關(guān)于秘書做好保密工作的幾點思考

2024年2月19日發(fā)(作者：秋天有什么樹)

關(guān)于秘書做好保密工作的幾點思考

摘要：秘書是與權(quán)力中心有著極為密切的聯(lián)系，并在工作過程中直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀意見和綜合性效勞的工作人員。正是由于秘書工作性質(zhì)和工作內(nèi)容的特殊性，使秘書能夠比其他工作人員更早地接觸到更多的機密內(nèi)容，掌握更多的領(lǐng)導(dǎo)決策信息和單位的機要事務(wù)。因此，秘書與保密工作聯(lián)系密切，對日常工作的保密有著不可推卸的義務(wù)與責(zé)任，在保密工作中起著至關(guān)重要的作用。這就需要秘書加強自身的保密意識，做好保密工作，將保守機密作為職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格遵守。關(guān)鍵詞：秘書保密工作保密意識保密內(nèi)容措施中國的“秘書〞一詞最早出現(xiàn)在漢代，指圖書秘文；而在西方，“秘書〞一詞最早來源于拉丁文“cretaries〞，意為“可靠的職員〞。雖然這兩個解釋不同于現(xiàn)代秘書的含義，但卻表達(dá)了秘書這一職業(yè)的兩個特點，即能夠接觸到秘密信息和在工作過程中的可依靠性。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的助手，需要負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容繁雜多樣且綜合性、輔助性強，但在所有的工作中做好保密工作是最為重要和首要的，同時這也是一個秘書能否做好本職工作的重要評判標(biāo)準(zhǔn)。一、秘書做好保密工作的重要性做好保密工作，對維護國家的平安和利益、推動改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)具有極其重要的作用。同時，保密工作是黨和國家管理工作中的重要組成局部，也是各單位、機構(gòu)秘書工作的主要內(nèi)容。秘書工作是一項機要工作①，秘書的工作內(nèi)容和性質(zhì)決定了其工作的保密性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他部門。秘書在為領(lǐng)導(dǎo)效勞，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的過程中，會接手和處理到各種秘密文件、機密決定，而這些內(nèi)容一旦泄露出去，勢必會給領(lǐng)導(dǎo)、單位甚至社會和國家的開展造成巨大的影響和損失。小到一個企業(yè)，大到一個政府部門，在其工作的過程中都會有不能為公眾所提前知曉的內(nèi)部決策或秘密事項，秘書只有對這些敏感信息做好保密工作，嚴(yán)格遵守單位相關(guān)的平安保密管理條例，堅持職業(yè)原那么，遵守職業(yè)道德②，才能防止使本單位的工作發(fā)生失誤，給領(lǐng)導(dǎo)造成困擾。因此做好保密工作、嚴(yán)守好單位的機密信息是對一名合格秘書的最根本要求。二、秘書保密工作的主要內(nèi)容所謂的保密工作，是指為了防止秘密泄露，對其加以有效的保護和控制的工作。是從單位的信息平安和整體利益出發(fā)，在一定的時限內(nèi)將秘密控制在一定的范圍之中，主要包括關(guān)系國家平安利益的國家機密和在單位公務(wù)活動中產(chǎn)生的工作機密。保密工作歷來都是黨和國家的一項重要工作之一，關(guān)系著國家的利益與平安，做好保密工作對事業(yè)單位的開展也有著舉足輕重的作用③，就一般性的秘書部門而言，保密工作主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：〔一〕文件的保密“辦文〞、“辦會〞、“辦事〞是秘書的三大事務(wù)，其中辦理文書事務(wù)是秘書最為根本和最為主要的事務(wù)。各類會議文件、工作文件等都需要經(jīng)過秘書的處理，因此文件的保密是秘書保密工作的一個重要內(nèi)容。