行政助理工作內容

行政助理工作內容

一、 每日工作

1、上班例行：每天到大廈一層信報箱取信，并派發；開復印機、飲水機、碎紙機、打印機，并

及時加紙。

2、下班例行：關前臺、會議室、茶水間的窗戶，關碎紙機、打印機、復印機、飲水機、辦公區

電腦、空調。

3、前臺接聽、接轉總機電話，處理日常行政接待，酒店、機票、火車票的預定事務。

4、維護公司日常辦公秩序和辦公環境。

5、每天關注白板，員工請假及外出及時填在白板上。

5、負責管理、維護辦公設備器材，及時補充辦公耗材。

6、辦公用品的登記、管理與發放。

4、監督員工考勤，休假與外出的登記。

5、每天簽收各類信件、貨品等，有些到付需付費，并索要發票，并整理好快遞單底單。

6、每天填寫現金日記賬，整理好發票。

二、每周工作

1、訂水，（冬天4—5天就要補充一次，夏天一周補充一次，一次是4桶）。

2、監督綠植維護工作，每周維護一次。

3、公司采購辦公用品，及辦公耗材；

4、每周報銷一次備用金。

8、每周二發布羽毛球活動，（最近都沒有員工去，也就沒有再發送）；每周五發送休閑郵件。

三、每月工作

1、每月去易初蓮花采購生活用品一次。

2、每月統計員工考勤，主管加班記錄，員工外出登記，整理休假、請假單。

3、搜集與公司行業相關的展會信息，寫在白板上。

4、每月做好員工值日表，貼在白板上。

5、每月交公司電話費，自來水費，中水費；去物業買電，預存電字9000度。結算長途話費、申

通快遞、鑫飛鴻、EMS費用。

6、每季度對辦公用品進行盤點一次。

7、每月給員工發送生日賀卡。

四、每半年/年工作

1、每年協助部門完成公司開辦展會活動，半年組織一次半年會。

2、空調置換，每年冬夏進行冷暖置換兩次。

3、辦理公司地上/地下停車位。

4、每年中秋節前訂購月餅，統計銷售贈送客戶名單，并發給客戶。

5、公司公交卡充值，一張卡300元。

五、協助銷售的工作

1、從出納處領取發票，登記錄表，通知快遞發走，并郵件告知辦事處同事。

2、劉總的合同蓋章并傳真給客戶，填寫訂貨單、出庫單。

3、給銷售刻錄光盤。

4、協助辦事處同事寄送給客戶樣本或者打印合同并蓋章傳真給客戶。

六、網站日常維護工作

1、萬網續費工作。

2、阿里巴巴網站更新。

七、不定期的工作

1、辦公室裝飾，維護及完善美化。辦公家具的采購，修門，修鎖，換燈泡；布置前天宣傳欄，

2、給同事印制名片，刻章。

3、樣本的申請，整理工作；協助劉娜校對樣本改版工作。

4、協助人事通知面試及面試表格交給應聘人填寫，辦理入職行政手續，辦公用品的領取登記工

作。

5、周邊酒店會議室的聯系。

6、遇到突發情況聯系物業。

成功面試必備秘訣:

1.周延的計劃。

2.熟悉應征企業現況，及累積相關行業的一般知識。

3.檢視自己的優缺點。

4.練習處理對你面試不利的事情。

˙原則1：不要把話題放在消極的事情上，不必表示歉意或做過多的解釋。

˙原則2：用積極的事情抵銷消極的事情，最好不要說有損自己形象的話。

5.建立自信。

6.仿真可能的問題并準備詢問對象的問題。

˙貴公司認為這份工作最重要的工作項目有哪些？

˙貴公司的考核方式、標準有哪些？

˙貴公司未來的經營計劃如何？

˙貴公司什么時候通知錄取與否？

7.傳遞具吸引力的訊息。

·強調自己是公司未來最具潛力的良性資產

·擁有明確的人生目標

·強烈的工作意愿

·與同事團隊合作的能力

·掌握誠懇原則

在錄用標準方面，才能是首要不變的原則，誠懇則是重要的機動因素。面試

前做好萬全準備，表現整潔的儀容，及充份展現自我，便是誠懇的表現。

怎樣回答那些無明確答案的問題？

對于這類問題，我們不應該僅僅用"是"或"不是"這類簡單詞來回答。我們應

該對這類問題作一個仔細快速的思考，對下面的內容，以適應的細節作補充，反

面的內容，承認它并以"但是"作一個轉折，然后對正面方面作一個補充，總之一

句話，我們應該以間接的方式來回答，避免處于被動狀態。

舉例:

A:你的缺點是什么？

B:我的缺點是極力嚴格自己并且沒有脾氣。

A:你認為工作對你意味著什么?

