文獻的地方。參考文獻標注要求

用中括號把編號括起來，方法詳見下面鏈接（注意：只在參考文獻被引用的地方

添加中括號，在參考文獻文本中不必添加中括號，因為第十條要重新自動編號）。

然后按照排版格式要求輸入參考文獻。

2. （此步驟不必要，原因參考11）。

這時你會發現文本中的序號“1”字是上標格式的，這是你所希望的。但尾

注中的“1”也是上標格式的，這不是你希望的。其余的格式也不合你愿，別急。

用鼠標在最左側處選中尾注中的序號“1”，按快捷鍵“ctrl shift =”就可以

使序號不再是上標，或用鼠標右擊，出現一菜單，選擇“字體”，在第二張菜單

中去掉“效果”欄中“上標”前面的“√”。然后按要求的格式輸入參考文獻內

容。

3. 雙擊參考文獻被引用處的編號“1”，光標即到參考文獻文本處，同理，

對著參考文獻前面的“1”雙擊，光標就回到了文章內容中插入參考文獻的地方，

可以繼續寫文章了。

4. 在下一個要插入參考文獻的地方再次按以上方法插入尾注，就會出現一

個“2”（Word已經自動為你排序了），繼續輸入所要插入的參考文獻。

5. 說明：序號周圍有似隱似現的框，這表示所插入手稿的尾注是一種

“域”，不必理會它。

6. （此步驟可省，第11條有詳細講述）我們一般的編輯界面叫“頁面視

圖”，在頁面視圖下，所有文獻都引用完后，你會發現在第一篇參考文獻前面一

條短橫線，如果參考文獻跨頁了，在跨頁的地方還有一條長橫線，這些線分別叫

“尾注分隔符”和“尾注延續分隔符”，它們無法選中，也無法刪除。這是尾注

的標志，但一般科技論文格式中都不能有這樣的線，所以一定要把它們刪除。

去除“尾注分隔符”和“尾注延續分隔符”:

選擇“視圖/普通”進入普通視圖。

按“視圖/腳注”，此時編輯界面分為兩個部分，下面的編輯框是尾注編輯

框。

選擇尾注編輯框中的“尾注”下拉框，選擇“尾注分隔符”，出現一條橫線，

選擇該橫線，刪除它，再選擇“尾注延續分隔符”，也會出現一條橫線(這是尾

注分頁時會出現的很長的橫線)，選擇該橫線，刪除它。關閉后，再按“視圖/

頁面”切換回來。

7. 參考文獻插入已經完成了。這時，無論文章如何改動，參考文獻都會自

動地排好序了。如果刪除了，后面的參考文獻也會自動消失，絕不出錯。參考文

獻越多，這種方法的優勢就體現的越大。

注意，刪除參考文獻的方法：選中參考文獻被引用處的編號，點擊菜單中的

編輯——清除——內容即可，參考文獻文本中的相應文獻即被刪除。也有網友提

到“用鼠標右鍵點擊需要刪除的參考文獻對應的文中數字標記，在菜單中選擇編

輯文中引文，在彈出的菜單中選擇刪除按鈕，最后點擊確定即可”。本人沒找到

相關的按鈕，因此不予置評，詳見

/dxyz-b1119-125-t-9337158。

8. 交叉引用

如果同一個參考文獻兩處被引用，只能在前一個引用的地方插入尾注，在第

二次被引用的地方宜采用“交叉引用”。

方法：單擊第二次被引用的位置，按“插入/引用/交叉引用”，出現一菜單，

在引用類型中選擇“尾注”，引用內容為“尾注編號”，這時在菜單中會出現你

曾經編寫過的所有尾注，選擇你需要的，按“插入”按鈕即完成交叉引用，然后

按關閉菜單。

(注：若你后來又在前面的文檔中插入新的尾注，這時后繼的尾注會自動更

新編號，但交叉引用不會自動更新。怎么辦？按“ctrl A”選擇所有內容后，按

“F9”鍵就可以完成手動更新。)