首先是文件的擬稿環(huán)節(jié)，在起草的過程中要注意保密，對于廢舊草稿的丟棄也應(yīng)該做好防泄密保護，應(yīng)使用碎紙機進行粉碎銷毀，必要時還可以使用亂碼保護印章等辦公用具先將機密信息進行掩蓋處理后再銷毀。其次，對于文件的印刷地點、印刷內(nèi)容、印刷份數(shù)要做好保密工作，以免在印刷環(huán)節(jié)發(fā)生泄密。在分發(fā)傳遞文件、進行文件的傳閱環(huán)節(jié)時，應(yīng)該做到以秘書為主線進行，確定好傳閱份數(shù)，并在閱讀完畢后讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行簽字確認(rèn)，以確保文件的平安無損和方便文件的回收。最后，要準(zhǔn)確地判定文件是需要存檔保管還是銷毀，如果需要銷毀要堅持兩人以上的原那么進行保密監(jiān)督，并在文件銷毀清單上予以記錄。〔二〕會議的保密準(zhǔn)備各項會議也是秘書的一個主要工作內(nèi)容，因此做好會議的保密是保證辦公室保密工作順利進行的重要表達(dá)。會議工作的保密主要包括會前保密、會

中保密和會后保密三個方面。在會前要對會議的時間、地點，參會人員信息，會議信息以及會議所使用的器材設(shè)備做好保密，不能隨意向外界透露，必要時還應(yīng)與參會人員簽訂保密責(zé)任條款。會中應(yīng)做好參會人員的身份檢查，以確保做好會議內(nèi)容、會議文件的保密工作。在會后的會場清理環(huán)節(jié)也要做好保密工作，對于會場內(nèi)的各類文件和物品要及時回收，明確劃分不同文件的密級并分別保管，防止會后泄密。另外，會議前和會議后都要對會議所使用設(shè)備進行一遍查點與使用情況的檢查，既為下一次會議做準(zhǔn)備，同時可以檢查是否有竊聽器等電子設(shè)備的存在，使會議的保密工作做到萬無一失。〔三〕處理辦公事務(wù)的保密“辦事〞是檢驗一個秘書業(yè)務(wù)能力和水平的一個重要方式。秘書身為領(lǐng)導(dǎo)各項決定的參與者和執(zhí)行者，對于領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，不僅要符合要求地、及時迅速地處理完成，還要做好處理事務(wù)過程中的保密工作，要做到讓領(lǐng)導(dǎo)放心。無論是文件的起草、復(fù)印、傳閱還是會議的組織安排以及各項決策的上傳下達(dá)，都要在領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)完指示后或經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批同意后才可以通知到各個部門，因此秘書人員要學(xué)會管住自己的嘴巴，不隨意向別人透露、宣揚領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，堅守秘書的職業(yè)操守，對領(lǐng)導(dǎo)的各項決定要守口如瓶，在生活中養(yǎng)成嚴(yán)格的保密習(xí)慣，不給不法分子以可乘之機。〔四〕新聞宣傳的保密隨著群眾傳播媒介的快速開展，越來越多的單位部門開始重視新聞宣傳的巨大價值與影響力，與新聞媒體的接觸也更加頻繁。但無論是新聞報道的宣傳還是報紙雜志的宣傳，都要準(zhǔn)確地確定宣傳內(nèi)容的保密范圍。要從本單位的全局利益出發(fā)，對涉密信息保持高度的敏感，不能出現(xiàn)一絲一毫的過失，并且要學(xué)會利用先進的保密技術(shù)，如對聲音進行特殊處理、對圖像進行打馬賽克處理等措施來保護本單位的機密信息。在報道宣傳正式向外界發(fā)布之前，所有的宣傳內(nèi)容必須要經(jīng)過嚴(yán)格的核實認(rèn)證以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)與審查，以保證單位的機密信息得到雙重的保護。〔五〕計算機的保密隨著辦公自動化的迅速開展和普遍應(yīng)用，計算機已經(jīng)成為辦公室日常事務(wù)的主要處理工具。計算機的存儲量大、傳遞信息快速便捷、處理事務(wù)能力強，給人們的工作帶來了極大的便利，使辦公室的各項工作進入了全信息化時代。但與此同時，計算機網(wǎng)絡(luò)信息平安問題也給辦公室的信息保密工作帶來了極大的隱患。