郵件格式

商務(wù)電子郵件格式

一、關(guān)于主題

1.一定不要空白標(biāo)題。

2.標(biāo)題要簡短。

3.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。時間可以不用注

明，一般郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標(biāo)題要能真實反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理。

6.可適當(dāng)用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適

度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE—大串。

8.最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出

前忘記檢查主題。

二、關(guān)于稱呼與問候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。

2.郵件的開頭要稱呼收件人。在多個收件人的情況下可以稱呼大家。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫

開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭，中文可以寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格

寫。

結(jié)尾可以寫“祝您順利”之類的。若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正

式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或者換行開

頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

三、正文

正文要簡明扼要，行文通順。

若對方不認(rèn)識你，首先應(yīng)當(dāng)說明自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱，這是必須通

報的一項，以示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當(dāng)簡明扼要，最好是和本郵件以及對方有

關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。

Email正文應(yīng)簡明扼要地說清楚事情，如果具體內(nèi)容很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，

然后單獨寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。

最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。

2.注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰

當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。

正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好使用1、2、3、4列幾個段落進(jìn)行說明，保持每個段落簡短干

練。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一

遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。

對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚，可以配合

圖表加以闡述。

四、附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后

管理

3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容進(jìn)行簡要說明，特別是帶有多個附件時

4.附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。

5.如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說明打開方式，以免影響使用。

6.如果附件過大（不宜超過2MB,應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。

五、語言的選擇和漢字編碼

1.只有必要的時候才使用英文郵件。

2.尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文，準(zhǔn)確表達(dá)郵件中涉及的問題。

4.選擇便于閱讀的字號和字體。

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana或者Arial字型，字號用五號或

號字即可。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不要用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。

六、結(jié)尾簽名

1.簽名信息不宜過多。

電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、

傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多

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2.不要只用一個簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該簡化。過于正式的簽

名檔會讓對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK/FOXMA中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)

用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

七、回復(fù)技巧

1.及時回復(fù)Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的，這是

對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一封郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一定時

間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)

該及時回復(fù)收到，說明正在處理。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進(jìn)行針對性回復(fù)

當(dāng)答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。

3.回復(fù)不得少于10個字

4.不要就同一問題多次回復(fù)討論

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚

此時應(yīng)采用電話等其他方式進(jìn)行交流。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將

導(dǎo)致郵件過長不宜閱讀。此時應(yīng)立即對之前的討論結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減不必要的內(nèi)

容，突出有用信息。

5.要區(qū)分Reply和ReplyAll（區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）

如果只需要一個人知道的事情只需單獨回復(fù)。

如果你對發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replyall,讓大家都知道，不要讓

對方幫你完成這件事情。

如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚，或者有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，

討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

點擊“回復(fù)全部”之前，要再三確定。

6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中制定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以

下語句：“全部辦妥”、“無須行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

八、正確使用發(fā)送、抄送、密送。要區(qū)分TO和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、密送

人）

的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)

2.而CC的人則只是需要知道這件事情，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)。當(dāng)然如

果CC的人有建議，可以回復(fù)。

3.而BCC是密送，即收件人不知道BCC為何人。用在特殊情況。

,CC中的各個收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門、按等級從高到低

或從低到高都可以。

5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。

6.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。