主持會議的原則與技巧

2023年12月21日發(作者：畢節特產)

主持會議的原則與技巧

我國各行各業的各級領導者,都要主持或大或小、或高或低領導層次的會議。會議主持人是會議進程的實際領導者,他是否善于主持、引導會議的進程,對于會議效果的優化、會議效率的高低,都將具有關鍵性的作用。盡管會議進程無定式,要求會議主持人就具體情況靈活作出具體的反應,但仍然有一些基本的原則必須遵守,有一些技巧可供采用。

(一)主持會議的一般原則

1.以實現目標為中心引導會議的原則

對任何一項領導工作來說,目的都是最重要的,而工作方式、方法是為實現目的服務的,是可以隨機變化、靈活多樣的。會議活動的目的,集中地通過會議目標表現出來。主持會議,須緊緊圍繞著會議目標引導會議,實現會議目標。

會議目標首先表現在會議議題上。會議議題,即是會議要解決的問題、會議要討論的主題。會議議題本身就蘊含著會議討論問題的范疇、性質和方向。以實現會議目標為中心,引導會議活動,就要求會議主持人與參加會議人員充分了解議題,在會議討論過程中始終圍繞議題,對議題的討論務求有結論。

會議目標的實現,要靠會議主持人對會議進程的引導。會議目標本身并不包括解決問題的最后辦法,但要求會議終結時得出解決這些問題的辦法。會議主持人要引導與會人員盡可能把相關情況都擺出來,把對這些情況的分析、認識統一起來,把解決問題的可能的辦法都提出來,經過討論,得到優化的解決問題的辦法。會議本身,就意味著情況、思想的交流與觀點、做法的爭論。會議主持人要縝密地注視這種交流、爭論的方向和程度,當方向偏離目標時予以糾偏,當討論出現可能向著目標深化的時機時,抓住時機,深入下去,一步一步地去接近和實現目標。

會議目標在會議活動中最后表現為會議的決定或結論。會議主持人必須高度注意會議最后的決定或結論,用心體察這一結論是否與原訂會議目標的實質相一致。

2.會議的主持人與普通一員“角色”統一的原則會議主持人,既是會議進程的領導者,又是普通一員。會議主持人如果把自己等同于出席會議人員,就會放棄引導會議進程去實現目標的重要責任;會議主持人又必須把自己置于普通一員的地位,平等地對待、尊重出席會議人員,才能引導他們與自己合作,共同完成會議任務。會議主持人是會議進程的領導者,他應有團結到會人員一起議事的魅力,應能象磁石吸引鐵粉那樣把與會人員吸引在自己的周圍,把與會人員的思想吸引到會議議題的討論上來。

會議主持人既要有自己的意見和引導會議的意圖,又不能以任何方式表現出非要與會人員同意、附和自己意見不可的意思;會議主持人既要恰當地對偏離議題的現象進行干預,又要放開讓大家討論,讓人把話說完;會議主持人既要對干擾會議正常進行的言行進行必要的勸解和制止,對顯然錯誤的、片面極端的意見進行恰到好處的解釋,又要認真地,耐心地聽取與會人員發表的各種意見,包括與自己意見相同的、不完全相同的、完全反對自己的意見。會議主持人往往具有某一領導職務,處于某種領導地位。這種地位要求他們時刻注意自己也是會議的普通一員,在會議過程中不以自己的地位壓人,不以自己的觀點強加于人,不以自己的意見代替

多數人的意見,堅持群言堂,避免一言堂。

3.嚴格按會議規則主持會議的原則

會議規則,是會議活動的法規,不得隨意違反。如果違反了,將造成與會人員的強烈不滿。即使會議勉強進行,其結果也難以得到確認。

4.節約時間的原則

節約時間,既是提高會議效率的重要條件,又是保證會議的良好氣氛、使會議正常進行的要求。如果會上有一個發言者嗦嗦一講就是半小時,一小時,既無新意,又不沾議題之邊,必然使與會者感到索然無味,不愿再聽,而去想別的、干別的,可能使整個會議處于癱瘓無效狀態。因此,會議主持人必須設法保持會議的正常氣氛和較快的處理問題的節奏。為了節約時間,會議主持人要選用適用的、高效的會議方法,要盡可能運用會前準備好的文字材料去介紹背景情況,要避免瑣事的糾纏而浪費時間,要對言不及義、嘮嘮叨叨的發言者示意簡練些,要適時終止無法得出結論的爭論。