例如由于U盤、硬盤、光盤等磁性電子載體具有易傳播性、易更改性和信息消滅性等特征，加大了信息被竊取、被篡改的可能性，因此秘書要做好計算機的保密工作，可以利用防改寫技術(shù)來加強電子文件的平安系數(shù)。并且要對計算機進行密碼保護、定期殺毒防護、做好內(nèi)部防火墻的建設(shè)以確保計算機自身的平安。秘書人員還要養(yǎng)成使用完電腦后去除上網(wǎng)痕跡、對機密文件進行加密處理、及時核查電子文件的修改時間等習(xí)慣，做好日常計算機的保密工作。另外，還需要對使用辦公室計算機的人員實行嚴(yán)格的登記制度，防止計算機內(nèi)存儲的信息被竊取，造成辦公機密的外泄。〔六〕接待和接聽 的保密秘書在接待來訪人員和接聽 時，必須要堅持平安保密的原那么。對待來訪人員，首先應(yīng)詢問是否有預(yù)約，然后對其身份進行核實并做好登記工作。要防止出現(xiàn)來訪人員隨意在單位內(nèi)走動的情況，對此，可以安排專門店陪同人員陪同訪客交談或參觀，在征求完領(lǐng)導(dǎo)的意見前方可決定是否會見以及如何會見。在接聽辦公室 時，要弄清楚對方的身份、意圖，對于敏感性、機密性的問題，應(yīng)謹(jǐn)慎答復(fù)，必要時需請示領(lǐng)導(dǎo)后再予以回復(fù)。同時也要對 內(nèi)容做好詳細(xì)的記錄，以方便告知領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)事項以及日后相關(guān)工作的查考。而從設(shè)備平安的方面考慮，辦公室還要及時升級 裝置，安裝防竊聽設(shè)備，以保證機要的 內(nèi)容不被竊聽和泄露，從方方面面做好 接聽的保密工作。〔七〕內(nèi)部辦公環(huán)境的保密秘書除了在日常事務(wù)中需要做好保密外，還要注意內(nèi)部辦公環(huán)境的保密。領(lǐng)導(dǎo)和秘書的辦公室內(nèi)會存放大量的辦公文件、

行程安排表等重要的信息內(nèi)容，因此，對內(nèi)部辦公環(huán)境做好安保和保密工作也是秘書的重要工作范疇。在設(shè)備方面，可以在辦公室內(nèi)安置高清攝像頭、報警設(shè)備，以便于嚴(yán)格監(jiān)管進出辦公室的人員。當(dāng)秘書在離開辦公室時，要再三確認(rèn)電腦、文件柜、門窗是否關(guān)閉，防止外人進入辦公室竊取機密。在閱讀文件和資料時，要防止將文件雜亂堆放在辦公桌上，以免別人來訪處理事務(wù)時，帶走文件或窺看到文件內(nèi)容，或自己遇有急事來不及收拾而顧此失彼，要做到“人離文入柜〞④。此外，還要保管好單位的印信，印章要由領(lǐng)導(dǎo)或秘書專人負(fù)責(zé)保管，對于需要加蓋印章的文件或信件，秘書應(yīng)掌握其內(nèi)容防止泄露，用完印章后要將印章鎖起來保管，防止印章的喪失或被竊用。三、秘書做好保密工作的措施秘書不僅是領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀人員和輔助人員，同時也是領(lǐng)導(dǎo)對外聯(lián)系的一個門戶與通道。這種雙重性決定了秘書在掌握大量秘密的同時，也使保守機密的難度隨之加大，因此秘書必須要不斷強化保密意識，自覺維護好本單位的平安和利益。〔一〕加強秘書自身的保密意識人的意識決定人的行為，因此秘書要想做好保密工作，就應(yīng)該樹立高度的保密意識，在保密意識的根底上自覺踐行崇高的職業(yè)理想，堅持職業(yè)原那么，養(yǎng)成保密的職業(yè)習(xí)慣。真正地把保密意識落實到實處，不為金錢、物質(zhì)所動，不以單位的機密為自己謀利益。同時要明確本單位的保密內(nèi)容，嚴(yán)格把控機密的傳播范圍，不隨意帶機密文件進出公共場所，做到“不該說的機密絕對不說〞、“應(yīng)該保住的保住，應(yīng)該公開的公開〞，內(nèi)外有別，保護好核心秘密⑤。在日常生活中要保持思想上的高度警惕，做到在生活談話中也能拉緊保密意識“這根弦〞，不在家人、親友面前談?wù)摍C密事情，充分認(rèn)識保密工作的重要性和必要性，不斷提高防范意識。〔二〕建立嚴(yán)格的保密制度保密法律、法規(guī)和規(guī)章，是我們開展保密工作必不可少的依據(jù)和保障⑥。各單位要根據(jù)?中國保密法?