公文處理方法

2023年12月6日發(fā)(作者：泥盆紀(jì))

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第一節(jié) 公文處理基本原則

公文處理基本原則是對客觀規(guī)律的正確反映，是衡量公文處理活動優(yōu)劣的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

公文處理基本原則是：法制、實(shí)事求是、全面質(zhì)量、時(shí)效、集中統(tǒng)一、黨政分工、簡化。

第二節(jié) 收文處理程序與方法

一、收文處理的一般過程

收文處理是指對來自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動。

收文處理的一般程序?yàn)椋汉炇?、外收文登記、啟封、?nèi)收文登記、分辦、摘編，擬辦、承辦、注辦，組織傳閱、催辦、查辦，處置辦畢公文。

上述具體的工作活動，依其性質(zhì)的不同可分為收文辦理與收文管理兩大類活動。

二、收文辦理活動方法要點(diǎn)

（一）擬辦

擬辦實(shí)際上是一項(xiàng)輔助決策活動，目的在于為決策活動提供可供選擇的方案。

擬辦的范圍。

做好擬辦工作應(yīng)注意的事項(xiàng)。

（二）批辦

批辦是一項(xiàng)由法定責(zé)任者履行法定的事務(wù)處置權(quán)的決策性活動，它規(guī)定了對具體公文的處置方法、程序、具體承辦責(zé)任、承辦原則與要求等，對公文效用的實(shí)現(xiàn)具有決定性影響。

我國各級行政機(jī)關(guān)的公文批辦工作實(shí)行合理分工、分層負(fù)責(zé)的制度。 批辦的范圍。

批辦公文時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)。

（三）承辦

由于公文只有經(jīng)過承辦才能產(chǎn)生切實(shí)的效用，因此，它是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。 承辦公文的方式有多種。 承辦公文是公務(wù)機(jī)關(guān)各級工作人員的重要職責(zé)，承辦工作的依據(jù)。

承辦公文時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)。

（四）注辦

注辦的主要作用是備忘待查，為日后查考了解某一公文的承辦過程、承辦方式、承辦結(jié)果提供依據(jù)。同時(shí)，這頂活動還有利于建立井然有序的承辦工作秩序，避免重復(fù)和混亂。 注辦由承辦人隨手完成。

三、收文管理活動的方法要點(diǎn)

（一）公文簽收

簽收是指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對、檢查、簽注手續(xù)之后，分別從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政部門、機(jī)要通信部門、文件交換站，或者通過自備的通信設(shè)備收取公文。

（二）公文登記

公文登記的形式主要有簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。

（三）啟封

公文在啟封時(shí)必須注意遵循特定的規(guī)則。

（四）分辦

分辦的實(shí)質(zhì)是為公文確定運(yùn)轉(zhuǎn)方向，它是一項(xiàng)事關(guān)公文能否準(zhǔn)確、迅速、有效地得到實(shí)質(zhì)性辦理的決定性的工作。

分辦的主要依據(jù)。

（五）公文摘編

摘編指對重要公文在投入辦理之前所做的加工，包括編寫文摘或提要，編寫綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。摘編的目的主要在于為公文的辦理提供便利，節(jié)省辦理時(shí)間，使公文能更加快捷、有效地得到辦理。 （六）傳閱的組織

正確組織公文傳閱可使公文得到及時(shí)有效的運(yùn)轉(zhuǎn)處理，避免延誤時(shí)機(jī)、空費(fèi)時(shí)間和精力，從而實(shí)現(xiàn)并放大公文的效能。

為使組織傳閱的活動能取得更好的效果，應(yīng)注意遵循特定規(guī)則。

（七）公文的催辦

催辦是指根據(jù)承辦時(shí)限和有關(guān)要求對公文承辦過程所實(shí)施的催促和檢查活動。這項(xiàng)活動有利于加速公文的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，防止失控，有助于避免公文的積壓延誤，對公文效用的迅速有效地實(shí)現(xiàn)具有推動作用。

催辦有兩種形式，一種是內(nèi)催辦，一種是外催辦。

（八）公文的查辦

公文查辦是指核查重要公文的執(zhí)行情況，督促并協(xié)助承辦單位全面、具體地落實(shí)公文精神，解決有關(guān)問題的活動。

查辦工作的常用方式與催辦方式基本相同，并往往結(jié)合并用幾種具體方式。

第三節(jié) 發(fā)文處理程序與方法

一、發(fā)文處理的一般過程

發(fā)文處理是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進(jìn)行的創(chuàng)制、處置與管理活動。

發(fā)文處理的一般程序?yàn)椋簲M稿、會簽、核稿、簽發(fā)，注發(fā)、繕印、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢公文。這一程序具有很強(qiáng)的確定性與不可逆性。

二、發(fā)文辦理活動的方法要點(diǎn)

