無紙化辦公（現(xiàn)代信息化辦公）

無紙化辦公（現(xiàn)代信息化辦公）

無紙化辦公 （現(xiàn)代信息化辦公） 次瀏覽 | 2022.09.22 12:43:20 更新 來源 ：互聯(lián)網(wǎng) 精選百科 本文由作者推薦 無紙化辦公現(xiàn)代信息化辦公

無紙化辦公，即不用紙張辦公，是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公，其主要傳媒工具是計算機(jī)、ipad、手機(jī)等現(xiàn)代化辦公工具，可以實(shí)現(xiàn)不用紙張和筆進(jìn)行各種業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理。從二十世紀(jì)末開始，在本世紀(jì)初逐漸增加，預(yù)計在本世紀(jì)頭十年達(dá)到全面普及。在無紙化辦公環(huán)境中，計算機(jī)、應(yīng)用軟件、通信網(wǎng)絡(luò)是三個最基本的要素。

無紙化辦公將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來，從事核心事務(wù)，整體提高了單位辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執(zhí)行力，使管理趨于完善；是為社會減少紙張的浪費(fèi)，提倡環(huán)保辦公的理念，也是預(yù)示現(xiàn)代科技時代的來臨。

中文名

無紙化辦公

外文名

Paperless office

含義

指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公

要素

計算機(jī)、應(yīng)用軟件、通信網(wǎng)絡(luò)

過度

電子工作正在取代傳統(tǒng)的裝貨單

好處

易學(xué)易用性

什么是無紙化辦公無紙化辦公

無紙化辦公是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公。主要傳媒工具是計算機(jī)等現(xiàn)代化辦公工具，可以實(shí)現(xiàn)不用紙張和筆進(jìn)行各種業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理。企業(yè)目前傳真都是傳統(tǒng)的傳真機(jī)、紙張、油墨、電費(fèi)、機(jī)器維修保養(yǎng)費(fèi)，員工時間等都是企業(yè)的成本開支，社會在進(jìn)步創(chuàng)新和符合潮流，實(shí)用的產(chǎn)品是社會的主流，使用無紙傳真管理系統(tǒng)已經(jīng)是社會的趨勢。[1]

硬件

在無紙化辦公中硬件是不可或缺的重要元素，電腦、搭載原筆跡手寫輸入技術(shù)的終端（比如：電磁屏搭配電磁筆），借助這些硬件商務(wù)辦公用戶可完成電子文檔簽名、批注、修改等關(guān)鍵應(yīng)用。而專業(yè)圖形設(shè)計制作用戶不必用筆在紙張上進(jìn)行草稿繪制，只需借助原筆跡手寫輸入終端在電腦上即可完成操作。另外，前臺窗口行業(yè)則可以通過兩者的搭配，便捷高效的完成信息錄入等應(yīng)用。美國優(yōu)派公司（ViewSonic）擁有電磁筆專利技術(shù)及目前最全的原筆跡電磁屏產(chǎn)品線，并且在行業(yè)領(lǐng)域中的無紙化化辦公成功案例也非常多樣。

軟件

在無紙化辦公中軟件也起著關(guān)鍵作用，其能將搭載原筆跡手寫輸入技術(shù)的終端與電腦進(jìn)行無障礙串聯(lián)，同時又能針對不同行業(yè)用戶提供相應(yīng)的應(yīng)用界面。

網(wǎng)絡(luò)

借助網(wǎng)絡(luò)，工作電子文檔可以在各部門間自由傳閱，從而得到進(jìn)一步修改完善，通過硬件、軟件與網(wǎng)絡(luò)的通力協(xié)作讓工作效率大大提升。

會議室

發(fā)展現(xiàn)狀

盡管未來幾十年之內(nèi)也不能全部變成無紙化辦公，但隨著更多的信息都是以數(shù)字或電子的形式儲存和維護(hù)，因此，管理數(shù)據(jù)的更新應(yīng)用也就浮出水面。未來將會使我們越來越走向無紙化辦公。在會計方面，人們對電子工作報告具有新鮮感。在零售市場，電子工作流程正在取代傳統(tǒng)的裝貨單、發(fā)貨單、發(fā)票和其它紙單據(jù)。