(二)主持會議的一般過程與要求

1.說明會議議題

會議主持人在會議開始,須簡要說明議題討論的必要性、有關的背景情況、議題內涵的要點和議題討論要達到的目的。必要時,要具體闡釋開會將采取的方法、為什么要采用這種方法以及這種方法的具體要求。

主持會議人須知,說明會議議題的目的,除了明確會議將要討論什么問題以外,重點是引起與會者對議題的重視和興趣,引導大家討論的方向、角度、側重點。會議主持人在說明會議議題時,態度、語氣要客觀,不夾雜個人的好惡親疏之情,不可將自己的已成之見揉合在議題說明中一起和盤托出,不可對會議準備期間了解到的與會人對議題的態度亮底,更不可駁斥這些意見中與自己看法不同的意見。以免影響會議的正常討論和與會者的正常發言。如果有必要介紹一些基層干部、群眾對議題的反映,也要把議題說明本身與這種介紹嚴格分開。

2.引導會議討論進程

會議主持人在會議進程中要負責維持會議秩序,交待會議秘書去提醒與會人員按時到會,會議討論時提醒與會人員不說小話,不閱文讀報,不搞副業,在較長時間的會間要適當休息。會議主持人要注意會議有良好的氣氛與時間的節奏。會議主持人要密切注意討論的方向,將離題的節外生枝的討論引回到議題上來。會議主持人要注意議題討論的深化,在重復性意見和具有新意的意見之間鼓勵后者發言,在多數人意見相同時,鼓勵少數持不同意見的人發言。要注意討論的分歧之點,善于把相隔多人、相隔較長時間的分歧意見的要點歸納起來,把本來不太明確的意見分歧的實質突出明朗化,引導與會人員對這些有可能使問題討論深入下去的分歧點進行爭論,以求得問題研究的深入和更好解決。

會議主持人要注意議題發言人的面,可以客氣地請沉默者表態。會議主持人要適時地提出會議進一步討論的要求。比如,當會議議題討論一段時間后,如情況已明,提醒大家不要再重復已有情況的說明;當會議時間已經不多時,提出抓緊時間作簡明發言的要求;當會議議題涉及的重點問題尚未討論透徹時,集中題目,請大家就這些重點問題作進一步分析,發表意見;當會議目的已經達到時,適時地終止討論,轉換議題。

3.作出會議結論

作會議結論,須注意以下幾點。

(1)要總結與會者多數人的意見,不能以個人的意見代替會議的意見。例如,有一個領導人主持開會,他總是最后發言,說:“大家都說了,看法都很好(其實有重大的、實質性分歧),我覺得這件事情應當這么看??應當這么做??”說完他的個人意見后,問大家“這個問題就這樣了吧:?”會場沉默。沉默即表示同意。他接著說:“下面討論第二個問題??”這種做法經常使得出席會議人員與會議秘書不清楚他的發言是對會議的總結,還是他個人的態度,當他所說的自己的看法與會議多數人意見一致時,還好說;如果相反,就使得出席會議人員困惑、不滿,使得執行會議決定人員為難。會議主持人最后一個發言,不是不可,但必須將個人意見與會議結論嚴格分開。

(2)要對被明確否定的意見適當作一些說明或解釋,說明否定其意見的理由,說明允許其保留,但也應當執行集體的決議,這樣,對會后執行會議決定是有利的。

(3)凡是會議結論有執行要求的,會議結論中就要具體地明確這些工作由誰辦、如何辦、何時辦、辦到什么程度、何時進行檢查、由誰進行檢查。這些會議結論忌抽象、籠統,不能似是而非,使執行人有多種理解,難于執行。

