集團公司人事行政部印章管理制度

集團公司人事行政部印章管理制度

1.0 目的

加強公司/分公司/項目印章的管理，維護印章的嚴肅

性、權威性，使印章的使用和管理制度化、規范化，保障

公司的合法利益，確保公務往來的正常進行。

2.0 范圍

刻制及使用、保管、銷毀公司/分公司/項目印章。

3.0 職責

3.1 公司總經理為本單位所有印章的第一責任人。各分公司/

項目經理為所轄部門印章主要責任人。

3.2 總經理辦公室負責印章的刻制、印模登記、印章啟用時

間確定，負責保管公司公章。

3.3 公司財務印章由財務部經理或指定專人保管和使用。

3.4 公司人事行政部印章由人事行政部經理或指定專人保管

和使用。

3.5 分公司/項目印章由各分公司/項目人事行政專員負責保

管，分公司經理/項目經理負有監管責任。

4.0 程序要點

4.1 印章的模式和制發

4.1.1凡刻制印章，公司、項目須向總經理辦公室提出書面

申請，說明刻制印章的原因、名稱、式樣和規格，經

總經理批準后，由總經理辦公室統一到公安部門刻

制。

4.1.2 新設分公司印章在申領營業執照時一并辦理。

4.2 印章的頒發和啟用

4.2.1 印章刻制完畢，由總經理辦公室作印模登記，確定印

章的啟用時間（在此時間之前使用無效），向受印部門、

服務中心頒發印章。

4.2.2 頒發印章的方法，可打電話通知受印分公司/項目來人

簽收，也可派專人送達。取送印章要按取送機密文件

對待。辦公室在頒發印章的同時應作好登記，向有關

分公司/項目發出啟用印章（附印模）的通知。

4.2.3 所有印章在下發使用前，印章保管人、管理責任人（分

公司經理、項目負責人）須共同簽署《印章管理責任

書》方可領用印章。責任書一式兩份，一份存總經理

辦公室，一份存保管人處。

4.3 印章的保管

4.3.1 公司的所有印章，必須放保險柜內保存，安全使用，

妥善保管。

4.3.2 印章保管人離開辦公室或下班時，必須將印章鎖好，

節假日期間必須由印章保管人將印章封存；

4.3.3 印章保管人因工作調動離開本崗位，必須在辦理印章

交接手續后，人事行政部方可辦理離崗手續；

4.4 印章管理

4.4.1公司印章管理

1) 公司印章有公司章、合同章及財務專用章、支票印鑒及

人事行政部專用章五枚印章，公司章和合同章由總經理

辦公室專人管理，財務專用章、支票印鑒由財務總監管

理，人事行政專用章由人事行政部經理管理。

2) 凡需使用印章的均須填寫《用章申請審批表》經項目/

部門負責人及總經理審批后，方可用印。

3) 各部門以公司名義上報的各種報表、材料和信函等公務

等需要申請用印的，經部門負責人審核后，由總經理批

準后用??；

4) 簽訂合同、協議、委托書等用印，須由部門負責人認真

審核無誤，經總經理同意并簽字后申請用??；

5) 公司員工需要開具介紹信、證明或其他私人事項申請用印

的，應經總經理批準方可用印。

6) 公司業務人員出差或外出聯系業務需要攜帶合同章時，

應填寫《公章/證件借用登記表》經總經理批準后，經

指定專人陪同，方可攜章外出。

7) 攜帶合同章外出簽署合同、協議的人員，其使用權限不

得超過授權委托書所規定的范圍。違者所造成的后果，

將由攜印人承擔責任，公司保留追究其法律責任的權

利。

8) 公司公章禁止使用范圍：

① 一般情況各類擔保證明不予以加蓋公章，特殊情況須

經公司總經理書面簽字批準。

② 嚴禁在空白紙張和空白介紹信上加蓋公章，特殊情況

