什么是會議組織（辦會）？包括哪些方面的內(nèi)容？
樓主你好！
會議組織的涵義與作用
組織會議，簡稱“辦會”，是秘書工作的重要內(nèi)容之一。
什么是會議?簡單地說，三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進(jìn)行討論或解決，就是會議。兩個人談話或討論叫交談或會談，三個人以上，沒有主持人又沒有中心議題的談話叫閑聊。
另外，眾多人聚合在一起，也有主持人或主辦人，但不是為了討論或解決問題，而是為了顯示某種精神或力量，或是為了同一個目標(biāo)而進(jìn)行的有組織的活動，也被稱作什么“會”。前者如慶祝會、歡迎會、聲討會等；后者如運動會、展銷會、追悼會或者宴會、舞會，等等。這些“會”，只是聚會，“會而不議”，和我們這里討論的“會議”在性質(zhì)上和作用上是有區(qū)別的。
通常，召開會議需要一定的時間，在一定的地點，正式的會議還要冠以能反映會議內(nèi)容、性質(zhì)、人員、時間、地點等完整而確切的名稱。
會議的要素
一般來說，會議有六個要素，即：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。下面分別介紹之。
希望能對你有所幫助```
會議組織方案
會議組織方案 （一）
一、 會前準(zhǔn)備
1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決？
2、確定會議的目的。試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動方案？
3、準(zhǔn)備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項目。依重要程度進(jìn)行項目排序。把有關(guān)項目歸并為一組。 限定每個項目的商議時間。
4、收集所有與會議所議項目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。
5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。
6、根據(jù)要討論的問題限定與會人員。
7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。
二、會議期間控制
1、敘述會議的`目的。
2、核對并記錄與會者。
3、根據(jù)議事日程順序提出每個項目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會者的意見。
4、給每一個人表述自己意見的機(jī)會。
5、控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時引導(dǎo)到議題本身。
6、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點加以概括。
7、堅持預(yù)定的時間，不要拖延。
8、在每個項目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。
9、在會議結(jié)束時，對已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會議。
10、確定下次會議的議題和時間。
三、會后工作
1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會議的日期和時間。
2、根據(jù)會議，對執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
會前工作：
1、與會議主辦者洽談。
2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。
3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。
4、與會議主辦者確認(rèn)會議接待方案。
5、與會議主辦者簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。
6、確認(rèn)會議主辦者預(yù)付會議訂金事宜。
7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。
8、準(zhǔn)備會議資料。（含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）
會中工作：
9、機(jī)場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。
10、會議酒店現(xiàn)場：會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。
11、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。
12、會議秘書在會議接待（報到）處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。
