會議場所的選擇文檔2篇

2023年12月12日發(作者：成功的心態)

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會議場所的選擇文檔2篇

Selection document of meeting place

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會議場所的選擇文檔2篇

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1、篇章1：會議場所的選擇文檔

2、篇章2：選擇會議場所的基本步驟文檔

篇章1:會議場所的選擇文檔

選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？

第一、列出可供選擇的清單。必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設計的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個場所的比較和選擇。

第二、選擇合適類型的場所。選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與第 2 頁 共 12 頁

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會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

◆酒店：（按類型劃分）

◆商務型酒店：這類酒店無論在外部設計，還是在內部裝修，以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上（有特定的商務樓層），一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。

◆度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發展，度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。

◆（按地點劃分）位于某地中心：在選擇位于某地中心的酒店時需考慮酒店與機場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會者來自國內或本地區，那么選擇這樣的酒店是明智的。會第 3 頁 共 12 頁

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議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城某地里且設施和功能齊全的某地中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。

◆位于某地郊：對于當地可驅車前往的與會者來說，這類酒店是大受歡迎的。

第三、會議類型與場所的搭配。

舉辦培訓活動的最佳環境是能提供專門工作人員和專門設施的成人教育場所（公司的專業培訓中心或旅游勝地的培訓點）。

研究和開發會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環境（培訓中心或其他寧靜場所最為適合）。

重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現予以獎勵。

對于交易會和新產品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達會場幾所在城某地的交通必須便利。

第四、現場參觀注意事宜。在考慮去做現場參觀之前，先檢查一下是否已具備了前提條件：>報價方接受和同意會議名細表中各項事宜；報價房應是后選名單中較好的一個；對報價方擬訂的合同條款基本接受。

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第五、親臨現場實地考察。應注意：會見能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現的交易問題；只要可能，一定要在對方建議的日期去進行參觀。最好不要在酒店客滿時去參觀，因為這會使酒店產生直接費用；不要出于個人原因再次參觀酒店；不要隨帶家屬同行；想一想是以一個普通客人身份不宣而至以檢查酒店對客人的接待情況為好還是事先通知酒店以貴賓身份前往以檢查酒店是如何接待貴賓的；考慮另一家酒店作為“備選”。

篇章2:選擇會議場所的基本步驟文檔【按住Ctrl鍵點此返回目錄】

會議的成敗，場地的選擇相當重要，應如何選擇適當的會議場地，以下6個基本步驟都需考慮進去：

3．決定實質上的需求。

4．考慮與會者的期望。

5．選擇何種會議地點與設備。

6．評估選擇的正確性。

針對這6個步驟，茲將有關內容說明如下。

確定會議目的

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大部分會議的目的是教育、學術交流、商業討論、專業提高或社交聯誼等多重目的；少數活動是單一目的。例如一般社團年會多半集合教育、學術交流、商業及休閑活動。而一般企業界會議的特色是激勵性的研討會結合休閑活動，如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場地前要先了解清楚。

選擇會議場地的工作清單（checklist）

先列好工作清單，知道你在選擇場地時需要注意哪些事項，如此更能幫助你正確選擇適當的開會場地。

環境

1．當地有何觀光點。

7．當地治安是否良好。

9．當地給予外界的評價、過去會議舉行情況。

1．費用（成本）與便利性。

3．轎車或出租車是否足夠。

4．充足的停車空間。

5．如果需要，接送交通工具是否充足，費用情況。

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10．當地會議局或觀光旅游局支持與服務情況。

11．會議周邊供應廠商的經驗、設備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司與安全方面。

設備

1．警衛人員與服務人員是否友好、做事效率如何。

2．大廳（lobby）是否整潔，吸引人。

3．報到處是否容易找到：

（1）是否有足夠房間供工作人員使用。

（2）是否足以處理check-in/check-out的高峰時段。

（3）接待處的人力是否足夠。

4．當人數眾多時是否有足夠的電梯設備。

5．詢問處是否全天候有人值班。

6．立即回復有關電話詢問，盡速轉送留言。

8．舒適、整潔的飯店住房：

（1）家具是否完好。

（2）現代化沖浴設備。

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（4）足夠的衣櫥空間與衣架。

（6）火災逃生資料是否清楚。

（7）冰箱和小酒吧。

（8）走道是否整潔，包括清潔人員是否盡速清理通道、煙灰。

（9）是否在每層樓有冰塊和飲料。

（11）標準房與豪華房的大小。

（12）是否有特別樓層提供特殊服務。

（13）豪華套房的數量與形式，客廳、臥室尺寸和睡床類型的簡介。

（14）訂房的程序和方法。

（15）房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景。

（16）每一種類別的房間數。

（17）有多少房間數可以使用，如果需要，對早來晚走的與會者如何處理。

（18）會議房價與一般房價如何。

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（19）何時能提供確定的會議房價。

（20）是否需要保證數量與訂金。

（21）進房與退房的時間。

（22）什么時間取消已預訂的房間。

（24）接受哪幾種信用卡。

（25）萬一取消訂房，退款方式為何。

會場空間（meeringspace）

1．會議室尺寸（面積）。

2．當會議室做不同座位安排時，其容量如何。

3．會議室隔音設備是否良好。

4．電源開關、冷暖氣控制是否單獨分開。

5．會議室的音響效果，是否有良好音響系統。

6．固定設備如黑板、銀幕和家具。

（1）視聽效果，是否后座的人可以看到銀幕。

（2）會議室天花板高度。

（3）是否有裝飾燈架。

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（4）裝飾的鏡子是否會反光。

（5）是否有窗簾遮住窗戶光線。

（6）電源控制位置。

10．公共區域是否整潔。

11．相同性質的會議室是否在同一層樓或分在不同樓層舉行。

12．房間和公用電話是否很方便。

13．洗手間數量、位置，是否干凈。

14．衣帽問數量、位置。

（1）足夠空間放置家具和器材。

（3）很容易讓與會者找到。

（4）足夠的電源插座。

①1．83米寬x2．44米長。

②一般教室桌寬38．1~45．7厘米。

（2）椅子：舒適并適合較長會議使用。

②有地毯和鋪裙邊的舞臺。

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（5）黑板和布告欄。

（7）廢紙簍與垃圾桶。

（8）照明燈與輔助燈設備。

餐飲服務（food＆beveragervice）

1．公共區：

（2）備菜區是否干凈。

（3）在最忙時段是否有足夠人力。

（4）工作人員態度。

（5）有效、快速的服務。

（8）預訂的方式（rervationpolicy）。

（9）是否可能增加食物放置區域（如走廊）作為早餐或簡單午餐的場地。

（1）費用（成本）。

（6）在活動前要求漲價。

（9）提供主題宴會（themeparty）的建議。

（10）獨特的茶點。

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（11）素食和節食者的食物。

（14）宴會桌的尺寸。

（15）8人座／10人座。

3．酒的規定：禁止服務時段。

4．現金交易酒吧規定：

（1）調酒師費用和最低計費小時。

（2）出納人員費用。

（4）保證數量規定。

（5）何時需要提供保證數量。

（6）準備的份量超過保證，數量的最大極限。

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