B:工作是生活的一部分，是謀生的一種手段，也是實現我們人生價值的一個途徑。

A: 你認為對你而言，快樂最重要的是什么？

B:只爭朝夕。即使當時工作很困難，我也要設法當天完成，而不會放棄。

行政助理

百科名片

行政助理

行政助理就像是兢兢業業的管家，可以將企業這個大家庭中雜亂無章的事務管理

得井然有序，在各種行政事務方面幫助和服務于公司員工，通過安排主管日程、

填寫計劃列表、處理信息需求、制作數據報告、安排會談會議、接待客戶來訪、

維護記錄管理，完成文件歸檔等各項工作，從多方面綜合性地完成高質量的行政

管理工作。盡管工作相對繁瑣，但其較低的門檻無疑是想從事行政管理工作的求

職者的普遍選擇，他們通過在此崗位上的鍛煉培養，有望在了解企業運營流程、

積累豐富工作經驗、建立相應人脈網絡的基礎上，獲得更為廣闊的發展空間。

目錄

行政助理的職責

行政助理的能力要求

行政助理的教育

行政助理的前景

具體工作

行政助理的職責

不同行業的行政助理有不同的職責，工業企業的行政助理的主要職責

是：

1、負責員工的考勤，于次月第一個工作日提供考勤報表并存檔；

2、負責員工檔案管理，包括原始檔案的收集、整理、歸檔、電子檔案

的建立；

3、對一般文件的起草和行政人事文件的管理；

4、依據人力資源要求計劃，組織各種形式的招聘工作、收集招聘信息，

協助招聘工作；

5、處理人事日常管理工作，負責請假、招聘、錄用、保險、合同等人

事手續的辦理；

6、及時辦理相關證件的注冊、登記、變更、年檢等手續；協助做好公

司人力工作的管理、培訓與指導；

7、組織公司各種活動的策劃；

8、負責辦公用品采購計劃制定及物品領取管理。

行政助理的能力要求

行政助理必須能夠熟練地準備統計報表、書面報告以及做管理方面的演

說。要求熟練掌握個人電腦技術、MS Word、Excel和PowerPoint，以及創

建多種專業文件的經驗。

分析性思維很重要，因為他們經常需要對自己的工作進行輕重緩急的判

斷，并且要對公司的發展和表現進行逐步地監控。

行政助理們需要有非常好的組織能力，傳播公司的正面形象并很好地反

映在組織工作中，熟悉如何進行控制。

行政助理的教育

初級職位的最低要求一般是高中文憑和熟悉基本辦公技能。

很多職業技術機構和社區學院都提供一到二年的能對申請人有利的辦

公管理課程。

公司可能提供現場培訓，尤其針對那些醫學或法學領域的專業職位。

行政助理的前景

該職業的就業前景預計會以中等增長速度持續增長過2012年。

1、協助行政經理完成公司行政事務管理；

2、參與公司績效管理、考勤等工作；

3、參與公司行政、采購事務管理．

具體工作

在各種行政事務方面幫助和服務于公司員工，例如負責訂機(車)票，聯

系各種培訓事宜，聯系和管理公司交通班車服務，食堂餐飲服務館管理，與

外部物業管理聯絡督促其更好的服務于公司，聯系和協調各種集體活動例如

集體外出旅游，受訓，公司運動會，年會，晚會等。還包括管理和組織辦公

室文具供應，辦公設施的管理等。

具體工作如下：

1、記載員工出勤情況；

2、記載工作時間和加班時間；

3、考核計算扣假工資和加班工資等；

4、處理和維護主管日程，準備和完成各類文件報表；

5、閱讀和分析各類信息，制定工作計劃，做好時間分配；

6、協助審核、修訂行政管理規章制度，執行日常行政工作；

7、傳達通知、分發文件；

8、安排公司各種會務和組織員工各種活動；

9、接待訪客并決定是否讓主管或其他工作人員與之會談；

10、對公司各種文件和檔案進行整理、歸檔；

11、履行辦公日常職責，如辦公用品采買、管理和分發，維護記錄管理

系統和執行基本的簿記工作等；

12、辦理各種行政事務和手續，比如填報報表、公司年檢、復印打印等；

[1]

13、負責平時員工福利的采購工作，比如日常的水果、中秋的月餅、公

司年貨、生日禮品、節日禮品，等等。