公文種類及公文格式

2023年12月8日發(作者：勞動的快樂)

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公文種類及公文格式

行政公文種類和公文格式

一、公文種類

行政公文主要有十三種，分為上行文（含報告、請示）、平行文（函、議案）、下行文（命令、決定、公告、通告、通知、通報、批復、意見、會議記要）。

１、命令（令）

適用于縣級以上國家行政機關依照有關法律公布行政法規和規章，宣布實行重大強制性行政措施，嘉獎做出特殊貢獻、取得卓越成績的有關單位及人員。國家行政機關工作部門不適用此文種。

２、決定

適用于國家行政機關（或企事業單位）對重要事項或者重大行動做出安排，獎勵做出重大貢獻、取得優異成績的單位及個人，懲處有關單位及個人，變更或者撤銷下級機關（單位）不適當的決定事項。

３、公告

適用于國家行政機關（或企事業單位）向國（或企事業）內外宣布重要事項或者法定事項。

４、通告

適用于國家行政機關（或企事業單位）公布社會（或企事業）各有關方面應當遵守或者周知的事項。

５、通知 適用于國家行政機關（或企事業單位）批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

６、通報

適用于國家行政機關（或企事業單位）表彰做出較大貢獻、取得顯著成績的單位及人員，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

７、議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。報告中不應加有請示內容。

８、報告

適用于國家行政機關（或企事業單位）向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。報告中不應加有請示內容。報告是陳訴性的、上級無須回復。

９、請示

適用于國家行政機關（或企事業單位）向上級機關請求指示、批準。請示應當一文一事，只寫一個主送機關，需要同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。請示是陳請性、審批性的，上級機關必須批復。

１０、批復

適用于國家行政機關（或企事業單位）答復下級機關的請示事項。

１１、意見 適用于國家行政機關（或企事業單位）對重要問題提出見解和處理方法。

１２、函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

１３、會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要不需印章，但需參加人員簽字。

二、公文格式

２、公文標點符號為全角形式，公文數字除成文日期、部門、結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，一般用半角阿拉伯數字。結構層次序數第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“⒈（數字序號）”，第四層為“（1）”。

３、公文一般由眉首、主體、版記三部分組成。置于公文首頁紅色反線（含）以上的份數序號、秘密等級★保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等要素統稱眉首；置于紅色反線以下至主題詞（不含）之間的公文標題、主送機關、公文正文、附件說明、成文日期、印章、附注等要素統稱主體；置于主題詞（含）以下的抄送機關、印發機關、印發日期、印發份數、版記反線等要素統稱版記。

４、公文份數序號為３號黑體字，位于版頂處第一行（相對３號字而言，下同）左角，左側頂格；秘密等級★保密期限與份數序號同行同字體，位于版頂右角，右側無空字，秘密等級和保密期限用３號黑體“★”連接在一起；緊急程度為３號黑體字，位于份數序號（或秘密等級★保密期限）下一行右側，右側無空字。上行文份數序號（或秘密等級★保密期限）在發文機關標識上二行位置。

５、發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成（單排），字體一般應小于15mm某22mm，紅色仿宋字體。平行文或下行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣（版頂線）為25mm；上行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣（版頂線）為80mm。

６、發文字號由所在行政區域代字、機關代字、年份（應標全4個數碼并用六角括號“〔〕）”括起）、序號（不編虛位，既1不編為001，不加“第”字）組成。發文字號一般在發文機關標識下空2行，用3號仿宋字體，在紅色反線（156mm長）之上4mm處，平行文或下行文時居中排布;上行文時居左排布，左側空一字,且與簽發人同排(有多個簽發人時,與最后一個簽發人同排)。

７、簽發人姓名一律在紅色反線之上4mm處（與發文字號同行）居右標注，右側空一字，“簽發人”三字為３號仿宋字體，后標全角冒號，冒號后用３號楷體標識簽發人姓名。平行文和下行文無簽發人姓名。有多個簽發人時，主要簽發人在第一排，其余依次排在二、三排，所有簽發人上下對齊。

８、公文標題一般由發文機關全稱或規范化簡稱、事由、公文種類三部分組成（如咸陽市人民政府關于提請審議咸陽市城市整體規劃的議案）。公文標題在發文字號下空一行居中標注，公文標題整體可分一行或二行分別居中標注（每行詞意應完整且居中），公文標題為２號加粗小標宋體。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號，詞組、短語之間一般也不空格。 ９、主送機關應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。主送機關一般在公文標題下空一行，左側頂格用３號仿宋字體標識，回行時仍頂格；當主送機關若干個，排列時，同類型、相并列的機關名稱用頓號間隔，非同類型、不并列的機關名稱用逗號間隔，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

