由于函的類型較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活性，茲不一一列述，僅就規范性公函的寫作模式作一介紹。其他類型的函均可以比照來寫。
公函一般由標題、發文字號、主送機關、正文、落款等部分構成。
◇標題
公函的標題有兩種形式：一種是由發文機關、事由和文種（函或復函）構成，如《××省糖煙酒公司關于一九九×年×產啤酒分縣調入計劃的函》。另一種是由事由和文種（函或復函）構成，如《關于同意注銷皮鞋購銷合同的復函》。
◇發文字號
與一般公文相同，即由發文機關代字、年份和序號組成。但國務院和國務院辦公廳的公函常在機關代字后、年份前加“函”字，如“國辦i函[t9993 5號”.
◇主送機關
其寫法也與一般公文相同，即在正文之前頂格寫明受文單位，要寫全稱，以示尊重
◇正文
函的正文主要包括緣由、事項和結語三項內容
·緣由部分，主要寫明發函的理由、根據、目的或內容的概況等。如果是復函，則首先引敘來函標題、文號或主要內容，然后再交代根據，以說明發文緣由；并用“現將有關問題答復如下”或“現將有關問題函復如下”等過渡語轉入下文
·事項部分是函的主要內容部分。函的種類很多，所以函的內容表述也應因種類不同而各有側重。比如，商洽函一般先寫明自己對商洽事項的看法和打算，供對方答復時參考；必要時，還可以寫出幾種打算，以供對方選擇。詢問函在簡述起因或發函目的后，應當寫清所要詢問的具體事項。告知函，可直接寫明所要告知對方的具體事項。復函則應針對來函所提問題明確作出答復；如有不同意見，應簡要說明理由；一時難以答復的，也應予以說明或解釋。事項部分的結構形式一般有兩種：一種是內容單一的函，行文可用篇段合一式，將所要告訴對方的問題、事項、意見等敘寫清楚；一種是內容較多的函，則可采用分條列項式進行表述。
·結語部分所使用的習慣語也應因文而異。去函可用“為盼”、“為要”、“為荷”、“請予協助”、“特此函詢”、“特此函商”、“請予研究函復”等。復函則常用“特此函復”、“專此復函”、“此復”、“特此函告”等作結語。
◇落款
一般包括署名和成文時間兩項內容。標題中若已寫明發函機關，落款處就只須寫成文時間，并于其上加蓋公章。
寫作要求：
☆要開門見山。不論是去函還是復函，都應開門見山，直接入題，而且要清楚具體地表達意見，使收函者能迅速了解行文意圖。千萬不要兜圈子，繞彎子，使人看了不得要領。
☆要用語得體。要以誠懇、平易的態度，用懇切、樸實、得體的語言行文；不能打官腔，更不能強加于人。商洽函用語要平和，以商量的口氣來表達愿望與要求；詢問函用語要謙恭，以協調彼此間的協作和友好關系；復函用語要明確，不能模棱兩可。
☆要一函一事。無論寫哪種類型的函，都要遵循一函一事的原則，以便于收文機關及時處理。如果一函數事，可能會導致事多文亂，主旨不明，結果延誤回復時間，而影響工作進程。 ×X市人民政府
關于不予核減油脂定購任務的復函
X政[19 x××]號
××縣人民政府：
你縣關于要求核減油脂定購任務的函收悉。由于省政府分配給我市的油脂定購任務，已按一定三年不變的原則包死，因此，市政府分配給各縣、區的任務不能調整。望能做好工作，如數定期完成。
此復
××市人民政府（印）
一九××年×月×日
這份公函屬于下行文，用于答復×X縣人民政府關于要求核減油脂定購任務事宜的。此函雖然篇幅短小，但寫得較好，具體表現如下：
·體例規范，格式正確。這份復函的標題由發函機關、事由和文種構成，醒目，規范；并有發文字號、主送機關。正文有引據，有復函的具體意見，有希望和要求，有結語；文尾有復函機關和日期。結構安排完整有序，位置恰當，符合公函的寫作體例和格式要求。
·內容集中，主旨鮮明。這份復函遵循了一函一事的原則，全文就“X×縣人民政府關于要求核減油脂定購任務”事宜明確給予答復，即“市政府分配給各縣、區的任務不能調整”.內容集中，不枝不蔓，主旨突出，態度鮮明。這樣，就會使受文單位易于把握上級意見，便于不折不扣地去執行
·語言樸實，言簡意賅。這份復函的用語樸實自然，懇切實在。尤其是在說明‘’不能調整“的理由時，不是用空話、套話去議論，而是用”省政府分配給我市的油脂定購任務，已按一定三年不變的原則包死一句，交代得一清二楚，可謂是言簡意賅。正因為如此，所以全文也益顯短小精悍。