9. 用尾注在文章同一處插入多個參考文獻，例如[1][2][3][4]，要把它變

為[1-4]，并且不改變后面尾注的順序。方法：用尾注插入四個參考文獻后, 手

動選中引用的2,3, 格式為隱藏文字，然后輸入“-”即可。將尾注設置在節的

尾部即可以在后面在添加新的內容章節。將文章內容設置為一個節。致謝等設置

為另外的章節。

10. 不要以為已經搞定了，我們離成功還差一步。論文格式要求參考文獻在

正文之后，參考文獻后還有發表論文情況說明、附錄和致謝，而Word的尾注要

么在文檔的結尾，要么在“節”的結尾，這兩種都不符合我們的要求。

解決的方法似乎有點笨拙。首先刪除尾注文本中所有的編號（我們不需要它，

因為它的格式不對），然后選中所有尾注文本（參考文獻說明文本），點“插入

︱書簽”，命名為“參考文獻文本”，添加到書簽中。這樣就把所有的參考文獻

文本做成了書簽。在正文后新建一頁，標題為“參考文獻”，并設置好格式。光

標移到標題下，選“插入︱引用︱交叉引用”，“引用類型”為“書簽”，點“參

考文獻文本”后插入，然后點關閉。這樣就把參考文獻文本復制了一份。選中剛

剛插入的文本，按格式要求修改字體字號等，并用格式/項目編號和編號進行自

動編號。

11. 到這里，我們離完美還差一點點。第9條中，參考文獻文本被復制，其

后是尾注頁，打印文檔時，尾注頁同樣會打印出來，而這幾頁是我們不需要的。

當然，可以通過設置打印頁碼范圍的方法不打印最后幾頁。這里有另外一種方法，

如果你想多學一點東西，請接著往下看。

選中所有的尾注文本，點“格式︱字體”，改為“隱藏文字”，選擇“視圖

/普通”進入普通視圖，選擇“視圖︱腳注”，此時編輯界面分為兩個部分，下

面的編輯框是尾注編輯框，所有的尾注出現在窗口的下端，在尾注編輯框中的

“尾注”下拉列表框中選擇“尾注分割符”，出現一條橫線，選擇該橫線，刪除

它，同樣的方法刪除“尾注延續分割符”和“尾注延續標記”。再按“視圖/頁

面”切換回來。

刪除頁眉和頁腳（包括分隔線）：選擇“視圖︱頁眉和頁腳”，首先刪除文

字，然后點擊頁眉頁腳工具欄的“頁面設置”按鈕，在彈出的對話框上點“版式

︱邊框”。“邊框”選項卡的邊框設置為“無”，應用范圍為“段落”；在“頁

面邊框”選項卡，邊框設置為“無”，應用范圍為“本節”；點擊頁眉頁腳工具

欄的“在頁眉和頁腳間切換”切換到“頁腳”，刪除頁碼。選擇word菜單的“工

具︱選項”，在“打印”選項卡里確認不打印隱藏文字（Word默認）。

好了，試著打印一下尾注所在的頁，是不是白紙？

給尾注編號加方括號：

大家一般都熟悉常用的查找和替換，但是一些特殊字符的查找和替換恐怕很

少有人用過。如怎么批量清除段落之間多余的空行呢？我們只要查找^,

并替換為^p即可。這里的^p就是換行符。再說如何用特殊字符替換功能給尾注

編號加方括號。很多雜志和論文要求參考文獻編號帶有方括號，但是word的腳

注/尾注中默認格式中唯獨沒有方括號。如果用自定義方法加入方括號，當你調

整段落順序后，參考文獻的序號不會跟著調整，麻煩更大了。我們還是用默認的

1,2,3插入尾注吧，等你做完了所有工作，再用word的特殊字符將尾注編號替

換為帶方括號格式的[1],[2],[3]即可,當然也可以替換為：<>{}《》等格式。具

體操作辦法如下：如果用了尾注就查找尾注標記^e，然后全部替換為[^&]即可；

如果用了腳注就查找腳注標記^f,再全部替換為[^&]便可以了（注意查找時讓

“不限定格式”按鈕為灰色）。簡單吧，一鍵進入新時代～牛大了！

注意：

問題1：能不能直接對尾注文本的編號格式進行修改，及保留原有的引用編號格

式呢？answers： 可以，對其替換之后采用段落，懸掛縮進即可，可以設置縮進

字符數。或者采用最笨的辦法，就是利用制表位對每個文獻進行格式設置。

Word中利用尾注插入參考文獻

1、將鼠標光標在需要插入參考文獻的位置，點擊“插入”菜單，選擇“引用”，接著

選擇“腳注和尾注”，彈出“腳注和尾注”窗口；

2、點擊“尾注”，選擇“文檔結尾”，編號格式選擇1，2，3，接著出現下面的畫面；

接著編輯出現文檔結尾的尾注，編輯完成后如圖；

3、交叉引用：“插入”→“引用”→“交叉引用”，引用類型為“尾注”，引用內容為“尾

注編號”（只能選“尾注編號”而不能選“尾注編號帶格式”，否則后來交叉引用加上

的方括號不是上標格式），選中需要的文獻1。(注：若你后來又在前面的文檔

中插入新的尾注，這時后繼的尾注會自動更新編號，但“交叉引用”不會自動更新

（只是個鏈接而已）。為此可以按“ctrl+A”選擇所有內容后，按“F9”鍵就可以完成

手動更新)