１０、公文正文用３號仿宋字體，每行一般28個字，行距為３號字體高度再加7/8倍的３號字體高度，每頁一般排22行。正文內第一級標題用３號黑體字，第二級標題用３號楷體字。公文正文在最后一個主送機關名稱下一行，每自然段開始行左空２字，后續行均回行頂格。正文中數字、年份不回行。公文首頁必須顯示正文。

１１、附件是指補充公文正文內容的材料，與公文正文具有同等效力，在正文下空一行左空2字用３號仿宋字體標識“附件”，后標全角冒號和附件名稱，附件名稱后不加標點符號。公文僅有1個附件時，附件名稱前不標識序號；有多個附件時，應在附件名稱前用阿拉伯數碼標識序號（如“附件”：⒈某某某某）。附件應當在公文成文日期之后另起一頁與公文一起裝訂，并在附件首頁左上角第１行頂格標識“附件”，有序號時標識序號（如附件１”）。

１２、成文日期以機關負責人簽發日期為準。成文日期右空４字，用３號仿宋字體標識，日期中“零”用“○”標識。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。

１３、印章包括發文機關印章和行政首長名章，是發文機關對公文負責并標志公文生效的憑證。公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，均應當加蓋印章。加蓋印章時上弧線應距最后一行正文（或附件）在一行（或４—７mm）以內，印章下弧無文字時，印章下弧線壓在成文日期上，印章下弧有文字時，印章中心線壓在成文日期上。加蓋后的印章應端正、居中。采取調整行距、字距辦法，務必使印章與正文同處一頁，不得采取標識“此頁無正文”方法解決。

１５、主題詞用于揭示公文內容，便于公文檢索查詢的規范化詞。公文除電報外都應當標注主題詞。各級行政機關標注主題詞應按《行政機關通用公文主題詞表》進行標注。主題詞一般按一級類別詞、二級類別詞、具體說明公文內容的類屬詞、說明公文種類形式的類屬詞順序排列；每件公文標注的主題詞目最多不得超過５個。“主題詞”三字用３號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用３號小標宋體字；詞目之間空１字。企事業單位的主題詞應統一提前編制，原則為：將單位所有日常事務按部門（或業務性質）分幾大類，每大類名稱就為該單位一級類別主題詞（如工程單位分施工管理、施工技術、安全質量、后勤保障、財務、材料等一級類別主題詞）；一級類別主題詞根據實際需要又可下分若干具體種類，每具體種類名稱就為該單位某一特定一級類別主題詞的二級類別主題詞（如一級類別主題詞施工技術可分測量、路基、橋涵、隧道、合同計量、計劃等六個二級類別主題詞）；具體說明特定一級類別主題詞和二級類別主題詞（既概括說明特定公文主要內容）的詞稱為特定一級類別主題詞和二級類別主題詞下的具體說明公文內容的類屬詞，同一公文該類屬詞可有多個（如施工技術橋涵下可分為樁基鋼筋兩個類屬詞）；公文具體的種類形成稱特定一級類別主題詞和二級類別主題詞下的說明公文種類形式的類屬詞（如通知、請示、報告等公文形式）。公文《樁基鋼筋施工有關問題的請示》的主題詞為“施工技術橋涵樁基鋼筋請示”。

１６、抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關（不分上下級），應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。公文如有抄送機關，在主題詞下一行；左空１字用３號仿宋字體標識“抄送”，后標全角冒號；用３號仿宋字體標識抄送機關名稱，抄送機關名稱用頓號隔開，右空１字，回行時與冒號后的抄送機關對齊；當主送機關若干個，排列時，同類型、相并列的機關名稱用頓號間隔，非同類型、不并列的機關名稱用逗號間隔，在最后一個抄送機關名稱后標全角句號。

１７、印發機關一般指各發文機關的辦公廳（室）或文秘部門。印發日期以公文付印的日期為準，用半角阿拉伯數碼標識。印發機關和印發日期位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占１行位置；用３號仿宋字體。印發機關左空１字，印發日期右空１字標識“某某某某年某月某日印發”。

１８、印發份數置于印發機關和印發日期橫線下右下角，右空１字，小括號內標識“共印某某份”。用３號仿宋字體。

１９、版記反線寬度為156mm，黑色，版記中各要素之下均加有一條反線。版記應置于公文最后一頁，且最后一個要素置于最后一行。

三、信函格式

發文機關全稱上邊緣距上頁邊３０mm，用小標宋字體，紅色。發文機關全稱下４mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊２０mm處為一條文武線（上細下粗），兩線均長１７０mm，紅色。

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