(4)作會議結論要明晰、簡要。

(5)作會議結論要把說話的速度放慢,加深到會人員的印象,也便于記錄員準確、完整地記下會議結論。

會議主持人須知,作會議結論的水平與藝術在于:主持人在認真傾聽了各種意見之后,能將各個人意見的精華吸收到結論中來,使與會者每個人都感到自己的意見受到了重視。假如會議中提出了十個意見,這十個意見的意向好象在會議結論中都有反映。這樣的結論就是成功的、高水平的。作會議結論最忌諱的是: 與會者發表了十個意見,主持人作結論時卻發表了一通自己早已想好的第十一個意見。如此久之,必然挫傷與會人員討論問題的積極性,使會議氣氛窒息,失去活力,甚至對主持會議的領導人強烈不滿。

(三)主持會議的有關技巧

1.會議主持人自己該怎么發言會議主持人的發言對會議氣氛、會議進程有著舉足輕重(這里是舉言輕重了)的影響。會議主持人在說明議題、作會議結論時聲音要宏亮、語言節奏要適當放慢、要有適當的停頓,以表現出領導者的信心、魄力,形成一種無形的感染力,以助于與會者聽懂和理解議題與結論。

會議主持人個人的表態發言,前面講過,應與議題說明,作會議結論明確分開。會議主持人不宜率先發言,先表露自己的意見,那樣容易給與會者造成“定調子”的感覺。即使會議主持人有較高的才華、水平,有高于眾人一籌的解決問題的方案,也要等到會議議題討論至中間,才露聲色。那時,既使自己的想法別人提出來了,自己爾后表示謙虛地支持,對會議氣氛也有好處。

會議主持人的發言,引導會議性插話,都要言簡意明,以自己的表率作用使會議形成言簡意明的會風。會議主持人在發言中,不可強調自己在某項工作中的作用,炫耀自己的歷史業績,以免影響與會者的積極性。

會議主持人還應當注意舉止細節,不可咬著煙斗說話,不可對人指手畫腳,不可隨意打斷別人的發言。會議主持人在會議過程中作必要的插話時,應有禮、有節。

2.會議主持人該如何安排會議議題次序

根據人的心理、生理、精力等特點,與會者在會議的前半部時間里,富有活力和創造性。因此,需要與會者開動腦筋、用集體智慧解決的難題,應當放在會議的前半部分,而把那些較為容易解決的問題的討論放在后半部分。

對會議議題討論的意見,有的可能完全一致,有的可能相當分歧。開會時,可以先討論將出現分歧的議題,也可以先討論可能一致的議題。主持會議人對此一定要有思考、有預見、有思想準備。一般說,應先討論可能分歧的問題,這樣,精力集中,有助于問題解決。是,當分歧統一不起來時,應放到會下專題研究,不必在會上長期爭論下去,使本來可能一致的問題也沒時間討論。從會議氣氛看,最后有一致意見,對散會氣氛好得多。

3.會議主持人該如何對待沉默者

一般說來,不管會議開得多好,與會者總是有沉默的。沉默,有多種情況,有的是因為表示贊同別人的意見,有的是表示自己沒有新的意見,有的是準備在聽旁人的意見之后再講。主持人對會議出現的以下沉默情況,要弄清楚原因,采取必要的引導措施:

(1)顧慮、害羞的沉默。

這一般是年輕人,資歷淺的人、新來的人在老年人、德高望重的人、老熟人們云集的會議氣氛下出現的心理反映。有時,他們或許有很好的意見,但講出來,不一定被人接受,或者害羞,或者怕人譏笑,想講又不敢講,欲言又止,主持會議人應及時發現這種心理,抓住機會,鼓勵他們發言,并以表情顯示對他們發言很有興趣。這樣,他們發言的膽量就會越來越大。

(2)話不投機的沉默。

“酒逢知己千杯少,話不投機半句多。”如果會議出現一種觀點、一邊倒的氣氛,有的人明知孤立,也就不發言了。對此,主持會議者應當著重考慮出席會議的人員結構是否合理,是否有助于會議目標的實現。比如,要開一個研究改革的會議,而出席會議的人絕大多數是保守觀念嚴重的人,那么,少數人即使有再好的改革見解,也難以講出來。

(3)言多必失的顧慮沉默。

如果會議沒有民主氣氛,動輒抓辮子、戴帽子、打棍子、使一些人不敢講真話,擔心言多必失,還是緘口不言好。十年內亂期間,在人身得不到保障的情況下,人們只能“大會上講空話,小會上講假話,回到家里講真話”。主持會議者一定注意創造一種民主氣氛,使與會者無顧慮地發言。主持會議者尤其不能作會議各種意見的“仲裁法官”,隨時說別人的發言這對那錯,那樣,別人一張口,就是錯的,誰還敢發言呢?