（一）文稿撰擬

（二）會商

會商的作用主要是維護(hù)公文的合法性、有效性，維護(hù)政令的統(tǒng)一一致。

會商由發(fā)文機(jī)關(guān)主動組織，就有關(guān)問題協(xié)商完畢后，應(yīng)請這些機(jī)關(guān)或部門的有關(guān)責(zé)任者簽注會商意見。

（三）核稿

從一定意義上說，核稿是擬稿工作的延續(xù)，而另一方面它又是終審定稿工作的一個(gè)組成部分。這項(xiàng)工作對控制公文數(shù)量與質(zhì)量有著重要意義，同時(shí)，還可以節(jié)省各級領(lǐng)導(dǎo)者用于審閱批改公文的時(shí)間和精力。

審核具有全面性，無論公文內(nèi)容還是形式或程序都在核查之列。

（四）簽發(fā)

簽發(fā)是對文稿的又一次全面核查，更是對公文質(zhì)量與正式效用的最終確認(rèn)。簽發(fā)人在批注之前，必須對文稿做全面審核，及時(shí)糾正或彌補(bǔ)文稿中的錯(cuò)漏，確認(rèn)無誤后再行批注正式發(fā)出意見并簽注姓名和日期。文稿經(jīng)簽發(fā)成為定稿后，其他人不經(jīng)簽發(fā)人同意，均不得再做任何修改，否則將負(fù)行政或法律責(zé)任。

簽發(fā)的種類。

（五）簽署

簽署是指簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在正式發(fā)出和使用的公文正本落款處簽注姓名的活動。

簽署權(quán)的歸屬。

三、發(fā)文管理活動的方法要點(diǎn)

（一）注發(fā)

注發(fā)需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖（主要是簽發(fā)意見）以及有關(guān)規(guī)定和有效表達(dá)公文內(nèi)容的需要進(jìn)行。

（二）繕印的方式與程序

繕印即繕寫、印刷的簡稱?？槍懢褪亲u(yù)錄抄寫；印刷就是應(yīng)用專門的印刷技術(shù)批量“復(fù) （三）校對的內(nèi)容與方法

校對就是以定稿和格式設(shè)計(jì)要求為基準(zhǔn)，對校樣（反映印版全貌的紙樣）或繕寫譽(yù)錄完畢的文件進(jìn)行全面核對檢查，以發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯(cuò)漏，確保文件質(zhì)量。

校對工作的主要內(nèi)容。

校對方法：對校法、折校法、讀校法。

（四）公文用印

用印就是在文件上加蓋印章，以表明印章所代表的國家機(jī)構(gòu)或其他社會組織對文件承擔(dān)法律責(zé)任，表明其對公文法律效力的認(rèn)可。

用印時(shí)應(yīng)注意遵循規(guī)定的原則。

（五）公文分裝的步驟與方法

分裝是指按照規(guī)定具體揀配和封裝公文的活動，其具體步驟一般包括：清點(diǎn)、揀配、登記、裝封、捆包（袋）、轉(zhuǎn)交外收發(fā)簽收。

（六）公文的對外發(fā)出

發(fā)出公文就是將已封裝完畢的公文以多種方式傳遞給受文者。這項(xiàng)活動主要是機(jī)關(guān)外收發(fā)（通信部門）的職責(zé)。

公文除需直接專門投送給規(guī)定的收文機(jī)關(guān)之外，大多數(shù)情況下是通過間接傳遞通道轉(zhuǎn)投。這些通道主要包括：普通郵寄、機(jī)要通信、機(jī)要交通、公文交換、電信等。

第四節(jié) 辦畢公文的處置

在收文處理和發(fā)文處理過程中都存在處置辦理完畢的公文的活動。這些活動決定并實(shí)現(xiàn)了各類辦畢公文（辦畢的收文，本機(jī)關(guān)對外發(fā)文的文稿和存本等）的歸宿：去、留、存、亡，對充分發(fā)揮包括現(xiàn)行效用和歷史效用在內(nèi)的公文的全部功能效用具有十分重要的影響。這些處置活動主要包括：清退、銷毀、暫存、立卷歸檔。

一、清退

清退的范圍。

清退公文可按規(guī)定和要求成批定期進(jìn)行，也可不定期甚至閱后隨即清退。

二、銷毀

銷毀的范圍。

銷毀公文的主要方式是：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶等）。

三、暫存

暫存公文應(yīng)由文書部門或人員妥為保管。

暫存文件管理的基本方法。

三、立卷歸檔

凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動的、具有查考利用價(jià)值的業(yè)已辦理完畢的公文材料均在立卷范圍之列。

案卷的質(zhì)量要求是：遵循公文材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。

立卷的基本的方法就是認(rèn)真把握公文的特征，對公文進(jìn)行科學(xué)有效的分類、組合、編目。

公文立卷歸檔的程序過程是：編制立卷類目、平時(shí)歸卷、年終調(diào)整、擬寫案卷題名、排列卷內(nèi)公文次序并編號、填寫卷內(nèi)公文目錄與備考表、填寫封皮、裝訂、案卷排列與編目、歸檔。

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