通知的種類和寫作技巧

2024年2月20日發(作者：心理演講)

通知的種類和寫作技巧

通知是向特定受眾對象告知或轉達有關事項或文件，讓受文對象知道或執行的公文。適用于發布、傳達需要下級機關執行，有關單位周知或者執行的事項，有時也用于批轉或轉發上級部門的公文。

通知是日常工作中最常使用的文體，也是大家最容易掌握的文體。通知的應用范圍極廣，比如傳達上級部門的指示、布置有關工作、發布規章制度、通知有關事項、傳達領導的意見、批轉或轉發文件、任免干部等，都需要用到通知。

一、通知的種類

根據適用范圍的不同，通知可以分為六大類。

一是發布性通知。用于發布各類規章制度、意見、辦法等，告知具體事項，提出指導性意見。

二是批轉性通知。“批轉”包括“批準和轉發”。用于上級機關將公文批轉給下級機關，讓他們周知或執行。比如，對一些單位的典型做法或者對全局有指導意義的總結報告，上級機關批轉給下級單位，要求學習推廣，進一步推動工作。

三是轉發性通知。用于轉發上級機關的公文給所屬人員，知曉并執行。

四是指示性通知。用于上級機關指示下級機關如何開展工作。此類通知具有指示性、指導性，要求下級機關貫徹落實。行文要寫清楚通知的緣由、依據、意義、目的，寫清楚應知或應辦的事項，如交代任務、政策措施、具體辦法和注意事項等。

五是任免性通知。用于人員的任免和聘用。

六是事務性通知。用于處理日常事務性工作，如會議通知、放假通知等。

二、通知的寫作要點

通知一般由標題、主送機關、正文三部分組成。

1．標題

通知的標題一般由發文機關、主要內容和文種組成，如《XXX公司關于開展安全大檢查的通知》。有時也可以省略發文機關，由主要內容和文種組成標題，如《關于春節放假的通知》。還可以省略發文機關和事由，只有文種，直接寫“通知”二字。這種情況主要用于單位內部，發文范圍小，內容簡單。如單位內部的會議通知、學習通知等。

2．主送機關

通知的發文對象比較廣泛，主送機關較多，要注意主送機關的完整，其排序也要準確。對于正式的通知，其主送機關的排列順序一般都會固定下來，這樣可以避免出現失誤。

3．正文

通知的正文，一般由通知緣由、通知事項和執行要求組成。

通知緣由，就是要簡明扼要、精練概括地交代清楚發布通知的背景、目的和理由。當發布指示、安排工作時，一定要寫清緣由，表述清楚有關事項的背景、依據、目的和意義。當批轉和轉發文件時，可以在開頭表述通知緣由，但有時也直接以轉發對象和轉發決定作為開頭。

通知事項，是通知的主體部分，也是受文單位執行的主要依據，需

要有條理地表達所發布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等。在撰寫時要明確、具體地交代清楚應知和應辦的事項，即工作的任務和要求。內容較多且復雜時，需要分條列款，可以采用分列小標題的寫法，將通知內容分成幾個方面分別進行闡述，做到條理清晰、結構清楚、便于領會、理解和執行。

執行要求，在通知中可有可無。對于發布指示、安排工作的通知，需要在結尾處提出貫徹執行的有關要求。如果沒有必要，可以省略這一部分。

篇幅短小、內容簡單的通知，一般沒有專門的結尾部分。

三、通知的寫作技巧

不管寫哪種類型的通知，都應該掌握一些基本的寫作技巧。

一是弄清通知內容，明確通知目的。要事先了解清楚需要通知的具體事項是什么？是布置工作、規范事項？還是任免人員、傳達上級精神？不同的通知事項，決定著通知內容的不同。不僅要知道通知的內容，還要知道通知發給誰，需要提出什么要求。

二是注重語言表達，做到條理清晰。通知的用語相對比較規范，通常以說明性文字為主，按照事物的發展規律和基本屬性來闡述，體現出明確、精準、清晰、有邏輯的特點。通知的內容一般按條分類，清晰表達，有條有理，這樣有助于內容和事項的高效落實。切忌不分段落、條目不清、混亂表達。

三是注重準確規范，避免產生歧義。通知屬于公文的一種，有著嚴格的標準和規范，必須使用規范的語言進行表達，避免因用詞不準而造

成誤解。

四是反復修改提煉，按照程序發文。通知草擬完成后，一定要反復修改，認真提煉，仔細檢查，修改無誤后再按照既定程序發文。

通知一般為下行文和平行文，不可以用作上行文。上級對下級布置工作可以使用通知，此時通知具有指示性和指導性。平行機關之間有時也用通知。當平級行文時，一般采用抄送的方式進行。