西北農(nóng)林科技大學南大之星檔案管理系統(tǒng)操作手冊

西北農(nóng)林科技大學“南大之星”檔案管理系統(tǒng)操作手

冊

1.系統(tǒng)登陸

由于南大之星檔案管理系統(tǒng)是B/S架構的系統(tǒng)，客戶端只要通過

瀏覽器就可以登錄檔案系統(tǒng)。在瀏覽器的地址輸入框中輸入檔案系統(tǒng)

的IP地址 219.245.196.87，或進入檔案館網(wǎng)站主頁，點擊

圖標進入。在瀏覽器的選擇上建議使用最新的瀏覽

器IE11.0。登陸系統(tǒng)的界面如下圖。

在此處輸入登錄的賬號密碼即可登錄檔案系統(tǒng)，如果點擊登陸之

后瀏覽器沒有反應，看是不是有安全軟件阻止檔案系統(tǒng)登陸的彈出窗

口，或者在瀏覽器設置里添加“兼容性視圖設置”。具體操作方法如

下：

此處有提

示！點擊并

允許。

（或者左上角有縮微版瀏覽器標記，點開放大即可。）

添加兼容性設置 打開順序：IE設置—工具-兼容性視圖設置

—添加—關閉，如下圖順序

兼容性視

圖設置

按照提示在兼容性視圖設置中輸入檔案系統(tǒng)的地址點擊添加，關

閉頁面。

2.錄入檔案目錄及修改

進入創(chuàng)建好的部門檔案表

有兩種方式，展開“部門臨時檔

案”點擊所要打開的檔案表名稱

或者最后的“打開”按鈕進入檔

案表，點擊添加案卷或者添加文

件開始錄入檔案目錄。案卷是根

據(jù)文件的來源、時間、內容和外

形上的異同點和聯(lián)系組成的，包

括案卷封面、卷內文件目錄、卷

內文件、卷內備考表等幾部分。

在南大之星檔案管理系統(tǒng)中添加案卷指的是添加案卷的案卷封面目

錄信息，在兼職檔案員使用過程中一般很少用到添加案卷。d

單擊

此處

單擊

此處

錄入：點擊添加文件后會彈出下圖所示的添加頁面，兼職檔案員

需要錄入的信息都已經(jīng)用紅色框標注出來。錄入完以上信息點擊下邊

的“添加”按鈕，系統(tǒng)會有彈出窗口提示錄入成功，該頁面會自動跳

轉到你需要錄入的第二份文件錄入頁面，上次所有的錄入信息原樣保

留文件件號會自動加1。

（1）一級目錄：由年度組成，例如：2018。

（2）二級目錄：按各門類檔案代碼編號填寫。

（3）三級目錄：依據(jù)需要而定。

（4）全宗號：8。

（5）實體分類號：由年度-一級類目代碼二級類目代碼或三級類

目代碼組成2018-XZ11、2018-JX11等，代碼要求為大寫字母。

（6）保管期限：下拉菜單選擇永久、長期、短期。

（7）密級：有保密要求時，按要求進入選擇，系統(tǒng)默認為內部。

（8）正題名：一般情況下，按照原文題名錄入，如原文沒有題

名或者題名不完整時，需要專兼職檔案人員另擬提名，并在該題名前

后加[ ]。

（9）副題名：原文件有此項時錄入，沒有時則不錄入。

附注：針對此文件需要特別說明的內容錄入在此項。

（10）第一責任者：文件落款單位名稱，有幾個單位時，名稱間

加空格。

（11）頁數(shù)：頁數(shù)總和（包含文件閱辦單、草稿等）。

（12）時間：指文件的落款時間，八位數(shù)字組成。

（13）歸檔單位：處（室）、中心、學院（系）等歸檔單位的名

稱。注意不是文件的落款單位。請注意區(qū)分。

（14）文號、圖號：文件的行文編號，如校辦發(fā)[2006]7號。統(tǒng)

