出差事由

（一）旅行計劃

一份周密詳細的旅行計劃主要從以下幾方面進行考慮：

1.時間

一是指旅行出發、返回的時間，包括因商務活動需要到兩個或兩個以上地點的抵離時間和中

轉時間；

二是指旅行過程中各項活動的時間；三是指旅行期間就餐、休息時間。

2.地點

一是指旅行抵達的目的地（包括中轉地）。目的地名稱既可詳寫（即哪個地區、哪個公司），

也可略寫（即直接寫到達的公司名稱）；

二是指旅行過程中開展各項活動的地點；三是指食宿地點。

3.交通工具

一是指出發、返回的交通工具；

二是指商務活動中使用的交通工具。這要求秘書了解這方面知識，如識別火車種類等。

4.具體事項

一是指商務活動內容，如訪問、洽談、會議、宴請、娛樂活動等；

二是指私人事務活動。

5.備注

記載提醒上司注意的事項，諸如抵達目的地需要中轉、中轉站名稱、休息時間、飛機起飛時

間，或需要中轉時轉機機場名稱、時間，為旅客提供的特殊服務、或開展活動及就餐時要注

意攜帶哪些有關文件材料，應該遵守對方民族習慣等

（二）出發前的準備（出國差旅準備工作）

1.收集情報

對出差旅行對象地方的地理條件、氣候、人口、產業、通貨、交通、旅社等情況一定要

掌握?？上蜃罱竭^目的地的人，打聽一下最近該地的情報，是一種便捷收集情報的方法。

如果出差對象地方沒有分店或駐外機構時，那么就從賓館、旅行社或各國駐外使館等處收集

情報。

2.體檢

3.領取護照

體檢合格后可申領護照。護照是各主權國家發給本國公民出入國境和在國外的身份證件。

我國的護照分為：外交護照、公務護照和普通護照（因公和因私）。

a.外交護照：主要發給具有一定職級的人員和具有外交官身份的駐外人員。

b.公務護照和因公普通護照：主要發給因公出國工作、訪問、學習的人員。

c.因私普通護照：僑民、留學生和辦理私人事情的出國人員。

4.辦理簽證手續

護照辦好后，還應申請所去國家和中途經停國家的簽證。簽證是一個主權國家官方機構

對本國和外國公民出入國境或在本國停留、居住的許可證明。大多數的簽證，是在一個人所

持有的護照或旅行證件上簽注（蓋章），或貼上一張標簽，蓋章或標簽帶有清晰的說明文字，

指明持有人進入該國的事由、允許停留的時間、或通過其領土前往其他國家的許可。

簽證的種類：

a.依據入境事由（外交、公務、禮遇、旅游、過境、入境、居留簽證等）

b.依據入境次數（一次入境；多次入境）

c.依據使用人數（個人簽證；團體簽證）

d.依據為持有人提供的方便（另紙簽證；落地簽證等）

簽證的有效期：簽證的使用期限，即在規定的時間內持證人可出入或經過該國的期限。

簽證的停留期：持證人入境該國后準許停留的時間。

簽證的有效次數：

簽證的申辦：

a.遞交有效的護照。

b.遞交與申請事由相關的各種證件，例如有關自己出生、婚姻狀況、學歷、工作經歷

等的證明。

c.填寫并遞交簽證申請表格。簽證不同，表格也不同，多數要用外文填寫、同時交上

本人照片。

d.同前往國駐華大使館或領事館官員會見。有的國家規定，凡移民申請者必須面談后，

才能決定；也有的國家規定，申請非移民簽證也必須面談。

e.大使館或者領事館，將填妥的各種簽證申請表格和必要的證明材料，呈報國內主管

部門審查批準。有少數國家的使領館有權直接發給簽證，但仍需轉報國內備案。

f.前往國家的主管部門進行必要的審核后，將審批意見通知駐華使領館。如果同意，

即發給簽證。如果拒絕，也會通知申請者。

g.繳納簽證費用。一般來說，遞交簽證申請的時候就要先繳納費用，個別國家是簽證

申請成功的時候，才收取費用。一般而言，移民簽證費用略高，非移民簽證費用略

低。也有些國家和地區的簽證是免費的。

中國公民申辦外國簽證大致有三種途徑：

（1）本人直接向外國駐華大使館或領事館申請辦理。

（2）委托中國旅行社的簽證處申請辦理（一般只限旅游簽證）

（3）由外國親友直接向該國移民局申請簽證。

5.“黃皮書”的辦理

“黃皮書”即預防接種書，全名為《國際預防接種證書》。為防止國際間某些傳染病

的流行，各國都對外國人進入本國國境作出某些所需接種的規定。

6.置裝

7.購買機票（車、船票）

機票買妥后，首先檢查一下飛機的班次、日期、途徑城市、到達城市是否準確。

8.準備外匯

出國旅行一般均攜帶自由外匯，即指在外匯市場上可以自由兌換的外匯，如美元、歐元、

英鎊、日元等。

?辦理出入境手續：邊防檢查、海關檢查、安全檢查、健康檢疫

?出國申請手續主要有五項：遞呈出國申請書、辦理護照、申請簽證、辦理健康證書、辦

理出境登記卡。

?隨從涉外文秘的性質：機動性、全面性、復雜性

一．如何安排旅行計劃