電子單據(jù)

電子單據(jù)甚至在低端領(lǐng)域也正成為記賬客戶的一種可行方法。從實(shí)用帳單如電話單和用電單，到經(jīng)電子零售商務(wù)的帳單，都趨向不打印，而是提供電子郵件帳單并加以說明。許多服務(wù)商如Sprint和AT&T都推出各種電子帳單的優(yōu)惠措施，比如，對申明接受電子帳單的消費(fèi)者提供一定的折扣。大多數(shù)會計系統(tǒng)讓用戶的電腦或傳真機(jī)能夠接收來自他們電腦或傳真機(jī)上的電子帳單或傳真帳單。最務(wù)實(shí)的單位意識到無紙化辦公所帶來的成本節(jié)約，紛紛加緊進(jìn)行無紙化辦公過渡。

改變

行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，常對內(nèi)對外發(fā)布公文、新聞、公告、通知，以前是通過打印、粘貼，流動性弱、影響小、受眾面窄。用無紙化辦公可以通過計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，將這些信息傳遞到各自工作人員或員工電腦上。企業(yè)當(dāng)前傳真都是傳統(tǒng)的傳真機(jī)，紙張，油墨，電費(fèi)，機(jī)器維修保養(yǎng)費(fèi)，員工時間等都是企業(yè)的成本開支，社會在進(jìn)步，創(chuàng)新和符合潮流，實(shí)用的產(chǎn)品是社會的主流，使用無紙傳真管理系統(tǒng)已經(jīng)是社會的趨勢。

辦公系統(tǒng)

辦公系統(tǒng)無紙化

安徽和暢辦公自動化將先進(jìn)的管理思想、管理模式和軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，為用戶提供了低成本、高效能的最佳管理工具。此辦公自動化系統(tǒng)mwork基于對企業(yè)信息化的深刻認(rèn)識及豐富實(shí)踐經(jīng)驗，以先進(jìn)的協(xié)同管理理念和功能體系，構(gòu)建完整的辦公自動化產(chǎn)品系列，涵蓋協(xié)同辦公、人力資源、進(jìn)銷存和內(nèi)部郵件四大應(yīng)用領(lǐng)域，并實(shí)行市場細(xì)分策略，以階梯形的產(chǎn)品應(yīng)用層次滿足不同用戶的需求，用戶可根據(jù)自身實(shí)際情況選擇相應(yīng)的產(chǎn)品。

和暢辦公自動化系統(tǒng)分為新聞發(fā)布、公文流轉(zhuǎn)、溝通交流、知識管理、日常事務(wù)、個人事務(wù)、公共信息、系統(tǒng)維護(hù)等八大部分，同時包含企業(yè)信息門戶。和暢協(xié)同辦公系統(tǒng)與人力資源管理、項目管理、資產(chǎn)管理、客戶關(guān)系管理、檔案管理、車輛管理等系統(tǒng)共同構(gòu)成和暢協(xié)同辦公平臺、數(shù)據(jù)共享，從而徹底消除了企業(yè)內(nèi)部的信息膨脹和信息孤島。

和暢協(xié)同辦公系統(tǒng)擺脫了地域和時間的限制，實(shí)現(xiàn)了隨時隨地移動辦公。產(chǎn)品公系統(tǒng)在總結(jié)了大量行政和企事業(yè)單位對日常辦公，工作監(jiān)控，以及領(lǐng)導(dǎo)輔助決策的需求，以現(xiàn)代管理理論為指導(dǎo)，抽象出通用模型，結(jié)合先進(jìn)的Intranet/Internet技術(shù)，基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展潮流而開發(fā)的一款軟件產(chǎn)品。該系統(tǒng)是適用于企事業(yè)單位的通用型網(wǎng)絡(luò)辦公軟件，融合了金諾科技長期從事管理軟件開發(fā)的豐富經(jīng)驗與先進(jìn)技術(shù)，該系統(tǒng)采用領(lǐng)先的B/S(瀏覽器/服務(wù)器)操作方式，使得網(wǎng)絡(luò)辦公不受地域限制。