一用圓括號。

（15）輸入員：輸入員姓名全稱。

（16）全文、圖像等項稍后電子檔案上傳一節(jié)做詳細講解。

修改：

（1）輸入窗口做相應修改，修改完成后點擊保存按鈕。

（2）在輸入了一定數(shù)量檔案以后，需要修改怎么辦？首先要進

入要修改的文件信息所在的檔案表打開。打開檔案表后，在檔案表內

找到需要修改的檔案信息，點擊目錄列表后的編輯按鈕，在彈出的編

輯頁面修改檔案信息保存即可。

（3）還有一種批量修改是針對具體的檔案錄入項目而言，如實

體分類號、題名、密級、保管期限、案卷號、件號等該功能在輔助組

卷功能一節(jié)有詳細講解。

3.電子檔案上傳

檔案目錄錄入完成如果有電子檔案需要上傳，通過目錄后邊的全

文、圖像、媒體上傳按鈕上傳電子檔案。一般文檔文件選擇全文上傳、

圖像文件選擇圖像上傳、音視頻文件選擇媒體上傳。

電子檔案的上傳按照文件的多少分為兩種上傳途徑，單個電子檔

案用上圖下部紅色框中的瀏覽上傳方式，點擊右側的“瀏覽”按鈕，

用戶可以查找本地計算機以及局域網(wǎng)上所要上載的電子檔案，其他選

項建議與上圖示例中設置保持一致。

多個電子檔案上傳可選擇上圖中間紅框中的“電子文件上傳”，

計算機首次使用該功能會提示安裝一個插件（見上圖），點擊同意安

裝過幾秒鐘會彈出窗口圖下圖所示左側瀏覽本地硬盤及文件夾，右側

為當前文件夾下詳細文件列表，鼠標下拉多選或者Ctrl+鼠標左鍵多

選，其他設置建議與示例保持一致，點擊“上傳”按鈕完成。

4.檔案目錄打印

打印操作首先需要選擇打印的記錄，即打印的范圍；然后選擇打

印目錄的模版，即打印出的樣式。系統(tǒng)支持以下幾種打印類型：打印

當前類目、打印所有類目、打印檢索結果、打印隊列；

打印當前類目與打印所有類目：

這是基于三級類目來確定的打印范圍。數(shù)據(jù)在錄入時，已經(jīng)預先

按照三級樹型類目的方式分類，如果要打印某個類目下的文件，可以

先選擇這個類目，然后點擊“打印當前類目”，如果要打印整個表的

文件，可以直接點擊“打印所有類目”。如下圖紅線所示：

打印檢索結果

當要打印的內容橫跨多個類目的時候，一般采用先在表內檢索出

需要打印的內容，而后打印檢索結果。

打印目錄模版的選擇及具體設置

點擊上面提到的打印按鈕，就會出現(xiàn)下面的窗口，如左圖。從右

圖中可以看到目錄打印里新增了導出到Excel功能。該功能可以將數(shù)

據(jù)導出到Excel表,其特點是不需要安裝打印插件，但是客戶端計算

機需要安裝Excel.選擇好需要導出的案卷文

件以后,即選擇一個模板,例如下圖選擇了案

卷目錄,點擊導出到Excel按扭,導出之后的

格式如截圖所示:

備注：如果導出excel按鈕灰色，或無法啟

動。把可信站點下的ACTIVE X 控件都改為啟用，步驟如下：菜單-

工具-internet選項-安全-自定義級別，如有其它提示暫時忽略，點

擊“是”。待做完此項工作，點擊瀏覽器下端“修復設置”即可。

自定義打印目錄：在自定義打印目錄中是用戶自己定制的一些打

印模版，如右圖里邊這些打印目錄都是我們系統(tǒng)提供的，這些打印模

版都是根據(jù)國家標準定制的模版。

自定義打印選項：自定義打印選項中的設置都可以在“系統(tǒng)設置”

