崗位基本信息 | |||||||||||||||
崗位名稱 | 商會(huì)專職秘書（長） | 所屬部門 | 商會(huì)秘書處 | 直接上級(jí) | 會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo) | ||||||||||
版本號(hào) | 文件編號(hào) | 直接下級(jí) | 暫無 | ||||||||||||
崗位職責(zé)概述 | 遵守商會(huì)的規(guī)章制度，依據(jù)會(huì)長及商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)的工作指示，配合開展各項(xiàng)工作，對(duì)商會(huì)秘書處日常工作負(fù)責(zé)。 | ||||||||||||||
部門關(guān)系鏈 | 會(huì)長---商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)---秘書長---秘書 | ||||||||||||||
工作職責(zé) | |||||||||||||||
職責(zé)項(xiàng)目 | 職責(zé)描述 | ||||||||||||||
【1】 商會(huì)管理 | 1、協(xié)助會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)，制訂商會(huì)宗旨、方針、目標(biāo)、戰(zhàn)略規(guī)劃、各項(xiàng)制度管理體系。 2、協(xié)助會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)做好商會(huì)組織架構(gòu)搭建，完成商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)換屆選舉活動(dòng)全程策劃、記錄（會(huì)議內(nèi)容+照片+攝像）等。 3、主導(dǎo)擬訂規(guī)范化的訪客接待流程，要求區(qū)分一般訪客、重要訪客、社會(huì)人士、政府要員等具體接待流程，流程擬訂報(bào)會(huì)長審批通過后，嚴(yán)格執(zhí)行。 4、協(xié)助會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)處理商會(huì)各項(xiàng)日常事務(wù)性工作，對(duì)于各類日常事務(wù)性工作的完成時(shí)效性應(yīng)有具體規(guī)劃。如：辦公室裝修布置、環(huán)境衛(wèi)生、家具添置&建賬、辦公用品【含電子設(shè)備】管理、水電費(fèi)、租賃辦理、物業(yè)溝通、人員招聘、入離職辦理、用退工辦理、保險(xiǎn)繳納等。 5、記錄商會(huì)每日收支日記賬，銀行相關(guān)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)辦理，次月2日前，出具上月收支匯報(bào)表、商會(huì)要求的其他財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)表，提報(bào)會(huì)長審核。 6、協(xié)助會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)處理商會(huì)重大事件，收集和傾聽會(huì)員企業(yè)或個(gè)人的合理建議或要求，及時(shí)向會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并向會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)提出自身的初步建議。 7、執(zhí)行商會(huì)常規(guī)辦公會(huì)議、理事會(huì)議（含會(huì)長辦公會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)）形成的各項(xiàng)決議或決定，在執(zhí)行過程中應(yīng)注重與直接領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)時(shí)溝通與匯報(bào)，保證上、下級(jí)工作信息的暢通性、對(duì)稱性。 8、建全商會(huì)社會(huì)活動(dòng)的評(píng)定、議事規(guī)則、辦法及制度。 | ||||||||||||||
【2】 商務(wù)活動(dòng) | 1、參與商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)指定的商務(wù)接待、應(yīng)酬；期間要求衣著得體、化淡妝、懂常規(guī)商務(wù)禮儀，過程避免出現(xiàn)不合時(shí)宜的舉措。 2、按會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)要求，代表商會(huì)廣泛參與社會(huì)活動(dòng)、增進(jìn)商會(huì)與政府、事業(yè)單位、各工商界、工商聯(lián)及各類商會(huì)的溝通與關(guān)系。凡以商會(huì)名義參加的各類商務(wù)活動(dòng)，需在歷次參與活動(dòng)前 1-2個(gè)工作日，向會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)提報(bào)活動(dòng)參與人員名單及參與活動(dòng)預(yù)期實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的說明。