13、確認(rèn)用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。
14、提前確認(rèn)會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。
15、確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。
16、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
17、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。
18、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。
19、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。
會后工作：
20、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
21、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。
22、與會議主辦者的費用結(jié)算工作。
會議組織方案 （二）
一、 會前準(zhǔn)備
1、確定會議目的：完善組織工作，促進(jìn)組織發(fā)展。
2、準(zhǔn)備與會議目的有關(guān)的項目，依重要程度進(jìn)行項目排序，把有關(guān)項目歸并為一組并限定每個項目的進(jìn)行時間：
（1）會長、秘書長及理事會代表講話，對本年度工作進(jìn)行總結(jié)，對今后工作提出要求和期望；
（2）各部門部長匯報總結(jié)本年度工作情況及成果，公布下年度工作計劃；
（3）公布年度考核結(jié)果，進(jìn)行表彰；
（4）“暢談三分鐘”：組織成員各抒己見，暢所欲言，要求所有成員必須發(fā)言（內(nèi)容可以是感想、意見、建議等）。
3、收集所有與會議項目有關(guān)的信息，包括本年度活動資料、各部門年度總結(jié)、績效考核結(jié)果等，由辦公室負(fù)責(zé)收集整理。
4、要求組織所有員工必須按時參加。
5、辦公室在開會前發(fā)布會議通知，制定會議手冊，后勤部做好會場布置及衛(wèi)生。
6、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。
二、會議期間
1、會議名稱：原色生活——石家莊大學(xué)生自然保護(hù)者協(xié)會 **年度總結(jié)大會
2、會議目的：為更好地開展工作，( )總結(jié)本年度經(jīng)驗，改進(jìn)工作方法，提高工作效率；擴(kuò)大溝通與交流，增進(jìn)員工之間感情；豐富組織文化，促進(jìn)組織整體發(fā)展。
3、會議時間：**年1月14日
會議地點：會議室
4、核對并記錄與會者。
與會人員：會長、秘書長、理事會成員、各部門部長及干事
5、合理安排時間。
6、會議流程：
（1）主持人宣布大會開始（9：00——9：05）；
（2）針對本年度工作情況以及今后工作發(fā)展方向和要求進(jìn)行大會講話（9：05——9：25）：
會長講話；
秘書長講話；
理事會代表講話；
（3）各部門部長匯報總結(jié)本年度工作情況及成果，并公布下年度工作計劃（9：25——9：40）；
（4）公布年度考核結(jié)果，進(jìn)行表彰（9：40——10：00）；
（5）暢談三分鐘。組織成員每人三分鐘左右時間，各抒己見，暢所欲言，要求所有成員必須發(fā)言（內(nèi)容可以是感想、意見、建議等）（10：00——10：50）；
（6）大會結(jié)束（10：50——11：00）。
三、會后工作
（一）會議承辦部門：辦公室、后勤部
辦公室負(fù)責(zé)內(nèi)容：
1、做好會議記錄，要求準(zhǔn)確完整，包括會議時間、地點、出勤情況、會議內(nèi)容及講話人姓名等；
2、將會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、工作匯報總結(jié)進(jìn)行匯總，對員工發(fā)言進(jìn)行總結(jié)；
3、對會議經(jīng)費進(jìn)行審批。
后勤部負(fù)責(zé)內(nèi)容：
1、做好桌椅的收拾；
2、安排出游，組織成員到西柏坡游玩，路費由組織負(fù)責(zé)；
3、合理安排會議經(jīng)費。
（二）會議經(jīng)費預(yù)算：去西柏坡，車費20元，共17人，合計340元
如何組織策劃大型或重要會議
組織策劃大型或重要會議的三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)分別是：
一、明確會議主題，會議主題必須清晰
二、溝通會議時間，會議時間一定要提前安排，并同時溝通備用時間
三、細(xì)化會議議程，主持人和參加人員一定和領(lǐng)導(dǎo)提前溝通細(xì)節(jié)
會議組織又分為：會前準(zhǔn)備、會中管控、會后復(fù)盤
