會計檔案管理規(guī)范

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會計檔案管理規(guī)范

會計檔案是會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資

料等會計核算的專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史

資料和證據(jù)。

一、會計檔案的范圍

會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計賬簿和會計報表、K3

系統(tǒng)中即時性的資料（主要包括存貨賬齡分析表）以及其他有保

留價值的會計核算檔案均應(yīng)歸檔。

（一）會計憑證

會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責(zé)任的書面證明。它包

括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收

款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存

款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

（二）會計賬簿

會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證

為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。它包括

按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀

行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

（三）會計報表

會計報表是反映企業(yè)會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書

面文件，主要有：主要的財務(wù)指標(biāo)報表，月、季度會計報表、年

度會計報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)

益變動表以及本公司內(nèi)部的各種管理報表等。

（四）K3系統(tǒng)中即時性的資料

K3系統(tǒng)中即時性的資料主要是指過了某個時點，以后期間

均無法查詢的數(shù)據(jù)。主要包括存貨賬齡分析表等。

（五）其他會計核算資料

其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)

督緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：各類

經(jīng)濟合同、協(xié)議、各項管理的規(guī)章制度、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財

務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、增值稅專用發(fā)票和

普通發(fā)票、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷

毀清冊等。實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)的會計數(shù)據(jù)、程

序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。

（六）會計賬簿打印時應(yīng)注意的事項：

1、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，應(yīng)每天登記并打印，對

于每天發(fā)生業(yè)務(wù)較少的，可按旬打印，月底按順序裝訂成冊。

2、相關(guān)會計人員負(fù)責(zé)分管明細(xì)賬及總賬的打印。每半年打

印一次全套賬簿，明細(xì)賬可滿頁打印；每年年末打印全部正式賬

簿，明細(xì)賬頁應(yīng)按科目分頁打印輸出；輔助帳頁或查詢帳頁日常

可根據(jù)需要隨時打印。

3、不得從查詢模塊打印正式帳頁，正式賬簿不能有“查詢”

字樣。

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4、計算機打印出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，

并由操作人員在打印輸出的頁面的簽字或蓋章注明，由財務(wù)經(jīng)理

簽字或蓋章認(rèn)可。

5、科目匯總表每月末打印一次，并同該月記賬憑證一起裝

訂。

以上檔案的保管均要求存放于集團公司檔案室，并且是書面

紙質(zhì)形式存檔。前三類電子形式的歸檔工作由集團信息中心完

成。第四類電子形式的歸檔工作由各分子公司指定人員完成。

二、會計檔案的裝訂

（一）會計檔案的整理立卷

會計年度終了后，對會計資料進(jìn)行整理立卷。會計檔案的

整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成

統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。

1、分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二

類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。在歸檔時需分類清楚，

前后分類方法要一致，不得隨意變動。

2、檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序

列統(tǒng)一。

3、管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔

案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零

星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

4、按稅法的要求貼印花稅。

（二）會計檔案的裝訂

會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表

及其他文字資料的裝訂。

1、會計憑證的裝訂。一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按

年分月妥善保管歸檔。

會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：

（1）分類整理，按順序排列，檢查日期、編號是否齊全；

憑證上的附件欄是否正確填寫；

（2）按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）

確定裝訂成冊的本數(shù)；或者按生產(chǎn)、采購、銷售、綜合等業(yè)務(wù)模

塊進(jìn)行歸集并確定裝訂成冊的本數(shù)；

（3）摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），

對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以

便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；

（4）整理檢查憑證順序號，嚴(yán)格審查，確保無錯、無漏、無

串號。如有顛倒要重新排序，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件

有否漏缺，領(lǐng)料單、出入庫單、工資表、獎金發(fā)放單是否隨付齊

全；不易同記賬憑證一起裝訂的保管的原始憑證，可以單獨裝訂

保管，但應(yīng)在原記賬憑證上加以說明，以備查閱。

（5）記賬憑證上有關(guān)人員（如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單

等）的印章是否齊全。

會計憑證裝訂時的要求：

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（1）用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線。一律

