特此函告格式

2024年3月29日發(fā)(作者：宋詞賞析)

特此函告格式

特此函告格式

在日常工作和生活中，經(jīng)常需要用到函告，而函告的

格式對于函告的有效性和效率起到相當(dāng)重要的作用。特此

函告格式是指一種規(guī)范的函告格式，在其它函告格式中應(yīng)

用廣泛，包含了相應(yīng)的函告方式和要素。特此函告格式的

使用有助于函告的表達(dá)清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確、格式正規(guī)。下面

將詳細(xì)介紹特此函告格式的要素和使用方法。

一、特此函告格式的要素

特此函告格式主要包含以下要素：

1.發(fā)函單位名稱、地址、郵編、電話、傳真、郵箱。

發(fā)函單位名稱要填寫準(zhǔn)確，地址、郵編、電話、傳真等信

息要完整、準(zhǔn)確。郵箱可以填寫多個，方便收件人的閱

讀，郵件和電話最好保持暢通。

2.日期。日期格式按國際標(biāo)準(zhǔn)（年月日）填寫，不能

省略年份，如2022年8月23日。

3.收函單位名稱、地址、郵編、電話、傳真、郵箱。

收函單位名稱要填寫準(zhǔn)確，地址、郵編、電話、傳真等信

息要完整、準(zhǔn)確。郵箱可以填寫多個，方便收件人的閱

讀，郵件和電話最好保持暢通。

4.稱呼。應(yīng)按照收件人身份稱呼，如尊敬的；敬啟

者；致等等。

5.正文。正文應(yīng)簡明、扼要、明確表達(dá)內(nèi)容，避免不

必要的表達(dá)和復(fù)雜的用語。

6.附件。如有附件，需在函告信末注明附件名稱、序

號和頁數(shù)，如：附件一：XXX文件（1/2）。

7.落款。落款應(yīng)寫本單位全稱，帶上單位的蓋章和指

定人簽名，以便溝通和追蹤，同時也體現(xiàn)了發(fā)件人的信息

真實性。

二、特此函告格式的使用方法

1.函告格式應(yīng)有區(qū)別于其它文本格式的設(shè)計，保證更

有權(quán)威性和專業(yè)性。所以，函告應(yīng)該使用標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)信紙

或辦公用品，在信紙或紙張的頂部布置公司的名稱和地址

并用主流的字體格式，如新細(xì)明體或黑體。除此之外，過

多的設(shè)計元素會使閱讀難度加大，正文應(yīng)該以標(biāo)準(zhǔn)對齊方

式且行距應(yīng)該保持一致。

2.保持準(zhǔn)確性。特此函告格式強(qiáng)調(diào)的是準(zhǔn)確性。在函

告格式中，發(fā)件人和收件人信息的準(zhǔn)確描述是非常重要

的。一旦寫錯地址等聯(lián)系方式，就可能導(dǎo)致他人無法及時

收到您的函告信件。

3.添加語氣助詞。特此函告格式還需要添加不同的語

氣助詞，以便使函告信件更具可讀性、可理解性和禮貌

性。例如，可以在稱呼中加入某位人士的職務(wù)，以尊重其

職業(yè)。

4.三級標(biāo)題的添加。如果正文較長，可以根據(jù)文本內(nèi)

容主題添加三級標(biāo)題，以便糾錯、修改、產(chǎn)生課程探究等

功能。三級標(biāo)題應(yīng)該以下劃線分隔線段，在正文中加粗，

以使正文更為清晰可讀。

5.附件的處理。如果函告中有附件，特此函告格式還

需要附上在信封或包裹中的一系列文檔。注意附件清單中

的序號必須和實際附件序號一致，否則可能出現(xiàn)困難。并

在函文中對附件進(jìn)行說明，以便收件人可以更便捷地查

看。

總的來說，一個清晰、準(zhǔn)確、專業(yè)的特此函告格式是

一份失敗或成功的重要因素。一份函告信件應(yīng)該從這些方

面考慮，以避免不必要的失誤。希望這些信息對您有所幫

助。