簡介

2009年1月1日，宜賓市政府系統(tǒng)公文無紙化辦理及傳輸平臺建成正式全面運(yùn)行，該平臺復(fù)蓋從市政府到鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）的所有政府機(jī)關(guān)和部分事業(yè)單位。截至2月1日，系統(tǒng)內(nèi)已加入單位1272個，用戶人數(shù)達(dá)17239人，已通過辦公平臺正式發(fā)文14515件，收文104297件，待辦公文366856件（次），手機(jī)短信提示216597次。

平臺上班時間在線人數(shù)保持在500—1200人不等。預(yù)計今年6月底前實(shí)現(xiàn)對全市政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位全復(fù)蓋后，全市使用該平臺的單位將達(dá)到1500余個，用戶數(shù)將突破2萬人。該平臺建設(shè)模式當(dāng)前至少在我國中西部地區(qū)尚屬首例。

功能概要

企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(綠葉OA)通常包括以下主要部分：工作流、協(xié)同工作、知識管理、公文處理、行政辦公等。

工作流一般包括可以對流程進(jìn)行配置的工具和能夠自動運(yùn)行的工作流引擎，通過工作流功能以電子化的方式實(shí)現(xiàn)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)上運(yùn)轉(zhuǎn)。

協(xié)同工作：以工作流引擎為基礎(chǔ)，為企業(yè)各部門員工提供了強(qiáng)有力的溝通手段。企業(yè)各部門可以在電子化的方式協(xié)同完成完整的業(yè)務(wù)流程，各環(huán)節(jié)可以有機(jī)結(jié)合，無縫銜接。對于各職位之間的協(xié)同工作情況可以進(jìn)行有效控制。

知識管理：對企業(yè)內(nèi)部的文檔進(jìn)行有序管理，提供強(qiáng)有力的檢索功能和權(quán)限控制。

公文處理：公文處理是辦公自動化中非常重要的組成部分。傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)往往以O(shè)A為核心，在現(xiàn)代以工作流為核心的企業(yè)OA中，公文也仍然占據(jù)重要地位。公文處理一般包括收、發(fā)文的管理、文件修改、審批，流程查看等，其中比較先進(jìn)的功能包括基于Word的文件處理和痕跡保留、進(jìn)展短信通知等。

行政辦公：一般在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中均包括了企業(yè)日常行政辦公的常用流程，如信息發(fā)布、會議管理、工作計劃、會議室預(yù)定、出差申請、辦公用品管理、財務(wù)報銷、文件流程等，以幫助企業(yè)提高日常辦公的效率。

易學(xué)易用

辦公好處易學(xué)易用性

可將領(lǐng)導(dǎo)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件上的批示、簽署信息引入到辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中。通過對文件傳閱、審批流程的定義，各用戶便可在網(wǎng)絡(luò)中對文件進(jìn)行親筆圈閱、批注和簽名，從而使不同用戶可對所傳閱討論的文件發(fā)表各自的意見、相互交流并進(jìn)行最終的定稿及簽署，用戶對文件進(jìn)行的親筆圈注、簽名信息均可被保存，并可進(jìn)行打印輸出。用戶只要會寫字，不需要學(xué)習(xí)繁瑣的鍵盤輸入方法，就和日常在紙上辦公時批閱、簽署文檔一樣，就能方便地使用含有電子筆跡技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)，從而大大減少了培訓(xùn)工作量，這對最終用戶和開發(fā)商都有利。

網(wǎng)絡(luò)安全性

領(lǐng)導(dǎo)辦公可以與工作的各環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，動態(tài)電子簽名認(rèn)證保證了領(lǐng)導(dǎo)簽名內(nèi)容的不可更改性和來源的真實(shí)性。用戶可以利用動態(tài)電子簽名認(rèn)證可以實(shí)現(xiàn)可靠的身份確認(rèn)功效，比傳統(tǒng)鍵盤密碼更安全、更有效。用動態(tài)簽名認(rèn)證來替代傳統(tǒng)密碼口令驗證，極大增加系統(tǒng)中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。