須經公司總經理書面簽字批準，并將使用情況及時反

饋印章保管人。

③ 須經法人代表簽字的文件加蓋公章，原則上要由法人

代表親自簽名，如有特殊原因不

能簽名，必須有法人代表的委托書及委托人的簽名方可

蓋印。如遇緊急情況，可由印

章保管人電話請示后加蓋公章，法人代表回來后要補

簽。

4.4.2 分公司/項目印章管理

1) 分公司/項目印章，僅限于分公司/項目內日常管理事

務使用，不得對外簽發文件、簽署合同、協議。

2) 分公司/項目印章由分公司/項目人事行政專員管理、

登記，分公司/項目經理負責批準印章的使用。對外部

發文（業委會、開發商）印章申請單，需經總經理批

準同意方可用印。

3) 分公司/項目人事行政專員必須嚴格把好用印關，凡不

符合上述規定的，一律不準用印。由于用印管理不嚴

造成的責任，由項目負責人和人事行政專員承擔。

4) 認真做好印章的管理工作，保證做到責任層層落實，

各分公司/項目負責人承擔印章的管理責任。

5) 分公司/項目公章禁止使用范圍

①不得擅自以分公司/項目名義對外簽訂各種協議書等

（經公司審批同意的除外）。

②不得對外簽訂擔保書、承諾書。

③不得以分公司/項目名義下發員工任免文件。

④不得以分公司/項目名義擅自簽訂起訴書，合作意向、

合同書等（經公司授權者除外）。

⑤不得在空白紙張和空白介紹信上加蓋公章。

4.4.3 財務用章管理

1) 公司財務專用章由公司財務總監保管；分公司/項目財

務專用章由分公司/項目會計保管。

2) 財務章僅限于財務使用，不得對外簽發文件、簽署合

同、協議等。

3) 財務對外所有報表、文件用印，須經財務總監、總經

理批準后方可用印。

4) 具體操作詳見財務部《財務印鑒、專用章管理制度》。

4．5 用印要求

4.5.1 在落款處加蓋的印章要端正、清晰，加印位置要“齊

年蓋月”。

4.5.2 在帶存根的公函、介紹信或證明信等處加蓋印章要蓋

兩處，一處蓋在公函連接線上，一處蓋在單位落款處。

4.5.3 合同、協議要加蓋騎縫章。

4．6 印章丟失

4.6.1 如印章丟失，印章保管人應立即向公司/分公司/項目

負責人報告，并及時報總經理辦公室，由總經理辦公

室負責登報聲明作廢。

4.6.2 分公司/分公司/項目負責人重新向總經理辦公室提交

制作印章的請示，經總經理批準后制作。

4.6.3 公司將視情節嚴重程度，對保管人及所在單位相關負

責人作相應處理。

4.7 印章的停用

4.7.1 單位名稱變更或機構撤銷，印章即停止使用，停用的

印章應及時送交總經理辦公室注銷封存，并由辦公室

發文通知有關單位，說明停用原因和時間。

4.8 印章的銷毀

4.8.1 分公司/項目撤銷、合并或更換名稱，則該分公司/項

目的印章同時作廢，總經理辦公室應將該部門印章及

時收回，要及時進行登記注銷封存。

4.8.2 銷毀印章必須報總經理批準，由主管印章的人員監銷，

并記錄在原有刻章申請書上。

4.8.3 所有要銷毀的廢舊印章都要留下印模保存，以備查考。

4.9 印章使用情況檢查

4.9.1 公司定期組織人員對各類公章的使用情況進行檢查。

對違章使用印章者，公司將對印章保管人和責任人予

以處分，情節嚴重并導致不良后果者，將追究當事人

及其所在部門負責人之經濟、法律責任。

5．0 相關支持文件與記錄

5．1 《印章管理責任書》

5．2 《用章申請審批表》

5. 3 《公章/證件借用申請表》

5. 4 《財務印鑒、專用章管理制度》