公司印章管理規范

2023年12月12日發(作者：夸父逐日選自)

印章管理規范

1.目的

為保證公司印章使用的合法性、嚴肅性和可靠性,杜絕違法行為,維護公司利益,便于工作的順利進行,使公司各類印章保管使用更加規范、安全、有序,實現規范化、制度化、科學化的管理目標,特制訂本管理規范.

2.適用范圍

本規范適用于公司各類印章的刻制、啟用、保管、使用、銷毀等一系列涉及公司行政管理、經營管理和組織管理事務的印章管理工作.

適用本規范的公司印章種類主要有：

行政印章公章,適用于以公司名義制發行政公文、函電、報表,訂立合同、協議,出具承諾書、授權委托書、介紹信、證明及其他重要材料等.

財務專用章,適用于以公司名義開立銀行賬戶的預留印鑒以及進行資金調撥等財務收支活動,繕制各類財務活動單據、報表等.

合同專用章,適用于以公司名義對外開展經營業務或特定業務活動,并訂立相關業務合同、協議,須經公司特別授權后使用.

負責人名章,適用于以公司負責人名義簽發文件,進行財務收支活動,繕制各類財務活動單據、報表,集團公司開立銀行賬戶的預留印鑒,以及其他需加蓋集團公司負責人名章的合同、協議、法律文書等.

黨群組織印章,主要包括黨委、紀委、工會、團委等黨群組織印章,適用于以黨群組織各自名義制發公文、函電,出具介紹信、證明及其他重要材料等.

部門印章,適用于以公司職能部門名義制發公文、函電、報表,各職能部門之間商洽工作,與上下級相關部門聯系、商洽工作,出具有關說明材料等.

業務專用章,適用于公司職能部門在業務處理環節中的職責確認、各類憑證的交接等.

日常工作用章,現金收、付訖章,轉賬收、付訖章,更正校對章,工作人員名章.

3.管理職責

公司綜合部是印章管理的職能部門,負責印章管理工作.印章管理堅持統一、集中、規范、安全的原則,嚴格執行公司各項管理制度和其他有關規定.

公司各部門負責人應當高度重視印章管理工作,遵守本規范并加強對本部門印章管理工作的領導和檢查.

公司印章審批

公司總經理負責行政章的使用審批工作.

各部門負責人負責各職能部門專用章的審批工作.

印章管理員：負責印章的保管；負責設立印章使用登記臺帳；負責印章使用的審核工作；負責制定所保管印章的使用程序.

責任歸屬

蓋章后出現的意外情況由批準人負責,如公章管理人員違規蓋章造成的后果由直接責任人負責.

違反公司印章規定者,公司將追究相關人員的責任,若給公司造成一定經濟損失或不良社會影響者,公司將追究其法律責任.

4.印章的刻制、啟用

印章的刻制

公司印章的刻制均須報總經理批準,由公司開具介紹信,到公安機關等相關部門辦理刻制手續.

印章的形體和規格,按國家有關規定執行.

印鑒的啟用

新印章啟用前要做好戳記,并留樣保存,以便備查.

印章啟用應報總經理批準,并下發啟用通知,注明啟用日期、發放單位和使用范圍.

5.印章的保管、交接和停用

公司各類印章必須有專人保管,并將保管公章人員名單報綜合部備案.

公司的行政印章、合同專用章、法人印章由綜合部指定人員專職保管；財務專用章、發票專用章、工程專用章由財務部、工程部指定專人保管.

印章保管須有記錄,注明印鑒名稱、頒發部門、枚數、收到日期、啟用日期、保管人、批準人、圖樣等信息.

嚴禁員工私自將印章帶出公司使用.若因工作需要,確需將印章帶出使用,需提交申請報告,由總經理批準,并報綜合部經理確認后方可帶出.印章外出期間,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔一切責任.

印章保管人因事離崗時,須報總經理,由總經理指定人員暫時代管,以免貽誤工作,代管人應按公司規定使用印章.

印章保管必須安全可靠,印章未經批準不可私自委托他人代管.為保證印章管理絕對安全,公司行政印章、合同專用章、法人印章、財務專用章等由指定兩人分開保管、監督使用.發票專用章與發票管理指定兩人分開保管、監督使用,二者權責明確,印章管理同公司行政章.

印章保管有異常現象或遺失,及時匯報,配合查處.

印章移交須辦理手續,簽署移交證明,注明移交人、接交人、監交人、移交時間、圖樣等信息.

有下列情況,印章須停用：

公司名稱變動；

印章損壞；

印章遺失或被竊,聲明作廢.

因其他原因導致原印鑒不能繼續使用的. 印章停用時須經總經理批準,及時將停用印章送綜合部封存或銷毀,建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案.

6.印鑒使用

使用范圍如下：

凡屬以公司名義對外發文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司行政印章.

凡屬部門業務范圍內的加蓋公司公章的,先由部門經理審核后,報總經理審批,方可蓋章.

凡屬合同類的加蓋合同專用章,審批同公章的流程.

凡屬財務會計業務的加蓋財務專用章.

凡屬財務會計開具發票業務加蓋發票專用章,管理辦法按公司財務管理制度執行.發票管理者每月定期統計打印發票明細與印章持有者用印登記表核對核實,并雙方簽字報綜合部備案.

凡屬工程部業務范圍內需加蓋工程部專用章的,由工程部經理審核批準后方可蓋章.

使用程序

公司公章及合同專用章每次使用均須先經部門經理審核、報公司總經理批準簽字,填寫印章使用登記表后方可蓋章,同時需將用印文件的復印件提交綜合部檔案管理員備案存檔.如總經理因特殊情況不能及時辦理,采用電話等方式聯系,經過確認后辦理,事后由總經理補簽. 建立用章使用登記制度,嚴格按審批程序使用印章,不符合規定的和不經主管領導簽發的文件、合同等,印章保管人有權拒印.

嚴禁填蓋空白合同、協議、證明及介紹信.因工作特殊確需開具時,須經總經理同意方可開具；待工作結束后,必須及時向公司匯報開具手續的用途,未使用的必須立即收回,由綜合部銷毀.

對加蓋印章的材料,必須已經填寫完畢,字跡須清晰、正確,且應注意落款單位必須與印章一致,用印位置恰當,要齊年蓋月,字跡端正,圖形清晰.

辦理以下文件、材料用印,必要時應先交由公司常年法律顧問或法律工作人員審核把關,再報經有權審批的領導同意后方能用印.

a各類合同、協議、承諾書和涉及公司權利義務的法律文書.

b對外公告、通告和涉及公司權利義務的對外正式文本.

c其他須經法律審核、見證的有關文件、材料等.

7.印章使用登記檔案管理

公司用印文件及復印件存檔由綜合部檔案管理員負責,用印申請人及印章指定保管人負責用印文件的交接及監督存檔備案. 每年年終印章保管人應將印章使用情況登記表原件送綜合部檔案管理員存檔.

應妥善保管用印檔案材料,凡需要查詢印章使用登記及用印文件情況的應向綜合部提出申請,得到其部門經理同意后,方可借閱使用檔案.檔案資料未經綜合部經理批準,不得帶出檔案的保存地點或進行復制.

8.附則

任何人都不得要求印章保管人員違反用印規定使用印章.遇有違反本辦法規定的行為,印章使用保管人應當堅決抵制.抵制無效時,須及時向上級報告.未向上級報告的,應追究其失職責任.

本規范由公司綜合部負責解釋和承辦修訂事宜.

本規范自 年 月 日發布之日起生效.