經(jīng)會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，相關(guān)人員方可參與活動(dòng)。已獲準(zhǔn)參與活動(dòng)的人員，應(yīng)對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的參與做好充分準(zhǔn)備工作，包括但不限于活動(dòng)中重要信息收集辦法、適時(shí)對(duì)商會(huì)進(jìn)行有效宣傳、學(xué)習(xí)資料收集等。各次活動(dòng)結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，活動(dòng)參與代表應(yīng)向會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)作出書面總結(jié)匯報(bào)，3個(gè)工作日內(nèi)組織內(nèi)部分享學(xué)習(xí)會(huì)議，匯報(bào)內(nèi)容務(wù)必詳實(shí)、具備學(xué)習(xí)或經(jīng)驗(yàn)借鑒價(jià)值。 3、各類商務(wù)活動(dòng)的參與人員的申報(bào)，需秉持寧缺勿濫的原則，對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)，絕不允許參加；暫無適合人員參與的活動(dòng)，經(jīng)會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后可酌情放棄當(dāng)次活動(dòng)參與安排。 4、參與前需與會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)充分溝通或報(bào)備；活動(dòng)結(jié)束后應(yīng)主動(dòng)向會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)活動(dòng)開展情況或下一步工作安排。 5、按商會(huì)要求，組織策劃各類商務(wù)接洽活動(dòng)，對(duì)活動(dòng)流程、費(fèi)用預(yù)算、會(huì)務(wù)工作細(xì)節(jié)、分工和各自完成時(shí)限、主要負(fù)責(zé)人職責(zé)等，予以明確，形成方案報(bào)會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。 | ||||||||||||||
【3】 文件管理 | 1、負(fù)責(zé)整理商會(huì)各類對(duì)內(nèi)、對(duì)外公文、郵件、通知、各次會(huì)議記錄進(jìn)行分類整理、及時(shí)歸檔。 2、各類文件分門別類建冊(cè)管理，做好目錄索引，確保文件不丟失、易查找。 3、做好重要文件或電子資料的備份管理。 4、承擔(dān)商會(huì)各類文件（內(nèi)/外部）、工作報(bào)告的起草并報(bào)會(huì)長審核。 5、協(xié)助會(huì)長，督促商會(huì)各成員工作計(jì)劃實(shí)施、跟進(jìn)完成情況。 6、組織商會(huì)簡(jiǎn)報(bào)或會(huì)刊、大事記編輯與整理&存檔。 | ||||||||||||||
【4】 會(huì)員管理 | 1、積極發(fā)展會(huì)員或會(huì)員單位，持續(xù)擴(kuò)大商會(huì)在業(yè)界影響力，不斷提高并維護(hù)商會(huì)社會(huì)形象。 2、與會(huì)員保持經(jīng)常性聯(lián)系，協(xié)助商會(huì)為會(huì)員開展各種維權(quán)、培訓(xùn)、考察、論壇、研討等交流活動(dòng) ，持續(xù)提高會(huì)員整體素質(zhì)、促進(jìn)會(huì)員間的交流與合作、為會(huì)員或會(huì)員單位提供交流與發(fā)展的廣泛平臺(tái)。 3、協(xié)助會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)與政府各部門、社會(huì)各界進(jìn)行溝通，為會(huì)員提供政策、法律、信息、技術(shù)等方面的援助。 4、擬訂會(huì)費(fèi)管理制度與收費(fèi)流程，及時(shí)跟進(jìn)會(huì)費(fèi)的收繳情況，對(duì)異常情況及時(shí)向會(huì)長匯報(bào)。 | ||||||||||||||
【5】 工作匯報(bào) | 1、建立《工作日志》簿，做好每天的工作計(jì)劃安排，下班前填寫《工作日志》，記錄好當(dāng)天工作詳細(xì)內(nèi)容與完成的時(shí)間起訖時(shí)間，并發(fā)布到秘書審批群。 2、每周五下班前，提報(bào)本周工作完成情況及下周工作完成計(jì)劃，提報(bào)會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。 2、每月5日前，向會(huì)長、商會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)提報(bào)上月工作計(jì)劃完成及詳細(xì)說明。對(duì)于定性類工作計(jì)劃完成情況，要求描述陳述詳盡、不含糊；對(duì)于定量性工作情況，要求提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)資料。 3、次年元月5日前，向會(huì)長提報(bào)上年度工作總體完成情況總結(jié)、次年主要工作計(jì)劃及完成時(shí)限。 | ||||||||||||||