會前準(zhǔn)備：這里包括提前發(fā)布會議通知，籌備會議材料，確定參會人員名單等的準(zhǔn)備。其中會議材料特別需要強(qiáng)調(diào)，根據(jù)不同會議種類，需要準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、主持稿、會場PPT。主持稿一定要模擬一下現(xiàn)場環(huán)節(jié)，串起整個會議；而PPT一定要提前在會議室電腦播放，確認(rèn)是否兼容，色調(diào)是否正常等等。
資料準(zhǔn)備完畢后，會議的布置一定要與會議的規(guī)模匹配。
第一是座牌，如有需要，一定要提前準(zhǔn)備；
第二是每一位參會人員座位前放置筆、紙、筆記本、礦泉水或茶杯、抽紙等，如果領(lǐng)導(dǎo)需要抽煙，放置煙灰缸也是必備的；
第三是電腦、投影儀、麥克風(fēng)、激光筆、空調(diào)、燈光等等一定要提前調(diào)試，并且檢查電源。很容易忽略的一點是檢查一下空調(diào)出風(fēng)口是否對著人；
第四若是會議涉及外部客人，考慮到外來的客人不熟悉會場，需要提前準(zhǔn)備好指引牌，并且在通知中留下聯(lián)系人員電話，方便客人能準(zhǔn)時參會。
會中管控：這個階段的重點是如何讓會議按照既定程序執(zhí)行，如果發(fā)生意外，按照應(yīng)急預(yù)案或臨場隨機(jī)應(yīng)變。
首先，要安排人員負(fù)責(zé)簽到，這時候可以提醒參會人員會議中的注意事項，類似不允許拍照、手機(jī)關(guān)為靜音之類的；
其次，要安排人員負(fù)責(zé)會議中的茶水提供，注意節(jié)奏，可以由記錄人員負(fù)責(zé)通知在會議室外的同事及時添水；
最后，安排人員播放PPT以及負(fù)責(zé)拍照。
會后復(fù)盤：會議紀(jì)要的編寫下發(fā)，及時組織相關(guān)人員對各自負(fù)責(zé)的工作進(jìn)行總結(jié)和自評，及時發(fā)放問題，并保證在下一次會議中杜絕此類事項的發(fā)生。
以上是組織策劃大型或重要會議基本步驟與注意事項，每家公司略有不同，可以在此基礎(chǔ)上，根據(jù)自己公司大型會議的要求制定出符合公司實際的會議方案。
會議組織原則
工作流程
1、組織會務(wù)工作小組，確定會務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員，制定會議準(zhǔn)備工作部署；
2、研討會議主題、會議時間、會議地點、參會人員、會議內(nèi)容、會議材料種類、數(shù)量；
3、發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員；
4、確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會務(wù)指南樣稿，經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后開始印刷；
5、根據(jù)確定的會議議程，制定會議預(yù)算，申請專項會務(wù)費用；
6、確定橫幅、參會證、桌簽、路引的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始制作橫幅、參會證、桌簽；
7、組織布置會議室，并確定室內(nèi)各項設(shè)備到位情況，包括桌椅擺設(shè)、投影儀、會議電腦、麥克風(fēng)、電話會議機(jī)、打印機(jī)、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應(yīng)急藥品、攝影攝像設(shè)備；
8、檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證；
9、檢查各項會務(wù)資料到位情況，包括匯報材料、會務(wù)指南；
10、檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點、酒水；
11、跟蹤參會人員行程安排，人員到位后發(fā)放資料袋，包括會務(wù)指南、參會證、紙筆、溫馨提示；
12、安排好會議車輛，迎接參會人員到達(dá)會議地點，安排參會人員住宿；
13、會議前期，全面檢查各項工作落實情況，安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員；
14、會議開始前，做好參會簽到，向會議主持人通報人員參會情況；
15、會議開始后，安排會議期間茶歇的催要，會后餐飲落實；
16、會議結(jié)束后，回收自帶設(shè)備、整理會議紀(jì)要，發(fā)布會議成果，總結(jié)會議組織經(jīng)驗教訓(xùn)；
[編輯]注意事項
1、會務(wù)組確定會議主題及會議時間、內(nèi)容后，要制定詳細(xì)的會議方案，對材料準(zhǔn)備、物資準(zhǔn)備、組織安排設(shè)定專門的人員負(fù)責(zé)完成；
2、根據(jù)會議方案制定會議預(yù)算，并提前申請費用，費用要以7分支票和3分現(xiàn)金組成；
3、因會務(wù)指南需要確定的事項較多，因此會議通知要提前發(fā)布，會務(wù)指南可在參會人員到達(dá)后分發(fā)；
