行政專員

行政專員的主要工作職責(zé)

一、行政管理工作

1.制度建立與完善：根據(jù)公司發(fā)展的實(shí)際情況,制定出合乎

企業(yè)現(xiàn)狀的規(guī)章制度,知會(huì)各部門及人員,收集合理化建議,

并在企業(yè)發(fā)展中及時(shí)調(diào)整和完善,使制度更加規(guī)范和合理,提

高制度的可執(zhí)行性和有效性,切實(shí)可行地提高員工工作主動(dòng)

性和規(guī)范性;

2.部門溝通與人員協(xié)調(diào)：了解近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及

管理方面的思想;準(zhǔn)確理解公司意圖、做好上情下達(dá)的工作;

以主動(dòng)謙虛的態(tài)度與其他部門人員充分溝通,盡可能及時(shí)了

解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況,并將信息及時(shí)整理反饋給公司,有效

地協(xié)助上級(jí)推進(jìn)工作;在日常的工作中,注意與其它部門和同

事的協(xié)作,協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系,建立服務(wù)意識(shí);

3.績效考核：全面了解,評(píng)估員工工作績效,發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才,

提高公司工作效率,考核范圍為公司全體員工;考核原則是通

過考核全面評(píng)價(jià)員工的各項(xiàng)工作表現(xiàn),使員工了解自己的工

作表現(xiàn)與取得報(bào)酬、待遇的關(guān)系,獲得努力向上、改善工作的

動(dòng)力;使員工有機(jī)會(huì)參與公司管理程序,發(fā)表自己的意見;考

核目的、考核對象、考核時(shí)間、考核指標(biāo)體系、考核形式應(yīng)

相匹配;以為主要依據(jù),堅(jiān)持上下結(jié)合,左右結(jié)合,定性與定量

考核相結(jié)合;考核可采取上級(jí)評(píng)議、同級(jí)同事評(píng)議、自我鑒定、

下級(jí)評(píng)議、外部客戶評(píng)議等;

二、日常行政事務(wù)處理

1.接聽電話接待來訪：接聽電話要使用文明用語,語言應(yīng)親

切簡練、禮貌、和氣,公話嚴(yán)禁私用,一律不得撥打信息臺(tái)；

對來訪者要使用文明用語,熱情接待,要認(rèn)真傾聽來訪者的敘

述;如未能及時(shí)有效地解決,應(yīng)做好相應(yīng)的記錄并跟進(jìn)落實(shí);

2.文件制發(fā)及檔案管理：文件制發(fā)后應(yīng)將文件內(nèi)容傳達(dá)到應(yīng)

周知的相關(guān)部門和人員,并督導(dǎo)落實(shí);文件制發(fā)后,應(yīng)先分類

整理再按要求進(jìn)行歸檔,公司內(nèi)部綜合類檔案原則上以半年

為周期進(jìn)行建檔;公司檔案管理的基本原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分

級(jí)管理；維護(hù)檔案的完整與安全；便于公司和社會(huì)對檔案的

有效利用;

3.例會(huì)組織與紀(jì)要：按要求安排好人員的座次及順序,發(fā)言

要短小精悍,有效地利用時(shí)間,討論實(shí)質(zhì)性的問題;與會(huì)人員

均應(yīng)將手機(jī)設(shè)置為會(huì)議狀態(tài);

4.車輛使用及管理：提高汽車使用率,合理使用,降低能耗;

公務(wù)用車,公司領(lǐng)導(dǎo)人員在市內(nèi)參加各種業(yè)務(wù)活動(dòng),派車接

送；到外地出差,送到火車站或機(jī)場;公司其他員工遇有緊急、

重要公務(wù)或因路遠(yuǎn)等必需用車的情況時(shí)可酌情批準(zhǔn)派車;公

司組織集體活動(dòng),酌情安排用車;

5.日常制度監(jiān)管：在現(xiàn)有的管理模式中,加大行政督導(dǎo)的執(zhí)

行力度,有效地實(shí)施行政制度及監(jiān)管,及時(shí)調(diào)整管理方式、方

法,建立和諧的工作氛圍與高效運(yùn)作的工作效率;

三、外部溝通

1.政府職能部門溝通：作為公司與政府部門溝通的窗口,我

們應(yīng)以熱忱態(tài)度與政府部門建立起真誠信任的關(guān)系,端正自

己的位置,靈活處理;

2.合作伙伴溝通：要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù),以做

到準(zhǔn)確理解對方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá),但在處

理事務(wù)時(shí)注意以公司利益為重;

3.注重禮尚往來：節(jié)日禮品、賀卡等,在重要的節(jié)日如圣誕

節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作伙伴客戶的公司紀(jì)念日等,應(yīng)在

征求總經(jīng)理意見之后,以禮品或賀信及時(shí)致意,維護(hù)與合作伙

伴的友好關(guān)系;在業(yè)務(wù)合作中,適時(shí)提醒經(jīng)理并根據(jù)經(jīng)理要求

為其安排與合作伙伴的定期溝通活動(dòng)或輕松的就餐,與合作

伙伴建立經(jīng)常性的溝通;以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作;

行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜;企業(yè)行政人員

每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù),但是行政工作在

企業(yè)中的作用是不可小視的,所以也要求從事這個(gè)崗位工作的人

員要具備一定的職業(yè)素養(yǎng);

從事行政專員所具備的素質(zhì)：

1.工作態(tài)度：必須對企業(yè)的背景、企業(yè)所在行業(yè)及市場的定

位、企業(yè)行政管理系統(tǒng)及企業(yè)文化有所了解;

2.工作技能：有電腦、外語、文筆、溝通技能、時(shí)間管理、

壓力管理、情緒管理等方面的能力;

3.業(yè)績方面：領(lǐng)悟上級(jí)主管的意圖,工作高效率,有服務(wù)意識(shí),

工作環(huán)節(jié)“零缺陷”;

個(gè)人對行政工作的理解：

行政人員的工作就是對公司整體良好運(yùn)營的全面協(xié)助;在大

的方面,對當(dāng)前公司的工作重點(diǎn)有關(guān)信息,收集整理并且做出分

析,提出改良建議,及時(shí)跟蹤了解并推動(dòng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展,行政人

員要對公司內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)都有一定的了解;在小的方面,行政的

工作內(nèi)容比較繁雜,需要規(guī)劃并服務(wù)員工在公司的生活;這份工

作對行政人員個(gè)人而言,是對協(xié)作能力和服務(wù)能力的考驗(yàn),是一

份非常鍛煉人,使人考慮問題的時(shí)候能變得越來越周全的工作;

我對這份工作蠻感興趣的,并且在做這份工作的時(shí)候可以對我的

個(gè)人能力能有很大提升,相信經(jīng)過一段時(shí)間的接觸和了解,我能

夠做一個(gè)合格的行政人員;