左側(cè)裝訂，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結(jié)，結(jié)

扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部

位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查

閱；

（2）憑證外面要加封面，封面紙應(yīng)用質(zhì)量好的牛皮紙印制，

封面規(guī)格略大于所附記賬憑證。

（3）裝訂憑證厚度一般在1.5厘米到3厘米之間, 做到裝

訂整齊、完整、牢固、便于查閱。

會計憑證裝訂后的注意事項：

（1）會計憑證的封面及封底應(yīng)按統(tǒng)一方式填寫，一般應(yīng)寫

明**年**月、本月第**冊、本月共**冊、憑證種類、起止號碼、

憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章并加蓋單位公章。

（2）在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處

標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。會計憑證每冊一號，一年內(nèi)連

續(xù)編一個流水號，按年度統(tǒng)一編號。

2、會計賬簿的裝訂。

各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬

簿應(yīng)按時整理立卷。總賬、銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬、各類明細(xì)

賬需分開裝訂。基本要求是：

（1）賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個

賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會

計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序的賬頁、

會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

（2）活頁賬簿裝訂要求。（如：備查賬簿）

第一、保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白

頁和撤掉賬夾,用質(zhì)量好的牛皮紙做封面、封底、裝訂成冊。每

本以200-300頁為宜，不宜過厚，不便于日后翻閱。

第二、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等

不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。

第三、在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計

主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章并加蓋單位公章。

（3）賬簿裝訂后的其他要求。

第一、會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、

掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。

第二、會計賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。

第三、封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編

號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）

款日記賬、分戶明細(xì)賬，并加蓋單位公章。

第四、會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全

年按順序編制卷號；總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制

卷號。

3、會計報表的裝訂。

會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹(jǐn)

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防丟失。三級及以下公司可按年度裝訂成冊。

第一、會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報

表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，

完整無缺的裝訂；

第二、會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制

說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封

底；

第三、會計報表在封面上應(yīng)注明單位名稱、報表的名稱、加

蓋單位公章。

第四、按保管期限編制卷號。

4、其他相關(guān)資料的裝訂

（1）存貨賬齡分析表、產(chǎn)品銷售費用計算表，應(yīng)于每月末

打印輸出，月底按順序裝訂成冊，業(yè)務(wù)量少的可按年裝訂成冊。

（2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表及銀行對賬單，應(yīng)于每年末按順

序裝訂成冊。

三、會計檔案的保管

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會計檔案，在會計年度

終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年，期滿之后原則上

應(yīng)由財務(wù)會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。”根據(jù)

上述規(guī)定，會計檔案的保管要求主要有：

1、會計檔案的移交手續(xù)。

在各分子公司的檔案沒有交到集團檔案室之前，各公

司應(yīng)當(dāng)指定專人進(jìn)行保管，但出納人員不得兼任檔案管理。

會計部門在將會計檔案移交本公司檔案管理人員時，應(yīng)按

下列程序進(jìn)行：

（1）移交會計檔案公司，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列

明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、

應(yīng)保管的期限、已保管期限等內(nèi)容。

（2）交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清

冊所列內(nèi)容逐項交接，并由公司指派人員負(fù)責(zé)監(jiān)交

（3）交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽

名或蓋章。并應(yīng)在移交清冊上：注明單位名稱、交接日期、交接

雙方和監(jiān)交人員的職務(wù)、姓名以及需要說明的問題等。

（4）移交清冊一般應(yīng)當(dāng)填制一式三份，交接雙方各持一份，

單位存檔一份。

會計檔案移交清冊

移交檔案公司：

會計檔案案卷冊起止檔案應(yīng)保管期已保管期

名稱 號 數(shù) 年度 編號 限 限

移交人： 接交人： 監(jiān)交人：

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2、會計檔案的保管要求。

（1）會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易然品

堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材；

（2）采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架

和堵塞鼠洞；

（3）會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔

衛(wèi)生，以防蟲蛀。

（4）會計檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和

查閱地方，以利查閱，并防止潮濕。

（5）設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，

嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密。

（6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

3、會計檔案的借閱

（1）會計檔案為本公司提供利用，原則上不得借出，有特

殊需要須經(jīng)上級主管單或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準(zhǔn)。

（2）外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)集

團會計部或財務(wù)副總批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；公司內(nèi)部人員

借閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)財務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人）批準(zhǔn)后，

辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓

名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。

（3）借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，拆散原

卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，

須經(jīng)集團會計部或財務(wù)副總批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。

（4）借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，

并辦理注銷借閱手續(xù)。

4、會計檔案的保管期限。

各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和

定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會

計核算的，對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟活動具有長遠(yuǎn)利用價值

的會計檔案，應(yīng)永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10

年、15年、20年和25年6種。會計檔案的保管期限，從會計

年度終了后的第一天算起，如：2006年度終了日為12月31日，

保管期限按2007年元月1日開始計算。

各類會計檔案的保管期限如下：

（1）月度、季度財務(wù)報告保管3年；

（2）銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表和固定資產(chǎn)卡片保

管5年；

（3）各種會計憑證、賬簿以及會計移交清冊保管15年；

（4）現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管25年；

（5）年度財務(wù)報告、會計檔案保管清冊和銷毀清冊永久性

保管；

（6）主要的財務(wù)文件、合同、協(xié)議永久性保管；

為了全面反映會計檔案情況，立檔部門應(yīng)設(shè)置“會計檔案

備查表”及時記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到不

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出差錯

會計檔案備查表

單位蓋章：

檔案分類 憑證檔案 賬簿檔案

本數(shù)

年初數(shù)

總計會計報其他會計

數(shù) 表檔案 資料檔案

本年增加數(shù)

本年減少數(shù)

本年年終數(shù)

借閱檔案情

況

復(fù)制

檔案

情況

外調(diào)

自用

歸還檔案情

況

單位負(fù)責(zé)人： 填表人：

三、 會計檔案的銷毀

1、保管期滿的會計檔案，需要銷毀時由檔案機構(gòu)提出銷毀

意見，會同財務(wù)、會計部門共同鑒定、嚴(yán)格審查，編制會計檔案

銷毀清冊。列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和

檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

2、集團內(nèi)所有分子公司包括集團總部的會計檔案的銷毀必

須經(jīng)集團財務(wù)副總和總經(jīng)理共同簽署意見，獲得批準(zhǔn)后予以銷

毀。

3、會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑

證和涉及其他未了事項的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，應(yīng)

當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明，由檔案部門

保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止；正在項目建設(shè)期間的在建項目，其

保管期滿的會計檔案不得銷毀。

4、銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清

查核對；各單位銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案部門和財會部門、集團

會計部和審計部，共同派員監(jiān)銷；會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷

毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，

同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本公司領(lǐng)導(dǎo)，一

份歸入檔案備查。集團會計部和審計部應(yīng)將銷毀情況上報財務(wù)副

總和總經(jīng)理。

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會計檔案銷毀審批表和會計檔案銷毀清冊的格式如下：

會計檔案銷毀審批表

銷毀會計檔案意見 賬簿卷（冊）數(shù) 憑證卷（冊）數(shù) 備注

檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人（簽字） 年 月 日

會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人（簽字） 年 月 日

集團財務(wù)副總（簽字） 年 月 日

集團總經(jīng)理（簽字） 年 月 日

會計檔案銷毀清冊

案卷檔案起至冊保管已保管銷毀銷毀

號 名稱 日期 數(shù) 期限 年數(shù) 原因 方法 備注

檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人： 會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人： 監(jiān)銷人： 保管人：

本規(guī)范自頒布之日起執(zhí)行，由集團公司財務(wù)副總負(fù)責(zé)解釋和

修訂。

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二零一零年一月