倉庫現場管理

倉庫管理制度及流程

一、目的

為了保障公司庫存商品的安全與完整、降低倉庫管理成本,明確貨物出、入庫手

續和流程以及日常管，理制定本倉庫管理制度及操作流程規定，指導和規范倉庫

人員的日常工作行為。

二、適用范圍

倉庫的所用工作人員

三、工作人員職責

1、分公司經理或倉庫主管負責倉庫一切事務的安排和管理,協調各工作人員之

間的事務，傳達與執行上級下達的任務，培訓和提高倉庫人員行為規范及工作效

率。

2、倉管員負責貨物的接收、檢視、入庫、儲存、發運、退貨管理、日常防護、

庫存盤點工作。

3、倉管員負責出庫單據填制、保管、交給財務入帳。

4、倉管員負責聯系和管理裝卸工對貨物的裝卸、搬運、堆碼以及倉庫現場管理、

破包管理、裝卸費用報銷等工作。

5、分公司經理或倉庫管理人員負責對到貨進行檢驗、不合格貨物處置方式的確

定和爛貨、尾貨的處置工作并及時上報總公司。

四、倉庫管理規定

（一)采購入庫管理規定

采購入庫適用于采購貨物的提貨、入庫,涉及采購部。分公司經理、倉管和分公

司財務，分4個階段：

1)與采購訂單流程的銜接：根據上級部門提供的車皮、車輛運輸信息,

分公司提前通知倉管，倉管員登記入冊、做好倉儲準備（堆放的庫

位、裝卸工聯系），實時跟蹤關注到貨信息；（代管代發的倉庫由部

門經理負責及時與倉庫方溝通，做好庫位和接貨準備）

2)接貨通知與核實：部門經理在接到運輸單位（鐵路貨運部門、承運

司機）的通知后，及時反饋給倉管人員,準備好相關材料，通知相關

人員準備接貨

3)接收貨物：倉管人員帶上相關材料，到鐵路站臺（或倉庫）辦理提

貨手續,檢查實到貨物數量和包裝情況，監督卸貨；（代管代發的倉

庫由倉庫方負責此部分工作）

4)入庫登記:根據實際到貨的情況，填寫采購入庫單(禁止虛開無實物

的入庫單)，交分公司財務錄入系統。（代管代發的倉庫由倉庫方提

交入庫單）

貨物入庫具體管理操作流程：

1、貨物到達后,分公司物流管理人員（或庫管員或業務人員或財務人員）必須現

場監督卸貨、入庫過程.入庫后，應將書面收貨確認報總公司物流部和財務部.

2、對運輸過程中發生的短件、破損、被盜等情況,要求鐵路部門及時出具貨運記

錄（或普通記錄），或在汽車車主運輸單據上進行標注（數字必須大寫，不得潦

草）.

3、貨物驗收入庫后,必須要求倉庫管理方（中立庫）出具入庫驗收單，對入庫數

量及短件、破損等情況進行確認。對于非中立庫，由庫管人員出具接貨記錄單（對

于站臺、倉庫、銷售等環節分別記錄）并簽字。對于中立庫,除物流人員或財務

人員填制接貨記錄單外,還必須要求倉庫提供入庫驗收單，單據上必須加蓋公章。

4、入庫驗收單、接貨記錄單、換包入庫驗收單、鐵路貨運記錄(或普通記錄）的

復印件，由分公司物流人員或財務人員報總公司，總公司物流部按照不同倉庫、

分別立卷歸檔，統一管理。所有單據進行連續、對應編號，以便在報損、檢驗時

核對。

貨物短件處理:

1、鐵路運輸過程中:發生被盜短少的情況，和車站貨運室溝通，屬于保險的及時

報當地保險公司現場定損，屬保價運輸的按鐵路相關規定處理，同時報鐵路派出

所現場進行鑒定，一個月內取得鐵路貨運記錄或普通記錄，并按照運輸保險的有

關規定操作。

2、鐵路運輸過程中：未發生被盜、但實際收貨數量少于鐵路貨物運單填制數量

的情況，一個月內取得鐵路貨運記錄或普通記錄,屬采購部負責的由采購部和供

應商溝通處理理賠事宜，屬集團內部各子公司間發貨的，由各子公司物流部負責

處理。

3、公路運輸過程中:發生短件時,在汽車車主運輸單據上進行標注（數字必須大

寫，不得潦草)，按照損失金額扣減承運人運費。

4、入庫運輸（搬運）過程中：發生入庫驗收單的短件數量多于已做記錄（指上

述提到的記錄)的數量，根據實際情況,由承運方或倉庫管理方賠償,從應付運費

或倉儲費中扣除。

5、分公司物流人員或財務人員應在貨物到站之日，清點實收數量，將短件數據

向總公司物流部和財務部報告。

6、所有上述過程中發生的短少數據,必須于發生當日填制《接貨記錄單》并附說

明報告。分公司物流人員或財務人員依據此單，將短少數量填入當期庫存明細表

中。

貨物破損處理管理：

1、鐵路運輸過程中：發生貨物破損的情況,一個月內取得鐵路貨運記錄或普通記

錄,并按照運輸保險的有關規定操作。(必要時，向鐵路方說明我司取得貨運記錄

或普通記錄的用途，請其協助開具。）

公路運輸過程中：發生貨物破損時，分公司物流人員或財務人員根據現場勘

察情況估計破損量,并在汽車車主的運輸單據上進行標注，按照計算得出的損失

金額扣減承運人運費。

2、貨物入庫過程中，分公司物流人員或財務人員應督促倉庫管理方將破損貨物

單獨存放，嚴禁將破損貨物與正常貨物混合碼放。同時，倉庫管理方必須采取臨

時性措施,如縫扎破口、用其他袋皮包裝等，防止貨物潮解或散失。

3、分公司物流人員或財務人員應在貨物入庫當日，清點破損件數，如實向總公

司物流部和財務部傳真接貨記錄單，并采取以下辦法進行處理。

——有客戶需求的可過磅進行銷售，銷售完畢后迅速確定損耗數量并即時填寫

《XX分公司貨物換包、過磅銷售及入庫驗收單》。

——重新換包灌裝。對于中立庫，令其督促倉庫管理方組織換包,并進行現場監

督，確定損耗數量.對于非中立庫,及時會同庫管員，組織人員進行換包，并確定

損耗數量。

——派專人赴現場勘察、確定損失。分公司立即安排專人趕赴現場勘察,與有關

銷售網點配合,現場監督破損貨物重新灌包。

4、換包完成后，分公司物流人員或財務人員、倉庫管理方（或庫管員）及分公

司業務經理共同簽署換包入庫驗收單,確定貨損數量，作為報損的原始依據。并

將貨損數量填入當期庫存明細表中.

5、貨物破損應當分批次進行清理,一批一清。

6、入庫后發生破損造成貨物損失的，由倉庫管理方賠償。按照實際損失金額（以

盤點日銷售單價計算損失金額），從當月應付倉儲費用或庫管人員工資中扣除。

7、所有上述過程中發生的破損數據，必須如實填制《接貨記錄單》并附說明.