(4)自由主義的沉默。

有的與會者認為議題與自己無關,抱無所謂態度,故不開動腦筋。主持會議者應設法啟發這些人體會會議議題的重要性,促其開動腦筋。

(5)敵對的沉默。

常言道:“以沉默表示反抗。”如果與會者自始至終表現一副對主持人、對與會者愛理不理的樣子,則往往是持這種態度。有的人是反對議題本身,或認為此時根本不應該討論這一議題,或認為議題所指示的方向就是錯誤的。有的人并非反對議題,而是反對會議主持人。會議主持人對反對議題的人可先不予理采,靜候與會人的發言去影響他們,到了一定的時候,當會議實踐證明他們是錯誤的,沉默中思考問題的這些人自會改變態度,當會議實踐證明他們是正確

的,他們自會在最后慷慨陳詞。對于反對會議主持人的人,要慎重對待。這個問題,實質上是會議主持人如何團結持不同意見的一道工作的問題。在會議期間,會議主持人應格外尊重他們,應以格外自然親切的感情、語氣請他們拿出高見。

4.會議主持人該如何對待冷場

冷場,是會議活動中的一種常見而又使會議主持人感到難辦的問題。冷場的原因很多,應針對原因,采取措施。

如果是由于與會者對議題不明白、不理解,因而感到無從開口,會議主持人就要詳細、明晰地交待議題,對與會者進行耐心的啟發。一般,可從對最了解情況的人發問,打破冷場局面。

如果是由于與會者過于年輕、幼稚、害羞而冷場,會議主持人可以幽默、生動的事例引入正題,先緩和緊張的氣氛,再求打破冷場。

如果是由于議題直接涉及與會者多數人的利益,與會者礙于怕別人說自己“個人主義”而冷場,會議主持人可啟發與其利益關系不大的、或者是公認為比較正直、公道的人發言。這種冷場,只要有人開頭,就立即會熱烈起來,因為利益會促使他們說話的。

5.會議主持人該如何處理會議討論離題

離題,不可直接扭、強扭。那樣,既會不同程度地傷害直接被扭的發言人的積極性,又往往容易使會議由熱烈急速轉變為冷場。扭轉離題現象,要講究技巧。比如,可以接過討論中的一句貼著議題邊緣的話,順勢向著議題討論的方向引申一下,使討論回到議題上來,也可以聯系正在議論中的某一層意思,提出新的話題,使議論者在無意中回到正題上來;也可以以時間不多了為由,直接提出新的問題,以扭轉離題。在離題現象中,還時常碰到瑣事占據會議大量時間的情況。這種瑣碎事情,可以認為是議題范疇以內的,但它是與會人員敏感的、緊迫的、細小的事情。對這種事情,與會人員往往興趣大,有些人一定要糾纏個水落石出,而對重大的、影響深遠的、不那么緊迫的議題本身卻因小事糾纏而推到次要位置去了。這種現象,實際上是偏離了會議討論議題的主干而到了末梢上去。對此,會議主持人要清醒, 不能因為它還沒有從根本上離題而不管。在具體處理這種偏離議題重心的情況時,會議主持人可以自己的發言去直接引導,也可以對小事即行表決,快刀斬亂麻地處理掉它,以擺脫此類瑣事的干擾。

6.會議主持人該如何適時中止會議討論中的辯論會議討論中有不同意見、發生辯論、爭論,這是正常現象。問題在于,會議辯論不能無休止地進行,到一定程度,多方各執自己觀點,相持不下時,會議主持人應當設法適時地中止辯論。不能適時地中止辯論,是會議主持人常犯的毛病之一。有時,辯論已經造成了某種一致,但會議主持人沒有發覺,或者發覺了,沒有及時地終止辯論,反而“夜長夢多”,又節外生枝,引起許多不必要的口舌,使會議主持人更難下終止辨論的決心。及時終止辯論的方式有:

(1)意見內涵基本一致,及時終止辯論;

(2)意見在大的方面基本一致,以求大同、存小異而終止辯論;