（1）出差的時間、啟程及返回日期，接送安排；

（2）出差的路線、終點及途徑地點和住宿安排；

（3）會晤計劃（人員、地點、日期和時間）

（4）交通工具的選擇，飛機、火車、大巴或轎車。飛機要列明客艙種類及停留地的交通

安排。

（5）需要攜帶的文件、合同、樣品。

（6）上司或接待人的特別要求；

（7）上司旅行區域的天氣狀況；

（8）行程安排，約會、會議計劃，會晤人員名單背景，會晤的主題；

（9）差旅費用、現金、兌換外幣、辦理旅行支票。

（10）聯系電話。如航空公司在接受機票預訂時，通常需要乘客的電話，以便在改變航班

或出現長時間延誤時通知他們。

二．上司出差國外時，涉外秘書應參與的出差管理工作主要有：

（1）協助上司辦理出國手續——體檢、辦理護照、辦理簽證、辦理“黃皮書”、準備外匯

等。

（2）做好有關的準備工作——收集有關的信息資料、編制旅程表、準備攜帶物品、預訂

機票（車、船票）等。

（3）協助上司辦理出入境手續——邊防檢查、海關檢查、安全檢查、檢疫、乘機。

（4）為上司準備有關國外生活一般常識資料——如下機、住旅館、打電話、外匯、給小

費、各國的有關風俗習慣等常識。

秘書應該注意的簽證事項：

（1）注意簽證有效期及證明機關是否簽字蓋章。

（2）如果已經過期，在國內的應重新申辦延長，在國外的應通過我國駐外使領館或自行

向駐在國有關當局辦理延長手續。

（3）注意簽證上持有人姓名的拼音、簽證種類是否正確。

思考題1

趙小姐在某外企工作，公司派她到英國培訓半年，請寫出她出國需辦理的各種手續。

答：趙小姐出國前需辦理以下手續：

（1）申請出國護照。趙小姐屬外企派往英國學習，應在外企取得主管部門批準后，憑

國接受單位培訓證明、外企及主管部門批件以及體檢合格證明等向公安廳（局）提出申請并

且交足額照片。

公安局審查批準后，即可前去領取護照。拿到護照后，應認真檢查護照上的內容（姓名、

出生年月、出生地、性別、職業、發照日期、有效期等）填寫是否正確，照片上有無鋼印，

核對無誤后在簽字欄內簽上自己的姓名。護照有效期限一般為5年，期滿再次出國，可辦理

延長手續。

出國前要憑護照辦理簽證、國際機票、船、車票等，護照務必保存好。若出國前護照不

慎丟失，要立即向公安有關部門重新申請并登報說明作廢。若在國外遺失，則到我國駐外使

領館重新申請。

（2）辦理簽證手續。取得護照后，趙小姐即可到英國使領館申請入境許可即簽證。簽證

一般簽在護照上，內容主要有簽證有效期、有效次數、停留期、入出境口岸等。

（3）辦理黃皮書。黃皮書即預防接種證書。這是各國為防止國際間某種傳染病的流行而

對入境做出需要做出某種預防接種的規定。如種牛痘、防霍亂、防黃熱病的接種等。趙小姐

需到指定的省、市級衛生防疫站辦理接種手續，并領取“黃皮書”。

（4）購買機票。這是出國前的最后一道手續。趙小姐應帶齊護照等在中國民航所屬售票

處辦理。機票買妥后，應立即檢查班次、日期、途徑城市、到達城市以及姓名是否準確。

思考題2

5月18日宏宇貿易公司魏總囑咐其秘書侯小姐，讓她明天上午10時開車到XX機場迎接從

未謀面的先達集團劉總一行三人，先送他們下榻東單賓館。下午接劉總一行到宏宇貿易大

廈701接待室會談。晚上7時由我方宴請客人，侯小姐陪同。

請思考出侯小姐5月18、19的主要工作以及需要注意的禮儀。

答：具體工作安排如下：

（1）5月18日接受魏總交代的任務時，要有禮貌地了解，需要她準備哪些談判資料，需要

通知哪些人參加談判以及在何處宴請等，然后告知車房第二天用車情況。通知有關人員明天

使用大廈701接待室。此后，則集中精力做好談判的信息資料準備工作。

（2）準備好寫有“先達集團劉總經理歡迎您”的牌子，提前10—20分鐘（9:45）抵達xx

機場迎候客人。

（3）高舉牌子在出口處迎接劉總，確認后與同行人一一握手，客氣地說：“諸位路上辛苦了，

魏總有急事處理，一時脫不了身，讓我代表他歡迎你們，請多多包涵！”之后，打開車門請

客人先上車，侯小姐則坐在前排司機右邊。

（4）送客人到東單賓館下榻，途中可略介紹沿途重要的景物或建筑物。安頓好客人并約定

下午2時到賓館接客人到宏宇貿易大廈進行談判。

（5）按時接劉總一行到宏宇貿易大廈，應在客人前方引路，讓客人先進電梯，關門后對客

人說：“接待室在七樓?！钡竭_七樓時應請客人先下電梯并示意往東走，進入接待室前，不要

忘記先敲門：“魏總，劉總他們來了。”介紹客人與魏總認識，并請客人坐在離門遠的座位，

然后有禮貌地告退。

（6）落實宴請酒家，按時送談判代表赴宴，別忘了請劉總坐在魏總右邊。宴請完畢，送客

人回賓館休息。