中“打印模版管理”中每個模版里設置好，這樣以后打印的時自定義

打印設置里都不要做設置。“選擇打印范圍”中設置的是打印的范圍，

可根據(jù)打印的要求設置。“包含序號欄”中設置的是打印目錄中第一

欄是否顯示序號，系統(tǒng)中一般默認的都不包含序號，要顯示的話選擇

“是”。如下圖

默認打印目錄：默認打印目錄中是我們系統(tǒng)提供的打印目錄，這

些目錄是根據(jù)國家標準設置的，用戶不能進行修改。

打印設置選項：打印選項中設置的是頁面設置中的左右邊距等其

它設置，轉換頁次這塊是在打印文件時用到，一般情況下用戶在輸入

文件時輸入的時候再“頁數(shù)”一欄輸?shù)氖俏募膶嶋H頁數(shù)而不是文件

的頁碼，在打印的時候選擇這一功能可以將輸入的頁數(shù)轉換為文件的

頁碼，打印頁面設置中設置的是打印中的行高、左右邊距等等如下圖

打印插件的安裝：

按照上面的步驟設置

完成后點擊“打印預覽”，

如果是第一次在你的計算

機運行南大之星打印則會出如下圖界面點擊“安裝ActiveX控件”出

現(xiàn)如下圖提示點擊“安裝”完成后自動根據(jù)打印模版的設置出現(xiàn)打印

目錄

5.檔案目錄輔助組卷

輔助組卷：如右圖點擊輔助組卷按鈕就可以顯示出輔助組卷中的

內容。用戶可以將需要歸入一卷（盒）的文件選中，然后在操作界面

內的實體分類號輸入框中輸入相應的實體分類號，在盒/案卷號輸入

框中輸入相應的案卷（盒）號，點擊提交按鈕，則系統(tǒng)會自動將所選

中的文件歸入指定的案卷（盒）中。若想把幾條記錄的實體分類號改

成jx11，案卷號改為1，直接鍵入提交即可。兩項務必同時輸入，如

下圖圖。

數(shù)據(jù)批量修改及數(shù)據(jù)批量替換：批量修改是針對具體的檔案著錄

項目而言的，如實體分類號、題名、密級、保管期等進行批量修改。

該功能為批量數(shù)據(jù)修改提供了一個便捷的途徑。若為指定的幾條記錄

修改密級為“秘密”，則還是先選中要修改的文件，后在下拉框中選

擇密級，再鍵入“秘密”，點擊修改,出現(xiàn)確認提示，如果繼續(xù)執(zhí)行，

點“確定”即可。如下圖：

以上是整個字段的內容被真?zhèn)€替換，還可以實現(xiàn)一個字段的內容

被部分替換。

注：在批量數(shù)據(jù)修改中有一樣比較特別，即批量修改“文件

件號”，在下拉框中成為藍色。它不是將文件件號修改成什么，

而是將文件件號批量加幾或減幾，需要在“修改為”框中填入正

數(shù)（加）或負數(shù)（減），點擊“修改”后系統(tǒng)將所選擇記錄批量

加幾或減幾。這項功能適用于卷內文件插號時，可以先將所選擇

記錄批量加幾或減幾留出位子，然后插入文件。

6.檔案檢索

表內檢索：在用戶打開某一個檔案表后，利用該查詢接口，用戶

可以對該檔案表中的案卷和檔案進行查詢。 該查詢方式有多種：如

下左圖。此外用戶還可以根據(jù)需要對查詢范圍進行進一步的限制，實

現(xiàn)多次檢索。

綜合檢索：就是對系統(tǒng)內所有表進行查詢，它可以提供給所有用

戶使用。該查詢接口的查詢范圍比較寬，用戶可以查詢所有他本人創(chuàng)

建的檔案表以及所有被授予訪問權限的檔案表。用戶只要輸入所要查

詢的關鍵詞，點擊查詢按鈕，系統(tǒng)就自動開始搜索包含該關鍵詞的案

卷和文件。任意關鍵詞查詢將關鍵詞與所有字段進行匹配，包括題名、

責任者、密級、時間、實體分類號、案卷號、全文、附注、主題詞等，

只要其中含有用戶所輸入的關鍵詞，系統(tǒng)就會自動將其歸入查詢結果

中。另外用戶還可以用多個關鍵詞，以提高搜索精度。如用戶要查詢

一個關于校慶的通知，只要輸入關鍵詞：校慶和通知即可，不同的關

鍵詞用空格隔開，查詢結果將是分別使用這些關鍵詞查詢所得結果的

交集。點擊“選擇檔案表”的按鈕后出現(xiàn)的界面中列舉了數(shù)據(jù)庫中的

所有表，以供用戶選擇查詢范圍。

例如：要查詢2003年有關題名中包含關鍵字“卡片”的檔案，

即可以在查詢條件中輸入“2003 卡片”，選擇所要查詢的表（如果

不確定所要查詢的內容在哪個表中，即在整個數(shù)據(jù)庫中查詢，請點擊

“全選”），然后點擊“搜索”，就會出現(xiàn)查詢結果。查詢結果顯示如

下圖。查詢結果將自動按照檔案所屬檔案表歸類。點擊查詢出來的某

條記錄的題名，就可以看到此條記錄的詳細信息。例如：點擊第5條

記錄的題名，顯示的界面如下圖 ，界面中顯示了各個著錄項的信息，

界面的下半部分為全文內容。

檔案館

2019年3月1日