分公司物流人員或財和人員依據此單，將貨損數量填入當期庫存明細表中。

貨物的堆碼存放管理：

根據倉庫貨位的實際情況選擇堆垛方式，確保在安全可靠的前提下進行堆垛堆放

1、填寫堆垛庫存卡，標明層數及堆數，便于管理及清點，例如：“4—12”表示

第4堆12層。也可以用“412”表示第4堆第12層,做到過目見數，檢點方便,

成行成列，整潔有序;

2、周轉頻率對應：根據進貨發貨的頻率來確定貨物的存放位置,發貨頻率高的貨

物擺放在靠近出庫的位置；

3、同類歸一：相同或相似的商品集中堆放,或者放在相近位置，要考慮先進先出，

發貨方便,留有回旋余地；

4、五五堆放：五五成行、五五成方、五五成堆、五五成層,方便物料的數量控制、

清點盤存

（二）貨物出庫管理規定

各分公司倉管人員發貨時，首先應告知收貨人貨物發出時間，發貨的種類，以及

到達收貨地點的大概時間，對貨物進行跟蹤,直到貨物安全到達收貨人處。

倉庫人員必須見到發貨指令（中立庫見到出庫單、調撥單）后，方可發貨

貨物出庫程序一般包括出庫前的準備、核對發貨信息、備貨、復核、點交準備等

1、出庫之前的準備.為保證貨物能及時發給客戶，倉庫管理人員要與部門經理或

者主管部門及時聯系,以便做好貨物出庫準備，例如：發運裝車計劃、準備計劃、

聯系裝卸工、聯系司機等

2、核對發貨信息。庫管人員根據上級下發的發貨指令,按照要求準備好指令上要

求的貨物.（中立庫憑《出庫單》發放貨物，一切非正式的憑證、白條、便條都

不能作為放貨依據,對照出庫單上所列貨物的名稱、規格、數量等按照要求發貨），

內部調撥貨物，需要根據調撥單上的內容進行發貨

3、備貨.庫管員按照發貨指令上所列貨物的名稱、規格、查看貨物庫存，確認出

庫貨物的貨位，注意規格、批次和數量，按照先進先出的原則進行備貨。

4、復核。備貨后必須經過復核，以防差錯.復核的內容可以歸納為“二檢"、“一

核"。“二檢”是檢查貨物外觀質量是否完好合格，檢查證件是否齊全;“一核”

是核對出庫指令上所列貨物名稱、規格、數量是否與實物相符。

5、點交和清理。貨物經過復核后，與拉貨人人員單面點交貨物，并且開具銷售

出庫單，一式四聯,一聯留底、一聯財務、一聯司機、一聯客戶,辦完交接手續后，

出庫完成，倉庫工作人員應立即做好清理工作。

①清理現場，一批貨物出庫后，該并垛的要并垛,垛底要清理,清點數量,核對貨

位卡，重新建立新的堆垛信息卡

②清理賬目.賬冊要日清月結，隨發隨銷。貨物出庫后，根據出庫指令在貨物保

管賬上注銷,算出結余，并查對與實際庫存是否相符，若發現問題，要及時查明

原因，及時處理.

貨物出庫時一定要嚴格執行公司的規章制度，發貨時認真做到:

出庫要求“二不”：未接指令不備貨,未經復核不出庫；

出庫要求三核對:核對憑證、帳卡、實物；

出庫要求五檢查:品名檢查，規格檢查，包裝檢查，件數檢查，重量檢查。

（三）倉庫日常管理規定

1、倉庫管理人員在日常的管理中，要時刻關注倉庫的狀況，注意倉庫的衛生狀

況，觀察倉庫的硬件措施，注意防潮、防曬、防水措施.發現漏雨要及時與倉庫

方溝通，及時進行修繕。（對于中立庫，分公司要定期到倉庫巡視，檢查貨物的

堆存情況、檢查貨物的安全,有不合格的提出整改意見和建議）

2、倉庫保管員對庫存、設備、容器和工具等負有經濟責任和法律責任,因此要做

好倉庫固定資產臺賬，準確記錄倉庫中固定資產的數量，如：掃把的數量、貨梯

的數量、拖把的數量等，指定位置存放.