的規(guī)那么條例并結(jié)合本單位的實際情況建立、健全全面的保密工作制度和平安保密管理條例，明確地落實責(zé)任分工，有方案、有組織、有針對性地實施和開展，加強執(zhí)行力度，定期組織秘書人員學(xué)習(xí)，使秘書人員的保密工作能夠做到有規(guī)可循。除此之外，秘書還需要定期對學(xué)習(xí)情況進行反響，總結(jié)工作中出現(xiàn)的有可能出現(xiàn)泄密的情況，及時討論并修改制度和條例的內(nèi)容，增強秘書人員做好保密工作的緊迫感，真正做到把保密制度活用起來，與時俱進，不斷開展完善。〔三〕開展保密知識和技術(shù)的培訓(xùn)隨著現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異的進步與開展，黑客技術(shù)和竊聽、竊密技術(shù)也在不斷改進，造成網(wǎng)絡(luò)終端機密的大量泄露，為互聯(lián)網(wǎng)信息的保密工作帶來了極大的挑戰(zhàn)和威脅。這就需要對秘書人員進行保密知識和技術(shù)的培訓(xùn)，提高其運用信息化和科技化設(shè)備做好保密工作的能力，并在上崗之前進行嚴(yán)格而系統(tǒng)的審查與考核，改變其傳統(tǒng)的保密意識和保密觀念，加強秘書部門的保密專業(yè)素養(yǎng)和實際應(yīng)用能力，切實做好網(wǎng)絡(luò)傳輸文件、數(shù)據(jù)保密等計算機的保密工作。〔四〕建設(shè)并不斷加強保密監(jiān)督機制要真正地做好辦公室的保密工作，除了要有標(biāo)準(zhǔn)秘書人員的保密制度外，還需要有嚴(yán)格的監(jiān)督機制來確保保密工作的順利進行，盡可能消除所有的信息平安漏洞和隱患。對于人員的保密監(jiān)督，要采用定期監(jiān)督與不定時抽查監(jiān)督相結(jié)合的方式，以免出現(xiàn)應(yīng)付監(jiān)督檢查的情況，導(dǎo)致監(jiān)督效果不明顯。同時，對于泄露機密信息的人員要有明確的處分規(guī)定，嚴(yán)格按照制度辦事，從嚴(yán)而不從寬，以到達(dá)震懾和警醒的目的。此外，除了要加強建設(shè)對秘書人員的監(jiān)督體系外，還應(yīng)建設(shè)、完善對存儲秘密信息的載體、電腦終端的監(jiān)督和檢查制度。竊密的手段和方式的多樣化、復(fù)雜化使信息更容易地被盜取和泄露，因此，對于信息存儲設(shè)備以及電子文件的保密監(jiān)督和檢查工作就應(yīng)該予以更多的重視，做到日常監(jiān)督與技術(shù)監(jiān)督相結(jié)合，切實提高做好保密工作的水平和能力。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂〞，是

一個單位中上傳下達(dá)、必不可少的存在，而保密工作又是關(guān)乎每個單位開展的重要環(huán)節(jié)，因此秘書在保密工作中的作用至關(guān)重要。秘書只有在工作中樹立高度的保密意識、養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，完善人防、物防、技防措施⑦，做到但凡機密內(nèi)容都不會泄露，但凡不該記錄的機密絕不記錄，但凡不該問的機密絕對不問，才能切實做好保密工作。參考文獻【1】楊樹森.秘書學(xué)概論[M].北京：北京師范大學(xué)出版集團，2021：116.【2】孫英馨.論秘書的工作意識[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021〔273〕：81-82.【3】梁永姣.淺談新形勢下如何做好事業(yè)單位的保密工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021〔8〕：17-18.【4】樊光湘.秘書如何結(jié)合實際做好保密工作[J].秘書工作，1999〔9〕：42-43.【5】元海平.強化保密意識做好保密工作[J].中國科技信息，2021〔4〕：200-201【6】王衛(wèi)星.淺談如何抓好辦公室保密工作的落實[N].云南經(jīng)濟日報，2021-10-19-〔B02〕.【7】李艷紅.提高意識嚴(yán)密防范切實做好新形勢下保密工作[N].遼源日報，2021-4-9〔001〕