(3)對沒有必要完全一致的問題,以求同存異而終止辯論;

(4)對事關重大,必須作出結論,而又暫時難以一致的問題,可建議會議同意成立一個專門小組去進一步研究,待以后再向會議報告議題的進展情況及對策,再議。

7.會議主持人該如何處理會議活動中的爭吵與糾紛

會議活動中發生不同意見的爭論,再嚴肅、再尖銳、再激烈,只要是據理以爭、心平氣靜,都是正常的。有時,會上會出現爭吵、無理糾紛,使會議開不下去。這就需要會議主持人立即去平息它,恢復會議的正常秩序與正常氣氛。引起會上爭吵的原因大體上是以下三種情況:

第一,平時長期的思想深處的分歧發展到成見、偏見,兩者對重大問題的認識往往不能統一,再加雙方氣質都有“鋼”味,能伸不能屈,就往往會發展到“你說得對我也反對”的程度。這種成見、偏見帶到會議上來,一方發言稍微有影射之意,對方就立即反擊,引起爭吵與糾紛。對此,主要是須把工作做在平時、做在會前。在會上,會議主持人要高度警覺,當一方的影射出口之后,密切注意對方的反應。若對方氣惱表情已顯現出來,應即插話,既肯定發言人的合理意見,又指出其影射他人的態度是不對的,即把對方的反擊阻止在發源之處。

第二,由于個別人發言中有侮辱、人身攻擊的意思,引起被侮辱,被攻擊者的強烈不滿而引起的爭吵、糾紛。對此,會議主持人可從會議機構的嚴密性、會議名稱的嚴肅性、會議議題的嚴肅性出發,以嚴肅的表情指出會議應當繼續討論什么,并立即示意有威信者發言。

第三,若爭吵雙方本無成見、又非有意,只是各自都喜歡鉆牛角尖,嘴不饒人,好貪圖爭論占上風的便宜,因而在一言兩語上糾纏不休起來,對此,會議主持人可從大處肯定雙方發言的合理之外,點明處于下風的一方就原來的合理之處繼續發言。

在制止上述爭吵與糾紛的時候,會議主持人要及時處置,不可漠然置之、任其發展,要從會議大局出發說話,不可就糾紛的微小細節仲裁,以免把自己變成糾紛的一方而失去仲裁的資格;要鎮靜,不可因反感而氣、而惱、而發火。

會議主持人須知:自己不是“球場的裁判”,而是會議的引路者。

8.會議主持人該如何實施對干擾會議進行的現象的批評

會議活動中難免有這樣那樣的干擾會議正常進行的現象,需要對這種現象的產生者進行批評。這種批評,不是平時的、個別的相互交換意見,可以充分的說明情況、原意,該怎么對待、怎么做等等,而是在極短的時間,幾句話就要收效。這種批評,是為了讓會議更好進行,讓受批評者更積極,更活躍地參加會議的討論,而不是批評之后讓他去離開會場,反省思過。這種批評,不僅僅影響被批評人一個,而且影響著就在眼前的全體與會者,既要考慮被批評者個人的反映,更要注意對其它人的情緒造成的影響后果。所以,會議主持人對會議進程中不良現象的批評,乃是一種技巧。

會議主持人對某種不良現象進行批評,應竭力避免同與會者發生正面沖突,因為,一旦出現這種情況,會議就再沒有協調者了;應盡量使被批評者感覺不出是在批評,而感到是某種鼓勵;應使與會者體會到會議主持人是從全局、真正維護會議目的的人,而不能使他們產生主持人有某種私愿的印象。所以,會議主持人對某種不良現象的批評應盡可能是因勢利導的、間接的、建設性的。比如,當批評某人觀點偏頗、將把會議引向歧途時,可不評論其觀點,不講其觀點的危害,而只正面強調正確的觀點;當欲批評某人說小話時,先注意其小話說什么,將小話中于議題相關的內容點出來鼓勵其會上發言;當阻止惡劣的借題發揮、打“橫炮”、影射性的“人身攻擊”,借機報復等現象時,可不去評論“橫炮”、“攻擊”、“報復”本身對會議的危害,而是以嚴肅的表情,表明一種正氣,請其他人發言,收到制止這些現象的效果等等。

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