3、倉庫要嚴格門禁制度，禁止非本庫存人員擅自入庫。倉庫嚴禁煙火，倉管要

懂得使用消防器材和必要的防火知識

4、為監督倉管工作，規定分公司經理與會計每月應對倉庫進行不少于2次的不

定期抽查,檢查賬、物、卡相符狀況，堆放情況、環境整潔狀況、有無錯放、破

包、爛包混堆等現象,填寫倉庫檢查表，并根據檢查結果對倉管工作進行獎懲。

5倉管調動工作,一定要辦理交接手續,移交未了事宜及有關憑證，要寫明情況，

雙方簽字，各執一份。事后發生糾葛，依據相關憑證確定責任。

(四)盤點和報損管理

盤點管理

為了保證貨物的安全，數量的準確，分公司經理和財務要定期對庫存進行盤點。

1、每月（原則上要求每月最后一周為盤點時間）要對倉庫進行一次盤點，確保

系統中的數據帳實物相符、帳帳相符，帳存數與實存數的差額要作盤盈、盤虧單，

并進行書面說明。

2、每年進行兩次全公司范圍的盤點，由各部門會計和總部會計交叉盤點。盤點

人需同時審查檢查記錄本。

3、倉庫保管員或部門經理離職時，需要進行盤點.

4、盤點的具體時間、地點、程序、要求在盤點前以書面形式下發給各盤點負責

人,進行學習后方開始執行盤點計劃。

5、盤盈的商品所有權歸公司,盤虧的商品要求查出責任人，并進行賠償，如果無

法查出責任人,則由部門人員分攤負責。（中立庫盤虧的要及時與倉庫方溝通，確

定責任，及時索賠）

報損管理

1、分公司物流員或財務人員隨時向總公司物流部報告貨物損耗情況。同時,于每

月5日前編制上月的貨物損耗情況表,連同鐵路貨運記錄（或普通記錄）原件、

換包入庫驗收單、入庫驗收單、接貨記錄單和換包入庫驗收單(以上均為原件）

一并上報總公司物流部，并與損耗報表一一對應。分公司存留以上單據的復印件。

2、總公司物流部負責編制損耗情況匯總表,將各項單據編號、整理歸檔。將損耗

情況匯總表、鐵路貨運記錄(或普通記錄）及換包入庫驗收單等文件的正、副本

交總公司財務復核,并由財務簽收正本單據（其中，鐵路記錄的復印件交財務簽

收，正本記錄按保險程序操作）。

3、凡是發生下列情況之一的，一律不得報損,按照損失的數量和分公司采購成本

確定損失金額,由倉庫管理方或庫管人員承擔，從倉儲費用、庫管人員等工資中

扣除或按公司處罰條例執行。

（1)貨物入庫后發生被盜、破損、水濕等情況造成損失的；

（2)未在規定時間內清理破損、水濕貨物造成損失的；

(3）倉庫管理方或庫管人員入庫時發現的破損、水濕貨物不采取補救措施，

造成損失擴大的.

4、分公司物流人員或財務人員應通過巡查、盤點等方式對貨物損耗處理情況進

行監督，對于庫存貨物每月必須有計劃有重點的進行巡查、盤點.

5、總公司物流部根據各分公司上報的貨物損耗情況表，匯總建立貨物損耗臺帳，

以便定期對各倉庫、各品種的損耗情況進行對比分析。

（五）倉庫人員的工作態度及作風

1、倉庫工作人員應該培養良好的工作態度和作風,形成良好的工作習慣。倉管員

每天都對倉庫區域進行清潔整理工作，清理掉不要、不用的東西和壞的東西,并

將倉庫內的物料整理到提定的區域內，達到整潔、整齊、干凈、衛生、合理的擺

放要求，倉庫衛生可以在倉庫空閑的時間進行.