4、將文中和尾注編號加上方括號：

（1）用鼠標或者“Ctrl+Home”回到文檔的起始位置；

（2）菜單“編輯”，“替換”或者直接用“Ctrl+H”打開“查找和替換”對話框；

（3）在“查找內容”文本框里面輸入“^e”（若是腳注時為f），在“替換為”文本框中

輸入“[^&]”（尾注、腳注都是它，當然也可），然后點擊“全部替換”效果如下：（一

定要區分中英文全半角，另外建議最好都引用完成之后再加方括號，否則會出現

一層層方括號）

5、文中和尾注的標號都已經加上了方括號，但是交叉引用部分還沒有加上。對

交叉引用的序號進行處理：

（1）菜單“工具”，“選項”，“視圖”選項卡，在“顯示”部分點選“域代碼”，或者直接

使用快捷鍵“Alt F9”顯示域代碼，可以看見交叉引用的部分已經變成了代碼；

（2）菜單“編輯”，“替換”或者直接用“Ctrl+H”打開“查找和替換”對話框；

（3）在“查找內容”文本框里面輸入“^d NOTEREF”，在“替換為”文本框中輸入

“[^&]”并將光標置于該文本框中，然后點擊“高級”按鈕，再點擊“格式”按鈕，在彈

出菜單中選擇“樣式”，接著會打開“查找樣式”對話框，選擇“尾注引用”樣式；(用

后需取消才能再次用)

（4）完成上述工作后，“查找和替換”對話框的內容變為下圖，注意“替換為”文本

框下面的“格式”一行；

（5）點擊“全部替換”，在菜單“工具”，“選項”，“視圖”選項卡，在“顯示”部分取消

選擇“域代碼”，或者直接使用快捷鍵“Alt F9”取消顯示域代碼，效果如下：

6、工作還沒有完成，不難發現在文檔的結尾的尾注上面有一個橫線，這是尾注

分隔符，去除辦法如下：

（1）將文檔視圖切換為“普通視圖”，方法是點擊屏幕左下角的第一個按鈕；

（2）菜單“視圖”，“腳注”（或雙擊文中引用處數字），效果如下；

（3）在“尾注”下拉列表框里面選擇“尾注分隔符”，然后選中分隔符橫線，刪除它；

（4）在“尾注”下拉列表框里面選擇“尾注延續分隔符”，刪除（當尾注出現跨頁的

情況是會用到“延續分隔符”的）；

10、再回到“頁面視圖”，效果如下：

11、下面的工作是如何對尾注的格式進行修改，默認情況下“尾注文本”樣式是不

出現在“樣式和格式”任務窗格的，這時候要修改其格式：

（1）將尾注文本選上，在“格式”，“樣式和格式”或文檔的右面的“樣式和格式”任

務窗格里面的“所選文字的格式”里面會出現“尾注引用”，點擊右面的向下按鈕，

選擇“修改”，這樣就可以修改“尾注引用”的格式了；

（2）如何讓“尾注引用”樣式出現在“樣式和格式”任務窗格“請選擇要應用的格式”

里面呢？在“樣式和格式”任務窗格右下角的“顯示”下拉列表框里面選擇“自定義”，

出現“格式設置”對話框；

（3）在“可見樣式”里面選擇“尾注引用”，或者點擊“全部顯示”按鈕，然后確定。

這樣“尾注文本”樣式就出現在了“請選擇要應用的格式”里面，修改其格式的方法

和修改其他樣式的方法相同；（如果感覺尾注數字符號偏小，可將之改為正文樣

式或直接清除格式）

12、有時候在文的一個位置需要引用多個文獻，形如“文獻[1-5]”，這樣的格式該

如何實現呢？用尾注在文章同一處插入多個參考文獻，例如[1][2][3][4]（加方括

號方法同前），要把它變為[1-4]，并且不改變后面尾注的順序。方法是用尾注插

入四個參考文獻后, 手動選中不要的中間部分并將字體格式選為隱藏文字，然后

輸入“-”即可。（逗號或其它符號分隔的類似