【6】 媒體運(yùn)維 | 1、承擔(dān)商會(huì)網(wǎng)站建設(shè)跟進(jìn)與維護(hù)，及時(shí)更新商會(huì)網(wǎng)站動(dòng)態(tài)，保證信息向社會(huì)傳遞的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。 2、承擔(dān)商會(huì)微信公眾號(hào)的運(yùn)維，注重軟文撰寫內(nèi)容與附圖的匹配性。 3、經(jīng)常關(guān)注商會(huì)網(wǎng)站、微信公眾號(hào)的點(diǎn)擊量，充分利用媒體工具，做好商會(huì)宣傳、拓寬社會(huì)知名度與影響力。 4、及時(shí)做好商會(huì)各次公益的宣傳報(bào)道，相關(guān)公益活動(dòng)的內(nèi)、外部報(bào)道軟文、精選照片、視頻等及時(shí)建檔保管，保證查找方便。 | ||||||||||||||
【7】 其他事務(wù) | 1、協(xié)助商會(huì)黨群日常工作，根據(jù)需要和要求辦理員工黨員關(guān)系轉(zhuǎn)移、黨費(fèi)催繳、黨組織學(xué)習(xí)或相關(guān)活動(dòng)組織、報(bào)道擬稿等。 2、辦理商會(huì)資質(zhì)文件， 對(duì)各類資質(zhì)文件建冊(cè)保管。建全資質(zhì)文件借閱登記與審批流程并嚴(yán)格執(zhí)行。 3、對(duì)外稅務(wù)、銀行、保險(xiǎn)等機(jī)構(gòu)事務(wù)性工作辦理，如銀行流水取單、常規(guī)報(bào)稅、退稅、保險(xiǎn)管理等。 4、商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)事務(wù)。 | ||||||||||||||
任職資格 | |||||||||||||||
學(xué) 歷 | 專科及以上 | 工作年限 | 社會(huì)工齡3年及以上 | ||||||||||||
專 業(yè) | 文秘、工商管理等 | 行業(yè)經(jīng)驗(yàn) | 同行或相近崗位工作經(jīng)驗(yàn)要求： 秘書3年及以上工作經(jīng)驗(yàn)；秘書長6年及以上工作經(jīng)驗(yàn)。 | ||||||||||||
知 識(shí) | 管理知識(shí)：具備現(xiàn)代管理學(xué)基礎(chǔ)理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。 專業(yè)知識(shí)：精通商會(huì)秘書處日常工作。 行業(yè)知識(shí)：原則上對(duì)商協(xié)會(huì)籌建、運(yùn)營有不少于2 年的實(shí)操經(jīng)驗(yàn)。 資質(zhì)/證書：暫無硬性要求。 職稱/職業(yè)資格：暫無硬性要求。 | ||||||||||||||
技 能 | 辦公技能：常用辦公軟件使用能力，如office word、Excel、PS、PPT等。 語言能力：文字功底深厚，具備優(yōu)秀的文案撰寫能力；熟練掌握各類公文的行文要求與規(guī)范化格式。 | ||||||||||||||
其他職業(yè)素養(yǎng) | 領(lǐng)導(dǎo)力：具備一定的組織能力，能指導(dǎo)商會(huì)基層事務(wù)性工作的開展。 溝通協(xié)調(diào)：較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，有較高的情商與共情說服能力。 問題解決：社會(huì)經(jīng)驗(yàn)與工作經(jīng)驗(yàn)豐富，能應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，對(duì)于重大危機(jī)公關(guān)事件能有效配合會(huì)長妥善處理。 個(gè)性傾向：耐心好、責(zé)任心強(qiáng)、執(zhí)行力強(qiáng)、親和力強(qiáng)。 | ||||||||||||||
主要工作條件 | |||||||||||||||
工作場(chǎng)所 | 辦公室為主，外聯(lián)為輔。 | 工作環(huán)境 | √ 舒適 | ||||||||||||
工作時(shí)間 | √ 正常班 √ 偶爾出差 每周工作時(shí)間：5天 每天工作時(shí)間：冬令時(shí) 9：00~12：00 13：00~17：30 夏令時(shí) 9：00~12：00 13：30~18：00 | ||||||||||||||
簽名與批準(zhǔn) | |||||||||||||||
編制者 | 審核者 | 審批者 | 任職者簽收 | ||||||||||||
本文發(fā)布于:2023-06-11 09:55:21，感謝您對(duì)本站的認(rèn)可！
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