2、倉庫工作人員要求做事細心，認真，負責，誠實，有良好的團隊意識及職業

道德，上下班關閉窗戶及鎖上倉庫門

3、對于上級下達的任務要按時按質完成,其他的工作制度和行為準則依公司規定

為準則。

五、附件

1、商品調撥單樣板

2、商品出庫單樣板

附件一:

商品調撥單NO0008351

調撥類型：出庫日期：年月日入庫日期：年月日

收貨部門地址電話部門負責人

第

存貨名稱規格單位數量出貨倉庫收貨倉庫發貨人簽名收貨人簽名備注

第

第

一

聯

：

存

根

合計

承運司機車號司機簽名

身份證號聯系電話備注

發貨部門：發貨部門負責人:會計：制單:

商品調撥單NO0008351

調撥類型:出庫日期：年月日入庫日期:年月日

收貨部門地址電話部門負責人

第

第

第

二

聯

：

會

計

存貨名稱規格單位數量出貨倉庫收貨倉庫發貨人簽名收貨人簽名備注

合計

承運司機車號司機簽名

身份證號聯系電話備注

發貨部門:發貨部門負責人：會計：制單：

商品調撥單NO0008351

調撥類型：出庫日期：年月日入庫日期:年月日

收貨部門地址電話部門負責人

第

第

第

三

聯

:

倉

庫

存貨名稱規格單位數量出貨倉庫收貨倉庫發貨人簽名收貨人簽名備注

合計

承運司機車號司機簽名

身份證號聯系電話備注

發貨部門：發貨部門負責人：會計:制單：

商品調撥單NO0008351

調撥類型：出庫日期：年月日入庫日期：年月日

收貨部門地址電話部門負責人

第

第

第

四

聯

：

司

機

存貨名稱規格單位數量出貨倉庫收貨倉庫發貨人簽名收貨人簽名備注

合計

承運司機車號司機簽名

身份證號聯系電話備注

發貨部門：發貨部門負責人：會計：制單:

附件二：

商品出庫單No0000001

________年____月____日系統出庫單據編號:

收貨單位（人）地址電話

第

一

聯

存

根

商品名稱規格單位數量單價

金額出貨倉庫發貨人

十萬千百十元角分

合計

承運司機車號司機簽名

身份證號聯系電話

備

收貨單位（人）請在_______日內結算該筆貨款，如逾期按每日

收貨單位（人)年月日

注

1%加收利息。貨到驗收無誤由收貨人按______元/噸支付運費。

簽收

發貨單位（章）：會計：制單人:

商品出庫單No0000001

________年____月____日系統出庫單據編號：

收貨單位（人）地址電話

第

二

聯

提

貨

商品名稱規格單位數量單價

金額出貨倉庫發貨人

十萬千百十元角分

合計

承運司機車號司機簽名

身份證號聯系電話

備

注

收貨單位（人）請在_______日內結算該筆貨款，如逾期按每日

1%加收利息。貨到驗收無誤由收貨人按______元/噸支付運費。

收貨單位（人）

簽收

年月日

發貨單位（章）：會計：制單人：

商品出庫單No0000001

________年____月____日系統出庫單據編號：

收貨單位（人）地址電話

第

三

聯

收

貨

人

商品名稱規格單位數量單價

金額出貨倉庫發貨人

十萬千百十元角分

合計

承運司機車號司機簽名

身份證號聯系電話

備

注

收貨單位（人）請在_______日內結算該筆貨款，如逾期按每日

1%加收利息.貨到驗收無誤由收貨人按______元/噸支付運費。

收貨單位(人）

簽收

年月日

發貨單位（章）：會計:制單人：

商品出庫單No0000001

________年____月____日系統出庫單據編號:

收貨單位（人)地址電話

第

四

聯

回

執

商品名稱規格單位數量單價

金額出貨倉庫發貨人

十萬千百十元角分

合計

承運司機車號司機簽名

身份證號聯系電話

備

注

收貨單位(人)請在_______日內結算該筆貨款,如逾期按每日

1%加收利息。貨到驗收無誤由收貨人按______元/噸支付運費。

收貨單位（人)

簽收

年月日

發貨單位（章)：會計：制單人: