電子表格怎么做

(90)Excel電子表格使用技巧大全

Excel電子表格使用技巧大全

01、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符？例如：在單位的人事

資料，在excel中輸入后，由于上

級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位，即要在每個人的證書號碼前再添

上兩位數13，如果一個一個改的話實在太麻煩了，那么我們可以用下面的辦

法，省時又省力：

1)假設證書號在A列，在A列后點擊鼠標右鍵，插入

列，為B列；

2)在B2單元格寫入：="13"&A2后回車；

3）看到結果為13xxxxxxxxxxxxx

了嗎？鼠標放到B2位置，單元格的下方不是有一個小方點嗎，按著鼠標左鍵

往下拖動直到結束。當你放開鼠標左鍵時就全部都改好了。若是在原證書號后面

加13

則在B2單元格中寫入：=A2&“13”后回車。

02、如何設置文件下拉窗口的最下面的最近運行的文件

名個數？

打開“工具”，選“選項”，再選“常規”，在“最近使用的文件

清單”下面的文件個數輸入框中改變文件數目即可。若不在菜單中顯示最近使

用的文件名，則將“最近使用的文件清單”前

的復選框去掉即可。

變成1月1日，1月2日等日期形式，怎么辦？

這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成，你只要

點擊主菜單的“格式”菜單，選“單元格”，再在“數字”菜單標簽

把該單元格的格式設成文本格式就行了。

保存文件？

點擊“工具”菜單“自動保存”項設，置自動保存文件夾的間

隔時間。如果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項，那么執行設置即

可。

05、用Excel做多頁的表格時，怎樣像Word的表格那

03、在EXCEL中輸入如“1-1”、“-21”之類的格式后它即

04、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動定時

行“工具”菜單下“加載宏”選上“自動保存”，“確定”。然后進

多個工作表一次設置成同樣的頁眉和頁腳？如何才能一次

樣做一個標題，即每頁的第一行（或幾行）是一樣的。但是不是用頁眉來完成？

在EXCEL的文件菜單－頁面設置－工作表－打印標題；

可進行頂端或左端標題設置，通過按下折疊對話框按鈕后，用鼠標劃定范圍即

可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。

06、在Excel中如何設置加權平均？

加拌面的做法和配料 權平均在財務核算和統計工作中經常用到，并不是

項很復雜的計算，關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值

如金額）除以總數量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單

價）平均后得到的那

算式），分母是各個量值之和，分子是相應的各個數量之和，它的

結果就是這些量值的加權平均值。

07、如果在一個Excel文件中含有多個工作表，如何將

打印多個工作表？

個單位值。在Excel中可設置公式解決（其實就是一個除法

條的條頭（如編號、姓名、崗位工資），想輸出成工資條

把鼠標移到工作表的名稱處（若你沒有特別設置的話，

Excel自動設置的名稱是“sheet1s、heet2、

工作表”的菜單項，這時你初中生必背古詩 的所有操作都是針對全部工作表了，不

管是設置頁眉和

頁腳還是打印你工作表。

么方法可以快速解決？

如果序號是不應隨著表格其他內容的調整而發生變化

的話，那么在制作EXCEL表格時就應將序號這一字段與其他字段分

開，如在“總分”與“排名”之間空開一列，為了不影響顯示美

觀，可將這一空的列字段設為隱藏，這樣在調整表格

數據清單）的內容時就不會影響序號了。

09、用Excel2000做成的工資表，只有第一個人有工資

的形式。怎么做？

sheet3，然”后）點右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部

08、EXCEL中有序號一欄，由于對表格進行調整，序

號全亂了,可要是手動一個一個改序號實在太慢太麻煩，用什

11、如何快速選取特定區域？

這個問題應該這樣解決：先復制一張工資表，然后在頁

面設置中選中工作表選項，設置打印工作表行標題，選好工資條的條頭，

然后在每一個人之間插入行分頁符，再把頁長設置成工資條的高度即可。

使用自定義方式重裝了一遍中文office，Excel的打印紙選項中只有

A4

種，怎么辦？隨便安裝一個打

印機驅動程序就可以了。

是逗號，無論怎樣設置選項都無濟于事，該怎么辦？

這是一個比較特殊的問題，我曾為此花了十幾個小時的

時間，但說白了很簡單。在Windows的控制面板中，點擊“區域設置”

圖標，在彈出的“區域設置屬性”對話面板上在“區域設置”里選擇“中

文（中國）”在“區域設置屬性”對話面板上在“數字”屬性里把小數點

改為“

未改前是“，”），按

確定”按鈕結束。這樣再打開Excel就一切都正常了

10、在Excel中小數點無法輸入，按小數點，顯示的卻

15、如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格？

使用F5鍵可以快速選取特定區域。例如，要選取A2：

A1000，最簡便的方法是按F5鍵，出現“定位”窗口，在“引用”欄內

輸入需選取的區域A2：A1000。

12、如何快速返回選中區域？按Ctr+BacksPae（即退格鍵）。

13、如何快速定位到單元格？方法一：按F5鍵，出現“定位”對

話框，在引用欄中輸入

欲跳到的單元格地址，單市“確定”按鈕即可。

方法二：單擊編輯欄左側單元格地址框，輸入單元格地

址即可。

14、“Ctrl＋*”的特殊功用

般來說，當處理一個工作表中有很多數據的表格時，

鍵可選定整個表格。Ctfl＋*選定的區域是這樣決定的：根據選定單元

格向四周輻射所涉及到的有數據單元格的最大區域。

通過選定表格中某個單元格，然后按下Ctrl＋*

18、如何把選定的一個或多個單元格拖放至新的位置？

有時，需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護，

或填入與其他單元格不同的顏色，以提醒用戶注意不能在有此顏色的區域

內輸入數據。以下方法可以幫助快速選取所有包含公式的單元格：選擇

“編輯”“定位”，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對話框中選

擇“公式”項，早安心語 按“確定”按鈕即可。

16、如何在不同單元格中快速輸入同一數內容？

選定單元格區域，輸入值，然后按Ctrl＋Ener鍵，即

可實現在選定的單元格區域中一次性輸入相同的值。

17、只記得函數的名稱，但記不清函數的參數了，怎么

辦？

如果你知道所要使用函數的名字，但又記不清它的所有

參數格式，那么可以用鍵盤快捷鍵把參數粘貼到編輯欄內。

然后按Ctr＋A鍵，Excel則自動進入“函數指南

2之2”。當使用易于記憶的名字且具有很長一串參數的函數

時，上述方法顯得特別有用。

按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。

具體方法是：在編輯欄中

輸入一個等號其后接函數名，

步驟

具體方法是：選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標指

后按住鼠標左鍵進行拖放操作。上

拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變為一個水平“工”狀標志，左右拖

拉時會變為垂直“工”狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，選定的一個

或多個單元格就被拖放至新的位置。

19、如何讓屏幕上的工作空間變大？可以將不用的工具欄隱藏，

也可以極大化Excel窗口，

或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。

20、如何使用快顯菜單？快顯菜單中包括了一些操作中最常用的

命令，利用它們

可以大大提高操作效率。首先選定一個區域，然后單擊鼠標右健即可調

出快顯菜單，根據操作需要選擇不同命令。

21、如何使用快顯菜單？快顯菜單中包括了一些操作中最常用的

命令，利用它們

針至單元格邊緣，直至出現拖放指針中統和軍統哪個厲害 箭頭（空心箭頭），然

在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線）般情況下在打

可以大大提高操作效率。首先選定一個區域，然后單擊鼠標右健即可調

出快顯菜單，根據操作需要選擇不同命令。

22、如何防止Excel自動打開太多文件？當Excel啟動時，

它會自動打開Xlstart目錄下的所有文

件。當該目錄下的文件過多時，Excel加載太多文件不但費時而且還

有可能出錯。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另

外，還要防止EXcel打開替補啟動目錄下的文件：選擇“工具”“選

項”“普關于愛的歌詞 通”，將

替補啟動目錄”一欄中的所有內容刪除。

23、如何去掉網格線？

1）除去編輯窗口中的表格線

使之失效；

2）除去打印時的未定義表格線

有時會出現這樣的情況：你在編輯時未定義的表格線

印時是不會打印出來的，可有時卻偏偏不

單擊“工具”菜單中的“選項”再，選中視圖”，找到“網格線”，

式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的

套用表格樣式時就不會用該項。

25、如何快速地復制單元格的格式？

格式刷”按鈕，此時鼠標變成了刷子形狀，然后單擊要格式

聽使喚給打印出來了，特別是一些所謂的“電腦”

中編輯

的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線，

只要在單擊“文

件”、“頁面設置”、“工作表”

菜單，點擊一下“網格線”左邊的選擇框，取消選擇“網格線”

就行了。

24、如何快速格式化報表？

為了制作出美觀的報表，需要對報表進行格式化。有快

捷方法，即自動套用Excel預設的表格樣式。方法是：選定

操作區域，選取“格式”菜單中的

自動套用格式”命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格

式樣式，按“確定”按鈕即可。要注意的是，格式列表框下面

有包括“數字”、“邊框線”、“字體”

等6個“應用格式種類”選項，若某項前面的“x”不出現，則在

要將某一格式化操作復制到另一部分數據上，可使用“格

化的單元格即可將格式拷貝過去。

26、如何為表格添加斜線？

般我們習慣表格上有斜線，而工作表本身并沒有提供

該功能。其實，我們可以使用繪圖工具來實現：單擊“繪圖”按

鈕，選取“直線”，鼠標變成十字型．將其移至要添加斜線的開始

位置，按住鼠標左鍵拖動至終止位置，釋放鼠標，斜線就畫出來

了。另外，使用

文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字，但文字周圍有

邊框，要想取消它，可選中文字框，調出快顯菜單，選擇“對象格

式”“圖案”，選擇“無邊框”項即可

27、如何快速地將數字作為文本輸入？

文本輸入。

28、如何定義自己的函數？

Basic模塊，或插入一頁新的模塊表（Module），在出現的空白程

序窗口中鍵入自定義函數VBA程序，按Enter確認后

完成編寫工作，Excel

將自動檢查其正確性。此后，在同一工作薄內，你就可以與使用Exed

內部函數一樣在工作表中使用自定義函數，如：

FunctionZm(a)

在輸入數字前加一個單引

口

“”

'，可以強制地將數字作為

用戶在Excel中可以自定義函數。切換至Visual

30、如何快速輸入數據序列？

Ifa<60Thenim=‘不及格”

ElZm=“及格”

EndIf

EndFunction

29、如何在一個與自定義函數駐留工作簿不同的工作簿

內的工作表公式中調用自定義函數？

可在包含自定義函數的工作薄打開的前提下，采用鏈接

的方法（也就是在調用函數時加上該函數所在的工作簿名）。

假設上例中的自定義函數Zm所在工作薄為，現要在另一

不同工作簿中的工作表公式中調用Zm函數，應首先確保

被打開，然后使用下述鏈接的方法：

！ZM(b2)

出現包含下列各項的菜單：復制單元格、以序列方式填充、

如果你需要輸入諸如表格中的項目序號、日期序列等

填充呢？在第一個單元格內輸入起始數據，在下一個單元格內輸入第二

個數據，選定這兩個單元格，將光標指向單元格右下方的填充柄，沿著

要填充的方向拖動填充柄，拖過的單元格中會自動按

Excel內部規定的序列進行填充。如果能將自己經常要用到的某些有

規律的數據（如辦公室人員名單），定義成序列，以備日后自動填

充，豈不一勞永逸！選擇

工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“自定義序列”標簽，在輸入

框中輸入新序列，注意在新序列各項2間要輸入半角符

的逗號加以分隔（例如：張三，李

31、使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄

，介紹了使用鼠標左鍵拖動單元格填充柄自動填

充數據序列的方法。其實，使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活

性。在某單元格內輸入數據，按住鼠標右鍵沿著要填充序列的方向拖動

填充柄，將會以格式填充、以值填充；以天數填充、以工作

些特殊的數據系列，千萬別逐條輸入，為何不讓Excel自動

四，王），單擊“增加”按鈕將輸入的序列保存起來。

34、如何對工作簿進行安全保護？

日該充、以月該充、以年填充；序列此時，你可以根據需要選擇一

種填充方式。

32、如果你的工作表中已有某個序列項，想把它定義成

自動填充序列以備后用，是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法

重新輸入這些序列項？

不需要。有快捷方法：選定包含序列項的單元格區域，

選擇“工具”“選項”“自定義序列”，單擊“引入”按鈕將選定區

域的序列項添加至“自定義序列”對話框，按“確定”按鈕返回工

作表，下次就可以用這個序列項了。

33、上例中，如果你已擁育的序列項中含有許多重復項，

應如何處理使其沒有重復項，以便使用“引入”的方法快速創建所需

的自定義序列？

選定單元格區域，選擇“數據”“篩選”“高級篩選”定，

“不

選重復的記錄”選項，按“確定”按鈕即可。

打出來，表格的可視性就大打折扣。解決辦法是：選擇“文

如果你不想別人打開或修改你的工作簿，那么想法加個

密碼吧。打開工作薄，選擇“文件”菜單中的“另存為”命令，選取

“選項”，根據用戶的需要分別輸入“打開文件口令”或“修改文件D

令”，按“確定”退出。

工作簿（表）被保護之后，還可對工作表中某些單元格

區域的重要數據進行保護，起到雙重保護的功能，此時你可以這樣做：

首先，選定需保護的單元格區域，選取“格式”菜單中的“單元格”命

令，選取“保護”，從對話框中選取“鎖定”，單由“確定”按鈕退

出。然后選取“工具”菜單中的“保護”命令，選取

保護工作表”，根據提示兩次輸入口令后退出

注意：不要忘記你設置有“口令”。

35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來？

對那些加了保護的單元格，還可以設置顏色和底紋，以

便讓用戶一目了然，從顏色上看出那些單元格加了保護不能修改，從而

可增加數據輸入時的直觀感覺。但卻帶來了問題，即在黑白打印時如果

連顏色和底紋都件”“頁面設置”“工作表”，在“打

印”欄內選擇“單元格單色打印”選項。之后，打印出來的表格就面目

如初了。

36、工作表保護的口令忘記了怎么辦？

如果你想使用一個保護了的工作表，但口令又忘記了，

其拷貝到一個新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿）即可超越工作

表保護。當然，提醒你最好不用這種方法盜用他人的工作表。

37、“$”的功用

Excel一般使用相對地址來引用單元格的位置，當把

個含有單元格地址的公式拷貝到一個新的位置，公式中的單元格地址會

隨著改變。你可以在列號或行號前添加符號

$”來凍結單元格地址，使之在拷貝時保持固定不變。

38、如何用漢字名稱代替單元格地址？如果你不想使用單元格地

址，可以將其定義成一個名字。

定義名字的方法有兩種：一種是選定單元格區域后在“名

字框”直接輸入名字，另一種是選定想要命名的單元格區域，再選擇

“插入”“名字”“定義”，在“當前工作簿中名字”對話框內鍵人名

字即可。使用名字的公式比使用單元格地址引用的公式更易于記憶和閱

讀，比如公式“=SUM（實發工資）”顯然

有辦法嗎？有。選定工作表，選擇“編輯”“復制粘貼”，將

比用單元格地址簡單直觀，而且不易出錯。

39、如何在公式中快速輸入不連續的單元格地址？

在SUM函數中輸入比較長的單元格區域字符串很麻煩，

尤其是當區域為許多不連續單元格區域組成時。這時可按住

Ctrl鍵，進行不連續區域的選取。區域選定后選擇“插入”“名

字”“定義”，將此區域命名，如

Group1，然后在公式中使用這個區域名，如“=SUM

Group1)”。

40、如何定義局部名字？在默認情況下，工作薄中的所有名字

都是全局的。其實，

可以定義局部名字，使之只對某個工作表有效，方法是將名字命名為

“工作表名！名字”的形式即可。

41、如何命名常數？

有時，為常數指定一個名字可以節省在整個工作簿中修

改替換此常數的時間。例如，在某個工作表中經常需用利率

4.9％來計算利息，可以選擇“插入”“名字”義“”定，在“當

前工作薄的名字”框內輸入“利率”，在“引用位置”框中輸入

“=0.04.9”，按“確定”按鈕。

42、工作表名稱中能含有空格嗎？

Meng”。有一點結注意的是，當你在其他工作表中調用該工

作表中的數據時，不能使用類似“=ZhuMeng!A2”的公式，

否則

Excel將提示錯誤信息“找不到文件Meng”。解決的方法是，

將調用公式改為“='ZhuMg'!

A2”就行了。當然，輸入公式時，你最好養成這樣的習慣，

即在輸入“=”號以后，用鼠標單由Zhu

Meng工作表，再輸入余下的內容。

43、給工作表命名應注意的問題

能。例如，你可以將某工作表命名為“Zhu

有時為了直觀，往往要給工作表重命名（Excel默認的

荼表名是sheet1、sheet2..），在重命名時應注意最好不要

用已存在的

函數名來作荼表名，否則在下述情況下將產征收豈義。我們

知道，在工作薄中復制工作表的方法是，按住Ctrl健并沿著

標簽行拖動選中的工作表到達新的位置，

復制成的工作表以“源工作表的名字+（2）”形式命名。例如，

源表為ZM,則其“克隆”表為ZM（2）。在公式中

ZM（2）作為函數來處

理，從而出錯。因而應給ZM（2）工作表重起個名字。

44、如何拆分或取消拆分窗口？當我們給一個工作表輸入數

據時，在向下滾動過程中，

尤其是當標題行消失后，有時會記錯各列標題的相對位置。

這時可以將窗口拆分為幾部分，然后將

標題部分保留在屏幕上不動，只滾動數據部分。其方法是在

主菜單上單擊“窗口”“拆分窗口”。取消拆分窗口時除了使用

窗口”“撒消拆分窗口”命令外，

有捷徑：將鼠標指針置于水平拆分或垂直拆分線或雙拆分錢

交點上，雙擊鼠標即可取消已拆分的窗口。

45、如何給工作簿擴容？

Excel會把

選取“工具”“選項”命令選，擇“常規”項，在“新工作薄內的

46、如何減少重復勞動？我們在實際應用Excel時，經常遇到

有些操作重復應用

如定義上下標等）。為了減少重復勞動，我們可以把一些常用到的操

作定義成宏。其方法是：選取“工具”菜單中的“宏”命令，執行

“記錄新宏”，記錄好后按“停止”按鈕即可。也可以用VBA編程定

義宏。

47、如何快速地批量修改數據？假如有一份

Excel工作簿，里面有所有職工工資表。現在想將所有職工的補貼增加

50（元），當然你可以用公式進行計算，但除此之外還有更簡單的雪絨花英文版原唱 批量

修改的方法，即使用“選擇性粘貼”功能：首先在某個空白單元格中輸

入50，選定此單元格，選擇“編輯”“復制選”取。想修改的單元格

區域，例如從E2到E150。然后選擇“編輯”“選擇性粘貼”，在

“選擇性粘貼”對話框“運算”欄

加”運算，按“確定”健即可最。后，要刪除開始時在某個

空白單元格中輸入的

50。

48、如何快速刪除特定的數據？假如有一份Excel工作薄，其

中有大量的產品單價、數

量和金額。如果想將所有數量為0的行刪除，首先選定區域

工作表數”對話欄用上下箭頭改變打開新工作表數。個工作

薄最多可以有255張工作表，系統默認值為6。

選中

包括標題行），然后選擇“數據”

篩選”“自動篩選”在。“數量”列下拉列表中選擇“那0么”將，

列出所有數量為0的行。此時在所有行都被選中的情況下，選擇“編

輯”“刪除行”，然后按“確定”即可刪除所有數量為0的行。最后，

取消自動篩選。

49、如何快速刪除工作表中的空行？以下幾種方法可以快速刪除

空行：方法一：如果行的順序無關緊要，則可以根據某一列排

序，然后可以方便地刪掉空行。

方法二：如果行的順序不可改變，你可以先選擇“插

51、如何不使顯示或打印出來的表格中包含有0值？

入”“列”，插入新的一列入在A列中順序填入整數。然后根據其他任

何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，刪去所有空

行。最后以A列重新排序，再刪去A列，恢復工作表各行原來的順

序。

方法三：使用上例“如何快速刪除特定的數據”的方法，

只不過在所有列的下拉列表中都選擇“空白”。

50、如何使用數組公式？

Excel中數組公式非常有用，它可建立產生多值或對

組值而不是單個值進行操作的公式。要輸入數組公式，首先必須選擇用

來存放結果的單元格區域，在編輯欄輸入公式，然后按ctrl＋

Shift＋Enter組合鍵鎖

定數組公式，Excel將在公式兩邊自動加上括號己鍵入

花括否則，Excel認為輸入的是一個正文標簽。要編輯

或清除數組公式．需選擇數組區域并且激活編輯欄，公式兩邊的括號將

消失，然后編輯或清除公式，最后按

Ctrl＋shift＋Enter鍵。

{}”。不要自

通常情況下，我們不希望顯示或打印出來的表格中包含

有0值，而是將其內容置為空。例如，圖1合計列中如果使

用“=b2+c2+d2”公式，將有可能出現0值的情況，如何讓0值不顯

示？方法一；使用加

上If函數判斷值是否為0的公式，即：=if(b2+c2+d2=

0，b2+c2+d2)方法二：選擇“工具”“選項”“視窗”，在“窗口

選

中去掉“零值”選項。方法三：使用自定義格式。選中

式；；”，按

確定”按鈕即可。

值為0的單元格也包含在內。有沒有辦法在計算平均值時排除值為0

的單元格？

方法一：如果單元格中的值為0，可用上例“0值不顯示

的方法”將其內容置為空，此時空單元格處理成文本，這樣就可以直接

用Average函數計算了。

方法二：巧用Countif函數例如，下面的公式可計算出

項”

E2：E5區域，選擇“格式”“單元格”

數字從”“，分類”列表框中

選擇“自定義”，在“格式”框中輸入“G/通用格用格

52、在Excel中用Average函數計算單元格的平均值的，

b2:B10區域中非0單元格的平均值：

=sum（b2:b10）/countif（b2:b1o，"0"）

Word用戶都知道，利用Word的“自動更正”功能可以實

現數據的快速輸入．但在Excel中卻沒有類似“自動更正”功能的菜單

命令。其實，使用VloopuP函數可以巧妙地解決這

問題。

53、如何在Excel中實現“自動更正”功能？