文員工作的內容[1]

2023年12月8日發(作者：餐飲規章制度)

-

第一條 傳達事務

、接待來訪：來訪者不同，事有大小，文員要區別對待。對應該會見的人，應直接轉達對方的意圖，并引其進入會客室或告知各部門接洽人，不論對方要求見面還是預約。對不宜會見的人，在請示相關人員后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由，拒絕對方或是將個人意見報經理后接受答復。

、接聽電話：接聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”，然后記下對方的姓名、工作單位等，根據對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說總經理是否在。

、轉達：需要轉達時要正確聽取對方的身份和要轉達的內容，并準確、迅速地轉達。

、文件的收發及分送：收到的郵件或送來的文件首先要區別是直接呈送辦公室主任的，還是需文員再進行處置和整理的，或者是私用文書（這些區分的范圍需事先請示主任）。需主任辦理的要直接送主任，主任不在時如果有于之人直接有關的留言、電報、快遞，可用電話告知。

第二條 日常運轉工作

、日程的設計及其安排：對所確定的應由主任處理的事項 如會見、出席會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調查，協助主任制定出日程表。日程計劃應記入每月日程表，必要時在上面記下預定內容和變更情況。

、準備及安排：有些工作需要特別的準備和安排，這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當的準備。

第三條 用品的整理

文員應將主任工作中所需要的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。

、在辦公室內：平常經常使用的物品及備用品，應在合適的地方放置合適的數量，為此，應設計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種和一月或一周所需數量以及補充的數量和補充日期。

、主任外出時：主任外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應該注意事先做好準備好一定數量，需要收入提包內的物品也要做同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過主任后制做一張明細表事先貼好以防遺漏。

、文件、資料的準備：首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白。要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一并準備齊全，然后畫一張文件明細表以方便使用。

第四條 文件整理業務

、為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失 、散亂，并且隨時可以提用，需要對文件進行整理。整理工作首先要根據主任的意見將文件分類，并放入固定的裝具和內容器內，使用中還要經常整理，做到很容易查到文件。

、整理工作的關鍵是分類項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理、借閱手續的完善。

、業務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類的文件。根據應用情況還可以分為每日必用、常用和不常用的三種。

、經過整理后，對文件進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取合租人意見后再制作一張文件分類的明細表，將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便于參照。

第五條 整理清掃工作

、清理桌面：臺歷每天調整日期，桌子要擦抹干凈，常用品要準備好，并按要求備齊數量，將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃更換。

、室內的物品要放在固定的地方。

第六條 代行業務 、參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體，同時還要十分講究寒暄、應酬的用語。

、轉達主任意見或命令：表達主任意見要完整、準確，注意簡潔迅速。有時根據情況還要將對方的答復向主任匯報。

第七條 會計實務

該項事務是指由經理直接使用的幾種賬目的管理，包括各項物品的購入及發放、次產的調配及運用、現金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。

、關于次產狀態及收支情況要制作明細表，至少一個月要制作一張月報表。在特殊情況下，要隨時根據經理及副經理發要求拿出報表。

、處理資產狀況還應注意以下幾點：

（）支持及收入可以根據原始憑證將其發生額記下現金出納賬中。現金出納賬中與先進余額的數額應保持一致。票據上要有經手人和秘書的印章以明確責任。將這些收據匯總后讓經理過目。

（）日常的現金支出應限定一定的數量，若有特殊項目，應申請特別支出的資金或開出支票。

（）開具支票需有收據或其他憑証，并在支票上記下用途，由經理蓋章。

（）資產分為土地、建筑物、有價證券備用品及各種家具雜物的押金等。應設立各種資產的臺賬及有價證券薄，詳細記錄各種資產的內容、單價、數量及現有額及出入額等。

（）銀行存款及郵政儲蓄要設存款底帳，接受款項者應按名稱分別立帳并明示賬額。

、各種物品的購入和發放應注意有無使用申請、手續是否齊全，并及時入帳，以免遺忘和推遲記賬。

第八條 協助調查

公司的調查通常分為任命調查和一般性調查兩類。公司在開展各種調查調查時辦公室秘書需做好協助工作。

、進行調查工作時，秘書應選擇合適的專家、顧問進行委托或將他們列為調查委員，并與之保持聯系，需要時提出調查課題請他們完成。

、有些專家事項的調查，秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見，或在調查各方面情況后，將意見和調查情況匯總后報告給經理。

第九條 文書工作

文書工作有包括寫作信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三個方面。

、信涵的完成：對經理會經常使用的信件種類可事先匯集為“標準通信范圍例”，需要時選擇一種，略加增刪便可使用，較為方便。

、文件的卷清及印刷：主要包括將草案以筆記形式卷清、用打字機打印、直接打印以及輯錄圖書雜志上的有關內容等工作。

第十條 聯系業務

聯系工作就是要向經理或副經理轉達某項事情并向對方轉告經理或副經理的意圖，聽取對方的答復，并將答復再反饋給經理。

第十一條 招待事務

招待是指在 經理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務員或勤雜工來完成。款待包括向導、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。

、為經理服務

（）經理外出時應準備好車輛。

（）回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔衣

-