物業管理機構及運作流程

2023年12月27日發(作者：紅樓夢的讀后感)

物業管理機構及運作流程

本公司將采用直線職能制的管理模式來組織“戎盛苑”項目管理處的架構。在日常運作中，項目經理是日常工作的指揮者、監督者和檢查者。項目經理將工作安排給各執行部門主管后，由主管再將工作任務分配到下級員工，項目經理不干預主管的任務安排，但要對任務執行情況予以監督和檢查，以確保指令得以暢通，任務得以完成。

我們的管理框架以客戶服務為中心，通過客戶服務中心的中央調度和各部門計劃安排相結合的方式來開展日常管理服務工作。客戶服務中心采用直線職能制，以精簡、高效為原則，盡可能減少管理環節，以減少信息傳遞的損失，保證信息渠道的暢通和提高工作效率。客戶服務中心以建立服務平臺為主要職責，是整個管理處的信息接受中心，協調、調度、安排各專業管理服務人員及時處理。

客戶服務中心各專業主管的職責是負責小區安全、消防、設施設備維養、園林綠化、清潔消殺、家政、業主求助、報修、咨詢事務的具體實施。各崗位的設置、人員的招聘和培訓方面，

管理處皆會考慮一專多能，如秩序維護員中有一定比例的人員會駕駛；客戶服務主管要兼顧行政、人事、后勤保障、采購、文化建設等多方面的工作。

在物業管理前期運作流程中，我們將建立完善的監管機制和反饋機制，以確保規范管理和制度執行。同時，我們也將采取激勵機制，包括工資福利、榮譽晉升等物質保障和精神獎勵，以激勵員工的積極性和創造力。我們將制定完善的監督規范和分層監督，建立全面的反饋流程和制度，以確保物業管理的高效運作。

機構組建：

為了實現物業管理的有效運作，需要建立完善的機構組織。首先，需要擬制管理方案，并組建專業的管理團隊，對其進行培訓，以提高其工作能力和素質。同時，還需要準備入住資料，熟悉物業情況，匯總遺留問題，并聯系協助單位，及時調整制定規章制度。最后，進行物業驗收接管。

物業管理系統運作總圖：

物業管理系統的運作總圖包括以下幾個方面：擬制管理方案隊伍組織培訓、各項資料準備、與協作單位建立聯系、物業接收、接管、業主辦理入住手續、對不合格項目進行整改、業主驗房、交鑰匙、裝修項目和隊伍審核、對裝修過程進行監管、裝修驗收、搬家入住、建立各類檔案、日常管理與隊伍輪訓、小區文化活動、公共事務管理、共用設施設備維養、清掃保潔、綠化養護、治安管理、消防管理和交通管理等。

共用設施設備維護工作機制及流程圖：

共用設施設備的維護工作機制包括工作崗位規范、崗位操作規范、日常保養工作、保養工作驗證建立、臺帳標識等。具體流程包括制訂保養計劃、計劃落實到人、責任人按分承方的選擇和評審程序進行、發現不合格項目按不合格品控制程序執行、巡視并記錄公共設施設備巡視養護單、保修記錄，在顧客保修、約修登記表、日常巡視記錄、在公共設施日常巡視養護單等。

秩序維護工作機制及流程：

秩序維護工作機制包括秩序維護崗位規范、崗位操作規范、外來訪客人員填寫訪客登記表、進入小區車輛錄像監控、查看收發郵件、消防設施檢查、周界報警系統、消防栓管理、突發緊急事件處置方案、需方提供物品的控制程序等。具體流程包括記錄錄像帶更換、接受郵件并記錄收發情況、消防設施日巡視記錄、紅外線報警系統檢查表、消防栓放水試驗記錄等。

行政工作機制及流程圖：

行政工作機制包括業主入住小區、倉庫管理、業主裝修申報、裝修批準、簽約辦理、出入證處理、違反裝修辦法的工程、顧客提供特殊人員、顧客投訴等。具體流程包括根據采購控制程序，搬運、貯存、防護和交付控制程序、記錄裝修申請表、簽定記錄、裝修工作人員責任登記狀表等。同時，還需要發停工通知單，責令停工，直至整改。

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