4、會務(wù)組要提前安排人員到達(dá)會議現(xiàn)場，安排會議室、住宿、餐飲事宜；
5、會后餐飲要與會議安排時間緊密銜接，并要注意餐飲菜單的確定以及臺形圖設(shè)置；
6、整個會議過程中，要安排監(jiān)控人員，檢查會務(wù)組各項工作落實情況，所有異常情況記入工作日志，作為會議經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)的依據(jù)；
如何組織一場成功的會議？
首先，定義什么是成功的會議。
成員積極參與討論，高效解決問題的會議就是成功的會議。
充分參與討論，說明大家有主動性。大家被你影響和調(diào)動，對要解決的事情有充分的參與，你影響和領(lǐng)導(dǎo)了別人，這是最重要的成功。
高效解決問題，說明開會目的達(dá)到了。本來開會就是為了討論和解決問題的。高效省時解決問題，在哪里都是最有價值的事情。
一，會議的發(fā)起召集。提前準(zhǔn)備好要討論的議題，合適的時機(jī)發(fā)布，要求大家收到回復(fù)。不過若是能隨時做好準(zhǔn)備，開口講話說出條例清楚的一番話也是一種能力。我的老板就是這種說話、講課都不用草稿的人，只要有內(nèi)在的邏輯框架，一切都能信手拈來。
對于跨部門的召集會議，要由領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)助提前打好招呼，也是對領(lǐng)導(dǎo)的尊重，也是合宜的溝通方式，師出必須有名。
二，會議的流程設(shè)置。越簡潔越好，時間越短越好，問題越細(xì)化越好。主持人要把握引導(dǎo)大方向。引導(dǎo)每個人都開口說話。
三，問題討論方法。可以分階段完成。會議紀(jì)要，具體的執(zhí)行方案。
四，在涉及到務(wù)虛的問題，關(guān)系層面時的分享時，考驗會議組織者比較多？如果你是組長，組織大家發(fā)言時注意什么？如果大家說完話，要不要反饋？怎么反饋才是合宜的？點評別人觀點嗎？贊同或否定嗎？（此時，不適合表露自己的立場，因為你是主持人）如果別人說他現(xiàn)在遭遇了很大的困難痛苦，我們?nèi)绾吻‘?dāng)回應(yīng)？這個需要跟牧者約一下。
如何組織會議
你說的是會務(wù)工作嗎？組織會議，行內(nèi)叫做辦會，與辦文、辦事一起構(gòu)成了機(jī)關(guān)人員的基本職責(zé)，簡稱“三辦”。
辦會根據(jù)會議的屬性、內(nèi)容、規(guī)格不同也有所不同。比如，黨的會議、行政會議、業(yè)務(wù)會議等，其本身就有屬性上的區(qū)別，組織會議的原則、形式、方法也有差異。
但不管什么會議，起碼離不開幾個環(huán)節(jié)。
1、籌劃環(huán)節(jié)。需要根據(jù)會議的性質(zhì)、內(nèi)容、規(guī)模，擬訂計劃方案。其中，時間、地點、議題、參加人員、食宿接待、會場布置、會議的主持人等都是不可缺少的基本要素，最好是按照程序逐一拉單。最后起草會議的組織實施方案和經(jīng)費預(yù)算，報請領(lǐng)導(dǎo)審批。期間，若是超過200人中、大型會議，還要給分管或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報。
2、準(zhǔn)備環(huán)節(jié)。方案確定后，首先要發(fā)出預(yù)先通知，其中時間、地點、人員等暫時不能確定的要素，可以在正式通知中予以明確。其次，就是要展開會議的準(zhǔn)備，也叫做會議的籌備階段，主要是根據(jù)時間先后、輕重緩急，編制一個籌備計劃，多個部門合作的，還要召開一個或者幾個協(xié)調(diào)會，明確任務(wù)分工、標(biāo)準(zhǔn)要求和時間接點。籌備工作是一項艱苦細(xì)致的工作，我們常說會議是否成功圓滿，關(guān)鍵在會外而不是在會內(nèi)，所以，會議的準(zhǔn)備質(zhì)量往往影響會議的成敗。準(zhǔn)備的內(nèi)容，大致有文字材料準(zhǔn)備、物品準(zhǔn)備、會場準(zhǔn)備、食宿準(zhǔn)備、接待準(zhǔn)備、保障準(zhǔn)備等等，必須細(xì)而又細(xì)。編制好會議須知。
3、實施環(huán)節(jié)。要布置會場，包括會標(biāo)、條幅、音響、鮮花、材料、文具、打印設(shè)備等細(xì)數(shù)到位，同時要安排好座次、調(diào)試好所有必備設(shè)備。要安排好接待，包括接機(jī)、接站、食宿等。要根據(jù)需要安排好車輛保障、衛(wèi)生保障、安全保障等。要組織好人員，準(zhǔn)備簽到登記，引導(dǎo)與會人員就坐。要安排好主持人和會議發(fā)言人員的材料，必要時要安排專人負(fù)責(zé)，留有備份，防止一時疏忽忘記了拿材料或講話稿。要安排好新聞宣傳工作，攝影、錄像、報道都要根據(jù)需要進(jìn)行協(xié)調(diào)。要做好會間的保障工作。
4、收尾環(huán)節(jié)。會議結(jié)束后，要及時收撤會議物品，清理會場及食宿場所物品。要根據(jù)會議精神和領(lǐng)導(dǎo)要求，修訂印發(fā)會議文件。