高度自動化

含有電子筆跡技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)可以大大減少重復(fù)勞動，它可以使各個部門、各個環(huán)節(jié)的單獨(dú)處理工作串聯(lián)起來，同時也能處理流程上多環(huán)節(jié)的任務(wù)。可以方便進(jìn)行各個環(huán)節(jié)的審核、批復(fù)、簽字，同時也可以進(jìn)行不同環(huán)節(jié)批復(fù)的查詢。不僅解決了傳統(tǒng)辦公的效率低下和紙張浪費(fèi)狀況，而且也解決了因領(lǐng)導(dǎo)無法使用煩瑣的現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)而閑置的信息化投資。

市場現(xiàn)狀

在營業(yè)廳進(jìn)行各種業(yè)務(wù)辦理，電信資費(fèi)方案調(diào)整、國際漫游服務(wù)、停機(jī)辦理等，需要分別填寫多份紙本表格。徒增柜員及客戶重復(fù)填寫、確認(rèn)身份信息的流程，也延長排隊等待的時間，更提高紙張成本的支出，影響整體服務(wù)效率甚巨。

借助無紙化辦公廠商優(yōu)派：運(yùn)營商則通過無紙化電子簽章的整合，以全數(shù)字操作方式，直接在屏幕上完成窗體填寫、合約確認(rèn)及電子手寫簽名，柜員可以立即將合約等文件以電子文件儲存到公司內(nèi)部做系統(tǒng)歸檔，有效提升運(yùn)營商在對內(nèi)業(yè)務(wù)文件管理及對外客戶服務(wù)質(zhì)量及整體效率。

無紙化辦公實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化辦公使得紙質(zhì)文件大量減少，印刷、用紙等辦公費(fèi)用也相應(yīng)縮減。電子文件的使用及網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的開通，節(jié)約了發(fā)送紙質(zhì)文件所需的郵資、路費(fèi)、通訊費(fèi)和人力，有效提高了辦公效率，而且節(jié)省了大量相關(guān)辦公開支。

辦公效果簡介

無紙化辦公系統(tǒng)通過對各辦公要素的閉環(huán)整合，實(shí)現(xiàn)了工作流、信息流和知識流的整合管理，提供了一個科學(xué)、開放、先進(jìn)的信息化辦公平臺，實(shí)現(xiàn)辦公自動化，并進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公或在家辦公。

無紙化辦公將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務(wù)，整體提高了單位辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執(zhí)行力，使管理趨于完善。通過信息化建設(shè)，開展電子商務(wù)、電子政務(wù)，快速提升核心競爭力。其具體效果有四個方面:

整合資源

通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將單位的人力資源、客戶資源、知識資源、經(jīng)驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進(jìn)行管理使用，實(shí)現(xiàn)各種資源的互相促進(jìn)和增值，形成正規(guī)、科學(xué)、開放的單位的制度和文化，保持單位旺盛的生命力，保證單位健康持續(xù)發(fā)展。

加快信息流通

領(lǐng)導(dǎo)層下達(dá)的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同時傳達(dá)到相關(guān)人員，無任何中間環(huán)節(jié)。所有工作人員的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領(lǐng)導(dǎo)層，便于及時發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)過程和發(fā)現(xiàn)人才。工作人員們能夠在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團(tuán)隊關(guān)系和單位文化。

規(guī)范辦公流程

建立起一個緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡單的管理機(jī)制，讓單位充滿活力，促進(jìn)單位持續(xù)發(fā)展，使工作人員責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實(shí)到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應(yīng)。

提高辦事效率

有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公，領(lǐng)導(dǎo)層能夠方便的隨時查看分配過的任務(wù)數(shù)量、領(lǐng)取人及其進(jìn)度情況，跟蹤監(jiān)督，提高執(zhí)行效率和力度。

意義影響節(jié)能降耗

第一個就是節(jié)能降耗。全球因為辦公而消耗掉的紙張是一個龐大的數(shù)字，在紙張背后的能源消耗，更是一個追尋可持續(xù)發(fā)展所必須關(guān)注的問題。

優(yōu)化管理流程

一張紙呈現(xiàn)的不單是物質(zhì)能源上的消耗，在其背后還有為這一張紙而進(jìn)行的瑣細(xì)工作，為此付出的寶貴時間。無紙化辦公在技術(shù)允許的情況下，可以簡化工作環(huán)節(jié)，節(jié)省辦公成本，提高辦公效率。

參考資料