秘書要具備什么素質

2024年2月19日發(作者：保特)

秘書要具備什么素質

（一）基本素質

1、 身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

2、 心理素質：要時刻保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

3、 思想素質：這是更高的一項要求，作為現代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構里工作，應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

在現代社會里，人們的工作生活的節奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發生，且不說每天的國內外形勢，就在我們身邊，就會經常有一些新奇事、突發事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢；明天你的一個朋友倒房地產虧大發了；昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟

人因腐敗問題露餡，進去了…這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發財了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問題的，馬上又一轉念，做人還是謹慎為好

（二）業務素質

1、 理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發展動態。

2、 實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。

3、 辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。

（三）文化素質

1、 社會科學 學好專業知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官

員文化素養低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了

一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯來試王的文化，上聯曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯對之： 塞北一天一地一圣人。

語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問究竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉 吾鄉文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此，一句對聯，一首詩完成了招考工作。

2、 自然科學：仲裁、調解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關知識，如機械設備，建筑工程，醫藥化學等。一方面，我們平時要注意積累；另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。

3、 外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。我們要使自己成為既懂業務又懂外語的，"兩條腿走路"的人才。

（四）此外，學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。

俗話說，"藝不壓身"如果你具備了一定的素養，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一

刻。

但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個"重心",在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡"主題",更不能"不務正業

秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術 工作原則：

在工作中應遵循的規律并使之作為我們行為的準則。

工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河： 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關鍵是要選擇切實 可行的方法。 工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創造性的工作方法， 順利地完成工作任務，同時給人

以美的感覺和享受。

作為現代社會的秘書人員或管理人員，我們應該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術。為此，我們要做到以下幾點： 1、要協調好各種關系：包括與本部門的領導之間，同事之間；與仲裁員/調解員之間的關系；與當事人的關系，與律師的關系；與有關部門的關系等。

在協調與本部門領導的關系時，要作到尊重領導，維護領導的威信，適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。比如，有的領導邏輯性較強，凡是愛有個前因后果，對這樣的領導就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理；而有的領導喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害；而有的領導幽默風趣，你也不妨與他（她）開開玩笑。了解領導的工作風格和特點，目的是為了更好地做好工作。當然，在尊重領導的前提下，要敢于提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領導一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領導也不一定會欣賞這種人。

對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈奸猾的習氣。

當好秘書的絕活

秘書這個行業讓很多人羨慕，卻又讓很多人望而卻步，因為這個職業的性質決定了要和老板直接接觸，稍有不慎就可能會惹"老虎"發威。下面是幾位"先行者"對于如何做個好秘書的經驗之談，相信會給想做秘書的朋友們一點幫助！

全能秘書的全部內涵 Monica 年齡：28歲 任職：4

年 傳統觀念上覺得秘書是吃"青春飯"的，而我想澄清的是這是一種認識上的誤區。目前外資企業越來越多，秘書是一個企業運作管理中不容忽視的環節。所謂"行行出狀元",我認為做一個真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質。現在不是流行復合型人才嗎？我想我們秘書這一職業有時候也需要類似的人才，甚至可以說是"全能型"秘書。 首先，硬件條件是必不可少的。掌握一門外語——通常指英語，這是最基本的條件；做文秘的人工作在辦公室，文字處理的工作特別多，所以對一些現代化機器的熟練掌握也是不用多說的最基本的能力，尤其是電腦。 其次，秘書的職業道德備受重視，每一行有每一行的規矩，秘書也不例外。平時工作中不可避免地會接觸到公司的一些內部的文件，保守秘密就顯得分外關鍵。 另外，秘書是工作在老板身邊最親近的人，老板出差不便看郵件時，我們要處理一些文件，有時需要立即替他批復。所以一個好秘書，除了講一口流利的英語、熟練使用計算機和擬寫各種文件外，還有很重要的是應具備良好的溝通能力、組織能力、協調能力、判斷能力、預見能力、一定的決策能力以及隨機應變的能力。這些有時候需要多年的鍛煉和培養。所以很多大公司在挑選秘書時會視其工作經歷。 最后，要講究公私分明。千萬別搞老板秘書戀，真正的好秘書是不會倚仗這種手段在

職場上攀升的。

溝通最重要 Jessy 年齡：22歲 任職：1年 時常聽到一些對秘書的普遍性描述：聰明、細心、謹慎、考慮周到。除此之外，秘書還應該有靈氣、有悟性、有團結能力；能提出有創造性的建議，并且凡事懂得分出輕重。而在我看來，最為重要的是交際和溝通能力。 我和領導在一間辦公室，但是客戶們一進門先瞅見我，形象當然很重要。其實不用穿得很時尚、另類，只要大方得體就行，儀表看上去舒服即可。我的工作要求我有很好的溝通能力，不僅要和客戶打交道，還要和公司內部的人員保持良好的人際關系。領導常說我可以算作是領導和下屬之間的橋梁，夾在上下兩級之間，一定要尋求到好的一個平衡點，正確傳達領導的意思表示，不能讓雙方產生不必要的誤會和矛盾。 做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務，其實還要求人員有較廣的知識面。在我的工作中，難以避免要打電話去催客戶支付費用，說得難聽點有點"討債"的味道，但這是我工作的一部分，不得不直面。現在我也習慣了這些事務，總結了一套經驗技巧，這也是一種溝通的能力。

小心那些潛在的

危機艾小姐 年齡：26歲 任職：3年 我曾經在一家公司

做文秘，老板是個臺灣人。工作辛苦點就算了，最怕上司是個好色的半老頭。當我發現他想占自己便宜時，深覺女秘書不好當，特別碰著這么一個上司，自己再怎么端莊嚴謹，有時候也很無奈！上司不好伺候，更不好得罪，那時我就隱隱意識到潛在的危機：萬一工作出了什么紕漏，被他抓到什么把柄，要么就受其以工作相威脅，要么就被炒魷魚。我不會因為想保住工作而失去原則，畢竟我知道我是為了什么而工作，所以我開始暗地尋找機會跳槽。一個月后，我就遞交了辭呈。 現在我的老板是女的，讓我安心許多。我的工作重心是安排一些重大的會議和活動、銜接好各種差旅日程、起草財務或者人事方面的報告、有時候幫老板做一些決定。但也有煩心之事，我這個女老板性子急起來容易沖人發脾氣，通常情況而言，往往與工作有關。我又一次意識到：萬一在老板心情不好時處理不當，要么使老板小看你，要么激化雙方的矛盾，后果都不好。然而，這還是有辦法避免的。我必須學會察言觀色，同時提高工作能力和辦事效率。